做好文書檔案管理的實踐舉措研究

徐俊秀

摘 要：文書檔案管理工作對醫(yī)院整體行政管理工作具有重要影響，文書檔案管理工作質量的高低能夠影響醫(yī)院檔案管理工作質量，因此對文書檔案管理的實踐舉措研究分析勢在必行，希望以此來提高醫(yī)院文書檔案管理工作的水平。

關鍵詞：文書檔案；管理；醫(yī)院

文書檔案管理屬于行政管理工作的一部分，對整體行政管理工作具有重要影響。醫(yī)院文書檔案構成主要包括醫(yī)院各個類型的公文，其主要工作是將各級公文檔案進行合理的分類、對醫(yī)院各種重大事件進行記錄以及收集等，對于醫(yī)院管理工作具有重要作用。在醫(yī)院不斷發(fā)展的過程中，文書檔案管理工作發(fā)揮著越來越重要作用，對醫(yī)院行政管理的影響不斷增加。由此可見，文書檔案管理對醫(yī)院整體發(fā)展的重要意義，因此對于文書檔案管理的實踐舉措研究勢在必行，從而提高醫(yī)院整體的管理質量水平，并促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

新時期的到來，為促進醫(yī)院的不斷發(fā)展與進步，文書檔案管理也逐漸趨向規(guī)范化、科學化，文書檔案管理的水平以及質量，將會對醫(yī)院檔案管理產生直接影響。因為醫(yī)院文書檔案不僅具有多元化的特點，還能為醫(yī)院夠提供各方面歷史發(fā)展進程的依據(jù)，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展做出了直觀的反映。

1 文書檔案概述

醫(yī)院文書檔案能夠收集醫(yī)院各個方面的資料，為醫(yī)院工作人員查找信息奠定良好的基礎。與此同時，文書檔案管理工作與文書工作二者之間具有密切聯(lián)系，文書檔案管理工作以文書工作為基礎，對醫(yī)院各類型的檔案績效收集并整理，因此，文書工作對文書檔案管理工作也具有重要的作用。

相比于一般文書檔案管理，醫(yī)院文書檔案管理具有一定的特殊性。醫(yī)院文書檔案主要以醫(yī)院各類業(yè)務的公文為主要收集管理對象，在醫(yī)院的文書檔案里，醫(yī)療業(yè)務的文件占據(jù)重要組成部分，還包含其他指導性文件，醫(yī)療業(yè)務的文件更新速度較快，因此，文書檔案管理工作也需要及時對其進行更新分類整理。另外，醫(yī)院各類公文中，醫(yī)院醫(yī)務人員的聘任以及晉升等方面的文件也占據(jù)很大比例，因此，在對文書檔案管理工作更新的同時，也需要對此類文件進行及時的更新管理。

2 文書檔案存在的問題

2.1 對文書檔案管理工作缺乏重視

現(xiàn)如今，大部分醫(yī)院都缺乏對文書檔案管理工作的重視，通常較為重視醫(yī)院的各項科研工作以及教學工作等內容，對文書檔案管理工作并沒有足夠的了解與認識，從而忽略文書檔案管理工作的質量與水平，大部分醫(yī)院領導認為文書檔案管理工作投入大量的人力物力是浪費沒有必要[1]。因此，現(xiàn)階段大部分醫(yī)院在文書檔案管理工作投入的資金以及人力并不充足，同時檔案管理設備落后，一定程度上阻礙了文書檔案管理工作的發(fā)展與進步。另外，由于醫(yī)院缺乏對于文書檔案管理工作的重視，導致部分文書檔案管理工作人員也忽略其重要性，缺乏文書檔案管理工作的專業(yè)性知識。

2.2 缺乏完善的文書檔案管理制度體系

由于部分醫(yī)院缺乏對于文書檔案管理工作的認識，所以并沒有設立獨立的檔案管理部門，同時對于檔案管理工作人員的工作職責也沒有明確的規(guī)定。因此，在文書檔案管理工作出現(xiàn)問題之后，并不能及時采取有效措施進行解決，最終對醫(yī)院整體行政管理造成一定影響。另外，醫(yī)院領導層人員也沒有進一步完善文書檔案管理制度體系，使得文書檔案管理工作人員在收集檔案資料的過程中，并沒有制度流程可以依據(jù)，導致檔案管理工作效率較低。除此之外，部分醫(yī)院還缺乏相應的考核制度與獎懲制度，所以無法調動檔案管理工作人員的工作積極性，一定程度上降低了檔案管理工作人員的工作熱情與工作效率，阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的開展[2]。

3 文書檔案管理的實踐舉措

目前，醫(yī)院文書檔案管理工作仍存在一定的不足與問題，對于這些問題，醫(yī)院需要不斷總結管理經(jīng)驗，對其存在的不足進行解決。從而有效提高醫(yī)院行政管理質量與水平，讓文書檔案管理工作具有一定的多樣化，使得醫(yī)院發(fā)展能夠滿足社會的需求，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎。

3.1 有效提高文書檔案管理工作的認識

檔案管理工作對于醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義，是醫(yī)院行政管理工作的重要組成部分，為了能夠有效提高文書檔案管理工作質量，這就要求醫(yī)院的領導人員提高對文書檔案管理的重視程度。醫(yī)院文書檔案管理工作人員在進行檔案管理工作的過程中，應該注意每天將檔案管理的情況匯報給領導，便于領導詳細掌握文書檔案管理工作的進度。另外，文書檔案管理工作人員需要認真對待檔案服務工作，及時為醫(yī)院領導層人員提供真實可靠的信息數(shù)據(jù)，并使醫(yī)院領導層人員逐漸認識到檔案管理工作的重要性。除此之外，醫(yī)院領導層人員還需要注意對醫(yī)院內員工進行培訓，從而提高每位醫(yī)務工作人員對文書檔案管理工作的認識。

3.2 完善文書檔案管理制度體系

為了能夠有效提高醫(yī)院文書檔案管理水平以及質量，需要對其管理方法進行有效的改善與創(chuàng)新，完善文書檔案管理制度體系，使文書檔案管理工作逐漸朝著信息化方向發(fā)展。首先需要文書檔案管理工作人員根據(jù)醫(yī)院自身檔案管理情況，選擇合適的系統(tǒng)管理軟件，應用先進的信息化管理技術，借助計算機，將文書檔案電子化，為日后查找信息工作提供便利條件。另外，還需要對現(xiàn)存的各類文書進行分類管理，并對現(xiàn)有的文書資源進行合理有效開發(fā)，提高醫(yī)院醫(yī)務人員在查找文書檔案的效率。除此之外，文書檔案管理工作人員還需要系統(tǒng)的培訓，提高電子系統(tǒng)操作能力，從而使得檔案管理工作人員能夠對現(xiàn)代化系統(tǒng)進行合理操作，提高檔案管理的工作效率[3]。

4 結束語

總而言之，文書檔案管理對醫(yī)院的行政管理工作具有十分重要的影響，在醫(yī)院整體管理工作中占據(jù)極其重要的地位。文書檔案管理工作不僅能夠有效提高醫(yī)院檔案管理的工作效率，還能夠一定程度上提高檔案管理的正確率。與此同時，文書檔案管理工作質量的提升，還能夠提高醫(yī)院檔案管理的水平，促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]楊淑艷.如何做好文書檔案管理工作[J].城市建設理論研究（電子版），2016（19）.

[2]王俊，晏宇星.淺談新形勢下如何做好文書檔案管理工作[J].赤子（上中旬），2017（6）.

[3]張杰.淺談新時期如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2015（15）.