淺析高校系辦公室的人文管理

摘 要：隨著社會的發(fā)展，高校辦公室有著很大的改善，尤其是在辦事效率以及功能方面都有很大的提升。而怎樣使現(xiàn)階段高校辦公室管理更上一層樓是當前需要考慮的問題，單純的高校系辦公室制度不能起到最好的效果，加強人文管理是最符合實際的方法。

關(guān)鍵詞：高校系；辦公室管理；人文管理；問題；措施

一、 前言

人文管理是指根據(jù)不同人、不同需求，進行分層次的管理。在高校系辦公室中，人文管理略有不同的體現(xiàn)，是指工作人員報著以人為本的管理方式進行工作，為學生帶來人文的關(guān)懷，塑造一個和諧的辦公室環(huán)境。和諧的辦公室氛圍可以為教師、學生、管理者這三者之間關(guān)系更為協(xié)調(diào)。文章首先分析了當前辦公室人文管理所存在的問題，并提出了一定的建議，希望對改善辦公室管理起到一定的效果。

二、 辦公室人文管理現(xiàn)存在的問題

（一） 辦公室人員與教學管理人員缺乏交流

通過研究表明，根據(jù)辦公室人員與教學管理人員之間的關(guān)系而言，辦公室人員在工作期間是無條件服從管理人員的調(diào)令的?？墒?，在這兩者之間最為缺乏的則是相互交流、溝通，而整個工作的場所較為清凈，沒有人與人之間那種友愛的氣氛，也正是因為這樣，導致了工作效率較低的原因。

（二） 辦公室人員與教學人員缺乏交流

根據(jù)辦公室人員與教學人員的關(guān)系層次來看，教學人員與辦公室人員的交流空間只限于上下級關(guān)系，在這之上，大大缺少了人與人之間相互關(guān)心。而這兩者之間的空間局限只是在于信息交流、工作交流之上，若不能好好的在了一起交流，那么會絕對影響工作的質(zhì)量的。

（三） 辦公室人員與學生缺乏交流

從辦公室人員與學生的角度觀察，在學生與辦公室人員交流時，往往辦公室人員表現(xiàn)的較為嚴肅，這樣會嚴重影響到學生的心理，在一定程度上會影響到學生的學習興趣。會使學生不愿意面對老師索求問題，而學生會針對老師的態(tài)度，將無法建立好師生關(guān)系，以此會影響到學生的成長。

（四） 辦公室工作人員素質(zhì)一般

目前來說辦公室工作人員沒能有過硬的能力素質(zhì)，首先知識素質(zhì)很低，很多高校常見的專業(yè)甚至不夠了解。其次在心理素質(zhì)以及能力素質(zhì)上表現(xiàn)很差，尤其是遇到棘手的問題，目前的辦公室工作人員很容易受到外界的影響。最后就是服務(wù)質(zhì)量一般，工作人員最終還是要在服務(wù)上體現(xiàn)，但目前辦公室工作人員在服務(wù)素質(zhì)上表現(xiàn)很差。

三、 辦公室人文管理建議

（一） 對教學管理人員的人文關(guān)懷

辦公室人員首先要做到對教學管理人員的人文關(guān)懷，在工作期間要設(shè)定日程提醒，針對學生與教學人員的狀況進行總結(jié)，且要將安排完的文件及時處理掉，以免誤差。而這些事都是需要一個溫馨、友愛的工作環(huán)境來完成的，只有這樣才可以更好的去完成工作，以此提高工作質(zhì)量。

（二） 對教學人員的人文關(guān)心

辦公室人員在安排教學任務(wù)時，務(wù)必對教學人員和顏悅色，切忌打官腔、講套話。教學人員來辦公室了解情況時，辦公室人員應(yīng)耐心細致地予以解答；下課時，應(yīng)給教師準備好休息的地方。平時，辦公室人員應(yīng)收集有關(guān)信息，并及時通知到有關(guān)教師本人；當教師的特殊情況與教學任務(wù)發(fā)生矛盾時，一定要做好解釋工作；當教學人員遇有困難時，辦公室人員必須及時了解，在向有關(guān)領(lǐng)導匯報的同時，做好安撫工作。總之，為教師提供溫馨的教學環(huán)境，能促使教師順利地完成教學任務(wù)。

（三） 對學生的人文關(guān)愛

學生是高校系辦公室工作的主要對象。我們要改變觀念，把辦公室由管理學生的機構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)閷W生服務(wù)的機構(gòu)，因此，在態(tài)度上，對學生要親切和藹，要與學生平等相處，不能隨意訓斥；在工作方法上，要以幫助學生解決問題為宗旨，對學生提出的問題要耐心的解答；要及時、準確地把新的信息傳達給學生；要深入了解學生在學習和生活方面的困難，并及時做好學生的思想工作。

（四） 提升辦公室人員的素質(zhì)以及工作效率

如上文所述，辦公室人員的素質(zhì)會影響到工作的效率，因此筆者認為必須要培養(yǎng)出辦公室人員的以下幾點素質(zhì)：第一、知識素質(zhì)與心理素質(zhì)兼?zhèn)?。高校辦公室常常會出現(xiàn)學生，也是教師常常待的場所，因此辦公室人員具備一定的知識能力是必須的，例如計算機技術(shù)、檔案、信息、自動化等等。辦公室人員不僅僅只有知識素質(zhì)就可以，也應(yīng)該具備一定的心理素質(zhì)。辦公室工作人員可能會在工作中遇到各種問題，甚至有些極端問題會影響到辦公室人的工作情緒，但工作人員一定注意控制再控制；第二、能力素質(zhì)與服務(wù)素質(zhì)兼?zhèn)?。當然工作是辦公室工作人員最重要的，因此服務(wù)意識的具備也是一定的，將手上的工作做好就是他們的職責。另外，也需要有一定的能力素質(zhì)，這里的能力主要是指在工作中的組織協(xié)調(diào)能力以及處理問題的應(yīng)變、創(chuàng)新能力。

四、 結(jié)論

綜上所述，高校系辦公室的人文管理不是簡簡單單就可以完成的，這需要工作者、教師以及學生這三者共同的努力，這也是當前、之后應(yīng)該討論的問題。對學生、教師、辦公室管理人員做到人文關(guān)愛，并提升工作人員的素質(zhì)。只有向上文所說的這樣，才能徹底改變辦公室人員的工作作風，才能使學生感到學校的關(guān)愛。高校教學系辦公室，處在承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、應(yīng)付全方位的復雜位置。

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作者簡介：

許薇，講師，遼寧省鞍山市鞍山師范學院外國語學院。endprint