基于ERP的醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用

李開良，高虹，許迎新，戚丹，張暉，錢英

南京醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院 臨床醫(yī)學(xué)工程處，江蘇 南京 210029

引言

隨著醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院設(shè)備大幅增加，設(shè)備的維修保養(yǎng)任務(wù)日益繁多，維修管理也成為設(shè)備管理部門（我院為臨床醫(yī)學(xué)工程處）最重要的事務(wù)之一。為了使維修管理更科學(xué)、規(guī)范，提高設(shè)備管理部門的工作效率，許多醫(yī)院引進(jìn)了醫(yī)療設(shè)備管理軟件，對(duì)維修流程進(jìn)行管理[1-2]。我院根據(jù)自身實(shí)際工作情況基于醫(yī)院企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning，ERP）系統(tǒng)開發(fā)了醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)，除了能夠?qū)S修全程進(jìn)行管理外，還可以對(duì)維修工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，處室根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果進(jìn)行下一階段工作的規(guī)劃，很大程度上提高了工作效率，醫(yī)院也可以根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果來評(píng)價(jià)設(shè)備管理部門的工作效率[3]。

1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

該維修管理系統(tǒng)基于我院固定資產(chǎn)管理所使用的ERP系統(tǒng)進(jìn)行功能開發(fā)設(shè)計(jì)，該系統(tǒng)內(nèi)關(guān)于所有設(shè)備的信息可以直接從ERP固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)內(nèi)獲得，減少了新數(shù)據(jù)庫的建立環(huán)節(jié)，可以充分保證設(shè)備信息的準(zhǔn)確性，為后期的統(tǒng)計(jì)分析提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。該系統(tǒng)主要包含報(bào)修模塊、維修處理模塊、維修查詢統(tǒng)計(jì)模塊、維修故障模板維護(hù)模塊等[4]。

1.1 報(bào)修模塊

該模塊主要包括報(bào)修功能，可以通過網(wǎng)絡(luò)報(bào)修和電話報(bào)修兩種報(bào)修方式進(jìn)行設(shè)備報(bào)修、派工功能、短信提醒功能幾個(gè)部分[5]。臨床醫(yī)技科室有設(shè)備報(bào)修時(shí)，可以利用護(hù)士長(zhǎng)權(quán)限通過ERP系統(tǒng)內(nèi)設(shè)備故障報(bào)修功能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)報(bào)修，在設(shè)備院內(nèi)編碼存在的情況下，報(bào)修人員只需在報(bào)修界面“院內(nèi)編碼”字段內(nèi)輸入該設(shè)備院內(nèi)編碼，系統(tǒng)就可以自動(dòng)從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取相應(yīng)設(shè)備信息并顯示科室名稱、設(shè)備名稱、設(shè)備型號(hào)等詳細(xì)信息，系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)設(shè)置了必填字段，包括“科室名稱”“設(shè)備名稱”“報(bào)修人員工號(hào)”“座機(jī)號(hào)碼”。在確認(rèn)報(bào)修后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成工單，然后根據(jù)設(shè)備信息自動(dòng)派工給相關(guān)工程師，并通過醫(yī)院短信平臺(tái)發(fā)送報(bào)修信息給相關(guān)工程師，報(bào)修信息包含報(bào)修科室、設(shè)備名稱、內(nèi)線電話、簡(jiǎn)單故障描述等內(nèi)容?？剖疫€可以通過電話報(bào)修，臨床醫(yī)學(xué)工程處接電話值班工程師接到報(bào)修電話后，根據(jù)報(bào)修人員描述，在系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，然后系統(tǒng)派工并發(fā)短信提醒[6]。報(bào)修模塊流程圖，見圖1。

圖1 報(bào)修模塊流程圖

1.2 維修處理模塊

該模塊主要包括維修工單維護(hù)功能、維修工單審批功能、維修工單打印功能等幾個(gè)部分[7]。科室報(bào)修后，相關(guān)工程師到科室現(xiàn)場(chǎng)維修或由科室人員將設(shè)備送至臨床醫(yī)學(xué)工程處進(jìn)行維修，設(shè)備維修完成后工程師對(duì)維修工單進(jìn)行維護(hù)，維護(hù)內(nèi)容包括設(shè)備故障現(xiàn)象、所做工作及維修后設(shè)備狀態(tài)、維修耗時(shí)、是否有加班、維修是否產(chǎn)生費(fèi)用等，維修工單完成后提交，有審批權(quán)限的工程師主管對(duì)維修工單進(jìn)行審批，合格的工單審批通過，不合格的工單退回[8]。系統(tǒng)給每個(gè)工單唯一的編號(hào)，如有需要可以對(duì)維修工單進(jìn)行打印，打印出的紙質(zhì)報(bào)告包含工單唯一編號(hào)，以報(bào)告單號(hào)2016120350為例，見圖2。

圖2 系統(tǒng)自動(dòng)生成的報(bào)告單

1.3 維修查詢統(tǒng)計(jì)模塊

該模塊主要包括維修過程查詢功能、維修費(fèi)用查詢功能、加班信息查詢功能、工作量統(tǒng)計(jì)功能、科室固定資產(chǎn)查詢功能等幾個(gè)部分。臨床醫(yī)學(xué)工程處工程師或處室負(fù)責(zé)人在關(guān)心某個(gè)設(shè)備或某類設(shè)備是否存在維修以及故障維修頻次等工作時(shí)，可以通過維修查詢功能進(jìn)行查詢，可根據(jù)維修工單號(hào)、設(shè)備使用科室、設(shè)備名稱、設(shè)備院內(nèi)編號(hào)、報(bào)修人員、報(bào)修日期等查詢，極大的方便了后期的查詢統(tǒng)計(jì)工作[9]。當(dāng)維修產(chǎn)生費(fèi)用時(shí)，維修工單有專門字段來填寫，系統(tǒng)自動(dòng)生成相應(yīng)的庫存或非庫存采購單，采購員和庫管根據(jù)系統(tǒng)生成的采購單進(jìn)行付款等流程的操作，該系統(tǒng)可以對(duì)維修費(fèi)用進(jìn)行查詢，查詢方式與維修查詢方式一樣，可以多維多角度進(jìn)行查詢分析[10]。加班信息查詢和工作量統(tǒng)計(jì)是處室每月工作報(bào)表時(shí)所需要用到的模塊，在未使用該維修管理系統(tǒng)前，每月工作量和加班信息的統(tǒng)計(jì)工作是由專門工程師從上百張紙質(zhì)工作報(bào)告中統(tǒng)計(jì)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力還容易出錯(cuò)，系統(tǒng)上線后可直接從系統(tǒng)中得到所需統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。所有維修工單和所需要的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)都可以用Excel表格等形式導(dǎo)出[11]，見圖3。

1.4 維修故障模板維護(hù)模塊

該模塊包含故障類型維護(hù)功能和故障部位維護(hù)功能。在設(shè)備故障維修中，存在各種各樣故障類型以及故障所在部位。系統(tǒng)設(shè)計(jì)中對(duì)常見的故障類型進(jìn)行分類，如機(jī)械故障、電源故障、軟件故障、水源氣源故障等，并且工程師在工作過程中可以對(duì)故障類型模板進(jìn)行添加維護(hù)，以便后期統(tǒng)計(jì)分析更為細(xì)化[12]。

該系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)是基于醫(yī)院固定資產(chǎn)所使用的ERP系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)在使用時(shí)比較靈活，可以方便地添加所需功能，以及所需字段。我院各科室所使用的物資請(qǐng)領(lǐng)系統(tǒng)也是基于ERP系統(tǒng)，各科室已經(jīng)對(duì)ERP系統(tǒng)熟練掌握，基于該系統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)可以方便的在科室推廣，ERP系統(tǒng)可以方便地設(shè)計(jì)每個(gè)人的權(quán)限，在維修管理系統(tǒng)中只給臨床科室設(shè)置了網(wǎng)絡(luò)報(bào)修權(quán)限以及維修后確認(rèn)權(quán)限[13]。臨床醫(yī)學(xué)工程處工程師主管有工程師信息維護(hù)權(quán)限，可以根據(jù)需要調(diào)節(jié)各工程師所在專業(yè)組等其他信息，這樣科室報(bào)修時(shí)可以及時(shí)準(zhǔn)確的通知提醒相關(guān)工程師，該系統(tǒng)目前已上線運(yùn)行超過18個(gè)月。設(shè)備維修管理系統(tǒng)中的各項(xiàng)功能，見圖4。

圖3 維修工單數(shù)據(jù)導(dǎo)出格式

圖4 維修管理系統(tǒng)中的各項(xiàng)功能

1.5 醫(yī)療設(shè)備巡檢、質(zhì)控模塊

醫(yī)療設(shè)備巡檢和質(zhì)控是保障醫(yī)療設(shè)備正常有效運(yùn)行的重要工作，目前設(shè)備巡檢、質(zhì)控記錄單是紙質(zhì)的，根據(jù)需要，工程師定期對(duì)所分管設(shè)備部進(jìn)行巡檢、質(zhì)控，有時(shí)由于工作忙會(huì)忘記巡檢、質(zhì)控，在維修管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上正在開發(fā)設(shè)計(jì)醫(yī)療設(shè)備巡檢、質(zhì)控功能，該功能設(shè)計(jì)了定期根據(jù)事先制定的設(shè)備巡檢周期來制定巡檢計(jì)劃，并通過電腦工作窗口提醒和短信提醒兩種形式來提前提醒工程師對(duì)設(shè)備進(jìn)行巡檢，巡檢、質(zhì)控的結(jié)果錄入系統(tǒng)，可以方便的對(duì)結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，指導(dǎo)下一步巡檢工作[14]。目前該模塊處于調(diào)試階段。

2 系統(tǒng)的應(yīng)用

該醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)上線以來，經(jīng)過兩個(gè)月的磨合，工程師等相關(guān)人員已熟練掌握，并在查詢統(tǒng)計(jì)等工作中體會(huì)到了該系統(tǒng)的便捷。

在維修管理系統(tǒng)中統(tǒng)計(jì)2015年1月1日～2015年12月31日的維修工單，總數(shù)1704份，平均每月維修142臺(tái)次。對(duì)一年的工單進(jìn)行分析，1704臺(tái)次維修報(bào)告中CT類設(shè)備維修臺(tái)次為51，MRI類設(shè)備維修臺(tái)次為22，監(jiān)護(hù)儀/心電圖機(jī)等生物電類儀器維修臺(tái)次為176，呼吸機(jī)/麻醉機(jī)等生命支持類儀器維修臺(tái)次為106，通過與我院這幾類設(shè)備占有量對(duì)比，可以發(fā)現(xiàn)，維修臺(tái)次比與設(shè)備占有比接近，呈現(xiàn)合理的設(shè)備使用情況。

進(jìn)一步以監(jiān)護(hù)儀維修為例，縱向分析可以發(fā)現(xiàn)，在6、7月份中，維修臺(tái)次較其他月份多一些。從一年當(dāng)中的氣候條件可以看出，6、7月份為雨水量較多的季節(jié)，環(huán)境濕度大，機(jī)器容易發(fā)生故障。通過分析可以清楚的知道哪些設(shè)備在雨季容易發(fā)生故障，那就可以指導(dǎo)設(shè)備管理部門或使用部門合力配置除濕機(jī)等設(shè)備，而不是盲目的配置。在統(tǒng)計(jì)報(bào)表中，還可以按故障部位查詢，通過按“電源”兩個(gè)關(guān)鍵字進(jìn)行模糊查詢，可以看到和“電源”相關(guān)的故障占總工單的27%左右，這說明設(shè)備在使用過程中電源的故障相對(duì)較多，電源也是現(xiàn)在可自行修復(fù)率相對(duì)較高的部件，通過分析，我們可以加強(qiáng)電源相關(guān)部件維修的實(shí)力，通過培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流等形式來提高工程師對(duì)“電源”的維修能力[15]。

3 總結(jié)

通過該醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)的使用，工程師可以方便查詢、統(tǒng)計(jì)設(shè)備故障，可以通過系統(tǒng)里查詢到以前同類設(shè)備的維修方法及經(jīng)驗(yàn)，極大地節(jié)約設(shè)備故障分析處理時(shí)間?？梢詫?duì)維修工單通過維修時(shí)間、設(shè)備名稱、設(shè)備使用科室、維修專業(yè)組、設(shè)備資產(chǎn)號(hào)等多維度進(jìn)行分析，并利用分析結(jié)果指導(dǎo)工程師或科室的下一步工作安排，大大提高了工作效率[16]。

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