淺談專利流程管理人員的職責(zé)與現(xiàn)狀

趙卓然

【摘 要】論文通過(guò)對(duì)企業(yè)和代理所專利流程管理人員的職責(zé)與現(xiàn)狀進(jìn)行分析，討論其在專利申請(qǐng)和維護(hù)的過(guò)程中起到的作用。希望對(duì)中小型企業(yè)專利管理的發(fā)展與實(shí)踐有一定的借鑒意義。

【Abstract】This article analyzes the responsibilities and current situation of patent process managers in enterprises and agencies， and discusses their role in the process of patent application and maintenance. It is hoped that this can provide certain reference for the development and practice of patent management in small and medium-sized enterprises.

【關(guān)鍵詞】專利流程管理；專利；知識(shí)產(chǎn)權(quán)

【Keywords】 patent process management； patent； intellectual property

【中圖分類號(hào)】F272 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2018）11-0110-02

1 引言

社會(huì)的發(fā)展離不開(kāi)科技的進(jìn)步。專利制度，就是為了促進(jìn)科技的發(fā)展而制定的，以公開(kāi)來(lái)?yè)Q取保護(hù)，具有地域性和時(shí)效性的一種制度[1]。近十年來(lái)，越來(lái)越多的企業(yè)投入大量的資源來(lái)加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，以抓住轉(zhuǎn)瞬即逝的商機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的創(chuàng)新與發(fā)展。2014年底，北京成立了知識(shí)產(chǎn)權(quán)法院。至今，北京知識(shí)產(chǎn)權(quán)法院一共收到了將近4.4萬(wàn)件的案件，審結(jié)案件達(dá)到了3.3萬(wàn)件，年均結(jié)案1萬(wàn)件，充分地發(fā)揮了其功能，在審判中實(shí)現(xiàn)了公平與效率。當(dāng)然，企業(yè)在利用訴訟來(lái)保護(hù)自己的智慧成果的同時(shí)，也可以通過(guò)許可等方式來(lái)授予或使用對(duì)方的相關(guān)專利，來(lái)使企業(yè)獲益。這就要求企業(yè)在加大科技研發(fā)投入的同時(shí)，也要培育一批熟悉技術(shù)和法律的專業(yè)人員，來(lái)將技術(shù)轉(zhuǎn)化為專利并加以保護(hù)。此時(shí)，專利代理工程師（以下簡(jiǎn)稱代理人）和專利流程管理人員（以下簡(jiǎn)稱流程人員）應(yīng)運(yùn)而生。

專利代理人是通過(guò)了專利代理人資格考試，熟悉相關(guān)法律，具有工科背景的從事專利代理的專業(yè)人員。其職責(zé)通常為專利挖掘，輔助技術(shù)人員撰寫(xiě)專利技術(shù)交底書(shū)，進(jìn)行專利的撰寫(xiě)，代理專利申請(qǐng)審查中的各項(xiàng)事務(wù)等。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，代理人精通技術(shù)和法律，是將技術(shù)轉(zhuǎn)化為專利過(guò)程中不可或缺的專業(yè)人員。

如果說(shuō)代理人負(fù)責(zé)專利內(nèi)在構(gòu)建的實(shí)質(zhì)性問(wèn)題，那么流程人員就是負(fù)責(zé)處理過(guò)程中遇到的程序性問(wèn)題。雙方要相互配合，明確職責(zé)，做到實(shí)質(zhì)性和程序性工作的有機(jī)統(tǒng)一。專利流程偏向文職崗位，與傳統(tǒng)文職工作相比，流程人員不僅要負(fù)責(zé)如資料整理歸檔，數(shù)據(jù)錄入等工作，還要熟知專利法中申請(qǐng)程序的規(guī)定。同時(shí)要熟練掌握辦公軟件，數(shù)據(jù)庫(kù)和專利管理軟件的使用。以便對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析總結(jié)，提煉出有用的信息，來(lái)提供數(shù)據(jù)支持和解決問(wèn)題。

2 企業(yè)與代理機(jī)構(gòu)流程管理人員職責(zé)的異同

企業(yè)和代理機(jī)構(gòu)的流程人員的職責(zé)不盡相同。在代理機(jī)構(gòu)中，流程人員的職責(zé)劃分較為詳細(xì)。從立案后，可大致分為新申請(qǐng)?zhí)峤?，文件收發(fā)，中間文件轉(zhuǎn)達(dá)，年費(fèi)或OA時(shí)限監(jiān)控和賬單崗等。也可以按照階段來(lái)劃分出遞交申請(qǐng)，初審階段，實(shí)審階段，授權(quán)年費(fèi)階段等不同階段的崗位，讓流程人員利用案卷查詢系統(tǒng)，電子申請(qǐng)系統(tǒng)，郵件系統(tǒng)，年金系統(tǒng)和賬單制單系統(tǒng)來(lái)完成其工作。規(guī)模較大的代理所可能會(huì)劃分得更為詳細(xì)，將文件收發(fā)崗再分出一個(gè)質(zhì)檢崗，負(fù)責(zé)遞交專利局文件的校驗(yàn)，檢查文件的準(zhǔn)確性，完整性，并確保文件格式符合要求。在一些代理所還按照代理人負(fù)責(zé)的申請(qǐng)類別分為如電學(xué)，機(jī)械，化學(xué)，生物等。這樣細(xì)分職責(zé)的好處在于，同一性質(zhì)的工作可以由相關(guān)的流程人員統(tǒng)一批量處理，既能提高效率，同時(shí)也使得崗前培訓(xùn)更加方便快捷。

代理所的流程人員負(fù)責(zé)對(duì)接企業(yè)和國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局，那么企業(yè)的流程管理人員就要肩負(fù)起對(duì)接企業(yè)和代理所的重任。代理所流程人員的職責(zé)劃分更為詳細(xì)，是因?yàn)槠湟鎸?duì)來(lái)自數(shù)家企業(yè)的委托代理。職責(zé)的細(xì)分使得每個(gè)人工作相對(duì)簡(jiǎn)單、明確和易于操作。一旦出現(xiàn)問(wèn)題也方便明確責(zé)任。流程人員的工作內(nèi)容較為重復(fù)，嚴(yán)格按照細(xì)分的工作流程來(lái)培訓(xùn)和操作，可降低因工作項(xiàng)目繁多而造成的失誤。而無(wú)論是流程上的失誤或內(nèi)容實(shí)質(zhì)上的錯(cuò)誤都會(huì)造成很大的損失。

而對(duì)于企業(yè)流程人員來(lái)說(shuō)，發(fā)明人，代理人和代理所的相關(guān)負(fù)責(zé)人就是其 “客戶”。在工作職責(zé)上，因?yàn)楣芾砗统杀究刂频仍颍话阍谄髽I(yè)內(nèi)的流程人員都“身兼數(shù)職”?；究梢苑譃樾畔⒐芾?，時(shí)限監(jiān)控提醒，費(fèi)用核對(duì)以及其他工作這幾類。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)企業(yè)會(huì)同時(shí)和幾家代理所進(jìn)行業(yè)務(wù)來(lái)往。此時(shí)，每個(gè)代理所都有專門(mén)的企業(yè)流程人員來(lái)負(fù)責(zé)是一個(gè)很好的選擇，即企業(yè)方對(duì)外流程工作上只有一個(gè)“窗口”。如果出現(xiàn)問(wèn)題，代理所會(huì)很容易聯(lián)系到企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人并及時(shí)溝通，這對(duì)于工作效率和雙方關(guān)系的發(fā)展都很有幫助。另外，企業(yè)流程人員負(fù)責(zé)本企業(yè)所有專利流程相關(guān)的問(wèn)題，要擁有以全局視野考慮問(wèn)題的能力。如果只負(fù)責(zé)某一塊工作，沒(méi)有注重全部流程的經(jīng)驗(yàn)積累，就很難以更高更全面的視角去看待并解決出現(xiàn)的問(wèn)題，例如做預(yù)算表。

專利的保護(hù)是具有地域性的，企業(yè)如需開(kāi)拓海外市場(chǎng)，就要向?qū)?yīng)國(guó)家的知識(shí)產(chǎn)權(quán)部門(mén)進(jìn)行專利申請(qǐng)。這時(shí)就要求流程人員熟悉當(dāng)?shù)胤傻囊?guī)定，同時(shí)英語(yǔ)水平達(dá)標(biāo)。不僅商務(wù)英語(yǔ)的寫(xiě)作能力要強(qiáng)，口語(yǔ)水平也要達(dá)到能順暢交流的程度。因此，熟悉國(guó)內(nèi)法律的人員可以負(fù)責(zé)對(duì)接國(guó)內(nèi)代理所，英語(yǔ)水平較高的人員可以負(fù)責(zé)國(guó)外一些地區(qū)的代理所，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中提高，最終使得企業(yè)在國(guó)外的專利申請(qǐng)流程平穩(wěn)有序地進(jìn)行。

接下來(lái)簡(jiǎn)單談一下企業(yè)專利流程管理人員的職責(zé)。首先是信息管理部分。中小企業(yè)一般用EXCEL表格來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)專利信息的管理。案件量少時(shí)，時(shí)限監(jiān)控和數(shù)據(jù)管理利用EXCEL還是較為方便的。但如果專利數(shù)量龐大，就有可能出現(xiàn)誤操作將數(shù)據(jù)修改和不能滿足多人同時(shí)錄入等問(wèn)題。因此，很多企業(yè)會(huì)引入專業(yè)的信息管理系統(tǒng)，來(lái)錄入數(shù)據(jù)和導(dǎo)出報(bào)告。相對(duì)于EXCEL，專業(yè)的信息管理系統(tǒng)有著簡(jiǎn)單明了的界面來(lái)方便使用者查看各類的信息。系統(tǒng)會(huì)記錄每一次數(shù)據(jù)的輸入者和上傳時(shí)間，以便審閱。除此之外，系統(tǒng)也具備多種機(jī)制來(lái)防止如申請(qǐng)?zhí)柹僖晃坏儒e(cuò)誤輸入。企業(yè)專利流程的職責(zé)就是錄入和維護(hù)每一次從代理所傳達(dá)過(guò)來(lái)的文件和信息，在系統(tǒng)中及時(shí)更新和標(biāo)注，方便專利代理人的查閱。同時(shí)在必要時(shí)導(dǎo)出各種統(tǒng)計(jì)報(bào)告來(lái)對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)和優(yōu)化。

另外，時(shí)限的監(jiān)控是非常重要的一項(xiàng)職責(zé)。企業(yè)內(nèi)專利時(shí)限的監(jiān)控通常包括以下幾種：通過(guò)巴黎公約途經(jīng)要求優(yōu)先權(quán)的申請(qǐng)和PCT國(guó)際申請(qǐng)進(jìn)入國(guó)家階段的申請(qǐng)時(shí)限監(jiān)控，OA答復(fù)時(shí)限的監(jiān)控，授權(quán)辦登費(fèi)用繳納時(shí)限的監(jiān)控和年費(fèi)的監(jiān)控。時(shí)限可以說(shuō)是專利申請(qǐng)過(guò)程中的“生命線”，流程人員的重要職責(zé)之一就是監(jiān)督上述各種時(shí)限，及時(shí)提醒代理人來(lái)完成其工作。企業(yè)流程人員一般還會(huì)負(fù)責(zé)賬單的核對(duì)這項(xiàng)工作。這就需要相關(guān)人員熟悉賬單表格和專利信息管理系統(tǒng)，根據(jù)專利代理人協(xié)會(huì)的指導(dǎo)價(jià)，來(lái)檢查每一筆費(fèi)用具體費(fèi)用的多少，代理費(fèi)多少，同時(shí)和系統(tǒng)中記錄對(duì)比以防多開(kāi)或者漏開(kāi)賬單等現(xiàn)象。

值得一提的是，之所以很難量化流程人員的工作，是因?yàn)槌艘陨系穆氊?zé)以外，還存在著大量的不可預(yù)見(jiàn)的問(wèn)題等待流程人員的解決。一件專利從發(fā)明人構(gòu)思，提交，申請(qǐng)到授權(quán)和年費(fèi)繳納。每一個(gè)階段都有可能出現(xiàn)各種不同的問(wèn)題。流程人員需要與發(fā)明人，評(píng)審會(huì)人員，代理人，代理所流程人員和律師對(duì)接來(lái)完成其工作職責(zé)。此時(shí)一處出現(xiàn)問(wèn)題，如涉及多方，就會(huì)消耗流程人員很多的精力去處理每一個(gè)具體的問(wèn)題。如果問(wèn)題拖得時(shí)間較長(zhǎng)，在此期間產(chǎn)生其他更多的問(wèn)題，就需要流程人員有很強(qiáng)的工作管理能力。否則很有可能會(huì)出現(xiàn)因流程的失誤導(dǎo)致更嚴(yán)重的問(wèn)題。

3 專利流程管理人員現(xiàn)狀

流程管理人員的薪酬較低。工作上手雖容易，但因重復(fù)性和可替代性較高，在行業(yè)中不具有較強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力，所以其流動(dòng)性較高。隨著技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，企業(yè)和國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)部門(mén)都在向無(wú)紙化辦公的方向靠攏。同時(shí)，專利信息管理系統(tǒng)越來(lái)越智能，使得數(shù)據(jù)可以通過(guò)系統(tǒng)間的互聯(lián)來(lái)完成導(dǎo)入導(dǎo)出，而不用手動(dòng)輸入。因此，流程人員如果在三年內(nèi)得不到晉升時(shí)，往往選擇離開(kāi)這個(gè)崗位甚至行業(yè)。

流程管理人員是企業(yè)和代理所為了應(yīng)對(duì)日益增長(zhǎng)的專利申請(qǐng)量而設(shè)置的，讓代理人能更專注其領(lǐng)域來(lái)提高專利撰寫(xiě)質(zhì)量和專利發(fā)掘的文員崗位。上文提到的錄入只是流程人員職責(zé)的一小部分，很多流程中出現(xiàn)的問(wèn)題需要及時(shí)交流和反饋，數(shù)據(jù)的查詢和相關(guān)資料的檢索。也不乏佼佼者作為流程人員參與公司的各種項(xiàng)目，來(lái)對(duì)流程做出優(yōu)化以節(jié)約成本。能高效率低失誤地處理好各種問(wèn)題，才稱得上是一名合格的專利流程人員。但如何量化流程人員的工作考核標(biāo)準(zhǔn)，如何保證知識(shí)產(chǎn)權(quán)代理行業(yè)中流程人員的正常流動(dòng)，就有待更多的研究和討論。

【參考文獻(xiàn)】

【1】尹新天.中國(guó)專利法詳解[M].北京：知識(shí)產(chǎn)權(quán)出版社，2011.