現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作優(yōu)化策略研究

夏慧慧

【摘 要】辦公室工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，其工作性質(zhì)較為特殊，與企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)關(guān)系密切。辦公室工作內(nèi)容較多，涉及的工作人員較多，同時(shí)工作責(zé)任重要，一旦出現(xiàn)工作失誤就會(huì)影響企業(yè)的工作效率。論文對(duì)現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的主要作用進(jìn)行了闡述，并對(duì)企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析，提出了相應(yīng)的改進(jìn)和優(yōu)化現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的對(duì)策，希望能起到一定的借鑒作用。

【Abstract】Office work is an important part of the enterprise management work， the nature of which is relatively special， and has a close relationship with the production and management of the enterprise. The content of office work is various， and it is related to more staff， and the responsibility for work is important， once there is a failure to work， the work efficiency of enterprise will be affected. This paper expounds the main functions of office management in modern enterprises， and analyzes the problems existing in the office management of enterprises， puts forward the corresponding countermeasures to improve and optimize the office management of modern enterprises. Hoping to play a certain reference role.

【關(guān)鍵詞】辦公室；管理；作用；策略

【Keywords】office； management； function； strategy

【中圖分類號(hào)】F272.9 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2018）11-0027-02

1 現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的作用

對(duì)企業(yè)來說，辦公室的地位就像是人的大腦的地位一樣，是控制整個(gè)企業(yè)安全穩(wěn)定運(yùn)行綜合管理機(jī)構(gòu)，因此，辦公室一旦出現(xiàn)大的問題，就會(huì)直接影響整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)，嚴(yán)重時(shí)甚至可能導(dǎo)致企業(yè)陷入癱瘓狀態(tài)?，F(xiàn)階段，隨著我國(guó)綜合實(shí)力的不斷增強(qiáng)，辦公室管理以其獨(dú)特的活力指引著企業(yè)管理的改革與更新。在這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的社會(huì)，管理水平的更新與改革顯得十分重要，代表著一個(gè)企業(yè)具有的活力，可以有效促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。一般情況下，企業(yè)辦公室承載著參政議政、管理事務(wù)、搞好服務(wù)的重要職責(zé)，起到橋梁紐帶作用。

企業(yè)辦公室作為大腦，是下達(dá)命令的總控制中心，和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門，以及廣大員工有著密切的聯(lián)系，除了下達(dá)命令和接收反饋的職能之外，企業(yè)辦公室還能夠發(fā)揮一定的綜合權(quán)衡與宏觀調(diào)控的作用，是決策、指揮以及執(zhí)行系統(tǒng)的協(xié)調(diào)部門[1]。在領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)決策時(shí)，企業(yè)辦公室就是去執(zhí)行并決定如何執(zhí)行的決策機(jī)構(gòu)，用最經(jīng)濟(jì)最實(shí)用的辦法去完成領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的目標(biāo)，可以看出，決策辦公室絕對(duì)是一個(gè)輔助企業(yè)快速高效運(yùn)行的不可缺少結(jié)構(gòu)。

2 現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題

2.1 辦公室管理制度不健全

辦公室工作具有工作復(fù)雜、責(zé)任重大的特點(diǎn)，這就代表著在辦公室工作，就要承受巨大的工作壓力，同時(shí)辦公室具有較強(qiáng)的突發(fā)性，這就需要工作人員具備較好的應(yīng)變能力來處理突發(fā)事件。針對(duì)辦公室的工作特點(diǎn)，需要制定相應(yīng)的辦公室管理制度，來協(xié)助辦公室正常運(yùn)作。由于我國(guó)始終處于快速發(fā)展的階段，發(fā)展快就代表某些地方無法避免地出現(xiàn)不足，我國(guó)企業(yè)辦公室的工作狀態(tài)多呈現(xiàn)出毫無頭緒、整天瞎忙的狀態(tài)，浪費(fèi)大量人力物力。在這樣的情況下，企業(yè)一旦出現(xiàn)加大的突發(fā)情況，企業(yè)就會(huì)亂作一團(tuán)，僅有的管理制度就會(huì)成為擺設(shè)，其不能滿足現(xiàn)實(shí)需要，有時(shí)還成為處理事情的阻礙，導(dǎo)致企業(yè)處理緊急事件的效率大大降低。完善企業(yè)管理制度是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，但是企業(yè)發(fā)展又完全離不開管理制度，因此，只有在不斷的實(shí)踐中去不斷完善，才能提高現(xiàn)代企業(yè)的工作效率。

2.2 辦公室管理沒有做好協(xié)調(diào)工作

現(xiàn)代企業(yè)辦公室的主要工作是決策和命令的傳達(dá)以及信息的收集與反饋，與企業(yè)各個(gè)部門之間都有著密切聯(lián)系，這就需要辦公室擁有不少于任何一個(gè)其他部門的人力和物力，甚至猶有過之。同時(shí)對(duì)辦公室的工作有著極高的要求，要求工作做精做細(xì)，處理好任何一個(gè)細(xì)節(jié)，否則某個(gè)部門出現(xiàn)重大失誤時(shí)，辦公室就要負(fù)首要責(zé)任。由于工作的壓力，辦公室工作人員很容易出現(xiàn)情緒失落的情況，導(dǎo)致工作質(zhì)量直線下降，這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)想辦法去調(diào)動(dòng)員工的積極性。其次，由于經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的迅速發(fā)展，辦公室工作人員更需要加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，畢竟有了相應(yīng)的能力才能得到相應(yīng)的職位，能力的提升是升職的第一要素。另外一些工作人員在工作中不積極，責(zé)任心不足，導(dǎo)致了在資源配置上的極大浪費(fèi)，增加了管理成本。

2.3 工作創(chuàng)新力度不足

創(chuàng)新是激發(fā)企業(yè)活力的根本。在我國(guó)的一些中小型企業(yè)中，辦公室的工作人員太過聽從領(lǐng)導(dǎo)的安排，對(duì)任務(wù)的傳達(dá)也僅僅是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)原話的傳達(dá)，只完成領(lǐng)導(dǎo)交代的工作，對(duì)其他事情一概不理，或者是處理效果極差，對(duì)工作方式不知道進(jìn)行創(chuàng)新，一味地按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行工作，不但工作變得繁重，工作效果和工作效率也會(huì)很不理想，缺乏能動(dòng)性和預(yù)見性。傳統(tǒng)的辦公室管理理念和管理模式已經(jīng)不能很好地滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，辦公室工作任務(wù)要具有一定的對(duì)未來的預(yù)見性，才能保證企業(yè)每天都在進(jìn)步。缺乏對(duì)新形勢(shì)的分析、新問題的研究，新措施的制定，新經(jīng)驗(yàn)的推廣。因此，現(xiàn)代企業(yè)辦公室工作要與時(shí)俱進(jìn)，不斷實(shí)現(xiàn)方法創(chuàng)新和機(jī)制創(chuàng)新。

2.4 隊(duì)伍建設(shè)有待提高

一個(gè)部門工作效率如何，與這個(gè)部門人員本身存在的專業(yè)素養(yǎng)有著直接關(guān)系。因此，要想提高辦公室工作效率，就必須加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。同時(shí)，在這個(gè)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時(shí)代，墨守成規(guī)就代表著滅亡，企業(yè)員工一定要與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，才能不斷提高自身的價(jià)值，滿足時(shí)代發(fā)展的需要。目前，我國(guó)多數(shù)中小型企業(yè)，還沒有認(rèn)識(shí)到辦公室的重要性，辦公室人員的培訓(xùn)工作沒有落實(shí)到位，缺乏相關(guān)的理論基礎(chǔ)，哪怕員工本身存在較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，也會(huì)很難跟上企業(yè)發(fā)展步伐，導(dǎo)致在思想政治上沒有工作方向，在工作態(tài)度上責(zé)任心不足，在業(yè)務(wù)水平上也缺乏相對(duì)應(yīng)的能力。

3 優(yōu)化現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作策略

3.1 更新辦公室管理工作理念

要想企業(yè)跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，就要及時(shí)的更新辦公室管理理念，積極與國(guó)外先進(jìn)企業(yè)加強(qiáng)交流，在對(duì)外開放過程中，雖然別人的管理理念不一定適合本土企業(yè)發(fā)展，這就需要企業(yè)加以改善，改成適合我國(guó)基本國(guó)情的管理理念。在辦公室管理中心，有了先進(jìn)的管理理念，才能更好地對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，以提高企業(yè)辦公室的工作效率，與此同時(shí)，工作的主觀能動(dòng)性也會(huì)隨之提高。

建立健全的辦公室管理制度，是強(qiáng)化內(nèi)部管理的主要手段。在具體的工作中，工作人員能夠有法可依、有章可循，才能更好地保證日常工作的科學(xué)性和時(shí)效性，極大地提高了辦公室工作水平。

3.2 提高統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力

要不斷提高辦公室的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力，利用協(xié)調(diào)藝術(shù)，有效處理各方面的關(guān)系，上下溝通、左右協(xié)調(diào)、內(nèi)外聯(lián)系。對(duì)內(nèi)要確保組織有序，有效協(xié)調(diào)、步調(diào)一致，統(tǒng)一各方面思想；對(duì)外加強(qiáng)與相關(guān)部門之間的協(xié)調(diào)，在密切合作的基礎(chǔ)上，形成合力。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，不僅做好內(nèi)部組織協(xié)調(diào)工作，而且還要加強(qiáng)各方面的溝通與聯(lián)系，充分調(diào)動(dòng)各個(gè)層面的積極主動(dòng)性。

進(jìn)一步推動(dòng)辦公室管理工作創(chuàng)新。創(chuàng)新是做好新形勢(shì)下辦公室管理工作的根本途徑，也是辦公室工作面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)。要不斷適應(yīng)企業(yè)體制機(jī)制的變革，積極探索新形勢(shì)下辦公室工作的規(guī)律，進(jìn)一步建立健全各項(xiàng)工作制度、崗位規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)辦法，切實(shí)做到各項(xiàng)工作有標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)崗位有規(guī)范，人人頭上有責(zé)任，充分調(diào)動(dòng)每一名工作人員的積極性[2]。只有把辦公室工作的規(guī)律性和時(shí)代性結(jié)合起來，把創(chuàng)造性和繼承性結(jié)合起來，把創(chuàng)新精神和工作實(shí)際結(jié)合起來，大力加強(qiáng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷開拓創(chuàng)新，才能使辦公室適應(yīng)新形勢(shì)的要求，更好地圍繞中心、服務(wù)大局，為企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

3.3 加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)

改革開放以來，現(xiàn)代企業(yè)要適應(yīng)新形勢(shì)新要求，就必須切實(shí)加強(qiáng)辦公室人員的自身建設(shè)。首先，工作人員自己要具備一定的自主學(xué)習(xí)能力，去不斷地豐富自己的知識(shí)領(lǐng)域；企業(yè)要重視員工的學(xué)習(xí)工作，積極組織一些新知識(shí)、新理念講座，及時(shí)更新員工的知識(shí)結(jié)構(gòu)；樹立員工正確的工作思想，積極開展員工培訓(xùn)交流會(huì)，促進(jìn)企業(yè)交流與發(fā)展。要進(jìn)一步加強(qiáng)制度建設(shè)，建設(shè)和完善相應(yīng)的規(guī)章制度與管理流程，制定管理手冊(cè)，強(qiáng)化執(zhí)行力建設(shè)，使辦公室各項(xiàng)工作責(zé)任有落實(shí)、工作有程序、做事有規(guī)范。要建立和完善切合企業(yè)實(shí)際的考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的員工進(jìn)行適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，以更好地調(diào)動(dòng)員工工作的積極性，推動(dòng)辦公室管理工作更上一層樓。

4 結(jié)語

總而言之，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，辦公室的中樞作用越來越明顯。因此現(xiàn)代企業(yè)必須積極探索做好辦公室管理工作的有效途徑，不斷完善自身管理制度，創(chuàng)新工作模式，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，以提高整個(gè)辦公室乃至整個(gè)企業(yè)的工作效率，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

【參考文獻(xiàn)】

【1】紀(jì)淑霞.對(duì)企業(yè)辦公室管理工作的思考[J].內(nèi)蒙古煤炭經(jīng)濟(jì)，2010（05）：130-133.

【2】劉慧琴.淺談如何做好企業(yè)辦公室管理工作[J].東方企業(yè)文化，2014（09）：56.