醫(yī)院會計信息化探究

周 靜

(江蘇省省級機關醫(yī)院,江蘇 南京 210024)

會計信息化是指利用計算機、網(wǎng)絡等信息技術,對信息資源進行數(shù)據(jù)采集、加工處理和輸出,并在此基礎上生產(chǎn)出能帶來增值的會計信息,使會計工作全面實現(xiàn)業(yè)務流程的數(shù)字化和網(wǎng)絡化。

1 醫(yī)院會計信息化的發(fā)展階段

1.1 電子數(shù)據(jù)處理階段

以單機運行為主,要求醫(yī)院會計信息系統(tǒng)的運行按照醫(yī)院會計制度的要求操作。應用于賬務處理、工資核算、固定資產(chǎn)核算等,滿足了醫(yī)院一般的記錄要求。計算機替代手工核算,減輕了會計人員的工作量,提高工作效率,實現(xiàn)會計核算工作的半自動化。由于各模塊之間相互獨立運行、互通性差,未能解決數(shù)據(jù)重復輸入和數(shù)據(jù)一致性控制等問題。并且，核算后發(fā)現(xiàn)錯誤,要從原始數(shù)據(jù)查找原因并更正。該階段是醫(yī)院會計信息化的初級階段,信息化效果未得到充分發(fā)揮。

1.2 醫(yī)院會計管理信息化階段

隨著社會信息化的發(fā)展,醫(yī)院會計信息化內(nèi)容得到進一步擴展。會計信息系統(tǒng)突破單機模式,開始形成整體性的信息系統(tǒng),包括應收應付、資金管理、成本核算等諸多子系統(tǒng)。各子系統(tǒng)之間的有機結合,實現(xiàn)了信息的快速傳遞和共享,克服了電子數(shù)據(jù)處理階段數(shù)據(jù)重復輸入和不一致的問題。隨著成本核算系統(tǒng)的建立,使會計核算從核算型會計向管理型會計轉變,從醫(yī)院總賬核算向項目核算深入。這是醫(yī)院會計信息化建設的重要階段,為財務管理精細化打下堅實的基礎。

1.3 基于互聯(lián)網(wǎng)的醫(yī)院會計信息化階段

醫(yī)院會計信息化不但涵蓋所有與財務工作相關的領域,也涉及對醫(yī)院的管理和決策。會計信息采集不再由財務部門制成記賬憑證后輸入會計信息系統(tǒng),而是包含在各種原始憑證中,從網(wǎng)絡傳遞到系統(tǒng)后,自動生成會計憑證經(jīng)過審核后記賬,實現(xiàn)了財務賬與實物賬同步生成。財務人員的工作重心,從會計核算轉變?yōu)閷嫈?shù)據(jù)進行綜合加工和分析,更好地為醫(yī)院各層管理人員提供決策輔助信息。云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展,促使醫(yī)院會計信息化向更高的水平和領域拓展。

2 醫(yī)院會計信息化的優(yōu)勢

2.1 會計信息披露更完整

醫(yī)院提供會計信息的主要渠道是通過定期公布財務報表。采用傳統(tǒng)會計模式公布報表具有很多局限性,如無法反映非數(shù)量化和非貨幣化的信息、受報表篇幅限制無法反映醫(yī)院的特殊經(jīng)濟業(yè)務等。若將會計信息采用資源共享方式,不僅有效地擴大財務報表的信息容量,而且有利于醫(yī)院與會計信息使用者之間的雙向交流。

2.2 會計信息提供更及時,獲取更方便

信息化時代最大的特征是信息傳遞的迅速,定期財務報告制度顯然已經(jīng)無法滿足信息使用者和管理者對信息傳遞及時性要求。會計信息化實現(xiàn)了網(wǎng)上發(fā)布,管理者、投資者及其他相關利益集團,可以隨時通過醫(yī)院網(wǎng)站訪問財務共享信息,使信息的預測價值和反饋價值大大提高,有效地促進了管理水平的提升。另外，直接獲取相關數(shù)據(jù)并進行分析,不但減少了人為舞弊現(xiàn)象,也提高了會計信息的可靠性。

2.3 會計的相關性與監(jiān)控職能

醫(yī)院各部門通過局域網(wǎng),將各種信息及時傳輸?shù)截攧詹块T,財務部門隨時可以對這些數(shù)據(jù)進行加工、處理、反饋。如：門診按最新藥品價格收費；藥房調(diào)出處方核對劑量；臨床、門診對放射科、檢驗科等功能科室的收費情況進行監(jiān)督等。各部門之間處于及時信息溝通中,最大限度地發(fā)揮會計的相關性與監(jiān)控職能。

3 醫(yī)院會計信息化存在的風險

3.1 系統(tǒng)環(huán)境方面

第一,財務數(shù)據(jù)反映了醫(yī)院運營情況和財務狀況,會計人員將其存入計算機后,會由于硬件失靈、軟件或線路錯誤等意外造成信息失真,給醫(yī)院帶來損失。當前,財務信息的載體由紙變成了比特流,被泄露、竊取的風險加大,如何保證財務數(shù)據(jù)的安全,是醫(yī)院急需解決的問題。

第二,醫(yī)院會計信息化主要由單位財務部門和網(wǎng)絡信息部門進行系統(tǒng)分析,外單位負責系統(tǒng)設計和程序開發(fā)工作,開發(fā)完成后,對系統(tǒng)的重大修改由網(wǎng)絡信息部門負責,日常維護工作由財務部門負責。該系統(tǒng)是在充分考慮醫(yī)院自身生產(chǎn)經(jīng)營特點和管理要求的基礎上,針對會計人員和審計人員的日常工作進行的開發(fā),因此在整個開發(fā)過程中,需要會計人員和審計人員的參與。但在實際開發(fā)過程中,常因參與開發(fā)人員之間沒有充分溝通,使開發(fā)出的系統(tǒng)存在安全性和保密性隱患,并對醫(yī)院日后進行系統(tǒng)維護和升級產(chǎn)生影響。

3.2 管理制度方面

在傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)中,數(shù)據(jù)處理是由醫(yī)院多個部門共同協(xié)作,非常強調(diào)對業(yè)務活動的使用、授權和批準。若出現(xiàn)差錯,對每個環(huán)節(jié)的負責人進行排查便可解決,重復發(fā)生錯誤的概率很小。實行會計信息化后,記賬、核對、存儲等內(nèi)部會計控制方式均被計算機和程序所替代,原來通過賬簿核對實施控制的方式已不復存在。自動化程序使這種不透明的處理方式一旦發(fā)生問題,很難快速得到解決,并且問題會在短時間內(nèi)蔓延,造成多種數(shù)據(jù)及整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)出現(xiàn)混亂。如未查出問題原因,重復出現(xiàn)的頻率會很高。由于會計信息存儲在計算機的磁性介質(zhì)中,操作人員可能會超越權限對重要數(shù)據(jù)進行篡改、復制、偽造,以達到舞弊目的。

3.3 數(shù)據(jù)處理方面

會計信息化下,采用計算機進行賬務處理,整個過程分為輸入、核算、輸出,并都在系統(tǒng)內(nèi)自動完成,避免了重復處理,實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理一體化。這雖提高了整體財務處理效率,但畢竟會計數(shù)據(jù)的數(shù)量龐大,易出現(xiàn)多種錯誤。如：在輸入數(shù)據(jù)過程中,會發(fā)生按錯功能鍵、錄入錯誤、沒有及時存盤等現(xiàn)象；在對數(shù)據(jù)進行處理時,因使用了錯誤數(shù)據(jù)或錯誤程序,導致保存的數(shù)據(jù)失效；對輸出方式選擇錯誤,造成會計信息使用者無法及時得到數(shù)據(jù)。

3.4 會計信息化人才方面

實現(xiàn)醫(yī)院會計信息化的關鍵,在于建設一支既具有傳統(tǒng)會計學知識,又掌握相應信息化技術的專業(yè)會計人才隊伍。由于會計人員對會計軟件功能不熟悉,未能及時發(fā)現(xiàn)操作中存在的問題；單位審計人員缺乏相關專業(yè)知識,對違規(guī)行為不能及時發(fā)現(xiàn)等類似事件的發(fā)生,嚴重影響財務數(shù)據(jù)的準確性,為舞弊提供便利。

4 防治醫(yī)院會計信息化風險的措施

4.1 樹立會計信息化理念

隨著會計信息化建設的不斷深入,越來越多的先進管理方法、理念被引入進來。因此,財務部門應向單位領導說明會計信息化給單位財務工作和醫(yī)院管理工作帶來的新方式、新問題、新方案。使領導對會計信息化建設的意義和實施的情況具有清晰的認識,能夠在資金、人才、技術等方面給予更多的投入與支持,為醫(yī)院會計信息化的建設創(chuàng)建良好的環(huán)境。

4.2 完善會計信息化內(nèi)部控制制度

首先，要有嚴格的授權控制,如：在系統(tǒng)正式使用后,軟件開發(fā)人員不允許有會計記賬、修改等操作權限；網(wǎng)絡信息部門通過用戶名、密碼、硬件配置等手段來鑒別系統(tǒng)資源使用者。其次,為了進一步完善醫(yī)院財務部內(nèi)部牽制制度,通過建立一套健全的內(nèi)部保障控制系統(tǒng)來實現(xiàn)。待系統(tǒng)初建完成時,由醫(yī)院審計部門對內(nèi)部控制系統(tǒng)的完善性、合法性和可審性做出評估,保證系統(tǒng)運行后數(shù)據(jù)處理的準確、真實,防止舞弊行為的發(fā)生。網(wǎng)絡信息部門要定期對系統(tǒng)進行維護,及時升級防火墻軟件,采用信息加密存儲、回叫機制、一次性口令等技術來保證系統(tǒng)安全。

4.3 會計信息化人才的培養(yǎng)

新的環(huán)境對會計人員提出了新要求。想要培養(yǎng)出一支合格的會計信息化隊伍,一方面，要求開發(fā)出更完善的軟件使得醫(yī)院會計信息化程度不斷提高；另一方面，要求會計人員加強學習信息技術應用,具有較強的計算機應用能力,能利用信息技術實現(xiàn)對信息系統(tǒng)及其資源的分析和評估,將信息技術與會計理論有機結合,為重構或優(yōu)化合理的會計流程打下基礎?？赏ㄟ^組織典范醫(yī)院、大學科研機構為會計人員提供培訓基地或培訓服務,樹立其對當代會計信息化的認識,拓寬思路,進而根據(jù)自身具體崗位的不同,有選擇地進行知識積累,進一步深造。還可以邀請醫(yī)院網(wǎng)絡信息部門工程師授課,講解計算機基礎操作和辦公軟件的基本使用技巧,傳授軟件的安裝、維護、數(shù)據(jù)庫的使用、病毒的防護等知識。

當前醫(yī)療改革制度,要求醫(yī)院發(fā)展向信息化建設邁進。如何將現(xiàn)代信息技術與醫(yī)院會計相結合,建立一個會計信息資源共享、處理全自動化、跨會計主體、跨地域的醫(yī)院信息化系統(tǒng),是醫(yī)院面臨的一項長期而艱巨的任務。

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