學(xué)生資助項目檔案管理存在問題及其改進(jìn)策略

張養(yǎng)民 鄒城市學(xué)生資助管理中心

貧困學(xué)生資助政策是國家減輕學(xué)生負(fù)擔(dān)，幫助困難學(xué)生完成學(xué)業(yè)利好政策之一。在政府部門及高校管理部門的雙重監(jiān)督下，絕大多數(shù)學(xué)生都享受到了貧困資助政策的好處，隨著學(xué)生貧困申請資料的增多，也逐漸產(chǎn)生了大量貧困檔案材料，這些材料是學(xué)校進(jìn)行學(xué)生資助活動的直接證明。因此，對貧困生資助檔案進(jìn)行有效管理有助于幫助政府資助部門全面了解高校貧困生的學(xué)習(xí)、生活及貧困資金使用情況，這對于政府資助部門制定后續(xù)資助政策具有顯著的實踐意義。

一、學(xué)生資助項目檔案管理存在問題

（一）管理混亂。很多資助部門和工作人員認(rèn)為，資助檔案材料的整理工作量大，且其不屬于資助工作內(nèi)容，所以對于學(xué)生的申請材料、銀行的發(fā)放清單和資助報表等檔案材料存在亂丟亂放現(xiàn)象，當(dāng)相關(guān)部門進(jìn)行檢查或?qū)徲嬓枰峁┫嚓P(guān)材料時，往往會出現(xiàn)無法提供、無法補(bǔ)齊的情況。

（二）材料不規(guī)范。材料不規(guī)范是影響高校貧困學(xué)生檔案工作質(zhì)量的重要原因。由于高校檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，經(jīng)常在學(xué)生資助活動中存在不規(guī)范的檔案書寫錯誤現(xiàn)象。比如對銀行貸款憑條粘貼錯誤、在學(xué)生貧困申請材料老師簽名處隨意填寫等。這種材料不規(guī)范的現(xiàn)象不僅影響了后續(xù)學(xué)生獎助學(xué)金的評定，也會對學(xué)生檔案工作管理帶來一定困難。

（三）硬件設(shè)備不齊全。當(dāng)前，多數(shù)高校在檔案管理中，并沒有建立專用的檔案管理室，大多情況下是空置一間房間用來存放學(xué)生資料。同時像檔案擺放架、檔案盒等專用檔案硬件設(shè)備配置不齊全，影響了檔案管理質(zhì)量水平。

（四）數(shù)量多，任務(wù)重。隨著我國各地區(qū)學(xué)校的不斷擴(kuò)招，困難學(xué)生人數(shù)也相應(yīng)在增加。家庭經(jīng)濟(jì)較差的學(xué)生約占在校生總?cè)藬?shù)的百分之二十到三十，相關(guān)部門每年都要收集整理新生的困難檔案，數(shù)量非常巨大，所以，學(xué)生貧困檔案歸檔整理工作目前存在數(shù)量多、任務(wù)重的現(xiàn)象。

二、學(xué)生資助項目檔案管理優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)。如今社會已進(jìn)入電子時代，隨著計算機(jī)的應(yīng)用以及網(wǎng)絡(luò)的普及，在檔案管理工作中，我們要逐漸將數(shù)字化信息技術(shù)引用其中，以不斷適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展要求。電子檔案可以利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將紙質(zhì)化的檔案材料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n進(jìn)行保存，節(jié)省了檔案資料存放空間，減輕了檔案工作人員的工作量。另此外，信息化的電子檔案還可隨時對學(xué)生檔案情況進(jìn)行跟進(jìn)和更新，提高了學(xué)生檔案管理的靈活性和便捷性。

（二）規(guī)范整理方法。每學(xué)年的受助學(xué)生成千上萬，且資助標(biāo)準(zhǔn)一致。為方便檔案管理和減少整理工作量，應(yīng)將貧困學(xué)生資助管理檔案以每學(xué)年一個班為單位裝訂成1冊或幾冊分別按“件”整理。在材料整理處理上，可以通過多方位學(xué)習(xí)和實踐，對學(xué)生的材料及時按類別、時間、工作流程等進(jìn)行分冊裝訂、打包存放，確保材料保存完整、查閱便捷。

（三）改善保管條件。檔案管理人員在對資助檔案進(jìn)行歸檔的流程中，不應(yīng)該使用市場上流行的普通檔案盒，應(yīng)該由高校采購部門去購買標(biāo)有檔案局公章印記的正規(guī)檔案盒，這樣可以保證資助材料檔案保管質(zhì)量。同時學(xué)校還應(yīng)配置干燥、清爽的檔案管理資料室，指派專業(yè)人員進(jìn)行管理，優(yōu)化和改善檔案資料保管條件。

（四）明確檔案材料真實性。在材料認(rèn)定過程中，民政部門要積極配合資助工作，對學(xué)生家庭收入情況進(jìn)行嚴(yán)格核實，盡可能保證學(xué)生困難證明材料的真實和有效性，并通過電話、實地走訪等方式進(jìn)行進(jìn)一步核實，如果發(fā)現(xiàn)證明材料有偽造成分應(yīng)做駁回處理，全面確保資助金發(fā)放的公平性和公正性，將資助金用到真正需要幫助的學(xué)生身上。

（五）提高管理人員素質(zhì)。學(xué)生資助檔案管理人員要進(jìn)一步加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，努力提高自身業(yè)務(wù)水平，保證家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案整理工作的系統(tǒng)性和規(guī)范性，確保資助資金的有效落實落地。根據(jù)學(xué)生檔案，管理者也可以對其家庭經(jīng)濟(jì)情況有一個全方面、相對真實的了解和認(rèn)識，有助于針對性地管理好、用好各級各類學(xué)生資助資金，使有限的資助資金真正用在最需要獲助的學(xué)生身上。

（六）加強(qiáng)制度管理。一是建立嚴(yán)格的學(xué)生資助檔案集中統(tǒng)一管理制度，并通過整合資助工作做到集中管理。具體而言，可將貧困學(xué)生資助檔案整合到資助管理中心，并統(tǒng)一由資助管理中心收集、整理、歸檔；二是盡快出臺標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范資助檔案管理制度，讓各學(xué)校整理檔案時有章可循。同時，要進(jìn)一步明確相關(guān)管理部門，并將部門職責(zé)落實到人，切實加強(qiáng)監(jiān)督管理；三是當(dāng)學(xué)生提交助學(xué)金等相關(guān)資助材料時，必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)同意，并簽字才可，以確保資助材料的真實性和完整性。對于資助材料存在的電子文檔情況，檔案管理人員需要對其進(jìn)行紙質(zhì)文檔備份，加蓋單位公章以表明其有效性。

三、結(jié)語

貧困學(xué)生檔案管理工作是資助中心檔案工作開展的重要環(huán)節(jié)，也是資助中心開展家庭經(jīng)濟(jì)貧困學(xué)生資助工作的重要依據(jù)。在具體工作中，我們要建立一系列的、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，并采用信息化管理模式對學(xué)生資助檔案進(jìn)行科學(xué)管理，最大程度上貫徹落實國家資助政策，及時解決貧困生的學(xué)習(xí)和生活問題，幫助他們順利完成學(xué)業(yè)，進(jìn)一步促進(jìn)我國教育公平的真正實現(xiàn)，促進(jìn)社會和諧。