試論停車設(shè)備機(jī)械制造企業(yè)如何做到合同管理出效益

張艷玲 廣西建工集團(tuán)建筑機(jī)械制造有限責(zé)任公司

一、停車設(shè)備機(jī)械制造企業(yè)合同管理工作中存在的問題

1.標(biāo)書評(píng)審期間，經(jīng)營人員對(duì)標(biāo)書研判分析能力不高，技術(shù)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、法律等相關(guān)部門協(xié)作能力不夠，對(duì)標(biāo)書重視程度不強(qiáng)，風(fēng)險(xiǎn)預(yù)見性較低，為項(xiàng)目中標(biāo)，投標(biāo)時(shí)一味的承讓，評(píng)標(biāo)、投標(biāo)工作過程隨意。

2.合同簽訂期間，業(yè)主方強(qiáng)勢(shì)，對(duì)合同實(shí)際生產(chǎn)安裝條件不管不顧，合同條款“一邊倒”，既要求產(chǎn)品質(zhì)量高標(biāo)準(zhǔn)，又要求時(shí)間短，而且給付貨款時(shí)間又延遲，對(duì)停車設(shè)備制造企業(yè)提出的合同評(píng)審意見或是全盤否定或是部分否定，使合同條款與中標(biāo)時(shí)標(biāo)書相去甚遠(yuǎn)，合同成為企業(yè)心頭難啃的雞肋“食之無味棄之可惜”。

3.合同履行期間，針對(duì)合同管理履行階段應(yīng)有的制度、措施不到位，人員素質(zhì)高低有別，部門間協(xié)作、履行意識(shí)不強(qiáng)，成本管理虛高，合同執(zhí)行力差。

4.有些企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)差，合同管理過程的審查、監(jiān)督、控制等手段不高，對(duì)業(yè)主方資信情況調(diào)查不足，合同評(píng)審審查監(jiān)督不到位，造成合同執(zhí)行難，訴訟風(fēng)險(xiǎn)大。

二、促進(jìn)停車設(shè)備機(jī)械制造企業(yè)合同管理出效益的對(duì)策建議

（一）加強(qiáng)階段管理，使階段管理出效益

合同管理必須進(jìn)行階段式管理，從投標(biāo)開始，直至合同失效為止，涉及合同的“一生”。 合同管理環(huán)環(huán)相扣，一個(gè)環(huán)節(jié)出問題影響全局。停車設(shè)備機(jī)械制造企業(yè)要做好合同階段管理使環(huán)節(jié)暢通才能取得效益。

1.項(xiàng)目投標(biāo)階段：需要召集相關(guān)部門對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行專業(yè)評(píng)審，提出風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及規(guī)避策略。在標(biāo)書制作或標(biāo)書答疑時(shí)，企業(yè)方要把觀點(diǎn)、疑點(diǎn)明確表達(dá)出來。堅(jiān)決維護(hù)企業(yè)方、業(yè)主方、用戶方三方權(quán)益，集中精力競(jìng)標(biāo)。

2.合同簽訂階段：以招標(biāo)文件、標(biāo)書為依據(jù)擬定好合同，經(jīng)職能部門評(píng)審，與業(yè)主方交流，確定合同簽訂版本。針對(duì)首付款低、交貨期限短、墊資數(shù)額大時(shí)間長的項(xiàng)目，要制定具體措施，做好企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)控制，維護(hù)企業(yè)利益。投標(biāo)階段沒有明確的事宜，簽訂合同時(shí)一定要明確下來，如車庫的尺寸、安裝地點(diǎn)、違約條款等。

3.合同履行階段：停車設(shè)備多數(shù)為特制產(chǎn)品，需要企業(yè)職能部門做好本部工作，相互協(xié)助、合理安排，避免延誤工期。因業(yè)主方造成延期時(shí)，項(xiàng)目部要雙方簽字、做好記錄憑證。項(xiàng)目管理部門要做好進(jìn)度款督付工作，實(shí)現(xiàn)按進(jìn)度催款、按付款進(jìn)度交付產(chǎn)品，努力創(chuàng)造“雙贏”。

4.設(shè)備質(zhì)保階段：企業(yè)方維保人員按期維保、隨叫隨到，保證產(chǎn)品正常使用、客戶滿意，順利回收質(zhì)保金。質(zhì)保期結(jié)束后，企業(yè)爭(zhēng)取續(xù)簽維保合同，繼續(xù)給客戶提供“金牌服務(wù)”、“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”，以服務(wù)贏市場(chǎng)創(chuàng)效益。

（二）加強(qiáng)部門分工管理，做到部門管理保效益

合同管理涉及企業(yè)多個(gè)部門，這就要求企業(yè)相關(guān)部門各司其職、各負(fù)其責(zé)，利用部門的特點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)為合同的實(shí)現(xiàn)鋪磚搭橋，使企業(yè)部門管理出效益。

1.經(jīng)營部門：掌握市場(chǎng)信息，懂得營銷策略技巧，了解客戶需求，發(fā)揮好 “觸角”的作用；要熟悉企業(yè)產(chǎn)品、工作流程，懂得利用各種資源，會(huì)分析產(chǎn)品發(fā)展趨勢(shì)等；發(fā)揮“橋梁”作用，給企業(yè)與業(yè)主方營造和諧經(jīng)營氛圍。

2.技術(shù)部門：掌握產(chǎn)品發(fā)展趨勢(shì)，做好產(chǎn)品類型規(guī)劃，注重新產(chǎn)品研發(fā)；提高設(shè)計(jì)員研發(fā)能力，做好設(shè)計(jì)源頭成本帳；針對(duì)特制產(chǎn)品實(shí)地勘察、調(diào)整圖紙、降本增效。

3.生產(chǎn)部門：做好工期倒推，保質(zhì)保量保工期交付產(chǎn)品。嚴(yán)格控制生產(chǎn)安裝過程的材料成本、加工成本、安裝成本等。協(xié)助項(xiàng)目管理部門做好產(chǎn)品交付過程監(jiān)督、進(jìn)度款催收、項(xiàng)目進(jìn)度記錄等工作。

4.法律部門：一是負(fù)責(zé)招標(biāo)文件、企業(yè)標(biāo)書、產(chǎn)品合同等法律風(fēng)險(xiǎn)防控，做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。二是必要時(shí)負(fù)責(zé)收集材料對(duì)合同提出協(xié)商、訴訟等，積極維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。三是針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)過大項(xiàng)目，法律部門要有針對(duì)性地提出具體法律措施。

（三）加強(qiáng)動(dòng)態(tài)跟蹤管理，做到動(dòng)態(tài)管理創(chuàng)效益

合同動(dòng)態(tài)跟蹤管理主要分三個(gè)部分，合同簽訂前、合同簽訂后、合同出現(xiàn)糾紛時(shí)的動(dòng)態(tài)跟蹤管理。通過動(dòng)態(tài)跟蹤管理，使合同進(jìn)程更加順利，推動(dòng)企業(yè)效益的取得。

1.做好合同簽訂情況的動(dòng)態(tài)管理。一是按標(biāo)書的框架來簽訂合同，如有情況變化再簽訂補(bǔ)充協(xié)議作為合同組成附件。二是按實(shí)際現(xiàn)場(chǎng)勘察簽訂合同，因?qū)嶋H情況調(diào)整車位數(shù)量、調(diào)整車位尺寸、變更設(shè)備參數(shù)、設(shè)備交付時(shí)間等，這往往是矛盾集中點(diǎn)，均需提前提出，雙方協(xié)商并寫入合同。三是付款程序、違約責(zé)任等，盡可能做到雙方責(zé)任對(duì)等，維護(hù)雙方利益。

2.做好合同履行情況的動(dòng)態(tài)管理。銷售人員要督促業(yè)主方首付款來款，合同簽訂、首付款到帳，合同才正式生效，否則一切合同皆是無稽之談；生產(chǎn)過程要嚴(yán)格按圖施工，技術(shù)部門、質(zhì)檢部門要多下生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)督促加工進(jìn)度、嚴(yán)保產(chǎn)品過程質(zhì)量，做到圖紙、產(chǎn)品零部件相統(tǒng)一。

3.做好合同糾紛的動(dòng)態(tài)管理。一是事前做好分析、有防范措施。相關(guān)部門要分析合同可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，通過協(xié)商溝通，力爭(zhēng)低成本合理化解合同風(fēng)險(xiǎn)。二是重點(diǎn)做好風(fēng)險(xiǎn)過程動(dòng)態(tài)管理，做到合同履行過程各種憑證的收集固化。三是建立健全合同糾紛處置應(yīng)急機(jī)制。

三、結(jié)語

停車設(shè)備機(jī)械制造企業(yè)合同管理工作要出效益，不僅與企業(yè)對(duì)合同的重視程度有關(guān)，還與企業(yè)的相關(guān)部門、相關(guān)制度、人員等有關(guān).合同管理工作要出效益，最根本就是企業(yè)要有相關(guān)工作流程、部門要按制度辦事、員工個(gè)人要按職責(zé)執(zhí)行，保證合同履行，規(guī)范合同管理，最終才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)方、業(yè)主方合作共贏。