計(jì)算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中的應(yīng)用分析

高洪濤

(河南信息統(tǒng)計(jì)職業(yè)學(xué)院，河南 鄭州 450008)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我國的信息科學(xué)技術(shù)也在不斷地更新和進(jìn)步，給人們的生活和工作帶來了極大的便利之處。特別是對(duì)于我國各個(gè)企業(yè)的辦公管理來說，信息技術(shù)的發(fā)展帶來的是企業(yè)辦公自動(dòng)化的趨勢(shì)，同時(shí)也意味著計(jì)算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中的應(yīng)用將會(huì)越來越廣泛和普遍?？偟膩碚f，企業(yè)辦公自動(dòng)化管理是一種高效創(chuàng)新的工作方式，非常適合當(dāng)前快節(jié)奏的生活和工作形式。而對(duì)計(jì)算機(jī)軟件的高效利用，可以在很大程度上提升企業(yè)員工的辦事效率以及強(qiáng)化企業(yè)辦公自動(dòng)化模式，增強(qiáng)企業(yè)在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力，保證企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。

一、企業(yè)辦公自動(dòng)化的基本概念

企業(yè)辦公自動(dòng)化實(shí)質(zhì)上指的就是企業(yè)利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對(duì)辦公進(jìn)行自動(dòng)化的管理方式，是一種“機(jī)器代替人工”的工作模式，即企業(yè)的大部分業(yè)務(wù)將會(huì)借助多樣化的辦公設(shè)備以及人機(jī)交互系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)和完成?？梢哉f，企業(yè)辦公自動(dòng)化是基于現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展之上的，對(duì)于企業(yè)工作員工的工作效率有著很大的促進(jìn)作用。除此之外，企業(yè)辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)也將會(huì)成為企業(yè)制定對(duì)策和發(fā)布指令的科學(xué)依據(jù)。關(guān)于企業(yè)辦公自動(dòng)化的組成成分，一般主要先是信息采集，再是加工、運(yùn)輸，最后是保存，四個(gè)環(huán)節(jié)在實(shí)際操作過程中缺一不可。另外，企業(yè)之所以實(shí)行辦公自動(dòng)化的管理方式，最核心的訴求還是能夠?yàn)槠髽I(yè)的決策和管理提供準(zhǔn)確及時(shí)的信息，能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來更大的收益。關(guān)于企業(yè)辦公自動(dòng)化管理的實(shí)現(xiàn)，最關(guān)鍵的還是要依附于計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用。與其說是實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公自動(dòng)化，不如說是對(duì)辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用。這種辦公自動(dòng)化軟件在企業(yè)中的定位和分類就是以“辦公自動(dòng)化”為核心開展起來的。以下就將論述各種應(yīng)用于辦公自動(dòng)化的計(jì)算機(jī)軟件以及其所帶來的價(jià)值和影響。

二、計(jì)算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中的應(yīng)用

(一)企業(yè)辦公自動(dòng)化的文字處理軟件

目前我國比較常用的企業(yè)辦公文字處理軟件有office系列的辦公軟件、WPS辦公軟件以及給予web的文字處理軟件等。在眾多辦公文字處理軟件當(dāng)中，當(dāng)屬office系列的辦公軟件具備的功能最多，應(yīng)用最廣泛。特別是office系列中的word、execl以及ppt等組件的使用。也因?yàn)閛ffice系列的辦公軟件和windows操作系統(tǒng)一樣，都屬于Microsoft軟件公司，在操作性以及兼容性上都比其他同類型的軟件要高；而國內(nèi)自己研發(fā)的WPS軟件，不僅包含的有office系列辦公軟件的基本功能，還具備占據(jù)空間小、提供免費(fèi)版本等獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，一經(jīng)上市就獲得了國內(nèi)企業(yè)管理者和用戶的廣泛好評(píng)和青睞，占據(jù)著大量的市場(chǎng)份額。

對(duì)于文字處理軟件在企業(yè)辦公自動(dòng)化方面所起的作用和產(chǎn)生的意義，可以從以下兩方面體現(xiàn)：首先，企業(yè)辦公文字處理軟件的應(yīng)用能夠使工作人員更加高效地處理諸如文字編輯、排版以及打印、校對(duì)等工作；其次，上述提到的企業(yè)辦公文字處理軟件的體積普遍較小，占用的內(nèi)存不大，可以利用U盤等便攜式存儲(chǔ)空間對(duì)企業(yè)辦公文件進(jìn)行備份和轉(zhuǎn)存等。這樣一來，就可以利用計(jì)算機(jī)軟件在企業(yè)辦公中的應(yīng)用來提升工作人員的工作效率，從而提高辦公質(zhì)量，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公自動(dòng)化管理的重要工具。

(二)企業(yè)辦公自動(dòng)化的通訊軟件和網(wǎng)絡(luò)共享軟件

在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中不可缺少的辦公軟件除了上述提及的文字處理軟件，還有通訊及網(wǎng)路共享軟件，這些軟件也是企業(yè)辦公自動(dòng)化中常見的計(jì)算機(jī)軟件。像是E-Mail電子郵件、騰訊發(fā)行的QQ通訊軟件以及微信等，這些都是生活和工作中比較常用的應(yīng)用軟件。特別是對(duì)于那些跨國、跨地區(qū)的大型企業(yè)，它們內(nèi)部工作人員進(jìn)行交流的通訊軟件大部分都是E-Mail電子郵件以及IPMsg等類型的通訊軟件。值得注意和強(qiáng)調(diào)的是，這些通訊軟件除了可以用作企業(yè)內(nèi)部的消息傳達(dá)和發(fā)布等功能，還具備文件共享以及遠(yuǎn)程幫助等其它功能，保證信息能夠被及時(shí)接收和處理。當(dāng)然最大的優(yōu)點(diǎn)還是在于其大大提高了企業(yè)內(nèi)部員工的辦事效率和工作的積極性。除此之外，隨著云計(jì)算技術(shù)的不斷發(fā)展，一些文件傳輸和共享的軟件也被廣泛應(yīng)用在企業(yè)的辦公管理中，比如云盤、FTP等共享軟件的使用，讓企業(yè)的辦公管理和存儲(chǔ)變得更加便利，同時(shí)也提高了數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)的安全性和可靠性，大大提升了企業(yè)的辦公質(zhì)量和效率。

(三)企業(yè)辦公自動(dòng)化的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)軟件

對(duì)于企業(yè)辦公自動(dòng)化來說，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)也是日常企業(yè)辦公管理的重要手段和內(nèi)容。目前企業(yè)內(nèi)部常用的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)軟件一般來說有三種方式，分別是軟件存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)可存儲(chǔ)以及云盤、服務(wù)器存儲(chǔ)等。以上這三種存儲(chǔ)方式都有各自的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。對(duì)于軟件存儲(chǔ)來說，這種存儲(chǔ)方式的優(yōu)點(diǎn)是操作過程簡便，易于上手，但缺點(diǎn)是不利于后續(xù)的數(shù)據(jù)分析和查找等工作的開展；對(duì)于數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)方式來說，

常見的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)有sqlserver、mysql以及oraele等，可以在很大程度上節(jié)省數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的空間，有助于數(shù)據(jù)備份以及數(shù)據(jù)分析工作的開展和進(jìn)行；對(duì)于第三種利用云盤、文件服務(wù)器進(jìn)行存儲(chǔ)的存儲(chǔ)方式而言，這種存儲(chǔ)方式比較便于分類和整理。總之以上三種數(shù)據(jù)存儲(chǔ)軟件在應(yīng)用范圍和方式上都有自己的獨(dú)特之處，每種存儲(chǔ)方式可能在特定的時(shí)間和場(chǎng)合上發(fā)揮的作用是不一樣的，表現(xiàn)出來的側(cè)重點(diǎn)也是不一樣的。因此，不管是企業(yè)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用還是用戶個(gè)人使用，都要結(jié)合具體操作的業(yè)務(wù)和實(shí)際情況加以選擇，這樣一來有助于企業(yè)日常辦公管理的高效進(jìn)行。

(四)企業(yè)辦公自動(dòng)化的其它計(jì)算機(jī)軟件

企業(yè)辦公自動(dòng)化管理實(shí)現(xiàn)的前提和基礎(chǔ)就是要有各種類型的計(jì)算機(jī)軟件的支撐，除了上述提到企業(yè)辦公自動(dòng)化軟件，還有其它類型的計(jì)算機(jī)軟件也在企業(yè)辦公自動(dòng)化中得到了廣泛地應(yīng)用。比如VPN計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用，這種計(jì)算機(jī)辦公軟件最大的特點(diǎn)就在于較為廉價(jià)和安全，保證企業(yè)的管理決策能夠被及時(shí)送達(dá)和傳遞。除此之外，還有用于企業(yè)內(nèi)部員工簽到和考勤的計(jì)算機(jī)軟件，比如NFC觸碰式應(yīng)用軟件、二維碼掃碼等，這些都是一些新興的計(jì)算機(jī)軟件。企業(yè)要根據(jù)自身實(shí)際的運(yùn)營情況，選擇合理、有效的計(jì)算機(jī)軟件用于企業(yè)辦公自動(dòng)化中，從而提升企業(yè)內(nèi)部員工的工作效率和工作質(zhì)量，充分調(diào)動(dòng)員工工作的積極性。

三、結(jié)語

綜上所述，計(jì)算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中的應(yīng)用越來越廣泛，發(fā)揮著很大的積極作用，不僅擴(kuò)大了企業(yè)內(nèi)部的辦公區(qū)域和

范圍，優(yōu)化了工作環(huán)境，同時(shí)也在很大程度上降低了企業(yè)的管理成本，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)辦公的自動(dòng)化管理。特別是當(dāng)前日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)局勢(shì)，企業(yè)要想在這樣的社會(huì)背景下謀求長遠(yuǎn)的發(fā)展，站穩(wěn)腳跟，就必須要時(shí)刻緊跟社會(huì)發(fā)展的流行趨勢(shì)，做到與時(shí)俱進(jìn)。當(dāng)然，更重要的還是企業(yè)要對(duì)自身的發(fā)展形式和經(jīng)營狀況有一個(gè)全面地了解，結(jié)合具體情況靈活地選擇和應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件，將企業(yè)辦公自動(dòng)化管理帶來的積極影響發(fā)揮到最大限度，從而提升企業(yè)的辦事效率和質(zhì)量，最終為企業(yè)帶來更多、更大的收益。

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