文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析

劉春燕

(黑河市職業(yè)技術(shù)教育中心學(xué)校，黑龍江 黑河 164300)

一、文書檔案管理工作中存在的問題和不足

(一)文書檔案管理工作人員能力有限

文書檔案是綜合了政府機關(guān)和事業(yè)單位所有的事務(wù)存儲和事跡記載，其中包含著許多方面的內(nèi)容，包括上級文件、正式文件、單位簽訂的各種合同協(xié)議以及許多關(guān)于單位內(nèi)部資料的文檔和照片。因此，這就需要文書檔案管理人員對文書檔案的要求進(jìn)行充分的了解，并且能夠根據(jù)文書檔案的不同內(nèi)容進(jìn)行非常詳細(xì)的分類和整理，以便在以后的政府機關(guān)和事業(yè)單位查閱單位資料和檔案的時候能夠節(jié)省非常多的時間，同時也提高了政府機關(guān)和事業(yè)單位工作人員工作的質(zhì)量和效率。

(二)各文書工作部門配合不夠協(xié)調(diào)

文書檔案管理工作不是簡單地只依靠文書檔案管理部門就能夠解決好的，它同時也需要與文書工作進(jìn)行密切的聯(lián)系。因為，文書工作中的文件的收集和整理是文書檔案管理的基礎(chǔ)。也就是說，只有將文書工作做到最好，才能夠保證文書檔案工作更上一層樓。然而，由于政府機關(guān)和事業(yè)單位管理部門之間的不協(xié)調(diào)或者有一定的沖突摩擦，導(dǎo)致政府機關(guān)和事業(yè)單位各個工作部門之間不能夠資源共享和工作同步。這種現(xiàn)象在文書檔案管理部門和文書工作部門之間同樣存在，一旦文書工作中的工作不能夠及時的報告給文書檔案管理工作人員，就勢必會導(dǎo)致最終的文書檔案管理工作出現(xiàn)問題，并且這種問題如果不能夠在上一層的文書工作環(huán)節(jié)得到解決就不能夠得到有效的緩解。因此，政府和企業(yè)文書工作部門之間不能夠友好的溝通和配合也是現(xiàn)在文書檔案管理工作并不能快速發(fā)展的原因。

(三)對文書檔案的收集和整理不夠規(guī)范

對我國的文書檔案管理來說，政府機關(guān)和事業(yè)單位的高層管理人員對于文書檔案的管理工作不夠重視，導(dǎo)致了下級在制定文書檔案管理規(guī)范時就對檔案管理的要求有所疏忽大意，這就使得文書檔案管理人員在對文書檔案進(jìn)行收集整理的時候不能夠很好的約束自己，造成文書檔案管理工作會出現(xiàn)許許多多的紕漏。由于在制定規(guī)范的時候不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致有些檢索人員在對文件進(jìn)行檢索時只注重文件檔案的數(shù)量，而忽視了文書檔案的質(zhì)量，使得文書檔案管理工作的質(zhì)量大大下降。文書檔案管理人員的不規(guī)范，就會使得文書檔案文件容易出現(xiàn)文件不完整的問題，這些問題是通過細(xì)心處理和規(guī)范是完全能夠避免的，但就是因為對文書檔案的收集和整理不夠規(guī)范就導(dǎo)致了文書檔案管理工作質(zhì)量不能得到有效地提高。

二、針對文書檔案管理中問題得出的對策分析

(一)加強對文書檔案管理人員的培訓(xùn)

由于文書檔案管理工作比較復(fù)雜，所以文書檔案管理人員在工作中暴露的問題也是非常多的，這就需要單位人事管理部門對文書檔案管理的工作人員進(jìn)行合理的培訓(xùn)，讓他們更加深入地了解文書檔案管理工作，充分明白文書檔案管理工作的重要意義。文書檔案管理的工作人員是單位進(jìn)行檔案整理和分類的基層人員，因此加強文書檔案管理人員的培訓(xùn)能夠更有效的促進(jìn)政府機關(guān)和事業(yè)單位文書檔案管理工作的順利進(jìn)行。同時，作為單位的文書檔案管理的工作人員，也要不斷地學(xué)習(xí)新的管理經(jīng)驗，多與有豐富經(jīng)驗的領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行溝通，學(xué)習(xí)他人的文書檔案管理技術(shù)，使得政府機關(guān)和事業(yè)單位的文書檔案管理工作更加規(guī)范化，從而不斷提高其工作效率。

(二)加強各部門之間的協(xié)調(diào)和溝通

文案工作是文書檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，這就要求這兩個部門能夠協(xié)調(diào)工作。最重要的就是在文書工作人員將文件檔案整理好之后交給文書檔案管理人員的銜接過程，在這個過程中就必須要注重兩個部門之間的信息共享，使得文書檔案管理工作能夠更加協(xié)調(diào)、順利、連續(xù)的進(jìn)行下去。文書工作部門和文書檔案管理部門之間能夠相互協(xié)調(diào)和溝通就使得單位整體的文書檔案整理過程能夠一體化，保證工作人員在文書檔案管理工作中能夠更加順暢的工作發(fā)展，促使政府機關(guān)和事業(yè)單位的文書檔案管理工作的質(zhì)量得到提高和進(jìn)步。

(三)完善和規(guī)范文書檔案的管理體系

不管任何的工作，建立一個完整的管理體系能夠很大程度的提高工作的辦事效率以及工作人員的工作積極性。文書檔案管理工作同樣也要建立一套完整合理的文書檔案的管理體系。文書檔案最復(fù)雜的就是在進(jìn)行文件檔案檢索時不能夠快速的鎖定目標(biāo)，這就需要工作人員對文書檔案立卷歸宗，將文件檔案按照特定的規(guī)則進(jìn)行分類整理，保證單位文書檔案的完整性和全面性。完善單位的文書檔案管理體系，將文書檔案管理工作進(jìn)行的更加有規(guī)范性，使得在政府機關(guān)和事業(yè)單位檢索文件檔案的時候能夠更加簡便的尋找出想要的文書檔案，使得文書檔案管理工作更加完善的進(jìn)行。

三、結(jié)語

文書檔案是政府機關(guān)和事業(yè)單位了解內(nèi)部環(huán)境和單位現(xiàn)狀最直接的現(xiàn)實依據(jù)，所以對文書檔案的管理工作就自然而然的得到了單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和發(fā)展。雖然現(xiàn)實中的文書檔案管理工作中存在著許多的問題和不足，但是經(jīng)過檔案管理人員的分析策劃，加強文書檔案各個管理部門之間的工作協(xié)調(diào)和配合，都能夠使得這些管理中的問題和不足得到良好的解決。只有通過這樣不斷地策劃分析，不斷地改進(jìn)體系模式，才能不斷地提高文書檔案管理工作的工作質(zhì)量，從而更加清晰、條理的處理和整理內(nèi)部的文書檔案，促進(jìn)單位內(nèi)部工作的有效發(fā)展和順利進(jìn)行。

[1]李道逸.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].經(jīng)濟與社會發(fā)展，2008.01.

[2]梁軍萍.如何做好文書檔案管理工作[J].十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2010.08.