中興通訊：會(huì)計(jì)檔案“五線譜”

最新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確不再單一強(qiáng)調(diào)企業(yè)必須建立紙質(zhì)檔案，而是在一定條件下可以通過(guò)完善的信息系統(tǒng)，來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的保存。這一重大修訂，對(duì)于像中興通訊這樣的全球化企業(yè)來(lái)說(shuō)，無(wú)疑具有非常重要的意義。

成立的國(guó)內(nèi)第一家共享服務(wù)中心，已經(jīng)成為中興通訊集團(tuán)的全球核算中心、國(guó)際資金中心、全球管理數(shù)據(jù)中心和全球檔案管理中心，成為支撐集團(tuán)戰(zhàn)略發(fā)展的重要力量。業(yè)務(wù)全球化使中興通訊的會(huì)計(jì)檔案遍布在世界的各個(gè)角落，在對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，也曾經(jīng)面臨著一系列的問(wèn)題。

首先，中興通訊每年產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案超過(guò)200萬(wàn)份，僅國(guó)內(nèi)AP模塊費(fèi)用報(bào)銷憑證每年有幾百萬(wàn)頁(yè)，統(tǒng)一郵寄至財(cái)務(wù)云所在地——西安，進(jìn)行歸檔和保管，每年花費(fèi)郵寄費(fèi)用高達(dá)幾千萬(wàn)元；其次，在過(guò)去的一段時(shí)間內(nèi)，中興通訊的會(huì)計(jì)檔案依靠臺(tái)賬進(jìn)行管理，沒(méi)有系統(tǒng)統(tǒng)一記錄與維護(hù)，導(dǎo)致外部檢查單位、內(nèi)部員工在調(diào)閱憑證時(shí)，檔案調(diào)閱工作量巨大；第三，中興通訊的會(huì)計(jì)檔案數(shù)量多，占地面積大，憑證的打印、匹配等管理成本節(jié)節(jié)攀高；最后，紙質(zhì)檔案保管可能會(huì)面臨丟失毀損風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)因人工記錄的臺(tái)賬準(zhǔn)確性和及時(shí)性也不盡人意，給檔案管理工作帶來(lái)了更大的困擾。

隨著會(huì)計(jì)電算化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，過(guò)去需要多人完成的記賬、算賬和報(bào)賬工作，只需一臺(tái)計(jì)算機(jī)便可準(zhǔn)確、快速完成，其所帶來(lái)的信息采集和加工成本的節(jié)約是顯而易見(jiàn)的。與此同時(shí)，企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理由實(shí)物向電子化轉(zhuǎn)變也成為可能，會(huì)計(jì)檔案電子化不僅僅是對(duì)紙張、筆墨的簡(jiǎn)單節(jié)約，更是對(duì)會(huì)計(jì)信息采集和披露成本的節(jié)約。

中興通訊的會(huì)計(jì)檔案管理

中興通訊在檔案管理規(guī)范化方面，通過(guò)原始單據(jù)的掃描、歸檔、檔案、調(diào)閱等崗位的精細(xì)化分工，使得檔案整理、加工工作更加高效；在檔案管理流程方面，將檔案的實(shí)物流和電子流傳遞過(guò)程分開(kāi)，通過(guò)相關(guān)編碼相互關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了檔案原始憑證的電子化儲(chǔ)存；在系統(tǒng)建設(shè)方面，網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬環(huán)節(jié)的影像管理系統(tǒng)與電子檔案系統(tǒng)相輔相成，共同構(gòu)成完整的電子檔案管理體系。中興全球會(huì)計(jì)檔案管理框架（如圖9所示）。

圖9 中興全球會(huì)計(jì)檔案管理框架

（1）通過(guò)管理創(chuàng)新減少原始憑證

2009年，中興通訊建立了自己的商旅服務(wù)中心，為中興8萬(wàn)名員工提供預(yù)訂機(jī)票和酒店全流程服務(wù)。員工在出差前可以通過(guò)中興商旅系統(tǒng)網(wǎng)上預(yù)訂或通過(guò)商旅熱線預(yù)訂機(jī)票、酒店，持身份證登機(jī)、入住酒店，全程無(wú)需單獨(dú)發(fā)票，無(wú)需支付機(jī)票款和酒店住宿款，公司與航空公司、酒店匯總結(jié)算，統(tǒng)一開(kāi)具發(fā)票；出差后，商旅系統(tǒng)自動(dòng)完成報(bào)銷，無(wú)需員工個(gè)人再貼票。在這種財(cái)務(wù)參與到業(yè)務(wù)處理流程的管理模式中，一方面，員工在商旅出行時(shí)，不用再面對(duì)繁雜的手續(xù)和繁瑣的票據(jù)整理，實(shí)現(xiàn)了全程零負(fù)擔(dān)出行；另一方面，以統(tǒng)一支付后的行程單和銀行結(jié)算單據(jù)為例，中興通訊在商旅方面每年節(jié)約的紙張相當(dāng)于1400 多輛汽車一年的碳排量，在低碳環(huán)保的道路上邁出了一大步。

中興通訊在海外的業(yè)務(wù)遍布全球100多個(gè)國(guó)家，員工在海外的消費(fèi)票據(jù)一般為手寫收據(jù)，且語(yǔ)種眾多，樣式繁雜，會(huì)計(jì)審核難度大，控制力度不足。2011年，中興通訊與招商銀行、中國(guó)銀行等合作，為員工定制企業(yè)版的公務(wù)卡（如圖10所示）。員工出差消費(fèi)只需攜帶公務(wù)卡，消費(fèi)數(shù)據(jù)可以直連到企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)，內(nèi)部系統(tǒng)可以查詢消費(fèi)賬單，報(bào)銷時(shí)，員工勾選因公消費(fèi)明細(xì)即可生成電子報(bào)銷單，在業(yè)務(wù)審批和財(cái)務(wù)審核環(huán)節(jié)主要關(guān)注電子報(bào)銷明細(xì)。在檔案管理環(huán)節(jié)，總部保管電子檔案，同時(shí)原始憑證提交在本地保管，全流程信息傳遞（如圖11所示）。

在這種模式下，中興通訊員工在海外發(fā)生的因公消費(fèi)支出，在原始憑證提交本地保管的基礎(chǔ)上，企業(yè)再輔助以銀行電子交易明細(xì)作為報(bào)銷依據(jù)和存儲(chǔ)依據(jù)，保障了數(shù)據(jù)的真實(shí)性，減少人工差錯(cuò)及舞弊行為，提升了內(nèi)部管理水平。

圖10 企業(yè)定制版公務(wù)卡

圖11 公務(wù)E卡通流程示意圖

圖12 中興通訊檔案管理規(guī)范

（2）檔案流轉(zhuǎn)規(guī)范化

中興通訊的檔案管理規(guī)范采用三統(tǒng)一的原則，即分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，將各類會(huì)計(jì)賬冊(cè)分門別類進(jìn)行保管。檔案管理規(guī)范主要包括員工提單規(guī)范、影像掃描規(guī)范、檔案整理規(guī)范和檔案借閱規(guī)范等（如圖12所示）。

員工提單規(guī)范：?jiǎn)T工在網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)提單后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成單據(jù)號(hào)碼，員工打印帶有票據(jù)條形碼（票據(jù)號(hào)）的單據(jù)封面，并將發(fā)票等原始憑證粘貼到A4紙上，按單據(jù)份數(shù)裝訂，投遞到票據(jù)箱或遞交至本地掃描員，在登記簿中登記遞交的單據(jù)信息。在這個(gè)過(guò)程中，票據(jù)條形碼可以對(duì)票據(jù)物理位置進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，有效粘貼票據(jù)成為電子會(huì)計(jì)檔案管理的第一步。

影像掃描規(guī)范：票據(jù)員使用掃描槍，掃描單據(jù)封面的條形碼，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成影像，并根據(jù)文件上傳的順序?yàn)橛跋穹峙渌饕?hào)，索引號(hào)用打碼器印在實(shí)物票據(jù)上，方便后端與實(shí)物發(fā)票的匹配。影像的掃描上傳為網(wǎng)上報(bào)賬的影像審核提供了技術(shù)基礎(chǔ)，同時(shí)也為后續(xù)大量的審計(jì)、科技撥款等檔案調(diào)閱工作做好了準(zhǔn)備，是會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

檔案遞交和檔案整理規(guī)范：中興通訊在全球部署了ERP賬務(wù)核算系統(tǒng)，入賬完成后，在ERP產(chǎn)生唯一連續(xù)的憑證號(hào)，由做賬人員打印入賬憑證，與實(shí)物票據(jù)匹配，按核算主體、憑證號(hào)進(jìn)行排序，遞交給檔案管理員，檔案管理員接收憑證，完成憑證順號(hào)、分類、歸檔、上架等工作，并將憑證清單錄入電子檔案系統(tǒng)。

檔案借閱規(guī)范：因?yàn)閮?nèi)外部審計(jì)會(huì)經(jīng)常調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，需要申請(qǐng)人在電子檔案系統(tǒng)提交借閱申請(qǐng)，經(jīng)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由全球檔案中心安排調(diào)閱影像。

除以上規(guī)范外，中興通訊制定了檔案交接規(guī)范、會(huì)計(jì)檔案存放規(guī)范、會(huì)計(jì)檔案銷毀規(guī)范等，共同構(gòu)成了檔案管理規(guī)范。

（3）電子流與實(shí)務(wù)流無(wú)縫對(duì)接

在檔案管理流程中，中興通訊基于安全性、實(shí)用性和開(kāi)放性原則，將會(huì)計(jì)核算產(chǎn)生各類檔案的實(shí)物轉(zhuǎn)化為電子影像，實(shí)現(xiàn)了檔案電子流和實(shí)物流的分離（如圖13所示）。

員工在網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)中提交電子版報(bào)賬單，由業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批后，單據(jù)流轉(zhuǎn)至審核任務(wù)庫(kù)，由審核會(huì)計(jì)提取，審核完成并導(dǎo)入ERP賬務(wù)處理系統(tǒng)，生成會(huì)計(jì)憑證。對(duì)于各類總賬憑證，賬務(wù)處理人員直接遞交全球檔案中心，由檔案管理員按照憑證號(hào)的順序?qū)n案進(jìn)行順號(hào)、掃描上傳至影像系統(tǒng)，并進(jìn)行歸檔。在檔案實(shí)物流方面，員工將實(shí)物票據(jù)粘貼到A4紙上，并打印帶有票據(jù)條形碼和報(bào)銷單據(jù)號(hào)的報(bào)銷封面，一起裝訂好遞交到財(cái)務(wù)票據(jù)箱，檔案員會(huì)實(shí)時(shí)收取實(shí)物票據(jù)，掃描上傳到影像系統(tǒng)中，并在實(shí)物票據(jù)上加蓋系統(tǒng)自動(dòng)生成的索引號(hào)，放入票據(jù)中轉(zhuǎn)架，實(shí)物進(jìn)入待歸檔狀態(tài)，最后由檔案管理員根據(jù)賬務(wù)憑證號(hào)對(duì)單據(jù)進(jìn)行實(shí)物歸檔。

（4）崗位分工精細(xì)化

中興通訊在檔案管理流程中，將檔案管理的崗位也進(jìn)行了精細(xì)化分工。掃描崗主要負(fù)責(zé)每天接收、核對(duì)當(dāng)?shù)靥峤患巴獾剜]寄的實(shí)物報(bào)銷單據(jù)，將待掃描的單據(jù)用掃描槍進(jìn)行掃描處理；歸檔崗主要負(fù)責(zé)將待歸檔的單據(jù)，在電子檔案系統(tǒng)和實(shí)物檔案中都作歸檔處理；檔案崗負(fù)責(zé)對(duì)憑證進(jìn)行總體順號(hào)、裝訂、上架，保證每?jī)?cè)中的憑證連號(hào)，且各冊(cè)之間的冊(cè)數(shù)連號(hào)，記錄會(huì)計(jì)檔案各冊(cè)的憑證號(hào)起始信息、存儲(chǔ)位置。調(diào)閱崗主要根據(jù)內(nèi)外部審計(jì)、公司外部單位、公司內(nèi)部部門的需要進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱。另外，中興通訊在檔案室建設(shè)方面，還設(shè)置了中轉(zhuǎn)室、密集架等特色產(chǎn)品，方便實(shí)物的歸檔和擺放，節(jié)省實(shí)物檔案占用的空間。

（5）電子檔案管理系統(tǒng)

在全球財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)過(guò)程中，中興通訊為其國(guó)內(nèi)外子公司的核算、檔案管理搭建了統(tǒng)一的信息系統(tǒng)平臺(tái)，財(cái)務(wù)所有的信息均通過(guò)信息系統(tǒng)來(lái)采集和傳遞，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)一點(diǎn)錄入，信息全程共享。網(wǎng)上報(bào)賬環(huán)節(jié)的影像管理系統(tǒng)與檔案管理環(huán)節(jié)的電子檔案系統(tǒng)，共同構(gòu)成了中興通訊的檔案管理系統(tǒng)體系。

影像管理系統(tǒng)解決了票據(jù)實(shí)物流轉(zhuǎn)、原始憑證調(diào)閱、離岸處理、業(yè)務(wù)處理分工和效率的問(wèn)題，為全球檔案共享服務(wù)的實(shí)施提供了強(qiáng)有力的支撐。通過(guò)影像管理系統(tǒng)的實(shí)施，原始票據(jù)可直接在各地進(jìn)行掃描，電子影像文件上傳至影像管理系統(tǒng)，在國(guó)內(nèi)的共享服務(wù)中心可隨時(shí)調(diào)閱影像文件。電子檔案系統(tǒng)以ERP系統(tǒng)為基礎(chǔ)，與影像管理系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)和其他系統(tǒng)相結(jié)合，將企業(yè)自制的電子文件同內(nèi)、外部原始憑證的影像文件進(jìn)行匹配，形成完整的電子檔案數(shù)據(jù)。電子檔案系統(tǒng)的功能框架（如圖14所示）。

電子影像：包括影像查詢和影像復(fù)核。影像文件是指外部原始憑證通過(guò)影像系統(tǒng)和條碼采集技術(shù)掃描后生成的電子文件，內(nèi)部原始單據(jù)直接從源系統(tǒng)獲取生成對(duì)應(yīng)的電子文件。影像復(fù)核功能對(duì)已經(jīng)生成的原始憑證影像文件的質(zhì)量進(jìn)行復(fù)核，確保所有的電子文檔符合電子檔案管理規(guī)范的要求。

圖13 中興通訊檔案管理流程

電子憑證：電子憑證功能主要是將企業(yè)自制的記賬憑證的電子文件同內(nèi)、外部原始憑證的影像文件進(jìn)行匹配，生成完整的電子記賬憑證檔案數(shù)據(jù)，以冊(cè)為單位在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行管理，達(dá)到紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案同電子會(huì)計(jì)檔案的完全統(tǒng)一，取代日常檔案調(diào)閱中對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的依賴，使得紙質(zhì)檔案免受人為翻閱和電子設(shè)備復(fù)印、掃描的損害。

報(bào)表查詢：報(bào)表查詢功能支持查詢電子檔案系統(tǒng)內(nèi)的不同法人、不同賬簿、不同類別的電子檔案在系統(tǒng)內(nèi)的狀態(tài)，累計(jì)冊(cè)數(shù)等信息，出具多維度的檔案管理報(bào)表。

檔案借閱：檔案借閱主要涵蓋了檔案借閱的系統(tǒng)流程，包含借閱申請(qǐng)的發(fā)起以及系統(tǒng)內(nèi)的電子審批流，檔案借閱主要以調(diào)閱電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔。

庫(kù)房管理：庫(kù)房管理功能包含企業(yè)電子及紙質(zhì)檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、歸還、盤點(diǎn)等，定位到每一本紙質(zhì)檔案的庫(kù)存狀態(tài)和具體庫(kù)位，方便檔案調(diào)閱和查找，通過(guò)條碼技術(shù)的應(yīng)用對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行監(jiān)控管理，確保檔案的實(shí)物同電子數(shù)據(jù)一致，提升檔案管理水平。

系統(tǒng)管理：系統(tǒng)管理主要包含企業(yè)組織架構(gòu)的搭建，檔案系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)，人員權(quán)限的配置，同企業(yè)其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)的接口管理等。通過(guò)權(quán)限的配置提升電子檔案數(shù)據(jù)的安全性，避免企業(yè)信息外露，同時(shí)，滿足檔案外包的需求，可以針對(duì)不同的企業(yè)開(kāi)放不同的權(quán)限進(jìn)行數(shù)據(jù)隔離。接口管理可以實(shí)現(xiàn)從其他系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)生成檔案數(shù)據(jù)，減少電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案的過(guò)程。

圖14 電子檔案系統(tǒng)功能架構(gòu)

實(shí)施電子檔案系統(tǒng)的意義

中興通訊電子檔案管理系統(tǒng)的實(shí)施，便于對(duì)集團(tuán)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效的管理監(jiān)控，確保每本檔案均有電子影像文件，一定程度上實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱的電子化，同時(shí)也完善了檔案影像和實(shí)物的精細(xì)化管理，使得企業(yè)的檔案管理更高效、低成本、環(huán)保。

（1）實(shí)物檔案電子化

通過(guò)電子影像系統(tǒng)，將實(shí)物會(huì)計(jì)檔案電子化，并通過(guò)當(dāng)下流行的RESTful設(shè)計(jì)原則，將電子影像與實(shí)物會(huì)計(jì)檔案等有效匹配，構(gòu)建了一個(gè)健全的、可擴(kuò)張的、靈活的電子影像系統(tǒng)，有力地支撐業(yè)務(wù)管理水平的提升。檔案調(diào)閱可隨時(shí)調(diào)取影像，節(jié)省了時(shí)間和人力，也讓紙質(zhì)檔案免受調(diào)閱、搬運(yùn)過(guò)程中的多次損壞。同時(shí)對(duì)于中興通訊100多個(gè)海外分支機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，實(shí)物憑證電子化，總部保存電子檔案和海外本地保存實(shí)物檔案，不僅有利于各分支機(jī)構(gòu)按照當(dāng)?shù)靥赜械姆ㄒ?guī)管理會(huì)計(jì)檔案，還可以隨時(shí)調(diào)閱影像。

（2）提高了信息傳遞的效率

建設(shè)了電子影像系統(tǒng)后，所有審批環(huán)節(jié)都依照影像進(jìn)行，將電子流和實(shí)物流分離，不再需要各審核環(huán)節(jié)責(zé)任人查閱實(shí)物報(bào)賬單據(jù)，員工可以根據(jù)票據(jù)號(hào)或者報(bào)賬單號(hào)實(shí)時(shí)查看單據(jù)狀態(tài)，并與共享服務(wù)中心員工進(jìn)行溝通解決，顯著提高了報(bào)賬審批的效率，縮短了報(bào)賬審批周期。

（3）降低了管理成本

電子檔案系統(tǒng)的實(shí)施對(duì)于有著100多個(gè)海外分支機(jī)構(gòu)的中興通訊來(lái)說(shuō)，實(shí)物檔案直接在海外當(dāng)?shù)貧w檔，減少了會(huì)計(jì)檔案頻繁郵寄至國(guó)內(nèi)的郵寄成本，同時(shí)節(jié)省了憑證打印和匹配的工作量，人力成本和管理成本都會(huì)大大降低。

（4）提高了檔案管理水平

通過(guò)電子影像系統(tǒng)，檔案管理中心能夠方便獲取實(shí)物憑證所處的環(huán)節(jié)，將電子報(bào)賬單、原始憑證影像、ERP記賬憑證匹配成“份”以電子格式保存于檔案系統(tǒng)，與實(shí)物檔案完整統(tǒng)一，系統(tǒng)將電子檔案也分冊(cè)歸集，與實(shí)物的檔案冊(cè)雙模式保管方便定期、分批打印、裝冊(cè)、裝柜等歸檔操作，提高檔案資料管理的規(guī)范性和效率，也方便檔案借閱。