培智學(xué)校學(xué)生檔案管理工作初探

段艷婷

【摘要】昆明市某培智類(lèi)特教學(xué)校在實(shí)際工作中探索、整理了學(xué)生檔案管理涉及的部門(mén)、人員和內(nèi)容，提出了學(xué)生檔案管理的實(shí)施建議，明確了學(xué)生檔案管理需完善的內(nèi)容和發(fā)展的方向，總結(jié)出學(xué)生檔案管理的發(fā)展實(shí)質(zhì)是教育管理理念的轉(zhuǎn)變。

【關(guān)鍵詞】培智 智力障礙 學(xué)生檔案 管理

【中圖分類(lèi)號(hào)】G472.4；G760 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2018）35-0209-02

一、學(xué)生檔案管理工作的重要性

首先，檔案資料不僅是特教學(xué)校教育實(shí)踐的信息載體，也是管理智力障礙學(xué)生的核心部分。其次，學(xué)生檔案的管理是衡量特教學(xué)校管理水平和程度的的重要手段。最后，檔案可以完整記錄智力障礙學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)、活動(dòng)、成長(zhǎng)、實(shí)踐等方面的全過(guò)程，這既是學(xué)生學(xué)業(yè)的記錄，也是學(xué)生畢業(yè)后融入社會(huì)的重要參考依據(jù)。

二、學(xué)生檔案管理工作涉及的部門(mén)及內(nèi)容

（一）教導(dǎo)部門(mén)負(fù)責(zé)的學(xué)生檔案內(nèi)容

1、學(xué)生個(gè)人基礎(chǔ)信息和家庭信息的收集與建立

在學(xué)生剛?cè)雽W(xué)時(shí)，教導(dǎo)處需為每個(gè)學(xué)生建立檔案，收集學(xué)生的個(gè)人基礎(chǔ)信息。所收集的信息盡可能詳細(xì)，撰寫(xiě)時(shí)要客觀，部分信息需提供原件核查并掃描留檔，部分信息需提供圖片。

2、學(xué)籍基礎(chǔ)信息的管理

根據(jù)全國(guó)中小學(xué)生學(xué)籍管理的要求，教導(dǎo)處需在學(xué)生個(gè)人基礎(chǔ)信息和家庭信息的基礎(chǔ)上整理、上報(bào)規(guī)定的學(xué)生相關(guān)信息。

3、個(gè)別化教育計(jì)劃的制定和實(shí)施

對(duì)于新入學(xué)的學(xué)生，班主任和科任教師需對(duì)其進(jìn)行個(gè)別化教育的測(cè)評(píng)工作，根據(jù)測(cè)評(píng)結(jié)果和學(xué)生基本信息制定學(xué)生的個(gè)別化教育計(jì)劃。在實(shí)施的過(guò)程中，班主任和科任教師需對(duì)學(xué)生的長(zhǎng)、短期目標(biāo)進(jìn)行情景的劃分，并記錄在每個(gè)學(xué)生的個(gè)別化教育計(jì)劃中，以便學(xué)年檢測(cè)中對(duì)目標(biāo)的完成情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。

4、學(xué)生出勤及請(qǐng)假的管理

班主任需對(duì)學(xué)生每天的出勤情況進(jìn)行記錄并上報(bào)，對(duì)于請(qǐng)長(zhǎng)假的學(xué)生，班主任需要求家長(zhǎng)詳細(xì)填寫(xiě)請(qǐng)假原因，并按學(xué)校請(qǐng)假管理規(guī)定進(jìn)行逐級(jí)審批，并于每學(xué)期末統(tǒng)計(jì)其請(qǐng)假時(shí)間總長(zhǎng)。

5、學(xué)生期末評(píng)價(jià)及學(xué)業(yè)能力的成長(zhǎng)

每學(xué)期期末，班主任和科任教師需對(duì)學(xué)生本學(xué)期目標(biāo)完成的情況進(jìn)行評(píng)價(jià)與統(tǒng)計(jì)，對(duì)學(xué)生未達(dá)成的目標(biāo)進(jìn)行分析與說(shuō)明，對(duì)學(xué)生完成情況較好的目標(biāo)和有優(yōu)勢(shì)發(fā)展的內(nèi)容進(jìn)行記錄。同時(shí)，班主任需綜合、客觀地撰寫(xiě)學(xué)生評(píng)語(yǔ)。

6、家庭教育的情況

班主任和科任教師需指導(dǎo)家長(zhǎng)在家開(kāi)展教育與訓(xùn)練活動(dòng)，并要求家長(zhǎng)定期反饋教育及訓(xùn)練的情況。此外，家長(zhǎng)還可對(duì)教師的教學(xué)和學(xué)校的教育提出建議、意見(jiàn)，對(duì)學(xué)生的發(fā)展提出寄語(yǔ)，家長(zhǎng)也可對(duì)自己的教育進(jìn)行反思。

7、畢業(yè)生的信息管理

對(duì)于已畢業(yè)的學(xué)生，教導(dǎo)處在對(duì)其原有信息保留的基礎(chǔ)上，需增加其畢業(yè)后的動(dòng)向管理：如畢業(yè)后的安置情況、就業(yè)指導(dǎo)情況、今后學(xué)校志愿活動(dòng)的參加意愿等。

8、學(xué)生班級(jí)動(dòng)態(tài)信息管理

教導(dǎo)處需在每個(gè)學(xué)生的檔案中詳細(xì)記錄學(xué)生所入學(xué)籍的畢業(yè)時(shí)間并由家長(zhǎng)簽字確認(rèn)、初次班級(jí)安置的情況、調(diào)整班級(jí)的原因以及班級(jí)調(diào)整之后的發(fā)展情況等。

（二）德育部門(mén)負(fù)責(zé)的學(xué)生檔案內(nèi)容

1、思想教育管理

班主任需對(duì)學(xué)生的周評(píng)、學(xué)期評(píng)的獲獎(jiǎng)情況和理由進(jìn)行記錄，對(duì)學(xué)生入隊(duì)和入團(tuán)的時(shí)間進(jìn)行登記，對(duì)學(xué)生參加的志愿活動(dòng)和好人好事的情況進(jìn)行記錄。

2、行為習(xí)慣管理

班主任需結(jié)合每學(xué)期初制定的班級(jí)行為習(xí)慣培養(yǎng)分層目標(biāo)，在學(xué)期末對(duì)學(xué)生行為習(xí)慣的養(yǎng)成情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)選好習(xí)慣標(biāo)兵并闡述理由，對(duì)學(xué)生假期行為習(xí)慣的養(yǎng)成提出要求。

3、身體和心理健康管理

在身體健康方面，德育處需對(duì)每年學(xué)生的體檢結(jié)果進(jìn)行掃描留檔，對(duì)學(xué)生在校期間發(fā)生的重大疾病和意外傷害進(jìn)行詳細(xì)記錄，并對(duì)后期的康復(fù)情況進(jìn)行跟蹤記錄。在心理健康方面，德育處需對(duì)有行為或心理問(wèn)題的學(xué)生進(jìn)行登記，并將實(shí)施干預(yù)的過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行記錄。

4、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)管理

在德育處的組織下，班主任需將學(xué)生參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的情況進(jìn)行登記，包括時(shí)間、主題、活動(dòng)形式、組織者、活動(dòng)目的、活動(dòng)效果，并留存圖片資料。

5、興趣與特長(zhǎng)培養(yǎng)管理

班主任需對(duì)學(xué)生參加特奧和藝術(shù)比賽的情況進(jìn)行登記，并留存圖片資料。

6、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)管理

班主任需對(duì)學(xué)生的獲獎(jiǎng)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并掃描相關(guān)證明材料或留存圖片資料。

（三）總務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)的學(xué)生檔案內(nèi)容

1、學(xué)生資助管理

總務(wù)處需對(duì)學(xué)生每年資助金、節(jié)日慰問(wèn)品、營(yíng)養(yǎng)餐、教材和圖書(shū)等的發(fā)放情況進(jìn)行登記，并請(qǐng)家長(zhǎng)簽字確認(rèn)。

2、學(xué)生安全工作管理

總務(wù)處需明確學(xué)生上放學(xué)的要求，總務(wù)處批準(zhǔn)后才能允許學(xué)生獨(dú)立上學(xué)和放學(xué)，否則均需家長(zhǎng)負(fù)責(zé)接送?？倓?wù)處下設(shè)的安全部門(mén)需定期組織學(xué)生開(kāi)展安全演練，并留存相應(yīng)材料。

三、學(xué)生檔案管理工作的實(shí)施建議

（一）利用信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)生檔案管理。

根據(jù)學(xué)校學(xué)生檔案管理的需要選擇或設(shè)計(jì)相應(yīng)的管理軟件成為了實(shí)施電子化、數(shù)字化檔案管理的首要任務(wù)。

在選擇或設(shè)計(jì)軟件的時(shí)候，學(xué)校應(yīng)根據(jù)學(xué)生檔案資料所涉及的內(nèi)容和部門(mén)來(lái)進(jìn)行模塊的劃分，注意部門(mén)之間交叉的內(nèi)容，模塊的設(shè)計(jì)需考慮到內(nèi)容劃分的合理性、操作的便捷性、信息呈現(xiàn)的完整性。

學(xué)生檔案的管理不應(yīng)只是便于學(xué)校、教師的工作開(kāi)展和資料上報(bào)，還應(yīng)便于家長(zhǎng)對(duì)學(xué)生在校學(xué)習(xí)、活動(dòng)、成長(zhǎng)等方面的及時(shí)了解，便于家長(zhǎng)與教師之間、家長(zhǎng)與家長(zhǎng)之間及時(shí)地互動(dòng)、相互地學(xué)習(xí)。因此，學(xué)生檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)能夠高效、便捷地為學(xué)校教育教學(xué)服務(wù)。

（二）全面落實(shí)工作職責(zé)，設(shè)置信息安全策略。

根據(jù)學(xué)生檔案所涉及的部門(mén)、人員及管理員，建立基于角色的訪問(wèn)控制。對(duì)學(xué)生檔案信息涉及的部門(mén)、人員及管理人員，進(jìn)行角色權(quán)限分配，將檔案的收集、錄入、管理、分析工作落實(shí)到人，并根據(jù)各自負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容設(shè)定相應(yīng)的操作權(quán)限。

（三）定期檢查和不定期抽查相結(jié)合。

首先，分管學(xué)生檔案工作的部門(mén)需對(duì)資料的錄入設(shè)定時(shí)限，對(duì)于資料的補(bǔ)充、修改和超時(shí)限的資料錄入工作需進(jìn)行申請(qǐng)授權(quán)。其次，分管部門(mén)還需對(duì)負(fù)責(zé)的學(xué)生檔案資料錄入情況進(jìn)行每月月末定期檢查和臨時(shí)新增工作的不定期抽查。最后，需將負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理的工作納入相關(guān)教師的績(jī)效考核當(dāng)中，對(duì)于未按時(shí)完成資料錄入、錄入資料有誤卻不及時(shí)進(jìn)行修改、資料錄入不完整等情況進(jìn)行相應(yīng)的考核。

（四）實(shí)現(xiàn)家校共管、共監(jiān)督。

家庭作為學(xué)生生存和成長(zhǎng)的根本依托，在學(xué)生檔案管理的工作中，不僅對(duì)學(xué)生的基本信息提供了全面的檔案資料，還為學(xué)校的教育教學(xué)工作提供了相應(yīng)的輔助。因此，鼓勵(lì)并引導(dǎo)家長(zhǎng)對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行支持，不僅是學(xué)生檔案管理工作的需要，也是學(xué)生成長(zhǎng)中作為家長(zhǎng)不可推卸的責(zé)任。

四、學(xué)生檔案管理工作的完善與發(fā)展

目前，特教學(xué)校的檔案管理仍有許多地方需要進(jìn)一步完善與發(fā)展，如需進(jìn)一步提高特教學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、老師和家長(zhǎng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，制定和完善檔案管理制度，科學(xué)進(jìn)行檔案管理工作的人員分工和組織管理，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的數(shù)字化管理和利用水平，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力等。學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展，是整個(gè)管理思路和理念的轉(zhuǎn)變，它需與時(shí)代背景和要求相結(jié)合，需與特殊教育的發(fā)展和使命相匹配。

參考文獻(xiàn)：

[1]袁煥新.特教學(xué)校的檔案管理探討[J].包裝世界，2017（9）：66-67