測(cè)繪業(yè)務(wù)檔案分類探析

王曉琳/浙江省測(cè)繪資料檔案館

檔案分類是指依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，如按照檔案來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式特征等，對(duì)檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分并組成相應(yīng)的有機(jī)體系。從宏觀上看檔案分類有兩種類型：一是檔案實(shí)體的分類，即檔案保管體系構(gòu)成方面的分類，是使檔案文件從無(wú)序到有序并固定其存放位置；二是檔案目錄中檔案信息內(nèi)容的分類，即檔案分類檢索系統(tǒng)方面的分類，是將每一份檔案文件或每一個(gè)保管單位著錄成條目，繼而對(duì)條目進(jìn)行分類。測(cè)繪業(yè)務(wù)檔案是測(cè)繪工作的原始記錄，隨著測(cè)繪與地理信息工作內(nèi)容日益豐富和業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大，測(cè)繪業(yè)務(wù)檔案管理呈現(xiàn)以下特點(diǎn)：一是檔案增長(zhǎng)迅猛，如某省級(jí)測(cè)繪資料檔案館館藏測(cè)繪業(yè)務(wù)檔案已逾300TB，且檔案以每年70TB左右的速度增長(zhǎng)；二是檔案結(jié)構(gòu)愈加復(fù)雜，不但包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，而且包括大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，檔案檢索耗時(shí)長(zhǎng)、難度大；三是檔案內(nèi)容和載體類型復(fù)雜。當(dāng)前必須改進(jìn)原有的檔案分類方法，實(shí)現(xiàn)檔案高效管理和便捷利用。

1 測(cè)繪業(yè)務(wù)檔案的實(shí)體分類

一是按檔案內(nèi)容分類。檔案內(nèi)容是非數(shù)字檔案分類的最主要依據(jù)，按內(nèi)容組卷不會(huì)破壞檔案的成套性和系統(tǒng)性。2015年國(guó)家測(cè)繪地理信息局、國(guó)家檔案局印發(fā)的《測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》就將傳統(tǒng)非數(shù)字測(cè)繪業(yè)務(wù)檔案按照內(nèi)容劃分為15類，分別為項(xiàng)目管理、航空航天遙感影像獲取、大地測(cè)量、測(cè)繪地理信息采集與更新、地理信息數(shù)據(jù)庫(kù)建庫(kù)與維護(hù)、地理國(guó)情監(jiān)測(cè)（普查）、應(yīng)急測(cè)繪保障、測(cè)繪成果與地理信息應(yīng)用服務(wù)、工程測(cè)量、海洋測(cè)繪與江河湖水下測(cè)量、界線測(cè)繪、不動(dòng)產(chǎn)測(cè)繪、地圖制作、測(cè)繪科學(xué)技術(shù)研究、其他（測(cè)繪計(jì)量、測(cè)繪儀器設(shè)備、基本建設(shè)），并建議采用“內(nèi)容分類號(hào)—年度—流水號(hào)”的檔號(hào)編制規(guī)則。

二是按檔案載體分類。檔案載體類型是數(shù)字檔案分類的最主要依據(jù)。當(dāng)前數(shù)字測(cè)繪業(yè)務(wù)檔案呈現(xiàn)數(shù)量龐大和載體類型多樣的特征，檔案載體一般包括光盤、硬盤、磁帶等。在實(shí)際工作中，同一項(xiàng)目的數(shù)字檔案因數(shù)據(jù)量龐大而無(wú)法歸集到同個(gè)載體中，往往分散存儲(chǔ)在不同載體上，如果按業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行分類，必然需要重新整理檔案，這不僅破壞了檔案的原始記錄性、不能保證文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套性與系統(tǒng)性，還增加了工作量。因此，數(shù)字測(cè)繪業(yè)務(wù)檔案的實(shí)體分類應(yīng)以載體類型作為分類依據(jù)。

三是使用“互見號(hào)”?！盎ヒ娞?hào)”是反映載體不同但內(nèi)容相同檔案的檔號(hào)，《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》要求“互見號(hào)”應(yīng)寫入備考表中并注明檔案載體類型。一般來(lái)說(shuō)，同一內(nèi)容的測(cè)繪業(yè)務(wù)檔案通常包含紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案，數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案存在對(duì)應(yīng)關(guān)系，應(yīng)將每一盤（或盒、件等）數(shù)字檔案作為一個(gè)保管單位進(jìn)行排列和編制檔號(hào)，可以“載體類型—年度—流水號(hào)”作為數(shù)字檔案的檔號(hào)編制規(guī)則，并將檔號(hào)填入對(duì)應(yīng)紙質(zhì)檔案?jìng)淇急淼摹盎ヒ娞?hào)”中。

2 測(cè)繪業(yè)務(wù)檔案的信息分類

一要突破載體類別的限制。檔案檢索是檔案利用工作的重要環(huán)節(jié)，檔案檢索并不是直接檢索檔案實(shí)體，而是檢索檔案著錄、標(biāo)引后形成的一個(gè)個(gè)條目。為此檔案信息分類應(yīng)突破載體類別的限制，將同一內(nèi)容的檔案目錄集中在一起，如將紙質(zhì)地形圖和數(shù)字地形圖集中起來(lái)、將紙質(zhì)項(xiàng)目文檔和數(shù)字化項(xiàng)目文檔集中起來(lái)，以方便檢索。

二要突出測(cè)繪專業(yè)要素。在檔案信息分類時(shí)應(yīng)突出專業(yè)要素的提煉，時(shí)間、地域?qū)傩?、比例尺等信息是測(cè)繪與地理信息工作的重要特性，可將歷史時(shí)期、地理區(qū)域、比例尺等屬性作為測(cè)繪業(yè)務(wù)檔案信息分類的依據(jù)，如測(cè)繪地理信息采集與更新類可按常用比例尺大小劃分類別，而地圖制作類可按制圖時(shí)期分為古代地圖、民國(guó)地圖、現(xiàn)代地圖等，亦可按地域分為省外、本省級(jí)、地市級(jí)等。

三要體現(xiàn)層級(jí)關(guān)系且可縮減或擴(kuò)展。測(cè)繪業(yè)務(wù)檔案的信息分類目錄是將檔案著錄的條目按分類號(hào)排列而形成的層級(jí)式目錄，包含基礎(chǔ)類目及其各級(jí)子類的分級(jí)目錄。這一層級(jí)目錄應(yīng)有固定的編碼規(guī)則，并支持縮減、合并和增加等基本操作。以測(cè)繪地理信息采集與更新類為例，其二、三級(jí)目錄以數(shù)字為代號(hào)，1∶10000比例尺以英文字母“G”為代號(hào)，若有其他二級(jí)類目或其他比例尺可適當(dāng)增加。