市級城建檔案館建設工程文件管理實踐探析

鄭志斌/衢州市城市建設檔案館

2017年，浙江省全面推進建筑工程“竣工測驗合一”改革，將衢州市作為試點城市。當年，衢州市在全國率先實施“施工圖數(shù)字化聯(lián)審”，即通過政府購買服務，將技術審查工作集中到一個綜合性圖審機構完成，實現(xiàn)技術審查與行政管理相分離，并且通過圖紙數(shù)字化實現(xiàn)全過程網上交互辦理。這一舉措已被國家住房和城鄉(xiāng)建設部作為落實黨的十九大報告提出的質量強國戰(zhàn)略的“浙江樣本”向全國推廣。在這樣的背景下，全市城建檔案工作必須適應新時代和新要求，進行轉型升級。

市級城建檔案館接收的建設工程文件是在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括A類（工程準備階段文件）、B類（監(jiān)理文件）、C類（施工文件）、D類（竣工圖）、E類（工程竣工驗收文件），能為工程質量控制、安全檢查、質量安全事故處理、工程造價管理、工程竣工驗收等工作提供原始資料。長期以來，衢州市城建檔案館或者接收紙質文件，或者紙質和電子文件同時接收。近期，市城建檔案館創(chuàng)新工作舉措，實現(xiàn)A類、E類“單套制”管理，即只接收電子文件并進行歸檔。

1 工作實踐分析

1.1 目前，市城建檔案館正在構建“工程建設項目全流程審批” 管理系統(tǒng)，利用該系統(tǒng)可以實現(xiàn)A類和E類文件的電子化歸檔。首先看A類，它們是工程項目的前期報建審批階段形成的文件，包括工程規(guī)劃許可證及附件、施工許可證及附件、消防設計審核意見書、商品房預售證等，這些文件都是由各行政職能部門出具的審批文件。建設工程竣工后，建設單位要到市城建檔案館辦理建設工程竣工檔案預驗收業(yè)務。今后市城建檔案館能通過“工程建設項目全流程審批”管理系統(tǒng)提取電子文件，那么對應的紙質文件就不需要移交進城市建設檔案館歸檔，這樣就實現(xiàn)了A類電子化管理。其次看E類，它們形成于竣工驗收階段。目前建設單位在浙江政務網上可通過“竣工測驗合一”項目操作系統(tǒng)。在線上對建設工程項目進行竣工驗收報驗申請，再由各行政職能部門在線進行專項驗收工作，審核通過后直接線上出具各相關專業(yè)驗收意見如消防驗收意見書、竣工驗收監(jiān)督意見書、規(guī)劃確認書等，市城建檔案館再進行建設工程竣工檔案的預驗收工作。預驗收時，市城建檔案館工作人員通過“竣工測驗合一”系統(tǒng)后方平臺，將E類文件（工程竣工驗收文件）數(shù)據(jù)直接打包下載并歸檔，建設單位無需再移交該部分資料的紙質版。目前市城建檔案館提供技術手段將“竣工測驗合一”系統(tǒng)并入“工程建設項目全流程審批”管理系統(tǒng)，實現(xiàn)登錄一個賬號、進入一個系統(tǒng)就可以同時實現(xiàn)A類和E類數(shù)據(jù)打包下載和歸檔。

1.2 D類形成于竣工驗收階段。衢州市已經實現(xiàn)了“施工圖數(shù)字化聯(lián)審”，多部門（住建、消防、人防、防雷等部門）能夠線上對施工圖進行聯(lián)合審查，可以通過“施工圖數(shù)字化聯(lián)審”系統(tǒng)調看蓋過圖審章的圖紙。筆者建議：在建設工程項目竣工后，施工單位可以通過“施工圖數(shù)字化聯(lián)審”系統(tǒng)調取蓋過圖審章的圖紙，再加蓋電子“竣工圖”圖章，成為電子竣工圖，這樣建設單位在辦理建設工程項目竣工檔案預驗收時，可以直接將電子竣工圖移交歸檔。

1.3 根據(jù)工作需要，B類、C類仍然實行的是紙質版和電子版“雙軌制”歸檔。B類和C類均形成于施工過程中，建設工程項目竣工驗收后，勘察、設計、監(jiān)理、施工等單位應將本單位形成的文件立卷后向建設單位移交，由建設單位匯總后向市城建檔案管理機構移交一套符合規(guī)定的紙質版和電子版檔案。

2 需要注意的工作事項

一要確保紙質文件與電子文件的一致性。一般是通過建設單位出具承諾書的形式來確保的。當前可利用在線接收系統(tǒng)軟件保證二者的一致性，即通過檢索“關鍵字”，由軟件自動識別電子文件中的關鍵字與卷內目錄中文件題名中的關鍵字是否一致，如不一致則進行提示。這樣工作人員在校驗紙質檔案與電子檔案是否一致時，無需核對每卷甚至每頁，僅需校驗卷內目錄。

二要注意在線接收數(shù)據(jù)的存儲和導入。建設單位完成建設工程項目竣工檔案的錄入、市城建檔案館審核人員審核通過后，就可以把該數(shù)據(jù)導入進城市建設檔案保管利用系統(tǒng)。在實際操作過程中，容易出現(xiàn)著錄數(shù)據(jù)缺失、數(shù)據(jù)組卷順序前后混亂、數(shù)據(jù)導入時數(shù)據(jù)包丟失、數(shù)據(jù)無法實時導入等問題。所以在數(shù)據(jù)掛接時，一定要處理好軟件與軟件、系統(tǒng)與系統(tǒng)之間兼容性與匹配性的問題；同時市城建檔案工作人員要每天定時上傳數(shù)據(jù)，并做好數(shù)據(jù)的備份。