解析電子政務(wù)建設(shè)中的文件管理風(fēng)險(xiǎn)

趙 邢

(齊齊哈爾市公共資源交易中心，黑龍江 齊齊哈爾 161000)

風(fēng)險(xiǎn)管理滲透在電子政務(wù)建設(shè)的整個(gè)過(guò)程中，涵蓋有對(duì)政務(wù)系統(tǒng)內(nèi)各種風(fēng)險(xiǎn)的控制、評(píng)估與識(shí)別。在實(shí)際的研究中，相關(guān)人員可借助分析案例的方式進(jìn)行實(shí)證，堅(jiān)持定量和定性相結(jié)合，對(duì)具體電子文件所具有的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行細(xì)致分析，在評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上分析與總結(jié)，然后提出有效的解決方法，確保管理措施具有較高的實(shí)用性。通常情況下，研究活動(dòng)應(yīng)從個(gè)性到共性，從實(shí)踐升華為理論，最終構(gòu)建普適性很強(qiáng)的理論體系。

一、風(fēng)險(xiǎn)管理主要步驟

(一)識(shí)別文件風(fēng)險(xiǎn)

要想精準(zhǔn)識(shí)別電子文件中的各種風(fēng)險(xiǎn)因素，就需要管理人員先對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)因素有進(jìn)一步的認(rèn)知。換句話說(shuō)，電子政務(wù)建設(shè)中電子文件管理者應(yīng)借助有效方法對(duì)電子文件可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行系統(tǒng)的認(rèn)知、了解與考察，并判斷與總結(jié)風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)、種類(lèi)及可能引發(fā)的后果，從而提高自身的風(fēng)險(xiǎn)感知與識(shí)別能力。針對(duì)新時(shí)期電子政務(wù)建設(shè)中形成的海量電子文件，管理人員應(yīng)結(jié)合全程管理的基本原則，自電子文件形成時(shí)，就對(duì)其相關(guān)信息與價(jià)值進(jìn)行科學(xué)識(shí)別。另一方面，在電子政務(wù)建設(shè)中對(duì)電子文件所具有的風(fēng)險(xiǎn)性進(jìn)行管理的過(guò)程中，還需要對(duì)其各種風(fēng)險(xiǎn)因素形成的原因進(jìn)行分析，掌握其風(fēng)險(xiǎn)狀況，給風(fēng)險(xiǎn)管理及下一步處理做好準(zhǔn)備。

(二)評(píng)估文件風(fēng)險(xiǎn)

評(píng)估電子文件的風(fēng)險(xiǎn)是對(duì)電子文件安全系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)價(jià)及科學(xué)計(jì)量的過(guò)程，該過(guò)程中應(yīng)用到了定量分析法，需要科學(xué)判定電子文件中信息的可用性、保密性及完成性等安全因素，進(jìn)而對(duì)電子文件和有關(guān)資產(chǎn)的潛在威脅、脆弱性及威脅發(fā)生幾率等進(jìn)行測(cè)算，最后還應(yīng)對(duì)各種威脅借助系統(tǒng)漏洞破壞電子文件和有關(guān)資產(chǎn)后會(huì)產(chǎn)生什么樣的后果進(jìn)行評(píng)估。從某個(gè)層面上來(lái)講，評(píng)估電子文件所具有的風(fēng)險(xiǎn)因素，是對(duì)其風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效管理的可靠依據(jù)。在當(dāng)前的電子政務(wù)建設(shè)過(guò)程中，管理人員在識(shí)別電子文件所具有的風(fēng)險(xiǎn)因素后，就需要結(jié)合文件的存在狀態(tài)、生成事由、生成單位對(duì)其價(jià)值進(jìn)行判定，對(duì)其真?zhèn)涡赃M(jìn)行辨別，識(shí)別和分析管理系統(tǒng)外可能出現(xiàn)的威脅及系統(tǒng)內(nèi)的漏洞，并有針對(duì)性地做好實(shí)時(shí)監(jiān)控工作。另一方面，管理人員還應(yīng)始終秉承效益原則，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理基本成本進(jìn)行核定，結(jié)合文件管理成本及文件價(jià)值確定合理的風(fēng)險(xiǎn)管理級(jí)別。

(三)應(yīng)對(duì)文件風(fēng)險(xiǎn)

應(yīng)對(duì)電子文件中各種風(fēng)險(xiǎn)的目的，是盡可能降低因管理不當(dāng)而造成巨大損失幾率的出現(xiàn)。在對(duì)電子文件進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別及評(píng)估后，還需要管理人員借助有效措施對(duì)其風(fēng)險(xiǎn)情況進(jìn)行處理，由此可見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)是整個(gè)電子政務(wù)建設(shè)中實(shí)踐性最強(qiáng)的環(huán)節(jié)，對(duì)整個(gè)電子政務(wù)建設(shè)成效的優(yōu)劣產(chǎn)生巨大影響。因此，電子文件管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各種高風(fēng)險(xiǎn)因素的全面管理，盡可能規(guī)避各種風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)，及時(shí)排除風(fēng)險(xiǎn)并預(yù)防其擴(kuò)散。

(四)監(jiān)控文件風(fēng)險(xiǎn)

監(jiān)控電子文件中各種風(fēng)險(xiǎn)的最終目的，是把具體的、微觀的風(fēng)險(xiǎn)管理提高到普適的、宏觀的風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別進(jìn)行有效管理，做好反饋、評(píng)估及跟蹤風(fēng)險(xiǎn)管理情況的工作，以確保電子文件中各種風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)可順利實(shí)施。另一方面，針對(duì)針對(duì)電子政務(wù)建設(shè)中發(fā)生的突發(fā)事件，管理人員應(yīng)對(duì)其及時(shí)、妥善處理，預(yù)防情況進(jìn)一步惡化。

二、風(fēng)險(xiǎn)管理的保障

要想確保電子政務(wù)建設(shè)中電子文件各種風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)的順利進(jìn)行并有較好的效果，僅僅依靠規(guī)范執(zhí)行上述幾個(gè)管理步驟是不夠的，還需要采取相應(yīng)的保障策略，才能為風(fēng)險(xiǎn)管理質(zhì)量的優(yōu)化保駕護(hù)航。

(一)制定健全制度及戰(zhàn)略目標(biāo)

在管理電子文件各種風(fēng)險(xiǎn)的過(guò)程中，應(yīng)積極構(gòu)建完善的管理制度，重視風(fēng)險(xiǎn)管理組織的建設(shè)工作。在實(shí)際操作中，應(yīng)選定單位或機(jī)構(gòu)核心領(lǐng)導(dǎo)人主管電子文件管理工作，指派專(zhuān)門(mén)人員對(duì)電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，確保電子文件日常的風(fēng)險(xiǎn)管理工作可高質(zhì)量、順利開(kāi)展，最終為風(fēng)險(xiǎn)管理工作的長(zhǎng)效開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。另一方面，應(yīng)制定可行性很強(qiáng)的電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)，對(duì)管理進(jìn)度的合理性與否進(jìn)行定期研究，有效解決管理中暴露出來(lái)的各種問(wèn)題，明確風(fēng)險(xiǎn)管理的工作要求與工作重點(diǎn)，以便有步驟、有計(jì)劃、有側(cè)重地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理工作。

(二)多部門(mén)聯(lián)合提升管理效果

在電子政務(wù)建設(shè)中，要想顯著優(yōu)化電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)效，就需要多個(gè)部門(mén)之間的共同寫(xiě)作。具體來(lái)講，檔案部門(mén)、文件所屬部門(mén)、政府部門(mén)及相關(guān)工作者應(yīng)對(duì)各自在風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程中的職責(zé)有全面而明確的了解，從而以強(qiáng)烈的使命感與責(zé)任感開(kāi)展電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)，主動(dòng)構(gòu)建合理的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，最終不斷提高電子文件管理流程的合理性與科學(xué)性。

總之，電子文件安全管理成效的優(yōu)劣對(duì)電子政務(wù)建設(shè)效果及質(zhì)量產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，是電子政務(wù)實(shí)際建設(shè)中的核心內(nèi)容。因此，管理人員應(yīng)明確電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理的基本內(nèi)容、主要步驟及保障措施，從而最大限度降低電子文件中存在的各種風(fēng)險(xiǎn)因素，進(jìn)而提高管理成效，最終為電子政務(wù)建設(shè)效果的提升奠定基礎(chǔ)。

[1]李麗華.我國(guó)地方政府電子政務(wù)建設(shè)的困境與對(duì)策[J].石家莊鐵道大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)，2017，11(04)：30-34.

[2]王宇，趙玉攀，楊蘭蓉.2014年國(guó)際電子政務(wù)研究評(píng)述：基于SSCI數(shù)據(jù)庫(kù)[J].電子政務(wù)，2015(10)：96-109.