淺析事業(yè)單位加強人事檔案管理的對策

陳 樂

(秦皇島市衛(wèi)生和計劃生育委員會，河北 秦皇島 066000)

事業(yè)單位人事檔案是記錄事業(yè)單位員工歷史背景、個人經(jīng)歷、行為軌跡、工作表現(xiàn)、獎懲情況和工作成就的重要信息載體，這一信息載體是事業(yè)單位選人、用人、育人和留人的重要參考依據(jù)，而加強人事檔案管理則可以更好地提高檔案管理水平和質(zhì)量，實現(xiàn)人事檔案管理有章可依、操作規(guī)范和科學合理。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的重要意義

(一)有利于推動事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展

事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵在于是否擁有高質(zhì)量的人力資源。而高質(zhì)量人力資源的發(fā)現(xiàn)和獲取，則與事業(yè)單位人事檔案管理密不可分。事業(yè)單位通過人事檔案管理，可以更好的了解檔案管理人員現(xiàn)有工作狀況，及對工作崗位的適應(yīng)及勝任情況，可以從現(xiàn)有的管理人員中找出最適合崗位發(fā)展需求的人選，委以重任，實現(xiàn)人力資源效用的最大化，從而進一步推動事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

(二)有利于提高人事檔案管理再上新臺階

傳統(tǒng)的人事檔案管理缺乏一定的規(guī)章制度，主要依靠經(jīng)驗管理，導(dǎo)致檔案資料丟失的現(xiàn)象時有發(fā)生，這種管理方式難以適應(yīng)快速發(fā)展的社會對檔案管理提出的新要求，不利于充分有效地利用檔案資料推動事業(yè)單位管理水平的提升。而事業(yè)單位強化人事檔案管理，在人事檔案管理過程中引入現(xiàn)代化的技術(shù)手段，可以準確有效地記錄、檢索和利用人事檔案，提高人事檔案管理的質(zhì)量。

(三)有利于提高人事檔案管理人員素質(zhì)

隨著事業(yè)單位職能、性質(zhì)和地位及所面臨環(huán)境的變化，只有通過加強對人事檔案資料的管理，才能適應(yīng)新形勢下社會發(fā)展提出的新要求，而繁瑣復(fù)雜的事務(wù)及規(guī)范有效的檔案管理，則需要高素質(zhì)和能力的檔案管理人員，而強化人事檔案管理則利于提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

伴隨社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，事業(yè)單位所肩負的使命和承擔的責任也隨之變化，原有的管理理念和模式已難以適應(yīng)發(fā)展需要，面對事業(yè)單位分類改革的逐步深入推進，其人事檔案管理所顯現(xiàn)出的問題日漸增多，本文從事業(yè)單位對人事檔案管理的認知、管理手段、管理人員素質(zhì)和管理信息化四個維度展開對人事檔案管理問題的分析。

(一)對人事檔案管理認識不深刻

伴隨事業(yè)單位改革的深入推進，其職能和定位已發(fā)生了很大的變化，新時代事業(yè)單位也應(yīng)為中國夢的實現(xiàn)貢獻力量，事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展離不開優(yōu)秀的員工，而加強人事檔案管理則可以實現(xiàn)人力資源效能的最大化，凝聚起實現(xiàn)中國夢的強大力量。然而，現(xiàn)階段不少事業(yè)單位不能緊跟國家的決策部署，對自身的發(fā)展定位不是十分清晰，對加強人事檔案管理尚未達成共識，總是認為人事檔案管理并非那么的重要。

(二)人事檔案管理手段較為落后

以往事業(yè)單位員工隊伍規(guī)模小，人數(shù)少，流動性不高，人事檔案管理主要依靠人工勞作，對人事檔案管理的效率、質(zhì)量、效益要求并不高，基本上可以滿足組織發(fā)展的需求。但是，隨著事業(yè)單位職能的發(fā)展變化，員工隊伍的規(guī)模、人數(shù)出現(xiàn)了相當變化，工作崗位對從業(yè)人員的素質(zhì)要求較高，復(fù)合型人才是事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵，因此人事檔案管理不能繼續(xù)沿襲以往的做法。

(三)人事檔案管理人員的素質(zhì)較為低下

以往人事檔案管理人員多數(shù)是非檔案管理專業(yè)出身，缺乏對檔案知識和技能的系統(tǒng)把握和應(yīng)用，他們中的大部分人對人事檔案管理的重要性認識不足，認為其僅是對人事檔案資料的簡單整理，依靠現(xiàn)有的工作經(jīng)驗完全可以做好檔案管理，缺乏對人事檔案管理知識及技能的不斷學習，其綜合素質(zhì)和能力水平的低下難以滿足組織發(fā)展需求。

(四)人事檔案管理信息化程度較低

事業(yè)單位人事檔案多數(shù)是紙質(zhì)檔案，仍停留在手工記錄和保存紙質(zhì)材料層面，容易造成檔案信息資料的失真和丟失，而且這種傳統(tǒng)的管理方式效率低下，不利于開發(fā)和利用人事檔案資料，如果在事業(yè)單位人事檔案管理過程中能夠引入信息化手段，則無疑會提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量，促使人事檔案資料在部門之間的共享，提高人事檔案的使用率和對事業(yè)單位發(fā)展的促動作用。

三、事業(yè)單位加強人事檔案管理的對策

(一)加強事業(yè)單位對人事檔案管理重要性的認識

提高事業(yè)單位對人事檔案管理的思想認知水平，是確保人事檔案管理有序進行的前提。而在事業(yè)單位人事檔案管理過程中，領(lǐng)導(dǎo)者和員工則是提高人事檔案管理兩大切入點。要組織事業(yè)單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)學習人事檔案管理知識和技能，并安排他們?nèi)⒂^一些事業(yè)單位因為加強人事檔案管理而發(fā)生的深刻變化，使他們逐步認識到新形勢下加強事業(yè)單位人事檔案管理的重要性。還可以組織事業(yè)單位檔案管理人員，到一些開設(shè)有檔案管理專業(yè)的高等學府進行深入學習，從理論和實踐層面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，并組織他們到一些人事檔案管理做的比較好的事業(yè)單位進行參觀學習，讓他們在學習與比較中感受到管理差距，并切身體會規(guī)范的科學的檔案管理給事業(yè)單位所帶來的變化，讓他們從思想上提高對人事檔案管理重要性的正確認知。

(二)完善人事檔案管理的制度和規(guī)范

人事檔案管理是一項系統(tǒng)的工程，其主要由對檔案資料的搜集、整理、分類、保存、登記、借閱等環(huán)節(jié)組成，其中對人事檔案資料的搜集是人事檔案管理的首要環(huán)節(jié)，也是人事檔案管理中的一個核心環(huán)節(jié)，沒有完整的、準確的、規(guī)范的人事檔案資料，就不可能涉及到對人事檔案資料的合理利用。人事檔案資料的收集，主要包括年度考核表、學籍資料、職稱評審材料、政審材料、任免材料、綜合鑒定材料、獎懲情況、掛職鍛煉材料和重要的工作培訓(xùn)經(jīng)理等，人事檔案資料收集的越完整，越能比較全面的反映出一個人的綜合素質(zhì)，為組織用人提供參考。但是在人事檔案資料收集前還要加強甄別、嚴格分類、有序編排、統(tǒng)一存管等，必要時還要設(shè)立二次審核機制，對檔案資料的真實性、準確性進行審核，以避免日后不必要的糾紛。

(三)推動人事檔案管理信息化建設(shè)

人事檔案管理的信息化，不僅可以提高檔案管理的效率，實現(xiàn)檔案資料在部門間的傳遞，而且可以提高了檔案信息的實用性和有效性，實現(xiàn)檔案資料的異地查詢、審核，為檔案管理人員的異地工作調(diào)動提供便利。在人事檔案管理過程中，引入信息化技術(shù)手段，比如引入一定的系統(tǒng)設(shè)備、軟件，借助一定的技術(shù)處理手段，把文字、聲音和圖片等資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，并定期對系統(tǒng)中的人事檔案信息進行及時的更新，提高人事檔案資料的準確性，提高人事檔案管理的效率。另外，人事檔案資料的保管環(huán)節(jié)，也應(yīng)引入相應(yīng)的技術(shù)手段，做到火、盜、潮、腐蝕四防范，確保人事檔案資料的完整性和準確性。

(四)加強人事檔案管理隊伍建設(shè)

人才隊伍建設(shè)是人事檔案管理的關(guān)鍵，專業(yè)的人事檔案人員不僅可以提高人事檔案管理的效率，實現(xiàn)人事檔案資料的快速檢索、查詢和使用，而且可以把人事檔案資料轉(zhuǎn)化為一種有用的資源，促進事業(yè)單位人事單位的發(fā)展。第一，要引進檔案管理專業(yè)畢業(yè)的專業(yè)人才，構(gòu)建一支具有較高專業(yè)水平和管理水平的檔案管理隊伍。第二，事業(yè)單位要對檔案管理人員加強培訓(xùn)和教育，并將培訓(xùn)所學應(yīng)用于人事檔案管理實踐中去，以提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量。第三，要選派一部分人事檔案管理人員，到高等院校和事業(yè)單位進行學習深造和掛職鍛煉，以提高人事檔案管理的實操技能。