鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理存在問題與解決對策

楊 智/金華市檔案局

當前，隨著鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略的實施、和諧社會建設的推進，以及社會主義新農(nóng)村建設的不斷深入，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的基礎性作用愈發(fā)顯著。但是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理并不盡如人意，存在較為明顯的問題。下面筆者結(jié)合金華地區(qū)鄉(xiāng)村檔案工作實際情況，分析產(chǎn)生問題的原因，并提出改進工作的舉措。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的現(xiàn)狀

為推進和規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，結(jié)合金華市檔案局關于開展“不忘初心、牢記使命、當好新時代金華蘭臺答卷人”大調(diào)研的工作安排，近期市檔案局業(yè)務指導處分別對金東區(qū)曹宅和澧浦鎮(zhèn)、婺城區(qū)白龍橋鎮(zhèn)和湯溪鎮(zhèn)、永康市花街鎮(zhèn)、磐安縣大盤鎮(zhèn)等地的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作情況進行專題調(diào)研，并對全市107個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理基本情況、檔案員配備情況、檔案庫房及裝具配置情況、檔案集中管理情況、檔案信息化情況、檔案利用中的安全管理等六個方面進行問卷調(diào)查，具體情況如下。

一是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員業(yè)務能力堪憂、人員隊伍不穩(wěn)定。通過座談、問卷調(diào)查、實地檢查等方式詳細了解鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員情況，發(fā)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員基本上是兼職的，普遍存在業(yè)務水平不高的問題，甚至缺乏對檔案工作基本知識和操作技能的了解與掌握。在座談時筆者發(fā)現(xiàn)，許多檔案員不了解文件的篩選、整理歸檔、檔號的標注等檔案管理的常識性知識，不清楚近期出臺的檔案工作業(yè)務指導性文件；部分檔案員甚至不了解檔案的準確定義，把檔案與臺賬混淆，在接受相關檢查時拿不出一份比較標準的檔案案卷。此外鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員隊伍不穩(wěn)定，在調(diào)查的107個鄉(xiāng)鎮(zhèn)中有51個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案員從事檔案工作時間僅為1年，占調(diào)查總數(shù)的48%；有21個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案員從事檔案工作時間為2年，占調(diào)查總數(shù)的20%；還有26個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案員沒有參加過任何形式的業(yè)務培訓，占調(diào)查總數(shù)的24%。

二是檔案缺漏現(xiàn)象較為嚴重。大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員業(yè)務能力欠缺，缺乏對文件價值判斷能力和鑒別能力，在工作中不能做到應收盡收，導致檔案缺漏現(xiàn)象較為嚴重。在澧浦鎮(zhèn)土地管理所檢查時發(fā)現(xiàn)，農(nóng)民違規(guī)用地處罰情況檔案盒空置，檔案員及所長不清楚盒中檔案去向，這部分檔案資料如果缺失，就無法為今后權(quán)屬界定提供可靠憑證。此外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員缺乏長遠謀劃工作的意識、不能將工作關口前移，不能及時收集可能對今后鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟建設具有重要作用的文件資料，特別是在一些階段性專項工作如五水共治、小城鎮(zhèn)建設、鄉(xiāng)鎮(zhèn)基礎設施建設中，工作機構(gòu)是臨時組建的，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員不能有效對接并及時介入，無法及時了解相關信息，只能等到工作結(jié)束時再來收集資料，但這時機構(gòu)都已解散、人員都已返還原單位，資料收集起來難度相當大，且收集上來的資料質(zhì)量得不到保證。

三檔案集中管理難以落實。調(diào)研期間，隨機電話抽查詢問了婺城區(qū)竹馬鄉(xiāng)、長山鄉(xiāng)、蔣堂鎮(zhèn)3個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的57個部門，發(fā)現(xiàn)檔案移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室統(tǒng)一管理的只有9個部門，僅占約16%；交上級主管部門的只有2個部門，約占3%；有46個部門自行保管，約占80%，檔案難以實現(xiàn)集中統(tǒng)一保管的問題較為突出。通過座談筆者了解到，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案集中管理落實困難既有主觀原因又有客觀原因。主觀上，有的部門為了在工作中方便查找資料，缺乏主動移交檔案的意愿；有的部門工作內(nèi)容涉及當事人隱私，會以保護當事人隱私安全為由拒絕向綜合檔案室移交，而傾向于自行管理?？陀^上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室普遍存在檔案庫房面積小的問題，如果各部門檔案全部移交過來，很容易發(fā)生漲庫的問題；檔案室工作人員業(yè)務水平不高，難以取得部門信任；部門之間銜接不密切，對一些涉密事項材料保管要求不明確。

四是檔案管理基礎設施配置不到位。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，107個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的綜合檔案室基礎設施配套建設情況參差不齊，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)庫房使用面積只有6平方米。隨機檢查了5個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的綜合檔案室，沒有一個配備除濕機。對107個鄉(xiāng)鎮(zhèn)進行問卷調(diào)查，有27個表示沒有配備滅火器，占比25%；有36個表示沒有安裝空調(diào)，占比34%；有97個表示沒有配備攝像頭，占比91%。按照檔案庫房管理“八防”要求，幾乎沒有一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室達到要求，檔案安全堪憂。

2 造成上述情況的原因分析

第一，各級領導重視不夠。首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導干部公務繁忙，其工作重心在鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟建設上，對于檔案工作普遍認為時間上可以緩一下、精力上可以少投入一點。通過座談筆者了解到，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作基本上由兼職檔案員負責推動，但囿于單位主管領導主動過問得少、會上強調(diào)得少，如何開展本單位日常檔案工作也沒有明確的運行機制和清晰的工作制度，導致不少檔案員心有余而力不足，無法有效推動日常工作順利開展。其次，各部門檔案工作意識不強，對于檔案工作缺乏積極性，往往要單位檔案員再三催促才被動去收集、整理和移交資料，對于一些跨度時間長、涉及部門多的專項工作，則無法保證移交材料的質(zhì)量。最后，市、縣檔案局長期以來把業(yè)務指導的重心放在同級機關單位上，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理投入精力相對較少，沒有做到事前規(guī)范到位、事中指導到位、事后監(jiān)督到位。

第二，工作經(jīng)費投入不足。要改變金華地區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理基礎薄弱的現(xiàn)狀，需要投入大量工作經(jīng)費。以30平方米的檔案庫房配套建設為例，其預算大約需要50000元以上，對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)而言這筆投入是巨大的，且鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理在短期內(nèi)難以評估收益，因此很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)不愿意投入足夠的工作經(jīng)費。座談時有檔案員反映，他們多次提出申請購置工作所需的配套設施，都沒有獲得批準。

第三，缺乏檔案管理專業(yè)人才。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理專業(yè)性很強，要求檔案員除了具備嚴謹細致的品質(zhì)和較強的責任心之外，還必須具備專業(yè)技能。然而從調(diào)研情況來看，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員沒有專門的編制，都是由科室人員兼任，且兼任不久就會被調(diào)整崗位，人員流動性較大，兼職檔案員難以在短時間內(nèi)提升業(yè)務水平。此外在年度培訓計劃中，往往沒有把檔案分管領導納入培訓范圍，分管領導不了解檔案工作大致程序，更沒有把依法治檔意識內(nèi)化于心，他們往往檔案工作意識不強，更無法有效掌控工作節(jié)點。提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員主動參與檔案工作的意識和業(yè)務技能；結(jié)合檔案法頒布周年紀念日等重要時間節(jié)點，與金華之聲電臺聯(lián)合錄制“金華檔案答卷人向你報告”，講解檔案故事、解答檔案難題、解說檔案常識；充分利用金華市社科聯(lián)“科普宣傳周”廣場活動這一平臺，通過發(fā)放檔案宣傳資料、解答檔案法治和業(yè)務工作方面問題的方式，宣傳檔案法律法規(guī)和業(yè)務工作。

3.2 加大業(yè)務指導力度。座談時許多單位表示本單位業(yè)務能力偏弱，想干但不會干的問題比較突出，如產(chǎn)生的文件資料長期沒有歸檔，已經(jīng)堆積如山，但不敢輕易銷毀，因為不會做檔案鑒定。為此市檔案局采取多項舉措，首先要求業(yè)務處盡快制定出臺《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作管理規(guī)范》，作為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的依據(jù)標準；其次將選取一個業(yè)務工作基礎相對較好的鄉(xiāng)鎮(zhèn)作為試點，由業(yè)務處具體指導其開展檔案工作并形成模板進行推廣；再次是加大針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員的業(yè)務培訓力度，采取年度計劃培訓與隨機培訓（根據(jù)情況，隨時集中新任檔案員到檔案局小班授課）相結(jié)合辦法，杜絕沒有接受過業(yè)務培訓就直接上崗的情況，并把分管領導納入培訓范圍，提高分管領導的檔案意識與依法治檔意識，督促分管領主動盡責、積極作為，推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作良性發(fā)展。

3.3 實現(xiàn)工作依法監(jiān)管。長期疏于監(jiān)管是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理情況不盡如人意的重要原因，今后要把鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作開展情況納入長效監(jiān)管之中。要轉(zhuǎn)變工作思路，由依靠行政手段管理向運用法律手段管理轉(zhuǎn)變、由業(yè)務指導向業(yè)務監(jiān)督轉(zhuǎn)變，在年度檔案工作執(zhí)法檢查時把鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作開展情況作為重點；要加大對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理違法違紀處罰力度，對于出現(xiàn)檔案安全責任事故的，嚴格依據(jù)檔案法及《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》追究責任；建立檔案局領導縣（市、區(qū)）檔案工作聯(lián)系制度，定期指導、隨機抽查，通過壓力層層傳導，壓實主體責任，推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作得到整體提升。

3 解決問題的舉措探討

3.1 加強檔案工作宣傳。要改變金華地區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作現(xiàn)狀，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作分管領導和鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員的檔案意識是重中之重。需要全方位、多途徑加大檔案宣傳力度，如，利用“6·9國際檔案日”開展“利用檔案解決實際問題案例研討會”，邀請鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作分管領導參加，不斷強化其檔案意識；開展“檔案知識競賽暨檔案制作技能大比武”，安排鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員現(xiàn)場觀摩學習，