長三角地區(qū)跨館聯(lián)動(dòng)機(jī)制下的民生檔案信息服務(wù)分析

李廣都/南京理工大學(xué)檔案館

今年3月，位于長三角地區(qū)的原浙江省、上海市、江蘇省、安徽省檔案局（館）分別代表浙江、上海、江蘇、安徽三省一市檔案部門在上海市檔案館簽訂開展民生檔案“異地查檔、便民服務(wù)”工作合作協(xié)議，這是建立跨省級行政區(qū)域綜合檔案館整體協(xié)作機(jī)制的重要嘗試，具有積極意義。

首先，此舉符合區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀，并滿足長三角區(qū)域民眾異地查檔的客觀需求。長三角一體化發(fā)展迫切需要整合共享公共檔案資源，特別是需要整合共享民生檔案資源，更好地為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)；目前三省一市人口流動(dòng)日益頻繁，婚姻、養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療、就業(yè)、不動(dòng)產(chǎn)登記、知青、人事等民生檔案查檔需求快速增長。三省一市民生檔案實(shí)現(xiàn)“異地查檔、便民服務(wù)”，符合整個(gè)區(qū)域社會(huì)發(fā)展、人口融合的實(shí)際需要。其次，此舉推動(dòng)各級綜合檔案館轉(zhuǎn)變服務(wù)方式和服務(wù)理念。如，浙江、上海兩地的綜合檔案館積極打破館際壁壘，已實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)所有綜合檔案館“館際協(xié)作、跨館出證”；其中浙江實(shí)現(xiàn)了“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動(dòng)”，在省內(nèi)積極推廣，一些地市還將業(yè)務(wù)延伸到社區(qū)受理，讓數(shù)據(jù)“多跑路”、讓查檔百姓“少跑腿”。再次，此舉促進(jìn)長三角地區(qū)綜合檔案館構(gòu)建協(xié)同發(fā)展的新格局。長三角區(qū)域檔案工作協(xié)調(diào)發(fā)展，能最大程度地發(fā)揮浙江、上海兩地檔案工作的示范作用，引領(lǐng)綜合檔案館不斷探索跨區(qū)服務(wù)、整體聯(lián)動(dòng)的新方法和新思路，努力開創(chuàng)長三角地區(qū)檔案事業(yè)快速發(fā)展的新局面。筆者結(jié)合長三角區(qū)域跨館聯(lián)動(dòng)查檔機(jī)制的具體現(xiàn)狀，對跨館聯(lián)動(dòng)機(jī)制下民生檔案信息服務(wù)進(jìn)行簡要分析。

1 長三角地區(qū)跨館聯(lián)動(dòng)查檔機(jī)制建立的前提條件分析

第一，推進(jìn)綜合檔案館檔案信息化建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國戰(zhàn)略的深入推進(jìn)，長三角三省一市檔案部門在信息化建設(shè)中投入大量人力物力，檔案信息化建設(shè)水平迅速提升，館藏檔案數(shù)字化率也越來越高，能夠滿足“跨館查檔、異地出證”的業(yè)務(wù)要求。

第二，建立省級行政區(qū)內(nèi)的跨館聯(lián)動(dòng)查檔機(jī)制。三省一市要建立跨館聯(lián)動(dòng)查檔機(jī)制，每個(gè)省級行政區(qū)都要實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)所有綜合檔案館館際互動(dòng)。目前，浙江和上海兩地所有綜合檔案館均已實(shí)現(xiàn)館際互動(dòng)，并能提供跨館出證服務(wù)。以浙江為例，2017年11月浙江檔案服務(wù)網(wǎng)（www.zjdafw.gov.cn）正式啟用，目前全省98家綜合檔案館均已入駐，在全省范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動(dòng)”。服務(wù)網(wǎng)上開設(shè)“網(wǎng)上查檔聯(lián)合大廳”，省內(nèi)用戶使用浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)的賬號就可以向全省各地任何一家綜合檔案館提出查檔申請，受理檔案館將在2個(gè)工作日內(nèi)在本館館藏系統(tǒng)或檔案庫房中完成檢索，并將查檔結(jié)果通過平臺(tái)和手機(jī)短信反饋給用戶，并提供到館自取、快遞送達(dá)、電子郵件發(fā)送等利用方式。但江蘇、安徽尚未真正建立全省范圍的跨館聯(lián)動(dòng)查檔機(jī)制，需要加快工作進(jìn)程，盡早建立跨館聯(lián)動(dòng)查檔機(jī)制。

第三，形成跨省級行政區(qū)的跨館聯(lián)動(dòng)查檔協(xié)調(diào)機(jī)制。實(shí)現(xiàn)長三角地區(qū)三省一市跨館查檔服務(wù)，需要形成跨省級行政區(qū)協(xié)調(diào)機(jī)制。今年3月，浙江、上海、江蘇、安徽三省一市檔案部門正式簽訂工作協(xié)議，達(dá)成了民生檔案“異地查檔、便民服務(wù)”工作合作意向。根據(jù)協(xié)議，三省一市檔案部門將建立工作協(xié)調(diào)會(huì)議機(jī)制，探索開展綜合檔案館館藏民生檔案跨省市異地查詢聯(lián)動(dòng)服務(wù)模式。應(yīng)當(dāng)注意，由于綜合檔案館的管理層級不同，因此從省級檔案部門簽署合作協(xié)議到建立覆蓋基層綜合檔案館的整體協(xié)作機(jī)制，需要一個(gè)完善過程，需要形成不同層級檔案資源整合和數(shù)據(jù)平臺(tái)對接的協(xié)調(diào)機(jī)制。

2 長三角地區(qū)跨館聯(lián)動(dòng)機(jī)制下民生檔案信息服務(wù)的發(fā)展分析

2.1 分步推進(jìn)綜合檔案館跨區(qū)及跨館服務(wù)進(jìn)程

目前，三省一市建立了檔案工作協(xié)調(diào)小組，細(xì)化工作節(jié)點(diǎn)。浙江省檔案部門與上海市檔案部門已先行啟動(dòng)實(shí)施跨省范圍的綜合檔案館整體聯(lián)動(dòng)查檔服務(wù)，在統(tǒng)一的信息化工作平臺(tái)尚未建立的情況下，采用傳統(tǒng)傳遞手段開展民生檔案跨館查閱服務(wù)。江蘇、安徽兩省也將適時(shí)推進(jìn)工作。此外在跨省級行政區(qū)聯(lián)動(dòng)查檔整體推進(jìn)中，可以鼓勵(lì)長三角的一些地市（區(qū)）綜合檔案館之間開展跨市（地級市）的館際聯(lián)動(dòng)查檔，優(yōu)先滿足部分地區(qū)群眾的查檔需求。如，在地級市（區(qū)）級層面，上海浦東新區(qū)可查詢到外省市10個(gè)地區(qū)的部分民生檔案，其中就包括長三角地區(qū)的杭州市、寧波市、南京市、合肥市等市的婚姻檔案或知青檔案，市民可就近在當(dāng)?shù)貦n案館申請查閱利用檔案，受理申請的檔案館將申請表傳真給檔案所在地檔案館，檔案所在地檔案館查閱后寄回加蓋公章的復(fù)制件，其法律效力與原件等同。

2.2 將跨館查檔服務(wù)延伸到街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）、社區(qū)（村）

目前綜合檔案館一直設(shè)置到縣級行政區(qū)，因此可利用政府網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)將基層綜合檔案館的數(shù)字化資源服務(wù)延伸到街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）、社區(qū)（村）兩級，方便基層群眾查閱利用檔案，提高基層政府治理能力和公共服務(wù)能力。將跨區(qū)聯(lián)動(dòng)、館際協(xié)作的民生檔案查檔模式延伸到街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）、社區(qū)（村），能夠最大程度方便群眾查閱民生檔案。

2.3 大力建設(shè)區(qū)域性民生檔案專題數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)共享平臺(tái)

第一，推進(jìn)區(qū)域性民生檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)。區(qū)域性民生檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)是指在一定行政區(qū)或特定地理區(qū)域內(nèi)，按照一個(gè)特定的主題將產(chǎn)生和接收的相關(guān)民生檔案數(shù)據(jù)集中建庫，并使數(shù)據(jù)庫具有主題明確、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、關(guān)聯(lián)性強(qiáng)的特點(diǎn)。開展民生檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)需要進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，并規(guī)范數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)項(xiàng)、數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)上傳和交換要求等。綜合檔案館已保存了大量本區(qū)域民生檔案資源，因此建議區(qū)域性民生檔案專題數(shù)據(jù)庫由地方綜合檔案館負(fù)責(zé)規(guī)劃和牽頭推進(jìn)，具體進(jìn)程為：由省級綜合檔案館構(gòu)建民生檔案專題數(shù)據(jù)庫（檔案數(shù)據(jù)中心）整體建設(shè)方案，市、縣綜合檔案館分別成立本級別的檔案數(shù)據(jù)分中心，負(fù)責(zé)將所保管的相關(guān)民生檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分期整合并及時(shí)上傳至上一級檔案數(shù)據(jù)中心，最終形成省級的區(qū)域性民生檔案專題數(shù)據(jù)庫。目前許多城市的民生檔案專題數(shù)據(jù)庫，均由市級檔案局（綜合檔案館）負(fù)責(zé)規(guī)劃和建設(shè)；行業(yè)性較強(qiáng)的區(qū)域性專題數(shù)據(jù)庫，大多由本區(qū)域行業(yè)主管部門、檔案局（綜合檔案館）、政府信息化部門共同負(fù)責(zé)規(guī)劃和推進(jìn)。

第二，建立跨省級行政區(qū)的數(shù)據(jù)共享平臺(tái)。專題數(shù)據(jù)庫必須依靠數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，才能縮短跨館數(shù)據(jù)檢索時(shí)間，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在線傳遞。囿于長三角區(qū)域性民生檔案專題數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)大平臺(tái)都未形成，浙江與上海還只能采用傳統(tǒng)傳遞的手段提供民生檔案跨館查閱服務(wù)，而且一般查詢結(jié)果還設(shè)定為于2日內(nèi)反饋。如果要實(shí)現(xiàn)跨館查檔服務(wù)延伸到社區(qū)（村），那么必然會(huì)對數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)提出更高要求。

2.4 建立民生檔案資源體系和協(xié)調(diào)服務(wù)機(jī)制

實(shí)現(xiàn)長三角三省一市民生檔案跨館聯(lián)動(dòng)查檔服務(wù)，需要建立跨省級行政區(qū)的民生檔案資源體系，才能提高跨區(qū)域、跨館的信息檢索效率。我國縣級以上行政區(qū)的各級綜合檔案館已經(jīng)形成了完整的公共檔案資源體系，為建立跨省級行政區(qū)的民生檔案資源體系打下基礎(chǔ)。另外，長三角三省一市民生檔案“異地查檔、便民服務(wù)”，只是為群眾提供了檔案利用材料，群眾拿到檔案材料還需要去地方行政機(jī)構(gòu)辦理業(yè)務(wù)，所以要確?？鐓^(qū)、跨館查詢出來的檔案材料具備法律效力、能得到地方政府部門認(rèn)可，這樣才能真正滿足群眾的利用需求。因此要實(shí)現(xiàn)長三角區(qū)域民生檔案協(xié)作服務(wù)，還需要檔案部門與地方重點(diǎn)民生服務(wù)機(jī)構(gòu)建立協(xié)調(diào)機(jī)制，解決好跨館查檔、異地出證檔案資料法律效力跨區(qū)域認(rèn)可的問題，這就需要建立三省一市檔案工作協(xié)調(diào)小組，積極爭取地方政府的大力支持，建立民生檔案跨館出證的法律效力認(rèn)證平臺(tái)和認(rèn)可協(xié)作機(jī)制。