數(shù)字化水文化檔案建設(shè)的現(xiàn)狀、問題與對策

文 / 肖冬華

水文化檔案是水利事業(yè)發(fā)展的歷史記錄，具有極為重要的參考價值。我國水利文化歷史悠久，歷代先輩們推出了一系列關(guān)于水利、農(nóng)政等方面的典籍。我國水文化方面的檔案資源非常豐富。然而，在當(dāng)今信息時代下，我國各地檔案館以及水利部門對水文化檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度明顯不足，致使水文化檔案在水利工作中未得到充分利用，難以發(fā)揮出應(yīng)有的價值和作用。水文化檔案建立之目的是為了將珍貴的水文化資料更好地傳承下去。我們必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，結(jié)合時代特征，實現(xiàn)水文化檔案信息資源的數(shù)字化。

一、數(shù)字化水文化檔案建設(shè)的現(xiàn)狀

信息時代下，推進水文化檔案數(shù)字化建設(shè)是時代發(fā)展的必然要求，更是檔案管理事業(yè)發(fā)展的主要方向。近幾年，我國不斷加快水利部門檔案數(shù)字化建設(shè)的進度。例如，南京市水利局開展水利數(shù)字檔案室建設(shè)，通過系統(tǒng)查詢及利用信息資源變得更加快捷，為水利檔案的升級工作提供了巨大助力。但我國檔案館的整體數(shù)字化技術(shù)水平并不理想，例如，陜西省各檔案館關(guān)于水文化的檔案資料均為紙質(zhì)保存，這些檔案館的水文化檔案材料經(jīng)過長時間的累積已經(jīng)形成非常可觀的數(shù)量，全部實現(xiàn)它們的數(shù)字化，是一項浩大的工程。由于國內(nèi)檔案館的檔案管理環(huán)境差異明顯，檔案管理水平地域差異性越來越突出，最終導(dǎo)致水文化檔案數(shù)字化效率持續(xù)偏低。

我國的水文化檔案數(shù)字化建設(shè)，尤其是古籍水利檔案方面的數(shù)字化建設(shè)面臨一定困難。當(dāng)前，我國檔案館擁有的古籍水利資料總計100余萬頁[1]，而其中納入電子檔案的數(shù)量僅占3%；隨著時間的推移，剩余未建立電子檔案的古籍水利資料，逐漸出現(xiàn)不同程度的破損，這是我國水文化檔案資源的重大損失。盡管近幾年我國大力推廣數(shù)字化技術(shù)，不少傳統(tǒng)的檔案信息資源通過數(shù)字化形式得到良好的保存，但是由于相關(guān)制度不夠完善，嚴(yán)重制約了水利檔案信息資源的合理使用，再加上某些部門水文化檔案管理水平較為落后，直接影響了我國水文化檔案利用率，使我國水文化檔案數(shù)字化建設(shè)陷入瓶頸[2]。

二、數(shù)字化水文化檔案建設(shè)過程中的主要問題

（一）水文化檔案錄入困難

水文化檔案涉及的專業(yè)知識較為廣泛，具體包含地理、人文、氣候等多個專業(yè)內(nèi)容。在水文化檔案中，存在多數(shù)生僻的詞匯及專業(yè)術(shù)語，此類生僻字及專業(yè)術(shù)語給水文化檔案的正常使用及數(shù)字化帶來一定阻礙。因此，水文化檔案數(shù)字化中生僻字及專業(yè)術(shù)語的文字處理問題，是當(dāng)下需要解決的主要問題之一。

中國的文字內(nèi)涵十分豐富，從不同的角度能分解出不同的意思。這尤其在中國古代的文言文檔案中表現(xiàn)得最為明顯，而復(fù)雜的行文方式成為檔案錄入的最大阻礙。我國經(jīng)典水利古籍——《農(nóng)政全書》中采用的都是繁體字撰寫，并且是以文言文的形式闡述，其行文格式并不符合現(xiàn)代規(guī)范。在古籍中還包含有較多避諱字和通假字等，這就極大增加了古籍文獻的錄入難度，加劇了數(shù)字化工作的復(fù)雜程度[2]。

我國出臺的《古籍著錄規(guī)則》除了對古籍檔案的行文方式有嚴(yán)格要求，還強調(diào)古籍編目中的客觀著錄問題，即按照原有文字形式開展著錄工作，在不改變文章原始含義的基礎(chǔ)上，將古籍內(nèi)容以現(xiàn)代書寫形式展現(xiàn)出來。這就要求著錄人員必須具備強大的文字功底，也要求我國檔案館應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的古籍文字數(shù)據(jù)庫，以應(yīng)對古籍文獻著錄過程中的生僻字。

（二）水文化檔案數(shù)據(jù)庫資源匱乏

為盡快實現(xiàn)水文化檔案的數(shù)字化，建立完善的水文化數(shù)據(jù)庫是整個過程中的核心環(huán)節(jié)。我們要充實當(dāng)下的水文化檔案數(shù)據(jù)庫，在充分做好近現(xiàn)代水利研究文獻記錄工作的同時，擴充古籍水利檔案數(shù)字化內(nèi)容，保證水利文化數(shù)據(jù)庫的多元性。但從當(dāng)下水文化檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)情況來看，我國在該領(lǐng)域的發(fā)展仍處于起步階段，古籍水利檔案數(shù)字化進程緩慢，甚至部分地區(qū)的水文化檔案仍使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方式[3]。

由于水利施工程序較復(fù)雜、建設(shè)周期長，文件材料所涉及面廣、數(shù)量多、內(nèi)容繁雜的特點，在進行資料收集的過程中，所參與的部門和人員比較繁雜，檔案材料容易受到外在因素的影響，降低了檔案資料的價值性，甚至在部分檔案文件中出現(xiàn)檔案信息不完整的現(xiàn)象，影響檔案數(shù)字化的內(nèi)容質(zhì)量。尤其是在地方檔案館中，關(guān)于水文化檔案的數(shù)量本就匱乏，因工作人員的管理水平較為低下而導(dǎo)致的文件破損、信息流失、不準(zhǔn)確等現(xiàn)象比較常見，直接給檔案館水文化檔案信息數(shù)字化建設(shè)工作造成明顯阻礙。

（三）水文化檔案數(shù)字化建設(shè)人才匱乏

水文化檔案數(shù)字化人才匱乏的問題在我國水文化檔案數(shù)字化建設(shè)過程中比較突出。水文化檔案的建立是一項復(fù)雜工程，所涉及的領(lǐng)域包含人力資源、歷史、檔案管理等多個方面。在《農(nóng)政全書》這類水利古籍檔案的數(shù)字化工作中，對從事古籍錄入的工作人員的要求比較嚴(yán)格，既強調(diào)工作人員古籍文獻的專業(yè)知識，保證古籍文言文翻譯過程中能夠?qū)δ：脑~語進行注釋和翻譯，使檔案使用者能夠更加直觀地理解檔案信息內(nèi)容，又要求檔案工作人員精通計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，以此保證古代水文化檔案的電腦歸檔、分類、編目以及版本鑒定等工作的效率水平。此外，在對水文化檔案進行日常維護的過程中，相關(guān)工作人員還需懂得水文化檔案的保護措施，將檔案的損害率降到最低。從我國當(dāng)前水文化檔案建設(shè)的情況來看，專門從事古籍檔案管理的工作人員數(shù)量嚴(yán)重不足。盡管老館員在古籍整理、鑒定等方面的知識比較全面，也具備一定的專業(yè)處理能力，但在計算機應(yīng)用方面的能力卻略顯不足；從觀念上來看，部分檔案館仍沿用傳統(tǒng)管理思維——以自我為中心，害怕數(shù)字化開放后失去自身特色及價值。這種狹隘的思維直接導(dǎo)致古籍水文化檔案數(shù)字化工作陷入困境。

三、數(shù)字化水文化檔案建設(shè)的具體對策

（一）創(chuàng)新文字錄入方式

水文化檔案中的生僻字、通假字以及行文規(guī)范與現(xiàn)代行文的迥異是影響我水文化檔案數(shù)字化建設(shè)的主要問題之一。因此，創(chuàng)新我國當(dāng)前的文字錄入方式成為關(guān)鍵所在。

當(dāng)前我國數(shù)字化檔案館采用的系統(tǒng)是漢字內(nèi)碼擴展規(guī)范GBK字集，并將其集成到Windows操作系統(tǒng)中。該項目的規(guī)范制定最早是在1995年，并一直沿用至今。但是這種GBK字庫系統(tǒng)在古籍錄入過程中，容易出現(xiàn)無法識別生僻字的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致錄入結(jié)果出現(xiàn)缺字、錯字的情況。因此，為了對《農(nóng)政全書》這種具有專業(yè)術(shù)語的古籍文獻進行著錄，就必須采用當(dāng)前國際上先進的字庫集采集系統(tǒng)——UNIODE。在安裝系統(tǒng)程序的過程中，我們需要注意客觀著錄的過程。如果僅是采用ISO 10646 LEVEL 3國際大字符集，雖能夠有效減少古籍編目時產(chǎn)生的系統(tǒng)外字，卻忽略了系統(tǒng)無法自動更新的缺陷，對往后出現(xiàn)的新型漢字將無法自動更新補充，因此需要在UNIODE系統(tǒng)基礎(chǔ)上建立一個字符集增補機制，促使其能夠?qū)崿F(xiàn)自我更新與完善。此外，我國各區(qū)域之間的水文化檔案建設(shè)以及管理工作具有明顯的地域特性，從而導(dǎo)致部分水利工作的記錄出現(xiàn)不一樣的描述。而這種特色的描述導(dǎo)致人們在數(shù)字化編著過程中容易產(chǎn)生錯誤，因而需要在創(chuàng)新文字錄入中建立規(guī)范的語言描述方式。

（二）建立完整的水文化檔案數(shù)據(jù)庫

當(dāng)前，我國檔案館中數(shù)字化水文化檔案的時間段以近現(xiàn)代為主，專門針對古代水利發(fā)展的古籍文獻并不多。因此，需要擴充我國當(dāng)下水利檔案數(shù)據(jù)庫中古籍水文化檔案內(nèi)容，保證我國水利檔案數(shù)據(jù)庫的完整性、多元性發(fā)展。但傳統(tǒng)的古籍?dāng)?shù)字化多采用人工操作的方式，這種方式在信息時代下已經(jīng)難以滿足檔案館的管理需求，因此，發(fā)展新型數(shù)字化錄入技術(shù)以完善我國水文化檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容成為關(guān)鍵所在。數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的完善工作具體包含以下環(huán)節(jié)：一是利用計算機對古籍內(nèi)容進行加工、調(diào)整和鞏固，使得數(shù)字化后的古籍內(nèi)容能夠被現(xiàn)代使用者所理解；二是提供強大的鏈接支持，即進行全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，將傳統(tǒng)古籍紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化的數(shù)字文件；通過以上兩種形式的操作，能夠有效豐富我國檔案館中水文化數(shù)據(jù)庫內(nèi)容[4]。

從館藏視角來看，我國當(dāng)下檔案館需要更新理念，建立開放、合作、共享的全新理念，保證館際之間及時的信息交流；增強對古籍文獻資料數(shù)字化的統(tǒng)一管理，加快推進古籍書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)。另外，在建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫時，我們應(yīng)當(dāng)以國家檔案館使用的數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，進行相關(guān)內(nèi)容的及時更新，確保地方檔案館知識層面的豐富性、廣泛性，促使地方館藏機構(gòu)更好地開展古籍文獻數(shù)字化工程。

（三）提高數(shù)字化建設(shè)隊伍素質(zhì)水平

建設(shè)新型水文化檔案涉及諸多全新的知識、技術(shù)，需要加強對檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)培養(yǎng)。這是實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的前提條件。政府部門應(yīng)該鼓勵社會組織機構(gòu)積極對檔案管理人員開展培訓(xùn)工作，通過多渠道對檔案管理人員的工作應(yīng)變能力及專業(yè)知識再學(xué)習(xí)能力進行培養(yǎng)，以適應(yīng)水文化檔案數(shù)字化的需求。同時，針對古籍水利文獻文字錄入困難的問題，檔案館可以定期開展相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)課程，主要針對水文化檔案數(shù)字化過程中面臨的專業(yè)術(shù)語轉(zhuǎn)述、生僻字的錄入等問題，保證相關(guān)工作人員能夠穩(wěn)步開展數(shù)字化工作。此外，針對數(shù)字化過程中計算機應(yīng)用技術(shù)難題，可引進先進的設(shè)備，實現(xiàn)硬件設(shè)施的升級。然后，在此基礎(chǔ)上大力開展員工計算機知識培訓(xùn)，通過實踐演練操作，確保水文化檔案數(shù)字化工作人員的操作越來越熟練，不斷提高檔案的數(shù)字化效率。

參考文獻：

[1]蔡晶晶.港口企業(yè)工程項目檔案數(shù)字化建設(shè)的思考[J].蘭臺世界,2016(S2):132-133.

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[3]鞍山市舉辦全市水利工程建設(shè)項目檔案管理培訓(xùn)班[J].蘭臺世界,2015(31):4.

[4]武云,修中建.簡論檔案數(shù)字化生存條件與安全發(fā)展[J].山西檔案,2015(3):67-69.