大數(shù)據(jù)背景下的機關(guān)干部人事檔案優(yōu)化管理

文 / 王建美

機關(guān)干部人事檔案通常用于了解和考察干部的成長和履歷情況，在政府機關(guān)作為正確選人、公道用人的重要依據(jù)。在傳統(tǒng)模式下，機關(guān)干部人事檔案管理大多數(shù)以人工為主，例如紙質(zhì)材料的手工收集和整理、人工歸檔等，這種管理方式已難以滿足政府機關(guān)改革的需求。如今，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人們可以通過數(shù)字化建設(shè)，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)化機關(guān)干部人事檔案管理。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在機關(guān)干部人事檔案管理中的必要性

（一）運用大數(shù)據(jù)技術(shù)是機關(guān)干部人事檔案管理的客觀需求

以大數(shù)據(jù)為依托的機關(guān)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，有利于改進傳統(tǒng)管理模式，促進政府機關(guān)人事檔案管理水平的提高。在互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)的快速發(fā)展下，數(shù)字化建設(shè)成為檔案工作的重要部分，而大數(shù)據(jù)技術(shù)可以提供更強的洞察力、發(fā)現(xiàn)力和決策力，解決常規(guī)軟件系統(tǒng)無法處理的數(shù)據(jù)集合問題，所以該技術(shù)的應(yīng)用成為機關(guān)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的有力補充。從實踐層面看，大數(shù)據(jù)技術(shù)滿足了機關(guān)干部人事檔案管理的客觀需求，不但可以拓展檔案資料的收集范圍，而且能夠進一步優(yōu)化檔案管理流程，使檔案管理手段得到創(chuàng)新。大數(shù)據(jù)技術(shù)旨在獲取、儲存、管理及分析海量數(shù)據(jù)，加快數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)并且支持多樣化的數(shù)據(jù)類型[1]。在大數(shù)據(jù)模式下，機關(guān)干部人事檔案管理效率將得到大幅度的提升。

（二）運用大數(shù)據(jù)技術(shù)有助于預(yù)防機關(guān)干部人事檔案的涂改造假行為

機關(guān)干部是很多人向往的工作職務(wù)，有著較高的社會地位和穩(wěn)定的薪酬收入，因此不排除少數(shù)人為了升職而對自身的人事檔案進行涂改造假。大數(shù)據(jù)強大的洞察力和準(zhǔn)確的分析結(jié)果，可以有效預(yù)防機關(guān)干部人事檔案的涂改造假行為。通過大數(shù)據(jù)能夠全方位監(jiān)督、查閱人事檔案資料收集、歸檔、保存和流轉(zhuǎn)軌跡，無論哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)涂改造假現(xiàn)象，都會被及時發(fā)現(xiàn)。在當(dāng)前最新的數(shù)字化技術(shù)下，機關(guān)干部人事檔案的原始信息得到完整保留，且能夠設(shè)置權(quán)限范圍，即使具備了最高權(quán)限的系統(tǒng)管理員，也只有在高層領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下才能更改相關(guān)信息。有些機關(guān)檔案館在大數(shù)據(jù)支撐下，要求所有的數(shù)字檔案必須與紙質(zhì)檔案互相印證，才能成為檔案用戶升職的有效依據(jù)，這從技術(shù)層面杜絕了機關(guān)干部人事檔案涂改造假的可能性，為升干、轉(zhuǎn)干工作創(chuàng)造了一個公平、公正的環(huán)境。

（三）運用大數(shù)據(jù)技術(shù)有助于全面保護機關(guān)干部人事檔案的原始資料

在機關(guān)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，原始資料的保護同樣重要。通過大數(shù)據(jù)分析可以構(gòu)建起完整的電子檔案體系，形成自動化、智能化的互聯(lián)網(wǎng)管理平臺。紙質(zhì)檔案通過掃描、采集、人工錄入等方式，有效生成適合互聯(lián)網(wǎng)查閱的數(shù)字文件格式，這樣可以降低紙質(zhì)檔案的使用次數(shù)，極大地減少折卷整理的頻次[2]。除了機關(guān)干部升職時數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案的印證之外，所有的管理流程都可以在互聯(lián)網(wǎng)平臺上進行，避免了傳統(tǒng)模式下對紙質(zhì)檔案頻繁的查閱、調(diào)取、復(fù)印等，這有效保護了人事檔案的原始資料。大數(shù)據(jù)的戰(zhàn)略意義是，不僅能掌握龐大的數(shù)據(jù)信息，而且能實現(xiàn)更加專業(yè)化的處理，提高了數(shù)據(jù)加工能力。在大數(shù)據(jù)的支撐下，機關(guān)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)能夠體現(xiàn)出強大的專業(yè)性，使數(shù)字化平臺的管理流程發(fā)揮出應(yīng)有效用。

二、當(dāng)前機關(guān)干部人事檔案管理中存在的問題

（一）歸檔不齊全

在社會經(jīng)濟快速發(fā)展及政務(wù)改革深化的大背景下，機關(guān)干部的日常調(diào)動變得頻繁，人事檔案的重要性日益凸顯。但是對于轉(zhuǎn)出部門和接口部門來說，關(guān)于人事檔案的歸檔要求可能不一致，在這種情況下，會導(dǎo)致機關(guān)干部人事檔案資料歸檔不齊全問題的出現(xiàn)。例如A部門要求干部的學(xué)歷材料需歸檔，但對于學(xué)位材料沒有硬性歸檔的制度條例，而B部門則要求干部學(xué)歷和學(xué)位材料都需歸檔，當(dāng)一名干部從A部門調(diào)入到B部門時，則出現(xiàn)了人事檔案資料歸檔不齊全的問題。此外，干部的考察資料、入黨資料等，都應(yīng)成為人事檔案不可或缺的一部分。而事實上有些機關(guān)部門的人事檔案缺少這些資料的收錄，使得機關(guān)干部人事檔案難以準(zhǔn)確、全面地反映出檔案用戶的政治面貌和思想動態(tài)，在歸檔方面存在著較大的缺陷。

（二）錄入不準(zhǔn)確

信息資料的準(zhǔn)確錄入是機關(guān)干部人事檔案發(fā)揮效用的前提，但是在人事檔案形成的過程中，檔案管理部門或者用戶本人沒有清醒地認(rèn)識到檔案的重要性，在個人基本信息、履歷信息填寫過程中不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致人事檔案信息的錄入不準(zhǔn)確。例如。機關(guān)干部的出生年月、籍貫、民族、學(xué)歷、職稱、入職時間、入黨時間等信息沒有全部填寫準(zhǔn)確，或者部分信息有錯誤，給機關(guān)干部的信息審核管理工作帶來了一定阻礙。人事檔案資料是如實反映一名機關(guān)干部成長經(jīng)歷、工作履歷、政治面貌的重要依據(jù)，檔案信息的準(zhǔn)確性至關(guān)重要，同時也是人事檔案管理的基礎(chǔ)所在[3]。如果連干部基本信息、履歷信息都存在錯誤，則很難根據(jù)實際情況考察一名干部，這是當(dāng)前機關(guān)干部人事檔案管理必須解決的一個問題。

（三）日常維護不規(guī)范

機關(guān)干部的人事檔案管理需要做好日常維護工作，但是容易出現(xiàn)日常維護不規(guī)范的問題。一方面，有些機關(guān)部門雖然開展了干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工程，可是在軟硬件方面的投入不足，導(dǎo)致數(shù)字化管理平臺功能不齊全，難以發(fā)揮出應(yīng)有的效用。互聯(lián)網(wǎng)平臺的維護非常重要，規(guī)范的維護可以提高系統(tǒng)平臺的易用性、安全性、可擴展性[4]。另一方面，機關(guān)檔案部門的工作人員存在著流動性大的問題，已經(jīng)熟悉本部門檔案規(guī)程的工作人員突然被調(diào)走，而剛?cè)胧值墓ぷ魅藛T又要重新開始掌握本部門檔案規(guī)程，在檔案維護方面不能做到及時、細(xì)致，導(dǎo)致干部人事檔案的日常整理和查閱環(huán)節(jié)較為薄弱，還有可能發(fā)生檔案損毀、原始資料遺失等現(xiàn)象。從整體上看，機關(guān)部門迫切需要提高人事檔案的日常維護質(zhì)量。只有這樣，才能使機關(guān)干部人事檔案管理走上良性發(fā)展的軌道。

三、大數(shù)據(jù)背景下的機關(guān)干部人事檔案管理優(yōu)化策略

（一）強化人事檔案的日常管理

大數(shù)據(jù)技術(shù)一般深度結(jié)合云計算、云儲存，基于海量數(shù)據(jù)對相關(guān)特征進行到位、及時的分析計算，并給出正確的解決方案[5]。在機關(guān)干部的公開招聘、升遷、流動等過程中，通常會留下數(shù)量眾多的人事檔案信息。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以強化人事檔案的日常管理。首先，機關(guān)部門可以將檔案管理制度納入到大數(shù)據(jù)分析框架中，使各項制度條例與實際行為一一對應(yīng)，這樣能夠有效提高檔案管理人員的制度意識，從而進一步主動適應(yīng)干部人事改革的新需求，通過嚴(yán)格的管理制度應(yīng)對干部隊伍建設(shè)存在的新問題、新情況，使機關(guān)干部人事檔案管理體系更加完善。其次，機關(guān)部門通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，還能更細(xì)致地進行干部人事檔案的專項審核工作，以確保檔案信息的準(zhǔn)確性和真實性。例如，干部的出生年月、入職時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位等信息，都需要準(zhǔn)確無誤，這樣才能更有效地配合組織的審核認(rèn)定結(jié)果[6]。最后，大數(shù)據(jù)技術(shù)還能強化機關(guān)干部人事檔案資料的收集與整理工作，提高收集與整理工作的針對性，使資料的歸檔更加規(guī)范和完整。

（二）做好人事檔案的安全管理

在機關(guān)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，安全管理的重要性日益突出。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支撐下，機關(guān)部門可以更好地分析人事檔案管理所存在的安全漏洞，如硬件設(shè)備的安全、軟件平臺的安全、網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)陌踩?、移動儲存介質(zhì)的安全、檔案數(shù)據(jù)庫的安全等。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠提供宏觀的分析依據(jù)，使檔案管理人員更全面地估量人事檔案管理的安全性[7]。如果機關(guān)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作采用的是外包方式，則要考察系統(tǒng)開發(fā)單位的資質(zhì)，必須將檔案管理的安全性考慮進來。機關(guān)檔案館可以安裝二十四小時監(jiān)控設(shè)備，對檔案的出入庫進行嚴(yán)格的登記，防止現(xiàn)場涂改原始檔案現(xiàn)象的發(fā)生，無關(guān)人員不能夠隨意翻看檔案。對于檔案館內(nèi)的軟硬件使用和維護，需要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的保密管理制度，預(yù)防數(shù)字檔案信息外泄。此外，機關(guān)干部人事檔案的安全管理，還需要強化管理人員的保密意識。我們可以定期開展檔案安全保密的教育培訓(xùn)活動，從紀(jì)律和制度上進行約束，并將違反制度的行為納入到案例庫中，這能夠利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析管理人員的日常行為，及時給出對策，防止出現(xiàn)檔案泄密的事件。

（三）開展人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是機關(guān)干部人事檔案數(shù)字化發(fā)展的有力保障。大數(shù)據(jù)需要一定的標(biāo)準(zhǔn)進行支撐，才能發(fā)揮出更大的技術(shù)優(yōu)勢。信息平臺的構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)、基礎(chǔ)硬件設(shè)施的性能標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)采集的格式標(biāo)準(zhǔn)等，都屬于標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要范疇。機關(guān)部門在推動干部人事檔案數(shù)字化平臺開發(fā)的過程中，應(yīng)加強標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，制定出符合數(shù)字化開發(fā)的技術(shù)規(guī)范，嚴(yán)格規(guī)定檔案圖像的質(zhì)量指標(biāo)、檔案儲存格式、數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)化格式等，使大數(shù)據(jù)分析能夠在軟硬件標(biāo)準(zhǔn)與文件格式標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上進行[8]。而對于干部人事檔案管理人員的日常培訓(xùn)活動，我們也應(yīng)加強標(biāo)準(zhǔn)化知識培訓(xùn)力度，如軟件平臺的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)技術(shù)培訓(xùn)、數(shù)字檔案儲存的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫構(gòu)建技能培訓(xùn)等，以增強檔案管理人員對數(shù)字化平臺的管理能力，有效提高大數(shù)據(jù)技術(shù)的運用能力。從整體上看，機關(guān)干部人事檔案的數(shù)字化保障，需要一套規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)體系進行支撐，軟件平臺的開發(fā)應(yīng)用需要一個統(tǒng)一的框架，以全面實現(xiàn)檔案數(shù)字化平臺的數(shù)據(jù)采集、交換和集成操作，使機關(guān)干部人事檔案資源能夠在大數(shù)據(jù)下進行更好的管理與共享。

（四）充分運用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)

當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)發(fā)展已進入大數(shù)據(jù)、云計算時代，為了進一步保障機關(guān)干部人事檔案的開發(fā)利用，機關(guān)部門應(yīng)充分運用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，使干部人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)發(fā)揮出更大效果。例如，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)采集和分類檔案信息，為干部考察中的人事檔案審核提取有用信息；或者使用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析檔案用戶的行為軌跡，辨別是否存在涂改造假或者其他不良行為，可以使人事檔案發(fā)揮出更大的原始憑證價值。此外，機關(guān)部門還可以運用云儲存技術(shù)，全面整合一些分散的檔案信息數(shù)據(jù)庫，使遠(yuǎn)程整理、異地查閱等成為可能。在云平臺的選擇方面，百度云、騰訊云、阿里云都是當(dāng)前國內(nèi)云領(lǐng)域的領(lǐng)先者，能夠為機關(guān)干部人事檔案管理的大數(shù)據(jù)和云儲存提供解決方案。大數(shù)據(jù)講究低成本、高效率，技術(shù)特征體現(xiàn)在數(shù)據(jù)容量、數(shù)據(jù)類型、獲取數(shù)據(jù)的速度、真實性、可變性等方面，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)化管理機關(guān)干部人事檔案，符合新時期機關(guān)干部考察及其人事檔案管理的需求。

參考文獻：

[1]張麗娜.大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案信息化建設(shè)的問題與對策[J].山西檔案,2017(2):71-73.

[2]米永寧,耿志杰.應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開發(fā)數(shù)字檔案信息資源的現(xiàn)實困境與策略研究[J].北京檔案,2016(11):16-19.

[3]吳京,李卓妮.運用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強干部人事檔案資源體系建設(shè)[J].中國檔案,2017(5):58-59.

[4]徐葉黎,鐘秀梅.基層檔案室紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的實踐探討[J].山西檔案,2015(5):67-68.

[5]周耀林,常大偉.我國檔案大數(shù)據(jù)研究的現(xiàn)狀分析與趨勢探討[J].檔案學(xué)研究,2017(3):34-40.

[6]倪麗娟,陳輝.基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的干部檔案真實性維護路徑探析[J].北京檔案,2017(7):15-18.

[7]劉新民.當(dāng)檔案遇上大數(shù)據(jù)——跨部門檔案信息共享的實踐與思考[J].檔案與建設(shè),2015(9):81-82.

[8]張麗娜,夏慶利.高校人力資源管理的現(xiàn)實困境與對策——基于大數(shù)據(jù)思維下高校人事檔案信息化建設(shè)的探討[J].學(xué)術(shù)論壇,2016(4):157-161.