檔案信息資源規(guī)劃的關(guān)鍵成功因素分析

文 / 孫長(zhǎng)美 李孟秋

檔案信息資源蘊(yùn)含巨大的價(jià)值，如何對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理規(guī)劃關(guān)乎檔案信息資源價(jià)值的最終實(shí)現(xiàn)。隨著“檔案向社會(huì)開放，為社會(huì)服務(wù)”理念的發(fā)展以及電子文件數(shù)量的增加，現(xiàn)有檔案信息資源的服務(wù)方向和結(jié)構(gòu)都較以往發(fā)生了巨大變化。新形勢(shì)下，需要以新視角和新方法進(jìn)行檔案信息資源規(guī)劃工作。關(guān)鍵成功因素法在這種背景下被引入其中。這種方法通過構(gòu)建影響目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的主要影響因素，為規(guī)劃者提供清晰的解決問題的思路，能夠在短期內(nèi)明確當(dāng)前工作的重點(diǎn)，對(duì)于檔案信息資源規(guī)劃工作具有較高的適用性。

一、檔案信息資源規(guī)劃與關(guān)鍵成功因素法

（一）檔案信息資源規(guī)劃的內(nèi)涵

檔案信息資源規(guī)劃的前提是以信息觀和資源觀看待檔案與檔案管理。檔案具有信息資源的特性，且從廣義角度出發(fā)，檔案管理的內(nèi)容與信息資源管理的內(nèi)容存在一致性，因此可以將檔案管理視為信息資源管理的一部分。

檔案信息資源規(guī)劃是檔案信息資源管理的重要環(huán)節(jié)。信息資源規(guī)劃是指對(duì)組織機(jī)構(gòu)所需要的信息從采集、處理、傳輸?shù)绞褂玫娜嬉?guī)劃。[1]而檔案信息資源規(guī)劃則是指檔案行政管理部門對(duì)檔案信息資源管理的流程（收集、保管、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用開發(fā)等）和內(nèi)容（檔案、檔案管理人員、檔案基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)手段和規(guī)章制度等）進(jìn)行的全面規(guī)劃。在組織的相關(guān)活動(dòng)中，一直伴隨著檔案的產(chǎn)生和使用，檔案信息資源對(duì)組織內(nèi)外均有重要作用，因此檔案信息資源規(guī)劃的主要目的在于，實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部、組織之間和組織外部順暢的檔案信息資源傳遞與流動(dòng)，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。

（二）關(guān)鍵成功因素法的概念

關(guān)鍵成功因素法（Critical Success Factors，簡(jiǎn)稱CFS）是由麻省理工大學(xué)教授約翰·洛卡德（John F Rockard）在1979年提出的以關(guān)鍵因素為依據(jù)來確定系統(tǒng)信息需求的一種信息系統(tǒng)總體規(guī)劃的方法。[2]

關(guān)鍵成功因素，就是對(duì)實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)起關(guān)鍵作用的因素。關(guān)鍵成功因素法的目的，是建立一個(gè)由組織目標(biāo)、關(guān)鍵成功因素和關(guān)鍵指標(biāo)組成的復(fù)合架構(gòu)，從而為規(guī)劃者順利完成規(guī)劃目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)組織目的提供一個(gè)有價(jià)值的框架。這種方法的實(shí)質(zhì)，是在明確組織總體目標(biāo)的基礎(chǔ)上識(shí)別影響目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的因素，并對(duì)這些因素進(jìn)行進(jìn)一步識(shí)別，明確最重要的幾個(gè)關(guān)鍵成功因素（通常為5—9個(gè)），圍繞這些關(guān)鍵成功因素確定組織的核心需求，從而確定信息資源管理過程中的重點(diǎn)。

二、關(guān)鍵成功因素法適用檔案信息資源規(guī)劃的主要原因

（一）檔案信息資源體量巨大且種類繁多

目前，我國(guó)現(xiàn)有的檔案信息資源數(shù)量巨大。截至2016年底，各級(jí)綜合檔案館館藏共計(jì)6.5億卷（件）。[3]館藏檔案種類豐富，其保管、鑒定、利用有不同要求。在檔案信息資源數(shù)量巨大、情況復(fù)雜的情況下，我們要對(duì)其進(jìn)行合理規(guī)劃，首先要進(jìn)行總體系統(tǒng)梳理。關(guān)鍵成功因素法的運(yùn)用正是基于對(duì)組織內(nèi)管理對(duì)象的總體把握，因此關(guān)鍵成功因素法對(duì)檔案信息資源規(guī)劃的管理對(duì)象具有適用性。

（二）檔案信息資源規(guī)劃的新目標(biāo)催生新要求

新時(shí)代檔案工作與之前有很大不同，這種不同主要體現(xiàn)在意識(shí)與技術(shù)上：檔案不再只是需要機(jī)密保管的珍寶，而應(yīng)逐漸成為對(duì)外開放、提供利用的資源；僅僅具備傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理能力無法適應(yīng)信息時(shí)代檔案數(shù)字化的需要。在這種背景下，決策者需要重構(gòu)檔案信息資源規(guī)劃體系以適應(yīng)發(fā)生變化的檔案工作實(shí)踐。目前看來，意識(shí)與技術(shù)的雙重轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案工作帶來了深刻變革，領(lǐng)導(dǎo)層的檔案工作人員需要重新思考檔案信息資源的價(jià)值和意義。關(guān)鍵成功因素法能夠重新進(jìn)行目標(biāo)識(shí)別，進(jìn)而使檔案信息資源規(guī)劃適應(yīng)新時(shí)代的工作要求，因此關(guān)鍵成功因素法對(duì)檔案信息資源規(guī)劃的變革具有適用性。

（三）檔案管理流程與管理機(jī)制具有穩(wěn)定性

通過運(yùn)用關(guān)鍵成功因素法對(duì)檔案信息資源進(jìn)行規(guī)劃，要求對(duì)規(guī)劃對(duì)象有全面了解，因此其首要任務(wù)便是了解組織機(jī)構(gòu)的工作流程和體制機(jī)制。目前我國(guó)的紙質(zhì)檔案依然采取收集、整理、保管、鑒定、利用、統(tǒng)計(jì)的傳統(tǒng)管理流程，電子文件的管理貫徹全程控制、前段管理的理念。我國(guó)檔案的管理體制則貫徹統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。因此，目前我國(guó)檔案的管理流程和體制機(jī)制較為穩(wěn)定，關(guān)鍵成功因素法對(duì)其具有適用性。

三、檔案信息資源規(guī)劃中關(guān)鍵指標(biāo)的確定

（一）組織架構(gòu)

一是政府領(lǐng)導(dǎo)。加強(qiáng)政府對(duì)檔案信息資源的宏觀管理，中央政府制定檔案信息資源管理的基本政策后，各級(jí)政府要根據(jù)本地區(qū)實(shí)際情況對(duì)檔案信息資源的管理提出要求，形成政府各部門與檔案行政管理部門的聯(lián)動(dòng)體系，使檔案信息資源成為國(guó)家公共信息資源體系的重要組成部分，為政府治理、社會(huì)發(fā)展提供幫助，發(fā)揮檔案信息資源的多元價(jià)值。二是檔案行政管理部門的縱向橫向聯(lián)系。在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的管理機(jī)制下，檔案行政管理部門形成了嚴(yán)密的縱向聯(lián)系，上層部門與下層部門的隸屬關(guān)系非常穩(wěn)定。但同級(jí)以及不同地區(qū)的檔案行政管理部門間的聯(lián)系較弱，彼此處于相對(duì)疏離的狀態(tài)。針對(duì)這種情況，應(yīng)加強(qiáng)檔案行政管理部門的橫向聯(lián)系，通過檔案異地備份、工作座談會(huì)等形式加強(qiáng)工作聯(lián)系，學(xué)習(xí)彼此的工作經(jīng)驗(yàn)，提升檔案信息資源管理水平。三是應(yīng)急機(jī)制。檔案工作具有相對(duì)穩(wěn)定性，但也難以避免意外情況的發(fā)生。檔案行政管理部門應(yīng)未雨綢繆，及時(shí)建立檔案信息資源的應(yīng)急機(jī)制。在發(fā)生災(zāi)害時(shí)，通過檔案庫房監(jiān)控、異地備份、檔案恢復(fù)等手段維護(hù)檔案完整性；在發(fā)生社會(huì)突發(fā)事件時(shí)，則可以發(fā)揮檔案信息資源的作用，加強(qiáng)檔案應(yīng)急信息資源的建設(shè),建立和完善我國(guó)檔案信息資源規(guī)劃體系,提升檔案部門服務(wù)社會(huì)能力[4]，從而有效應(yīng)對(duì)社會(huì)突發(fā)事件。

（二）人力資源管理

一是領(lǐng)導(dǎo)層觀念。在檔案行政管理部門中，高層檔案工作者起到了關(guān)鍵作用，因?yàn)樗麄儗?duì)于檔案工作的理解和觀念直接影響到檔案局（館）工作的價(jià)值取向。在新形勢(shì)下的檔案信息資源管理中，高層領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)更新觀念，及時(shí)了解國(guó)內(nèi)國(guó)際檔案工作動(dòng)態(tài)，樹立“開放、共享、合作”的檔案工作理念，建立完善的檔案信息資源管理體系。二是檔案從業(yè)者的能力素質(zhì)。提高檔案從業(yè)者的能力素質(zhì)是搞好檔案信息資源管理工作的基礎(chǔ)。對(duì)于檔案從業(yè)者，首先需要具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識(shí)背景，要具有較高的檔案信息資源管理素養(yǎng)，要及時(shí)了解檔案行業(yè)的動(dòng)態(tài)，緊跟行業(yè)步伐。檔案從業(yè)者還需要了解法規(guī)制度對(duì)檔案工作的規(guī)定，嚴(yán)格遵守法律要求。此外，針對(duì)檔案從業(yè)者應(yīng)定期舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過集中學(xué)習(xí)的方式更新知識(shí)體系，提升工作效率。三是全國(guó)性檔案職業(yè)資格考試。檔案職稱是檔案工作人員從業(yè)的準(zhǔn)入門檻。目前在全國(guó)范圍內(nèi)，各地檔案行政管理部門多采取檔案職稱評(píng)審制，僅有北京、浙江、遼寧等地實(shí)行檔案職稱“以考代評(píng)”制度。檔案職業(yè)資格考試相較檔案職稱評(píng)審制，能夠更有效地提高職稱評(píng)價(jià)的針對(duì)性和科學(xué)性，拓展職稱評(píng)價(jià)人員范圍。因此我們應(yīng)考慮在全國(guó)范圍內(nèi)舉辦檔案職業(yè)資格考試，不再以硬性指標(biāo)加以限制，而以專業(yè)知識(shí)和能力素養(yǎng)作為檔案職稱的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

（三）法規(guī)制度

一是法規(guī)制度的調(diào)研。調(diào)查研究是法規(guī)制度制定與施行的重要保障。通過調(diào)研能夠幫助立法者了解當(dāng)前的立法背景與亟需解決的問題，并在法規(guī)制度頒布后向立法者提供反饋，對(duì)法規(guī)制度進(jìn)行修正。因此在制定法規(guī)制度時(shí)，應(yīng)首先進(jìn)行調(diào)查研究，了解主要問題，加強(qiáng)針對(duì)性，有的放矢，制定相關(guān)法規(guī)制度。在法規(guī)制度出臺(tái)后敦促相關(guān)機(jī)構(gòu)遵照?qǐng)?zhí)行，及時(shí)反饋，根據(jù)實(shí)際工作中出現(xiàn)的問題及時(shí)調(diào)整，逐步形成完善的法規(guī)制度，推動(dòng)檔案工作法制化、規(guī)范化。二是完備的法規(guī)制度體系。完備的法規(guī)制度體系是檔案工作法制化、規(guī)范化的保障。建國(guó)以來，隨著檔案工作實(shí)踐的發(fā)展，我國(guó)制定了專門針對(duì)檔案的《檔案法》，并形成了較為完備的檔案法規(guī)制度體系。而隨著電子文件的出現(xiàn)，原有的法規(guī)制度無法完全適應(yīng)現(xiàn)在復(fù)雜的檔案信息資源管理要求，因此需要相關(guān)部門盡快根據(jù)實(shí)際工作完善法規(guī)制度體系，使其適應(yīng)檔案信息資源管理要求。三是法規(guī)遵從與法律效力。法規(guī)遵從是指組織在運(yùn)作過程中，不僅要遵守組織內(nèi)部的各種規(guī)章，而且要遵守政府和行業(yè)制定的各項(xiàng)法律、法規(guī)及各種規(guī)章，同時(shí)又能證明做到了相關(guān)的要求[5]。法律效力是法規(guī)遵從的重要前提，較強(qiáng)的法律效力具有較強(qiáng)的強(qiáng)制力，若法律適用者違背相關(guān)法律則會(huì)依法受到懲處。而在我國(guó)檔案規(guī)章制度體系中，法律和行政法規(guī)較少，多以部門規(guī)章和規(guī)范性文件為主，法律效力極低，難以起到切實(shí)的法律約束作用。因此檔案行政管理部門應(yīng)注重檔案法律的立法工作，并在相關(guān)法律中加入檔案內(nèi)容，促進(jìn)檔案法律的法規(guī)遵從。

（四）內(nèi)容管理與風(fēng)險(xiǎn)管理

一是檔案信息資源庫。針對(duì)目前檔案信息資源分散在各地區(qū)，且地區(qū)間檔案信息資源收集水平和管理水平不一的現(xiàn)狀，應(yīng)盡快建立內(nèi)容全面、質(zhì)量?jī)?yōu)化的國(guó)家檔案信息資源庫；逐步實(shí)現(xiàn)全國(guó)檔案信息資源的目錄級(jí)查詢向文件級(jí)查詢的轉(zhuǎn)化，建立起全國(guó)共享的全文數(shù)據(jù)庫[6]；充分考慮國(guó)家檔案信息資源受眾，在資源廣度上，構(gòu)建符合實(shí)際利用和普遍利用需求的數(shù)量充分的檔案信息資源體系[7]，形成檔案信息資源庫。二是敏感信息維護(hù)。這要求在完善檔案信息資源數(shù)量與質(zhì)量的同時(shí)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理，維護(hù)敏感信息；加強(qiáng)對(duì)政府文件和電子文件開放的審核，確保涉密文件的安全；維護(hù)利用者的身份信息，確保個(gè)人信息不被泄露，保證利用者當(dāng)前操作無法被除利用者之外的主體知悉；加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)安全和隱私信息的管理，構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)管理的三重維護(hù)體系，確保檔案信息資源規(guī)劃的安全可靠。

（五）對(duì)管理活動(dòng)的監(jiān)督

檔案從業(yè)者的工作水平影響檔案信息資源的管理水平，因此首先需要對(duì)檔案從業(yè)者進(jìn)行監(jiān)督，監(jiān)督內(nèi)容主要是工作過程中使用的工作方法是否正確，實(shí)際工作是否有紕漏，工作態(tài)度是否正確，是否認(rèn)真耐心地幫助利用者解決問題。對(duì)檔案從業(yè)者的監(jiān)督需要依靠組織內(nèi)自查與利用者評(píng)價(jià)反饋結(jié)合進(jìn)行。通過建立技術(shù)開發(fā)者—技術(shù)專家—檔案從業(yè)者三位一體的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案信息資源所處的技術(shù)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案信息資源時(shí)刻處于安全可靠的技術(shù)環(huán)境中。

（六）客戶服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式是“迎進(jìn)來”，公民需要持相關(guān)證明到檔案館現(xiàn)場(chǎng)查檔，增加了許多麻煩。而隨著政府職能轉(zhuǎn)型，網(wǎng)上查檔、政務(wù)公開、開放數(shù)據(jù)的理念逐漸普及，傳統(tǒng)的服務(wù)方式日趨落后，新型服務(wù)工具逐漸普及。檔案行政管理部門應(yīng)革新觀念，利用技術(shù)發(fā)展的契機(jī)通過新型服務(wù)工具提供服務(wù)，通過構(gòu)建數(shù)字檔案館、利用政府檔案網(wǎng)站開放檔案、聯(lián)機(jī)檢索、公共訪問等手段為公眾獲取與利用檔案信息資源提供便利。

（七）資源基礎(chǔ)設(shè)施

這要求集成實(shí)體檔案和數(shù)字化檔案與電子文件，形成內(nèi)容全面的管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化為目標(biāo)；完善管理系統(tǒng)架構(gòu)，形成層級(jí)分明的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)的構(gòu)建以檔案信息資源數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，在系統(tǒng)后臺(tái)便利運(yùn)營(yíng)人員隨時(shí)更新檔案信息資源目錄與檔案信息資源全文；在支撐層針對(duì)登陸網(wǎng)站的不同人群，設(shè)計(jì)政府/公民/企業(yè)登錄模式；在顯示層逐步完善檔案信息資源呈現(xiàn)方式，注重信息交互，借助用戶參與提高平臺(tái)質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1][2]周曉英,宛玲.信息資源管理[M].北京:首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社,2012:89,87.

[3]在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上的工作報(bào)告[EB/OL].http://www.saac.gov.cn/news/2018-01/22/content_219103.html.

[4]吳加琪,周林興.面向社會(huì)突發(fā)事件的檔案信息資源規(guī)劃的發(fā)展思路[J].山西檔案,2014(1):65-68.

[5]什么是法規(guī)遵從？[EB/OL].http://blog.sina.com.cn/s/blog_5946bd590100pdjf.html.

[6]曹航,謝敏.條塊分割、體制約束與機(jī)制創(chuàng)新——對(duì)檔案信息資源整合的再思考[J].檔案管理,2010(1):7-10.

[7]周林興,仲雪珊.以公眾需求為導(dǎo)向的檔案信息資源規(guī)劃探討[J].檔案學(xué)通訊,2012(5):45-48.