“互聯(lián)網(wǎng)+”時代我國檔案利用的特點

文 / 馬仁杰 凃有兵

在“互聯(lián)網(wǎng)+”這個概念正式提出之前，互聯(lián)網(wǎng)早已慢慢滲透到我們的生活和工作中，互聯(lián)網(wǎng)和傳統(tǒng)銷售業(yè)相結(jié)合形成了電商產(chǎn)業(yè)，互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)電視媒體相結(jié)合成就了網(wǎng)絡(luò)直播……。2015年3月5日，在十二屆全國人大三次會議上，李克強總理在政府工作報告中首次提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃，此說法一經(jīng)提出便激起千層浪，學(xué)者們迅速展開了熱烈的探討。2015年7月4日，經(jīng)李克強總理簽批，國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于積極推進“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》（以下簡稱《指導(dǎo)意見》）。《指導(dǎo)意見》提出要堅持開放共享、融合創(chuàng)新、變革轉(zhuǎn)型、引領(lǐng)跨越、安全有序的基本原則[1]。自此，“互聯(lián)網(wǎng)+”引起了整個社會的高度重視。2017年10月，習(xí)近平總書記在中共十九大報告中八次提到互聯(lián)網(wǎng)，“互聯(lián)網(wǎng)+”在未來一定會更多地影響我們的生活與工作。

我們一定要明確“互聯(lián)網(wǎng)+”不等于互聯(lián)網(wǎng)，但二者密不可分。通俗地說，“互聯(lián)網(wǎng)+”就是互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)行業(yè)。這是一種新的經(jīng)濟模式，即充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，優(yōu)化生產(chǎn)要素配置，把互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新成果與經(jīng)濟社會的各個領(lǐng)域深度融合，使得傳統(tǒng)行業(yè)迸發(fā)出新的火花。在檔案利用實踐中，我國的檔案利用工作也邁入了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代。本文結(jié)合這樣一個大環(huán)境，從檔案利用主體、檔案利用客體、檔案利用過程三個角度出發(fā)，分析檔案利用的特點，期望與時俱進地幫助我國檔案利用工作更進一步。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代我國檔案利用主體的特點

（一）范圍擴大且人數(shù)增多

我國最初對檔案利用的控制非常嚴格，在封建社會，尋常百姓很難接觸到檔案，檔案僅僅為封建統(tǒng)治者服務(wù)，是君王進行政治統(tǒng)治的工具。這是至今我國民眾對于檔案仍感到些許神秘色彩的根源所在。檔案利用主體范圍的擴大不是一蹴而就的，是一個漸進的過程，即便在新中國成立以后，初期的檔案利用也主要在行政領(lǐng)導(dǎo)、行政工作領(lǐng)域內(nèi)開展，更多的是注重檔案為政治服務(wù)，范圍比較狹窄[2]。一直到改革開放之后，檔案利用主體逐步社會化，檔案再也不僅僅是為政治服務(wù)的統(tǒng)治工具，也不只是學(xué)術(shù)界利用的對象，還為工人、農(nóng)民等社會群體所利用。于是，不僅檔案利用主體范圍擴大，檔案利用主體的人數(shù)也有了明顯增加。以北京市為例，2008年檔案利用達到88413人次，其中市屬為4156人次，區(qū)縣屬為76157人次；至2014年，年度檔案利用已經(jīng)達到130430人次，其中市屬為11947人次，區(qū)縣屬為118483人次（數(shù)據(jù)來源于北京市檔案信息網(wǎng)）。如今許多三線城市也設(shè)立了檔案館，大大增加了檔案利用主體的人數(shù)。檔案利用主體無論是在范圍上還是在數(shù)量上，都有了顯著的擴展。

（二）需求立體化且層次豐富

檔案利用主體的需求無論是在空間上還是在時間上都有了延伸。在空間范圍上，檔案利用不僅僅局限于政治、歷史方面，不再只是機關(guān)內(nèi)進行查考、編史修志的工具，檔案利用滲透到社會的各個領(lǐng)域，政治、經(jīng)濟、歷史、文化、技術(shù)乃至公民的社會生活。在時間上，首先體現(xiàn)在歷史檔案的開放。改革開放以來，人民對于開放歷史檔案的呼聲越來越高，我國對歷史檔案的開放十分重視。早在1980年，國家檔案局就對舊政權(quán)檔案的開放做了規(guī)定。1990年10月24日國務(wù)院發(fā)布的《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十條規(guī)定：各級各類檔案館保管的檔案，應(yīng)當(dāng)按照《檔案法》的規(guī)定，分期分批地向社會開放[3]?！掇k法》對開放不同類型檔案的起始時間、范圍做了規(guī)定。其次，檔案利用主體需求還體現(xiàn)為主體對現(xiàn)代檔案甚至是近期檔案的利用越來越多，人們不再局限于對歷史檔案的利用，還有對許多貼近人們現(xiàn)實生活的學(xué)籍檔案、房產(chǎn)檔案等的利用。人們利用檔案的需求層次也越來越豐富，檔案的一次信息已經(jīng)無法完全滿足檔案利用主體的需求，人們渴望獲得經(jīng)過加工的檔案素材，這一要求不僅會給人們的利用帶來極大的便利，而且對檔案部門的工作有了更高的要求。

（三）觀念發(fā)生轉(zhuǎn)變

從前人們對檔案利用的印象是刻板、固定的，甚至認為它距離我們的生活是遙遠、神秘的。但在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，在這個檔案可以分類向公眾開放的年代，檔案也逐漸走進我們的生活，建檔查檔不再遙不可及，大眾獲取檔案信息的意識增強。同樣地，距離已經(jīng)不再是阻礙人們交流溝通的牽絆，人們想要利用檔案也不再抱著一定要去檔案館查詢的想法。當(dāng)人們產(chǎn)生檔案利用需求時，首先想到的可能就是網(wǎng)絡(luò)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人們可以隨時隨地進行查檔或獲取相關(guān)信息（查檔咨詢熱線、預(yù)約查檔服務(wù)等）。人們在過去因?qū)n案利用的陌生而產(chǎn)生的忐忑不安心情慢慢褪去，逐漸轉(zhuǎn)化為對檔案部門的一種依賴和期待，希望在利用過程中遇到困難就可以得到檔案工作者的幫助，期望能夠迅速、全面地查詢到自己所需的信息。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代我國檔案利用客體的特點

（一）數(shù)字化且可共享

檔案利用的客體即檔案信息。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代，一些詞語我們耳熟能詳：大數(shù)據(jù)、數(shù)字化、電子化?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案利用”的一個很重要的特點就是檔案信息資源數(shù)字化，即在全面完成檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，建立起完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫[4]。檔案信息數(shù)字化既方便了檔案部門進行管理，也便于用戶的利用和區(qū)域間檔案信息資源的共享。如今許多檔案館的館藏資源都進行了數(shù)字化處理，有些地方甚至還實現(xiàn)了區(qū)縣檔案館資源和市檔案館資源的共享。各個地區(qū)的檔案資源不再是孤立的個體，而逐漸成為可以供人們同時利用的整體，人們利用檔案的區(qū)域限制開始被突破，這提高了檔案利用的效率。

（二）數(shù)據(jù)量增大且載體形式發(fā)生變化

如果說檔案信息資源數(shù)字化是檔案利用客體數(shù)據(jù)量增加的基礎(chǔ)，那么人們的需求變化就是數(shù)據(jù)量增加的加速器。隨著人們的檔案利用需求向各個領(lǐng)域延伸，檔案的內(nèi)容更加豐富，文書檔案、科技檔案、歷史檔案、貼近生活的學(xué)籍檔案、房產(chǎn)檔案等都成為人們利用的對象，檔案利用領(lǐng)域的進一步擴大促進了檔案數(shù)據(jù)量的增加。檔案在形式和載體上都不拘泥于傳統(tǒng)方式，檔案信息不一定以文字的形式呈現(xiàn)在我們眼前，也可以通過舉辦檔案展覽等活動傳播檔案信息。紙張、音像也不再是檔案信息僅有的承載者，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代產(chǎn)生了依托于互聯(lián)網(wǎng)的電子文件、檔案光盤、多媒體資源等。這些新的文件形式存儲空間密集，傳播速度快，使用便捷。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代我國檔案利用過程的特點

（一）以人為本

“以人為本”已經(jīng)成為時代的風(fēng)向標。中共十九大明確指出，必須堅持以人民為中心的發(fā)展思想，堅持人民的主體地位?！耙匀藶楸尽钡乃枷胍呀?jīng)滲透到社會生活的各個角落，在檔案利用領(lǐng)域亦是如此。檔案服務(wù)逐步社會化，面向公眾。檔案部門以檔案利用主體的需求為導(dǎo)向，不斷完善自身，提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。他們不只是被動地提供檔案利用的相關(guān)服務(wù)，而是打破了檔案利用者與檔案部門之間原來“你需我找”的完全被動狀態(tài)，逐步發(fā)展成為被動服務(wù)與主動服務(wù)相結(jié)合，向人們宣傳檔案利用的相關(guān)規(guī)定和查檔時間、手續(xù)等信息。檔案部門的角色正逐漸從“管理者”向“服務(wù)者”轉(zhuǎn)變。

（二）檔案利用法制化

檔案利用在人們的生活工作中變得越來越重要，檔案利用的相關(guān)法規(guī)絕不能有留白?；ヂ?lián)網(wǎng)雖然方便靈活，但絕不是法外之地。規(guī)范人們在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案利用的行為，不是僅靠人們的自我約束就可以做到的，必須以法律作為強有力的支撐，對于有不法入侵檔案信息系統(tǒng)的行為進行嚴厲打擊。完善的法制不僅對于約束人們的利用行為具有重要意義，而且有利于檔案工作規(guī)范化，為檔案的利用簡化了手續(xù)，創(chuàng)造了條件，提升了人們的利用效率。改革開放以來，我國逐步出臺了許多關(guān)于檔案利用的法規(guī)，對于檔案開放的時限、范圍、檔案利用的原則、檔案部門的職責(zé)都做出了明確的規(guī)定。這對于檔案利用文明的發(fā)展來說具有重要意義。 2007年1月17日國務(wù)院第165次常務(wù)會議通過的《中華人民共和國政府信息公開條例》第十六條規(guī)定：各級人民政府應(yīng)當(dāng)在國家檔案館、公共圖書館設(shè)置政府信息查閱場所，并配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利。行政機關(guān)可以根據(jù)需要設(shè)立公共查閱室、資料索取點、信息公告欄、電子信息屏等場所、設(shè)施，公開政府信息。行政機關(guān)應(yīng)當(dāng)及時向國家檔案館、公共圖書館提供主動公開的政府信息[5]。2015年1月23日，國務(wù)院已著手修訂《中華人民共和國政府信息公開條例》?？梢?，當(dāng)今社會公民的法律意識逐步增強，檔案利用的法規(guī)逐步完善，除規(guī)范了檔案利用主體、檔案部門的行為之外，還保護了檔案信息資源，保障了公民在檔案利用方面的利益，促進了檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）檔案利用理論迅速發(fā)展

研究者獲取信息的視線與途徑擴展和延伸到世界各國的檔案館[6]。在外國已經(jīng)形成了系統(tǒng)的理論體系，不僅對檔案開放問題進行闡述，而且提出了檔案限制利用理念并應(yīng)用于社會實踐，形成了一種檔案開放與限制均衡化的理念。我國自古以來就強調(diào)檔案的保密性，即便是現(xiàn)在也未能完全擺脫這種“重保密、輕開放”的桎梏。1980年代以來，我國檔案利用理論進入較快發(fā)展時期，從內(nèi)容到形式都獲得了極大的充實和完善[7]。中共十一屆三中全會召開后，檔案利用理論也迎來了春天。此后，學(xué)者們對于檔案利用中的歷史檔案開放、開發(fā)等在理論上多有建樹，為二十一世紀檔案利用理論的持續(xù)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。2000年3月石慶玲發(fā)表的《檔案工作 走進人民》一文，是新世紀我國有關(guān)檔案利用理論的振聾發(fā)聵之作。其中最引人關(guān)注的內(nèi)容是，檔案要為公民個人服務(wù)，既要為其物質(zhì)利益服務(wù)，又要為其精神需求服務(wù)。這在我國的檔案利用理論研究發(fā)展史上具有重要意義。改革開放以來檔案利用的社會實踐持續(xù)進行，我國的學(xué)術(shù)界對于檔案利用的討論也不曾停歇，人們對于檔案利用的認識不斷加深，不僅緊隨國家政策導(dǎo)向，而且關(guān)注國際學(xué)術(shù)動態(tài)，形成了具有中國特色的檔案利用理論。

（四）檔案利用方便高效

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案利用不是只有在檔案館才能進行，事實上已經(jīng)有部分地區(qū)的檔案館開始提供遠程檔案利用服務(wù)。這不僅幫助檔案利用主體節(jié)約了時間，還替檔案利用主體省去了一系列復(fù)雜的程序。南京市棲霞區(qū)的“e站通”遠程查檔終端已經(jīng)覆蓋棲霞全區(qū)域，住在偏遠地方的居民不再需要耗時往區(qū)政府檔案局跑，而是在當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)就可以辦理計生、婚姻等五大類檔案查詢，只需要社區(qū)工作人員讀取檔案利用者本人身份證，確認其身份后將查檔申請傳至區(qū)檔案館，只花幾分鐘，所需的檔案就可以回傳過來。這種查檔方式真正實現(xiàn)了“讓信息多跑路，讓群眾少跑腿”。

（五）檔案利用途徑多種多樣

檔案信息資源數(shù)據(jù)呈爆炸式的增長，僅僅依靠傳統(tǒng)方式利用檔案是遠遠不夠的?，F(xiàn)代信息技術(shù)不僅可以幫助檔案部門對檔案信息資源進行管理，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源共享，而且能夠幫助用戶便捷地查詢檔案。以檔案信息資源數(shù)字化為基礎(chǔ)，以計算機和網(wǎng)絡(luò)為工具，檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的規(guī)劃和檔案信息數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建都在我國檔案界的研究范圍內(nèi)。先進的技術(shù)幫助檔案部門進行電子管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，以求通過最有效的方式實現(xiàn)檔案信息的管理。新技術(shù)也給檔案利用帶來了便捷，為除了到館進行查檔咨詢外的其他方式提供了技術(shù)支持。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案網(wǎng)站逐漸完善。檔案網(wǎng)站可以為我們提供數(shù)字檔案館查閱系統(tǒng)、書刊的電子版，可以為我們提供在線參觀展覽，甚至可以為我們提供更多的想要了解的信息或服務(wù)，如查檔時間及手續(xù)、預(yù)約查檔服務(wù)、檔案百科、檔案征集……。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，更多的網(wǎng)絡(luò)平臺被人們利用起來，微信公眾號、微博、手機APP等都為檔案利用提供了更多的方式。此外，檔案館與時俱進，借助多媒體的力量促進檔案事業(yè)的發(fā)展。一些城建檔案館積極配合電視臺拍攝城市紀錄片，這對于檔案館和整個城市來說意義非凡。現(xiàn)今已不再是檔案利用方式比較單一的時代了，公眾通過各種媒體對各個檔案部門的屬性有了基本的了解，用戶可以根據(jù)自身的情況選擇最適合自己的利用方式，而不是因為條件限制被迫選擇到館查檔。

（六）檔案利用過程中提供個性化服務(wù)

檔案利用主體可以通過網(wǎng)絡(luò)預(yù)約查檔，檔案部門可以根據(jù)不同用戶的不同需求，開展具有服務(wù)對象具體、服務(wù)內(nèi)容專指等特點的個性化服務(wù)活動[8]。不難發(fā)現(xiàn)，一些檔案網(wǎng)站里有公眾互動這樣一個板塊，用戶可以幫助檔案部門填寫調(diào)查問卷，這樣檔案部門可以更好地掌握用戶的需求變化。用戶也可以通過網(wǎng)站進行咨詢、解答疑惑。檔案網(wǎng)站可以更有針對性地回答用戶的問題，相較原先檔案部門單向地提供服務(wù)而言，這種方式更能貼近用戶，了解用戶的真實感受，增加了檔案部門與用戶之間的互動性。檔案部門提供的服務(wù)也逐漸呈現(xiàn)出“需求感知”的趨勢。在我們平時上網(wǎng)的過程中，電腦瀏覽器或者手機APP都可能保留我們?yōu)g覽過信息的痕跡，并以此為依據(jù)推送我們可能感興趣的內(nèi)容。這是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對用戶的需求進行合理的推測。同樣地，大數(shù)據(jù)技術(shù)也可以應(yīng)用于識別、提取檔案利用主體所需檔案的相關(guān)信息，促使提供的檔案信息更加全面，提升用戶的滿意度。

（七）檔案利用工作開展跨界合作

檔案網(wǎng)站、檔案信息管理系統(tǒng)以及相應(yīng)檔案利用軟件的開發(fā)與維護可能并不能完全憑借檔案部門自身的力量完成。在保證檔案利用者利用效率的同時，我國也重視信息安全。我們不斷完善革新防火墻技術(shù)、加密技術(shù)等來保證檔案信息的安全，保障檔案利用主體的隱私。這時候檔案部門就像企業(yè)一樣，把這部分的工作外包出去交給專業(yè)的信息技術(shù)人員，檔案部門與新媒體工作者的跨領(lǐng)域合作實現(xiàn)雙贏，在此過程中檔案部門能夠在技術(shù)方面得到充足且專業(yè)的保障。這種方式將新媒體技術(shù)與檔案部門更好地融合在一起?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代的檔案館為了能夠與時俱進地提供檔案利用服務(wù)，不僅需要改進自身的硬件設(shè)施入，而且要做好軟件設(shè)施的保障工作。

參考文獻：

[1]國務(wù)院關(guān)于積極推進“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見[EB/OL].http://www.gov.cn/zhengce/content/2015-07/04/content_10002.htm.

[2]梁娜.試析我國檔案利用的發(fā)展過程、趨勢及其特點[J].檔案與建設(shè),1996(3).

[3]白水.中國檔案開放大事記[J].中國檔案,2007(6).

[4]高元昕.論“互聯(lián)網(wǎng)+”時代我國檔案利用的特點[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(17).

[5]中華人民共和國政府信息公開條例[EB/OL].http://www.gov.cn/xxgk/pub/govpublic/tiaoli.html.

[6]王艷艷.淺談信息時代檔案利用的特點[N].中國檔案報,2001-06-14.

[7]關(guān)宏玉.略論外國檔案利用特點——兼與中國檔案利用比較[J].云南檔案,2015(6).

[8]李麗彤.信息化環(huán)境下檔案利用工作的特點和對策[J].蘭臺內(nèi)外,2014(5).