對建筑設計單位檔案管理工作的幾點建議

文/徐 嵐

建筑設計單位的工程質(zhì)量保證與檔案管理工作息息相關，檔案管理人員應針對現(xiàn)階段本單位檔案管理存在的問題，提升檔案管理措施，構(gòu)建檔案管理反饋機制，逐步加大網(wǎng)絡電子化信息技術的應用，不斷提高檔案管理效率

建筑設計單位的檔案工作，主要是對日常工作過程中產(chǎn)生的具有一定應用價值的信息資料進行管理，其重頭是圖紙、計算書、甲方資料的歸檔整理。由于檔案在質(zhì)量管理過程中具有很重要的參考價值，因此對檔案信息完整性的保管顯得尤其重要。但是本單位對檔案管理工作重視度不夠，檔案管理人員的收入明顯低于其它職能部門，這就使得剛培訓出有點工作經(jīng)驗的管理人員就被別的部門挖走，檔案處管理人員的新人不斷更替給檔案分支管理工作的老檔案管理員增加了很大的壓力。本文對本單位檔案管理工作提出以下幾點建議。

一、檔案管理工作中存在的問題

1.科技水平不高

社會的發(fā)展加速了計算機信息化檔案管理技術的應用，隨著檔案管理信息化軟件種類的增加，對檔案管理人員也有一定的要求，而針對建筑設計機構(gòu)工作過程中產(chǎn)生相應類型的檔案文件，現(xiàn)階段檔案管理人員并沒有較為熟練的檔案管理技術，相關硬件設備支撐力度也不足，阻礙了建筑設計檔案信息化管理工作的進行。

2.管理效率不高

在現(xiàn)階段建筑設計院檔案管理過程中，面對每年新設計的圖紙，原規(guī)劃的檔案保管場所很難滿足逐年增加的圖紙量，由于設計時間緊、任務急，出圖后變更量大，原來人工替換原圖的方法使檔案管理人員的工作量加大數(shù)倍，施工過程中圖紙反復加曬，很容易出現(xiàn)人為錯誤沒有及時將最終版的設計成果提供給施工單位，造成工作反復，從而導致整體檔案管理工作效率越來越低。

二、檔案管理工作效率提升措施

1.強化檔案管理網(wǎng)絡電子信息化建設

針對建筑設計院檔案管理工作情況，進行網(wǎng)絡電子信息化管理模式可進一步提升檔案管理的集中化程度，由以往集中平面管理轉(zhuǎn)化為立體信息檔案管理模式。網(wǎng)絡電子信息化管理模式下，建筑設計機構(gòu)內(nèi)部的各項檔案信息可以進行分類存放措施，同時通過相關權限的設置，對較為重要的核心信息進行加密處理。在此基礎上，本單位正在試運行的二維協(xié)同設計系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡電子信息化數(shù)據(jù)交互傳輸特點，在出圖時電子文件直接歸檔，在項目設計圖紙內(nèi)部進行實時更新彌補，保證檔案完整性的同時，也可以避免檔案信息堆積導致的工作效率下降。網(wǎng)絡電子信息化管理模式具有較為快速、便捷的管理形式，如果運行成功不僅降低了檔案管理人員工作負擔，而且促使檔案管理工作的編制整理準確率得到有效的提升。

2.完善建筑設計單位檔案管理機制

建筑設計單位檔案管理機制的完善是檔案管理工作順利進行的保障。因此相關部門應加大對檔案管理工作的重視，依據(jù)檔案管理實際情況，在以往管理的基礎上進行檔案管理資料室的建設完善，在檔案分類存放的基礎上，可要求相關檔案管理人員進行相關標識標簽的建立。在重要檔案存放過程中，除了進行單一檔案區(qū)域的存放管理，應對內(nèi)部檔案保密期限進行定期跟蹤維護，并根據(jù)檔案機密程度及檔案存放時間的變化，對相關檔案密級進行升高措施。同時應注意避免存放在低樓層區(qū)域，結(jié)合相關樓層門窗加固措施，降低檔案丟失及被水浸泡的概率。在檔案管理過程中，檔案管理人員應及時處理檔案保密程度下降的相關文件，進行重新存放、標記處理，而在相關檔案信息管理過程中，可建立雙人管理機制，保證檔案管理工作的有效進行。

3.構(gòu)建檔案管理反饋機制

檔案管理反饋機制可在促使管理人員全面掌握機構(gòu)檔案信息的同時，保證各機構(gòu)管理措施的有效執(zhí)行，在一定程度上提升檔案利用效率。在檔案服務反饋信息建設過程中，需要利用相關信息系統(tǒng)檢索工具對檔案價值進行逐一評測，然后確定相應檔案存放形式。為了保證檔案管理反饋信息的穩(wěn)定性及適用性，可依據(jù)檔案利用形式轉(zhuǎn)化效率的要求，對檔案內(nèi)部信息反饋體制進行更新完善，促使檔案實用價值的有效發(fā)揮。