檔案管理安全探析

文·徐濱清

伴隨著電子技術(shù)的迅速崛起與發(fā)展，檔案管理已不僅是傳統(tǒng)意義上的實(shí)體化檔案管理，更在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的背景之下，對(duì)檔案信息資源的管理。與此同時(shí)，現(xiàn)代意義上的檔案管理安全，也不僅僅是實(shí)體化檔案的管理安全，更擴(kuò)展為電子網(wǎng)絡(luò)信息化檔案的管理安全。由于網(wǎng)絡(luò)和電子信息自身的特點(diǎn)所限，電子網(wǎng)絡(luò)信息化檔案存在著不容小覷的安全隱患，所以加強(qiáng)檔案管理安全的工作，便不容置疑地?cái)[上了日趨顯著的重要地位，需要引起檔案部門的高度重視。

一、檔案管理安全的重要性

檔案管理安全工作是以檔案資源為對(duì)象，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等為手段，通過持續(xù)的危險(xiǎn)識(shí)別和風(fēng)險(xiǎn)管理過程，將檔案?jìng)驌p失的風(fēng)險(xiǎn)降低并保持在可接受的水平或其以下。隨著信息化時(shí)代的到來，加快檔案信息化管理已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。但是，檔案信息安全工作面臨眾多威脅，給檔案管理工作增加了很大的難度。因此，為了充分發(fā)揮檔案管理工作在檔案安全、信息化管理中的作用，要不斷健全檔案信息安全管理體系，對(duì)直接關(guān)系到國(guó)家安全、國(guó)際機(jī)密的，尤其是政治、科技、軍事以及經(jīng)濟(jì)方面的檔案資料必須進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)，避免因損壞、竊取或篡改，而對(duì)國(guó)家、社會(huì)造成無法估計(jì)的損失。

二、檔案管理安全中存在的問題

（一）檔案管理者的意識(shí)不強(qiáng)、能力有限。長(zhǎng)期以來，檔案管理工作在很多組織和單位都得不到應(yīng)有的重視，檔案管理安全就更提不到議事日程上了，人們只滿足于檔案的不丟、不破、不壞，而對(duì)潛在危險(xiǎn)的預(yù)測(cè)、監(jiān)控、解除無任何概念。對(duì)于檔案的信息化管理，很多人也都認(rèn)為只是將檔案資料輸入到了計(jì)算機(jī)中而已，對(duì)這樣一個(gè)本應(yīng)是智能化的高科技管理系統(tǒng)，只是當(dāng)做一個(gè)取代手工管理、檢索的替代品使用，對(duì)其中暗藏的風(fēng)險(xiǎn)缺乏足夠的預(yù)控能力和防范措施。

（二）聘用很多在技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)上都存在差異的信息化開發(fā)公司。在行政事業(yè)單位的檔案信息化過程中，信息化系統(tǒng)的開發(fā)和研究，大多都是由不同的幾個(gè)公司共同完成，這使得檔案信息化管理不能將所有的信息進(jìn)行有效整合，嚴(yán)重影響了檔案信息管理的運(yùn)行效率；從技術(shù)上來說，也不能在不同系統(tǒng)間轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，影響了檔案信息的共享。使各個(gè)行政單位之間的信息傳遞受到限制，不利于提高單位的行政效率，也降低了各單位對(duì)群眾的服務(wù)質(zhì)量。

（三）我國(guó)發(fā)展信息化的時(shí)間相對(duì)較短，在信息化技術(shù)和專業(yè)信息化團(tuán)隊(duì)的建設(shè)上都較為落后。在一些部門中，檔案信息化管理程度、管理軟件和政府服務(wù)的需求、特點(diǎn)并不兼容，使檔案信息化管理的實(shí)用性大打折扣，也使檔案信息化管理沒有特點(diǎn)，讓檔案信息化管理在許多行政事業(yè)單位中推廣受限。

三、檔案管理安全的措施

（一）明確責(zé)任，增強(qiáng)防范意識(shí)，保證檔案實(shí)體的安全性。首先要配備與檔案管理相適應(yīng)的防災(zāi)設(shè)備，其次要根據(jù)實(shí)際情況，制定相關(guān)的災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案，責(zé)任到人，簽訂安全管理責(zé)任書，實(shí)行層層責(zé)任制。要選經(jīng)常進(jìn)行安全演習(xí)，增強(qiáng)管理人員安全防災(zāi)的意識(shí)，確保檔案實(shí)體的安全，為其他安全工作奠定基礎(chǔ)。

（二）樹立信息安全意識(shí)，確保檔案信息的安全性。首先，要掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)知識(shí)，了解病毒危害及其防范措施。要提升在工作中的安全意識(shí)，減少被他人利用而導(dǎo)致信息丟失的情況，增強(qiáng)信息的安全保密性。其次，在人員發(fā)生變動(dòng)的情況下，要立即更新密碼設(shè)置。再次，檔案室的計(jì)算機(jī)要實(shí)行專人專用制度，對(duì)計(jì)算機(jī)的使用作出明確的規(guī)定，嚴(yán)禁安裝不必要的軟件與游戲，減少病毒人侵的機(jī)會(huì)。最后，確保計(jì)算機(jī)使用的合理與合法性。

（三）增強(qiáng)保管意識(shí)，避免原件丟失。實(shí)體檔案都存在唯一性，提供檔案原件使用也是不可避免的義務(wù)。因此，在檔案使用過程中，有條件的可盡量提供復(fù)印件，減少原件磨損的幾率。而電子文件則要做好異地備份工作。對(duì)正在使用的電子檔案，盡量以復(fù)制件替代原件，并對(duì)原件進(jìn)行封存保管。

（四）制定對(duì)設(shè)施管理的檢查制度，保證設(shè)施的安全。檔案室內(nèi)有電源線、網(wǎng)絡(luò)線、防盜系統(tǒng)線等，管線密布，電器眾多，且用電量較大、使用時(shí)間集中。因此，必須要定期進(jìn)行檢查與維護(hù)，將安全隱患扼殺在萌芽中。

（五）創(chuàng)建科學(xué)的檔案管理安全保密制度。由于我國(guó)關(guān)于檔案資料安全保密的法律法規(guī)尚不完善，一些不法分子會(huì)利用法律空隙侵害或者盜竊檔案資料，增加了檔案管理安全保密工作的難度。因此，我們要不斷完善網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)關(guān)于檔案安全保密的法律法規(guī)，建立健全檔案管理安全保密制度體系，為加強(qiáng)檔案管理安全保密工作提高法律保障。

在傳統(tǒng)媒體慢慢逝去，網(wǎng)絡(luò)和新媒體時(shí)代極速崛起并擴(kuò)張的時(shí)代，檔案管理已然逐漸改變了傳統(tǒng)的形態(tài)，更加依附于非實(shí)體化的信息空間，但又由于網(wǎng)絡(luò)信息特點(diǎn)和檔案管理的極端重要性，認(rèn)真審視檔案管理安全工作不可或缺，每一個(gè)部門和單位都應(yīng)該引起足夠的重視。