探析綜合醫(yī)院醫(yī)療科研檔案的管理工作

文·白永梅

醫(yī)療科研檔案是記載和反映醫(yī)療診治過程中醫(yī)學科研工作的重要史料和證據(jù)，是醫(yī)院進行醫(yī)療科學研發(fā)、科學管理的基礎(chǔ)，是現(xiàn)代醫(yī)學技術(shù)發(fā)展的重要保證。醫(yī)療科研檔案是否真實、齊全、準確、完整，將直接影響到綜合醫(yī)院科學技術(shù)研究、疑難雜癥診治方案與教學實驗質(zhì)量以及醫(yī)療科技事業(yè)的健康發(fā)展。針對目前醫(yī)療科研檔案管理的現(xiàn)狀及本人實踐，現(xiàn)就綜合醫(yī)院醫(yī)療科研檔案管理工作做一些粗淺的探討。

一、醫(yī)療科研檔案的主要內(nèi)容及特點

醫(yī)療科研檔案包含醫(yī)療科技項目的選題設(shè)計、實驗整理和分析、臨床研究和應(yīng)用等過程中形成的各種文字、圖表、聲像材料。具體包括項目開題報告等立項材料、研究過程中的原始記錄等材料、臨床應(yīng)用形成的材料、課題小結(jié)材料、成果申報與鑒定材料等檔案信息，以及涉及到醫(yī)學科研制度、醫(yī)療法律法規(guī)和相關(guān)的科研管理文件等科研工作所必需的重要的參考資料，具有專業(yè)性、成套性、原始性等特點。不同的科研項目，形成的檔案材料也不同，需要工作人員認真甄別，區(qū)分不同價值，分類保管。

同時，醫(yī)療科研項目往往需要多學科、跨專業(yè)合作，因此醫(yī)療科研檔案具有突出的學科特點及較強的專業(yè)性、前沿性和科學性。另外，一般醫(yī)療科研項目的研究周期較長，為保證醫(yī)療科研項目檔案材料的有機統(tǒng)一和齊全完整，必須分階段、區(qū)分專業(yè)進行歸檔整理，保證醫(yī)學科研項目檔案的連續(xù)性、成套性和系統(tǒng)性、完整性。

二、綜合醫(yī)院醫(yī)療科研檔案管理工作存在的問題

（一）醫(yī)療科研檔案管理意識缺乏

首先，地市及以下醫(yī)院大多沒有專門管理科研檔案的工作人員。醫(yī)療科研檔案作為整個醫(yī)院檔案的組成部分，一般由綜合檔案室人員統(tǒng)一管理。由于科研檔案專業(yè)性強，而兼管人員又不具備相應(yīng)專業(yè)知識，很難做到收集齊全、分類科學。

其次，醫(yī)療科研項目的專家團隊，主要以臨床科研相結(jié)合的方式進行科學研究，重臨床實踐效果及科研數(shù)據(jù)分析，對醫(yī)療科研檔案資料缺乏應(yīng)有的重視及存檔意識，使得許多基礎(chǔ)資料、原始數(shù)據(jù)、醫(yī)技檢查的圖像、圖表等檔案材料的收集相對滯后，甚至出現(xiàn)混亂、缺失、損壞等人為事故，增加了檔案系統(tǒng)整理的難度，甚至造成了不可挽回的損失。

再次，由于醫(yī)療科研項目本身具有潛在的內(nèi)部競爭特點，一些醫(yī)療科研人員因為個人榮譽及知識產(chǎn)權(quán)的保密性等原因，將醫(yī)學科研資料私自留存，不上交醫(yī)院科研管理部門。

上述原因?qū)е聭?yīng)該共享的科研資源不能及時、完整地歸檔，從客觀上影響了醫(yī)療科研檔案歸檔的完整性和準確性。

（二）醫(yī)療科研檔案管理機制不健全

醫(yī)院的綜合檔案管理機制比較健全，但醫(yī)療科研檔案管理制度、監(jiān)督機制、獎懲制度相對薄弱和落后。比如，由于缺少科研檔案材料歸檔時間、歸檔質(zhì)量、歸檔內(nèi)容的具體要求，加之科研人員不重視歸檔工作，導(dǎo)致歸檔不完整、不齊全、不及時。由于檔案人員配備較為隨意，不能按需配備，采用兼職的管理方式，且存在人員流動性大、人員編制不足等狀況，致使在醫(yī)療科研檔案歸檔工作中，檔案部門與科研管理部門溝通不及時，對于接收的材料是否完整不能做到心中有數(shù)，無法完成同步和把關(guān)處理。

（三）醫(yī)療科研檔案管理人員專業(yè)水平不夠高

地市及以下醫(yī)院普遍缺少醫(yī)療科研檔案管理專業(yè)人員，現(xiàn)有的檔案管理人員也大多是從護理、行政、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過來的大齡兼職檔案員，其文化程度、理論水平、專業(yè)素質(zhì)等參差不齊，難以滿足新形勢下醫(yī)院科研檔案事業(yè)發(fā)展需求。

（四）醫(yī)院科研檔案管理信息化建設(shè)滯后

由于管理人員知識結(jié)構(gòu)、觀念相對落后，信息化管理技能不高，不少醫(yī)院科研檔案管理依舊采用傳統(tǒng)的手工管理方法，已遠遠不能適應(yīng)工作需要。辦公自動化系統(tǒng)的運用，并沒有發(fā)揮出計算機在醫(yī)院科研檔案管理方面的優(yōu)勢，醫(yī)院未重視科研檔案信息資源的深入開發(fā)和研究，投入人力、物力、財力不足，使得醫(yī)院在科研檔案管理信息化上還處于初級階段，導(dǎo)致工作效率、技術(shù)含量、信息利用率低，無法完成全文檢索、資源共享等重要大數(shù)據(jù)時代下的先進信息化管理模式。

三、改進醫(yī)學科研檔案管理工作的幾點建議

（一）強化檔案管理意識，健全檔案管理機制

一是加強對《檔案法》《科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等檔案法律法規(guī)的學習宣傳，進一步提高全員檔案意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念、創(chuàng)新管理機制，逐步提高領(lǐng)導(dǎo)者、科研管理部門、檔案管理部門對科研檔案工作重要性的認識。

二是完善檔案管理機制，構(gòu)建科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系；建立健全科研檔案管理規(guī)章制度，明確醫(yī)學科研檔案歸檔收集范圍；形成可操作性強的科研檔案長效管理機制，明確科研管理部門和檔案管理部門的職責，落實崗位責任制，科學合理地制定檔案的歸檔范圍和歸檔時間，使檔案工作有法可依、有章可循。

三是加強業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，使檔案管理工作有序、高效運行，為醫(yī)療科研工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（二）加強對重大科研課題檔案材料的跟蹤收集

科研人員肩負著繁重的科研任務(wù)，在檔案管理工作上投入的精力和時間有限，難免出現(xiàn)科研檔案的材料積累、收集有遺漏或?qū)?yīng)歸檔的材料把握不準等失誤。因此，檔案部門應(yīng)將工作重心前移，根據(jù)科研檔案形成的特點，按照前端控制和全程管理并重的原則，將工作融入到科研活動的各個時期、各個環(huán)節(jié)中去，加大監(jiān)督指導(dǎo)力度，讓科研管理人員了解掌握檔案工作的特性與要求，實現(xiàn)科研檔案資料的全面收集和統(tǒng)一管理。針對目前臨床醫(yī)務(wù)科研工作者重申報、輕驗收的實際情況，檔案人員應(yīng)在跟蹤過程中與科研管理人員溝通，保證科研檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性。檔案部門還應(yīng)加強同科研管理、人事等職能部門的聯(lián)系與溝通，及時掌握科研課題的整體進程，同時在科研人員的調(diào)動、晉升、考核等方面把好關(guān)，將檔案管理水平納入個人考核指標，把檔案材料收集是否及時、規(guī)范以及案卷質(zhì)量是否達標等作為個人考核、評優(yōu)、升職等的參考條件，促使科研人員重視歸檔工作。

（三）加大科研檔案管理與利用的創(chuàng)新力度

管理和利用好檔案是保證醫(yī)學科研工作順利進行的重要方面，醫(yī)療科研檔案信息資源的高效利用可以促進醫(yī)院的科學研究和項目交流。要積極穩(wěn)妥推進檔案數(shù)字化建設(shè)，不斷提高科研檔案的管理和利用水平。加快軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金投入，積極創(chuàng)新檔案管理信息化平臺，對科研檔案管理利用價值進行深入探討、開發(fā)，構(gòu)建多樣化信息數(shù)據(jù)庫，在數(shù)字化檔案資源的支持下，提供多元化的檔案信息查閱服務(wù)，充分利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，切實提升檔案信息的利用水平與效率。分析利用者的需求性質(zhì)，以及醫(yī)療科技檔案信息的特點和檔案部門的自身條件，合理、科學設(shè)計和選擇提供服務(wù)的方式方法，促進檔案管理工作的規(guī)范化、科學化。

（四）全方位提升檔案管理人員的素質(zhì)

醫(yī)院科研檔案管理人員是完成科研檔案管理工作的主體。針對目前存在的問題，提高醫(yī)療科研檔案管理人員的整體素質(zhì)和水平是一項重要而緊迫的任務(wù)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視、加大投入。一方面，加強對科研檔案人員的業(yè)務(wù)培訓，保證其接受完整、系統(tǒng)的檔案管理培訓，不斷豐富檔案管理理論知識，提高檔案管理的實際操作水平。另一方面，要加強職業(yè)道德建設(shè)，提高檔案意識和工作責任心，提高保密意識，嚴守職業(yè)操守，保證醫(yī)院科研成果安全，同時將引進和培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才作為搞好醫(yī)療科研檔案管理工作的一項重要舉措。要搭建平臺為醫(yī)療科研檔案管理人員和科研人員之間加強溝通交流提供便利，使檔案工作人員能夠獲取更多醫(yī)療科研項目方面的專業(yè)知識，了解醫(yī)療科研人員的實際需求，以便提供更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療科研服務(wù)。

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，具有特殊的保管和利用價值，醫(yī)院檔案管理部門只有與時俱進，不斷探索科學管理方法、創(chuàng)新管理模式，穩(wěn)步提升醫(yī)院科研檔案管理的整體效率和質(zhì)量，才能夠讓科研檔案發(fā)揮更大的社會效益和經(jīng)濟效益，為醫(yī)院的轉(zhuǎn)型升級和現(xiàn)代化管理水平的提高提供更大的技術(shù)支持。