淺談如何做好地質(zhì)檔案資料的保密與利用工作

楊 芬

（410116 湖南省地質(zhì)調(diào)查院 湖南 長沙）

地質(zhì)檔案在我國具有重要的地位，所以對其進(jìn)行良好的保密工作十分重要。但是就目前的情況來看，雖然我國地質(zhì)檔案已經(jīng)得到了較為完善的保密，但是也因為被良好的保密而限制了對地質(zhì)檔案的合理利用，在一定程度上不利于我國地質(zhì)方面的發(fā)展，本文中主要對地質(zhì)檔案資料的保密和利用工作進(jìn)行探析，希望能夠為國家日后的地質(zhì)發(fā)展起到參考作用[1]。

1 強(qiáng)化地質(zhì)檔案資料信息安全保密責(zé)任意識

隨著地質(zhì)勘探服務(wù)領(lǐng)域的擴(kuò)大和我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，新時期的地質(zhì)檔案保密管理工作方面對我們提出了新的要求和挑戰(zhàn)，為了更好的提高地質(zhì)檔案資料的保密水平，檔案管理相關(guān)工作人員的首要任務(wù)，就是保障地質(zhì)檔案資料信息的安全性。

2 對地質(zhì)檔案資料進(jìn)行保密的措施

2.1 一般地質(zhì)檔案資料保密措施

第一，相關(guān)部門應(yīng)該積極提高對檔案安全工作重要性的認(rèn)識，提高相關(guān)工作人員關(guān)于檔案管理工作的使命感與責(zé)任感；第二，對地質(zhì)檔案資料管理切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將各相關(guān)工作人員的職責(zé)進(jìn)行明確，并能夠在地質(zhì)檔案資料的接收、儲存以及利用等各個環(huán)節(jié)深入貫徹安全責(zé)任意識；第三，堅決杜絕存在僥幸心理與麻痹心理，從而起到有效的防微杜漸的作用[2]；第四，對相關(guān)工作人員定期進(jìn)行安全提醒和安全教育，積極強(qiáng)調(diào)檔案安全工作的重要性，并與相關(guān)工作人員共同對當(dāng)前信息安全所面臨的嚴(yán)峻形式進(jìn)行分析，同時將出現(xiàn)泄密情況的后果以及危害逐一的、詳細(xì)的告知相關(guān)工作人員；第五，對于屬于保密范圍之內(nèi)的地質(zhì)檔案資料，應(yīng)該對其保密級別進(jìn)行明確的標(biāo)注；第六，持續(xù)將重點(diǎn)檢查與日常監(jiān)管進(jìn)行結(jié)合，定期或不定期的組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員對檔案安全情況進(jìn)行細(xì)致且全面的檢查，對檔案數(shù)量進(jìn)行認(rèn)真的清點(diǎn)，對檔案利用中存在的隱患進(jìn)行及時的發(fā)現(xiàn)和消除，特別是檔案安全管理的薄弱環(huán)節(jié)以及重點(diǎn)的項目，應(yīng)該對其進(jìn)行著重檢查，對于進(jìn)行檢查過程中發(fā)展的隱患以及存在的多種情況，應(yīng)該進(jìn)行耐心的、細(xì)致的梳理，積極采取有效的措施對其進(jìn)行解決，堅決避免檔案損毀以及丟失等不良情況[3]；第七，對地質(zhì)檔案的安全保密制度進(jìn)行強(qiáng)化，對檔案的安全保密責(zé)任機(jī)制進(jìn)行建立、完善和落實(shí)；第八，在工作人員工作機(jī)制方面對安全防范措施進(jìn)行有效管理，對檔案的合理利用應(yīng)該經(jīng)過相關(guān)程序予以審批，對地質(zhì)檔案資料的接觸和利用范圍進(jìn)行嚴(yán)格的限制。

2.2 電子版本地質(zhì)檔案資料保密措施

隨著信息技術(shù)在社會各界的應(yīng)用越來越廣泛，辦公自動化也得到了廣泛的普及，同時對涉密地質(zhì)資料的電子存檔文件信息安全要求也越來越高，如何進(jìn)行安全有效的保密工作也是當(dāng)今地質(zhì)檔案資料保密工作的重要內(nèi)容。

第一，對于已經(jīng)通過驗收的電子版本地質(zhì)檔案資料，應(yīng)該根據(jù)相關(guān)規(guī)定對其進(jìn)行相應(yīng)的組織整理，并對登記表進(jìn)行詳細(xì)的填寫，之后，務(wù)必選擇高質(zhì)量的存儲介質(zhì)對電子版本地質(zhì)檔案資料進(jìn)行存儲；第二，對電子版本地質(zhì)檔案資料進(jìn)行質(zhì)量檢查之后，對于通過檢查的電子版本地質(zhì)檔案資料應(yīng)該進(jìn)行錄制，并且在進(jìn)行錄制之前應(yīng)該將無用的文件進(jìn)行徹底的滲出，避免電子版本地質(zhì)檔案資料出現(xiàn)混亂的情況[4]；第三，在錄制安全能夠得到保障的情況下，一般應(yīng)該適應(yīng)中速兼容的方式進(jìn)行錄制，同時需要確保電子版本地質(zhì)檔案資料是真實(shí)完整和清晰可讀的；第四，進(jìn)行錄制之后，應(yīng)該對電子版本地質(zhì)檔案資料進(jìn)行復(fù)查，確認(rèn)無誤之后進(jìn)行編號和粘貼標(biāo)簽；第五，對于涉密的電子版本地質(zhì)檔案資料，應(yīng)該能夠做到專機(jī)專用，并且需要設(shè)置不同的密碼；第六，項目的相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該對電子版本地質(zhì)檔案資料進(jìn)行相應(yīng)的分類和刻錄保存，之后將刻錄資料進(jìn)行徹底刪除，刻錄盤則使用專柜進(jìn)行妥善保存[5]；第七，對于存在重要項目的電子版本地質(zhì)檔案資料，責(zé)任人應(yīng)該對進(jìn)行制作的專人進(jìn)行指定，以保障電子版本地質(zhì)檔案資料的安全和質(zhì)量；第八，在對重要項目進(jìn)行輸出時，相關(guān)工作人員應(yīng)該對其進(jìn)行編號和等級歸檔；第九，對于重要的電子版本地質(zhì)檔案資料，應(yīng)該進(jìn)行異地和異質(zhì)的雙重備份，以確保電子版本地質(zhì)檔案資料是能夠長期可讀的，從而為電子版本地質(zhì)檔案資料的安全提供良好的保障。

3 對地質(zhì)檔案資料進(jìn)行利用

因為地質(zhì)檔案資料具有重要的意義，所以應(yīng)該對涉密檔案資料的秘密性進(jìn)行重視，對其開放和利用的范圍進(jìn)行嚴(yán)格的限制，但是如果地質(zhì)檔案資料的保密觀念過于陳舊，一味的對其進(jìn)行保密而不注重保密的時效性以及范圍，可能在一定程度上不利于社會經(jīng)濟(jì)的建設(shè)和發(fā)展。

3.1 做好地質(zhì)檔案資料進(jìn)行開放前的基礎(chǔ)工作

對地質(zhì)檔案資料進(jìn)行拓展和深化，可以對科技檔案信息資源進(jìn)行應(yīng)用，并從而提高科技檔案工作的經(jīng)濟(jì)效益。對地質(zhì)檔案資料進(jìn)行開放，必須對進(jìn)行開放之前的基礎(chǔ)工作進(jìn)行完善的準(zhǔn)備。

首先，對解密檔案的鑒定工作應(yīng)該根據(jù)地質(zhì)礦產(chǎn)部門的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格的鑒定，促使開放檔案的內(nèi)在質(zhì)量得到提高，并且需要根據(jù)地質(zhì)檔案資料原有的基礎(chǔ)，對其進(jìn)行系統(tǒng)的整理，時期能夠達(dá)到“科學(xué)分類、組卷合理、編目清晰、排列系統(tǒng)”的要求。

其次，應(yīng)該對地質(zhì)檔案資料的檔案號進(jìn)行監(jiān)理和健全，促使其能夠?qū)M(jìn)行開放后的檢索與管理要求相適應(yīng)。

再次，對進(jìn)行檢索的工具進(jìn)行編制，其一是基礎(chǔ)性的檢索工具，例如《開放檔案目錄》，其二是骨干性的檢索工具，例如《開放檔案卡片目錄》；其三是文字?jǐn)⑹鲂缘臋z索工具，一般來說，對開放檔案進(jìn)行檢索，主要應(yīng)用的檢索工具是骨干性檢索工具，基礎(chǔ)性檢索工具可為骨干性檢索工具提供良好的輔助作用，并且在必要情況下，敘述性檢索工具能夠為以上二者進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充，促使地質(zhì)檔案資料的檢索途徑實(shí)現(xiàn)多元化。

接著，對于重要的、珍貴的地質(zhì)檔案資料，應(yīng)該對其進(jìn)行復(fù)制，進(jìn)行復(fù)制的途徑可包括照相、復(fù)印以及抄錄。

然后，對于電子版本的地質(zhì)檔案資料，應(yīng)該對其進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的管理，并進(jìn)行異質(zhì)和異地的雙重備份，根據(jù)相關(guān)規(guī)定對其進(jìn)行開發(fā)和利用。

最后，相關(guān)工作人員應(yīng)該將檔案的安全作為進(jìn)行工作的重點(diǎn)、應(yīng)該采取最先進(jìn)、最科學(xué)、最有效的管理手段，保障電子版本的地質(zhì)檔案資料能夠持續(xù)的真實(shí)有效和可供長期閱讀。

3.2 做好地質(zhì)成果檔案的開發(fā)利用工作

對地質(zhì)成果檔案進(jìn)行開發(fā)和利用，應(yīng)該根據(jù)檔案資料的具體情況進(jìn)行相應(yīng)的分析，如果檔案資料涉及到國家的秘密，在對其進(jìn)行保護(hù)、公開和利用時，應(yīng)該根據(jù)國家相關(guān)的法律法規(guī)對其進(jìn)行相應(yīng)的劃分。

第一，需要對檔案的密級進(jìn)行確認(rèn)，使相關(guān)工作人員能夠根據(jù)檔案的密級不同而采取不同的管理措施，從而促使檔案能夠在相應(yīng)的范圍內(nèi)得到最大程度的利用；第二，對于尚處于保護(hù)期內(nèi)的地質(zhì)檔案資料，只能夠?qū)ζ滟Y料目錄進(jìn)行公開，國家出資進(jìn)行勘察和開發(fā)所取得的地質(zhì)檔案資料，應(yīng)該采取有償利用的方式，并根據(jù)國務(wù)院地質(zhì)礦產(chǎn)主管部門的規(guī)定進(jìn)行適當(dāng)?shù)睦茫坏谌?，可以對社會各界開放的地質(zhì)檔案資料，必須以其已經(jīng)達(dá)到一定的時限為前提，并且在對其進(jìn)行開放之前，應(yīng)該首先對其進(jìn)行劃密和解密，對于未解密的部分，應(yīng)該對其進(jìn)行使用的范圍進(jìn)行嚴(yán)格的控制；第四，對于注有密級的檔案，應(yīng)該對其進(jìn)行定期的解密，以避免其對檔案的正常開放和利用產(chǎn)生不利影響；第五，對電子版本的地質(zhì)檔案資料進(jìn)行鑒定，應(yīng)該將其劃分為兩個部分，分別為“開放”和“控制利用”，對于進(jìn)行開放的部分，應(yīng)該在第一時間通過專業(yè)服務(wù)平臺向社會各界進(jìn)行有效提供，促使檔案資料實(shí)現(xiàn)社會共享；第六，對于地質(zhì)檔案資料應(yīng)該做到“掃描一批、利用一批”，而不可只進(jìn)行掃描而不進(jìn)行利用，正確的做法是根據(jù)相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)范以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，將可以進(jìn)行公開的地質(zhì)檔案資料提供給使用者。

4 結(jié)束語

至今為止，我國的地質(zhì)經(jīng)濟(jì)已經(jīng)得到了數(shù)十年的發(fā)展，在此期間，我國的經(jīng)濟(jì)體制由單一的計劃經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)變?yōu)榱擞媱澖?jīng)濟(jì)與市場經(jīng)濟(jì)相結(jié)合的良好格局，并且地質(zhì)勘探的管理體制也處于不斷的變革之中，隨著其不斷的發(fā)展，地質(zhì)經(jīng)濟(jì)已經(jīng)逐漸的融入了社會主義的市場經(jīng)濟(jì)潮流之中，與此同時，為社會各界提供了更加便捷、更加可靠的地質(zhì)檔案資料，也成為了檔案管理服務(wù)職能的重要工作之一。

根據(jù)以上情況，相關(guān)部門應(yīng)該對地質(zhì)檔案資料的利用制度進(jìn)行進(jìn)一步的完善，將利用手續(xù)進(jìn)行簡化，盡可能的向利用者提供其所需的地質(zhì)檔案資料，并且應(yīng)該積極強(qiáng)化對地質(zhì)檔案資料進(jìn)行鑒定的力度，將可以進(jìn)行開放的地質(zhì)檔案資料進(jìn)行盡可能的開放，對于需要進(jìn)行保密的地質(zhì)檔案資料，則應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密制度，并對進(jìn)行保密的重要性進(jìn)行深刻的認(rèn)識，堅持始終將地質(zhì)檔案資料的保密工作置于工作內(nèi)容的首要位置，將相關(guān)工作人員的檔案安全保密的思想防線堅決筑牢，從而樹立起全面的地質(zhì)檔案資料的服務(wù)觀念和效益觀念，為我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。