商務(wù)英語(yǔ)函電在對(duì)外貿(mào)易中的應(yīng)用策略研究

方妍 王明霞

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和電子信息技術(shù)的飛速提高，商務(wù)英語(yǔ)函電在對(duì)外貿(mào)易中的作用也漸漸顯現(xiàn)出來(lái)，并且成為了對(duì)外貿(mào)易中不可或缺的組成部分。本文對(duì)商務(wù)英語(yǔ)函電的含義以及對(duì)外貿(mào)易的概念分別進(jìn)行了闡述，探究了商務(wù)英語(yǔ)函電的特征，并對(duì)商務(wù)英語(yǔ)函電在對(duì)外貿(mào)易中的作用進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞：商務(wù)英語(yǔ)函電；對(duì)外貿(mào)易；作用

隨著經(jīng)濟(jì)全球化，國(guó)家與國(guó)家之間如何進(jìn)行有效的溝通成為一個(gè)關(guān)鍵的問(wèn)題。由于地理位置等客觀條件的限制，交流雙方或多方很難做到面對(duì)面的洽談，而商務(wù)英語(yǔ)函電的存在使這些問(wèn)題都迎刃而解，因此商務(wù)英語(yǔ)函電的質(zhì)量高低直接影響了對(duì)外貿(mào)易是否成功。

商務(wù)英語(yǔ)函電的含義與對(duì)外貿(mào)易的概念

商務(wù)英語(yǔ)函電的含義

如今的商務(wù)英語(yǔ)函電已經(jīng)突破傳統(tǒng)局限，不再使用紙質(zhì)的信函，而是結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)科技形成了電子信件。這樣的商務(wù)英語(yǔ)函電帶來(lái)的便捷性高效性給國(guó)際貿(mào)易間的交流提供了更多的可能。伴隨著全球貿(mào)易的發(fā)展，國(guó)與國(guó)之間的貿(mào)易主要是通過(guò)函電進(jìn)行交流和溝通。眾所周知，英文是當(dāng)今全球使用最廣的語(yǔ)言，所以這種對(duì)外貿(mào)易形式就形成了商務(wù)英語(yǔ)函電。一般在商務(wù)英語(yǔ)函電中要堅(jiān)持七個(gè)原則即（courtesy）、體諒（consideration）、完整（completeness）、清楚（clarity）、簡(jiǎn)潔（conciseness）、具體（concreteness）、正確（correctness）。商務(wù)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作水平在對(duì)外貿(mào)易中起著至關(guān)重要的作用。

對(duì)外貿(mào)易的概念

對(duì)外貿(mào)易（Foreign-Trade）也稱“國(guó)外貿(mào)易”，指一個(gè)國(guó)家或地區(qū)與別的國(guó)家或地區(qū)之間進(jìn)行的商品、勞務(wù)和技術(shù)的交換活動(dòng)。對(duì)外貿(mào)易的分類：按交易內(nèi)容可分為勞務(wù)貿(mào)易、對(duì)外商品貿(mào)易和技術(shù)貿(mào)易；按運(yùn)輸方式可以分為海運(yùn)貿(mào)易、陸運(yùn)貿(mào)易、空運(yùn)貿(mào)易和多式聯(lián)運(yùn)等；按交易方向可分為進(jìn)口貿(mào)易、出口貿(mào)易、過(guò)境貿(mào)易、凈出口與凈進(jìn)口貿(mào)易、復(fù)出口與復(fù)進(jìn)口貿(mào)易、直易；按交易對(duì)象可以分為直接貿(mào)易、間接貿(mào)易與轉(zhuǎn)口貿(mào)易。

商務(wù)英語(yǔ)函電的特征

簡(jiǎn)明性

商務(wù)英語(yǔ)函電不同于其他的文體，它不需要過(guò)多的華麗辭藻和修辭的成分，避免了不重要的重復(fù)、冗長(zhǎng)的話語(yǔ)，而是強(qiáng)調(diào)措辭嚴(yán)謹(jǐn)，表達(dá)清晰，力求簡(jiǎn)單明了，使對(duì)方能快速、清晰地讀取到函電中的內(nèi)容。從效率的角度來(lái)看，簡(jiǎn)明性的特征大大提升了企業(yè)的效率。

嚴(yán)謹(jǐn)性

商務(wù)英語(yǔ)函電在外貿(mào)交易的過(guò)程中，意義十分重大，可以展示公司的形象和素質(zhì)，也直接關(guān)系到合作是否可以取得成功。所以在撰寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)函電時(shí)，用詞必須準(zhǔn)確、具體、嚴(yán)謹(jǐn)，稍有不當(dāng)，就會(huì)給公司造成損失，甚至造成無(wú)法挽回的局面。特別是在面對(duì)對(duì)外貿(mào)易交流的細(xì)節(jié)中，嚴(yán)謹(jǐn)性是對(duì)外貿(mào)易中的基本訴求。

禮貌性

商務(wù)英語(yǔ)函電是對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)中最為常見(jiàn)的一種專用文體，反映了與商務(wù)有著密切關(guān)系的專業(yè)內(nèi)容。并且在對(duì)外貿(mào)易中面對(duì)的是不同的國(guó)家，不同國(guó)家有不同的交流方式，因此在表達(dá)方式、意義、內(nèi)涵等方面都具有獨(dú)特之處。禮貌是撰寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)函電時(shí)必須注意的，有些詞語(yǔ)在商務(wù)英語(yǔ)函電中有著特殊的含義，在用詞時(shí)應(yīng)該特別注意，且在語(yǔ)氣方面不能使用命令或強(qiáng)硬的語(yǔ)氣與對(duì)方交流，禮貌的態(tài)度和友好的語(yǔ)氣在促進(jìn)貿(mào)易雙方情感、達(dá)成目標(biāo)方面發(fā)揮著重要的作用。常用的禮貌句式有：

Thanks you for……（感謝貴方）

Be grateful……（十分感激）

We regret to……（非常遺憾）

We are very sorry to……（甚為遺憾）

專業(yè)性

商業(yè)信函表達(dá)內(nèi)容的詞匯往往與日常的英語(yǔ)表達(dá)有所不同。信函中會(huì)出現(xiàn)大量的商務(wù)英語(yǔ)的專業(yè)詞匯，針對(duì)專業(yè)性，商務(wù)英語(yǔ)函電經(jīng)常使用行業(yè)縮略術(shù)語(yǔ)，如：

FOB（Free on board離岸價(jià)）

L/C（letter of credit信用證）

W.P.A（with particular average水漬險(xiǎn)）

B/L（bill of lading提單）

總之，商務(wù)英語(yǔ)函電是貿(mào)易雙方或多方邁出合作的第一步，所有的合作、商討等在此基礎(chǔ)上才會(huì)有實(shí)現(xiàn)的可能。雖然商務(wù)英語(yǔ)函電在不斷地應(yīng)用和發(fā)展中朝著多樣化的趨勢(shì)發(fā)展，但有些最根本的特征例如上文提到的簡(jiǎn)明性、嚴(yán)謹(jǐn)性、禮貌性、專業(yè)性，在商務(wù)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作上是必須重視的。遵循這些特征，在對(duì)外貿(mào)易的交易上才能夠達(dá)到事半功倍的效果。

商務(wù)英語(yǔ)函電在對(duì)外貿(mào)易中的應(yīng)用

有利于提高工作效率，降低成本

在當(dāng)今的對(duì)外貿(mào)易中，商務(wù)英語(yǔ)函電不僅是企業(yè)獲取信息的最主要的方式之一，也是企業(yè)提高工作效率、節(jié)約成本的工具之一。對(duì)外貿(mào)易本身就是針對(duì)國(guó)際貿(mào)易中一國(guó)或地區(qū)與其他國(guó)家或地區(qū)所進(jìn)行的商品、勞務(wù)和技術(shù)的交換活動(dòng)。在以往的國(guó)際貿(mào)易中，是通過(guò)信函、電報(bào)等方式進(jìn)行信息傳遞的，而傳統(tǒng)的信函、電報(bào)都屬于紙質(zhì)文件，收到信息后要花費(fèi)許多精力對(duì)資料進(jìn)行整理、存檔，整個(gè)過(guò)程十分煩瑣，既耗時(shí)又耗力，成本消耗較大，甚至造成國(guó)內(nèi)的部分企業(yè)不得不放棄國(guó)際貿(mào)易。而商務(wù)英語(yǔ)函電作為電子文檔在管理存檔方面也更加簡(jiǎn)單，極大地提升了工作效率，使合作雙方在一個(gè)無(wú)國(guó)籍、無(wú)地域、無(wú)時(shí)間限制的平臺(tái)上進(jìn)行交流，由此可見(jiàn)商務(wù)英語(yǔ)函電的簡(jiǎn)單性、方便性、快捷性。

有利于增加企業(yè)與客戶之間的聯(lián)系，挖掘新的客戶

商務(wù)英語(yǔ)函電帶來(lái)的快捷性高效性使各國(guó)企業(yè)可以隨時(shí)了解客戶的需求，與客戶進(jìn)行洽談，快速地解決客戶的疑慮點(diǎn)，也使客戶的滿意度大大提升。不僅如此，許多企業(yè)還利用商務(wù)英語(yǔ)函電，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)上的信息或者他人的介紹來(lái)挖掘更多潛在客戶，如果能夠引起潛在客戶的興趣，就能夠吸引潛在客戶與自己進(jìn)行合作，使客戶群體不斷地增加，業(yè)務(wù)量也會(huì)不斷上升。不僅如此，企業(yè)還可以與老客戶保持良好的聯(lián)系，互相交流有效信息，實(shí)現(xiàn)雙方的共贏。

有利于促進(jìn)對(duì)外貿(mào)易的增長(zhǎng)

近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅猛，為企業(yè)提供了一個(gè)很好的交流平臺(tái)。企業(yè)可以通過(guò)在互聯(lián)網(wǎng)上展示自己的企業(yè)，發(fā)布合作的請(qǐng)求，從而找到合適的合作伙伴。這種方便快捷的方式吸引了許多企業(yè)紛紛進(jìn)駐國(guó)外市場(chǎng)，貿(mào)易規(guī)模也隨之得到擴(kuò)張，帶動(dòng)了我國(guó)外貿(mào)經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)。

有利于為貿(mào)易雙方搭建溝通的橋梁，發(fā)揮媒介的作用

由于商務(wù)英語(yǔ)函電高效快捷的特點(diǎn)，在對(duì)外貿(mào)易的過(guò)程中能夠很好地為雙方傳遞有效的信息，發(fā)揮了媒介的作用，有利于合作雙方的交流和聯(lián)系。然而，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，商務(wù)英語(yǔ)函電也存在著一些安全隱患。在安全問(wèn)題上，可以通過(guò)設(shè)定密碼來(lái)保護(hù)客戶信息或者資料的安全，防止電腦系統(tǒng)被入侵，數(shù)據(jù)資料被竊取。安全隱患值得值得我們重視，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并加以完善，便可防患于未然。

有利于加快全球貿(mào)易一體化

面對(duì)對(duì)外貿(mào)易中時(shí)間空間的客觀問(wèn)題，企業(yè)間不可能總是擁有面對(duì)面洽談的機(jī)會(huì)，在貿(mào)易開(kāi)展后，會(huì)有許多阻礙一一擺在面前，不僅會(huì)增加不必要的消耗導(dǎo)致合作效率低下，并且還存在著種種安全隱患。

如今隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，商務(wù)英語(yǔ)函電已經(jīng)打破了傳統(tǒng)的格局，通過(guò)函電就可以隨時(shí)隨地與客戶進(jìn)行交流，企業(yè)間宛如面對(duì)面地進(jìn)行洽談，讓企業(yè)在對(duì)外貿(mào)易中有了更好地發(fā)展，這不僅讓原有的企業(yè)擴(kuò)大了規(guī)模，也促使了許多新興企業(yè)的誕生，對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)日益頻繁，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了貿(mào)易全球化。

結(jié)語(yǔ)

商務(wù)英語(yǔ)函電已經(jīng)成為對(duì)外貿(mào)易中不可缺少的一部分，在我國(guó)與他國(guó)頻繁的貿(mào)易往來(lái)之中，商務(wù)英語(yǔ)函電是雙方交流中一種十分有效的手段，能夠使貿(mào)易雙方迅速、準(zhǔn)確地取得各自所需的商務(wù)信息，我們要重視并充分利用商務(wù)英語(yǔ)函電，讓它發(fā)揮出最大的作用。但在當(dāng)今信息時(shí)代大背景下，商務(wù)英語(yǔ)函電也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，在對(duì)外貿(mào)易上也存在著很大的發(fā)展空間，因此我們必須加強(qiáng)商務(wù)英語(yǔ)函電的信息安全管理，培養(yǎng)商務(wù)英語(yǔ)函電方面的人才。相信在不斷的發(fā)展中，商務(wù)英語(yǔ)函電的作用將會(huì)越來(lái)越大，會(huì)更好地推動(dòng)對(duì)外貿(mào)易的發(fā)展。

（作者單位：福建農(nóng)林大學(xué)東方學(xué)院）

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