探究高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對(duì)策

常巍

摘 要：信息化進(jìn)程的不斷加快使得檔案的作用在當(dāng)今社會(huì)日趨凸顯出來，而高校學(xué)生的檔案作為學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷、身份證明等一系列重要資料的代表，其作用自然不言而喻，尤其是隨著人們對(duì)于高校學(xué)生學(xué)習(xí)程度與綜合素質(zhì)的重視程度的逐漸加深，高校學(xué)生的檔案更是成為學(xué)生畢業(yè)求職的關(guān)鍵部分，因而加大對(duì)于高校學(xué)生檔案的管理程度，促進(jìn)檔案的高效使用已經(jīng)成為當(dāng)前我國大多數(shù)高校檔案管理的基礎(chǔ)與關(guān)鍵。但是經(jīng)調(diào)查所知，當(dāng)前我國高校學(xué)生的檔案管理仍存在明顯的問題，檔案管理不完善、檔案丟失、檔案造假等問題層出不窮，在這一背景之下，加強(qiáng)對(duì)于高校學(xué)生檔案的管理工作已經(jīng)成為必然之勢。本文結(jié)合自己多年來的工作經(jīng)驗(yàn)與研究總結(jié)，針對(duì)當(dāng)前我國高校學(xué)生檔案管理中存在的問題進(jìn)行了細(xì)致的分析，并提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生；檔案管理；對(duì)策研究

高校學(xué)生檔案作為高校學(xué)生長期以來的教育經(jīng)歷的代表，包含了學(xué)生的學(xué)籍學(xué)歷狀況、高考狀況、入黨入團(tuán)狀況、學(xué)生品行鑒定表以及學(xué)生在校內(nèi)的各項(xiàng)獎(jiǎng)懲措施等，因而，學(xué)生的檔案管理對(duì)于高校學(xué)生具有尤為重要的作用。

高校學(xué)生檔案管理的意義

高校學(xué)生的檔案代表著高校學(xué)生的教育經(jīng)歷

正如上文所述，高校學(xué)生檔案包含了學(xué)生在校內(nèi)的一切教育經(jīng)歷，因而它可以說是學(xué)生校園生活的記錄冊(cè)，它代表了學(xué)生在校園內(nèi)的個(gè)人經(jīng)歷、才能、品德等內(nèi)容，是學(xué)生在校狀況的記錄，因而，高校學(xué)生檔案的管理工作意味著對(duì)高校學(xué)生在校的一系列經(jīng)歷進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓芾恚蛊淇梢酝暾乇Ａ粝聛?，以備日后查證。此外，由于高校學(xué)生檔案自身的特殊性，高校學(xué)生檔案在一定程度上可以決定學(xué)生日后的職業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，它甚至決定著學(xué)生日后的職業(yè)選擇、職位升遷、職稱評(píng)定、工資工齡等內(nèi)容，是學(xué)生工作后人事檔案的重要組成部分，因而加強(qiáng)高校學(xué)生的檔案管理，通過不斷的宣傳使學(xué)生清楚檔案的重要性也是高校檔案管理的重要部分。

高校學(xué)生的檔案映射著高校教育改革的現(xiàn)狀

隨著時(shí)代的發(fā)展，我國高校改革力度的不斷加大，各大院校對(duì)于自身改革狀況的重視程度也在不斷加大，而高校學(xué)生檔案作為高校人才培養(yǎng)狀況的信息載體，在一定程度上代表著高校改革的現(xiàn)狀，因而加強(qiáng)高校學(xué)生檔案的管理工作，推動(dòng)著學(xué)生檔案保存程度的不斷改善，也是當(dāng)前我國高校改革的重點(diǎn)和關(guān)鍵，也是高校改革的客觀需求。因此務(wù)必要加強(qiáng)對(duì)于學(xué)生檔案的管理程度，促進(jìn)學(xué)生檔案的內(nèi)容不斷豐富與發(fā)展。

高校學(xué)生的檔案為用人單位節(jié)約了成本

高校學(xué)生的檔案管理工作不僅代表著學(xué)生與高校在一定時(shí)間內(nèi)的發(fā)展現(xiàn)狀，它也決定著學(xué)生的職業(yè)規(guī)劃與職業(yè)選擇，從一定程度上而言，檔案的完善是用人單位考察學(xué)生綜合素質(zhì)的最好代表，通過學(xué)生的檔案，用人單位可以在最短時(shí)間內(nèi)清楚學(xué)生的能力、品德等狀況，從而確定對(duì)于學(xué)生的錄用情況，由此可見高校學(xué)生檔案管理的重要性。此外，無論是何種用人單位，都希望能在進(jìn)行職員招聘時(shí)節(jié)省精力，節(jié)約成本，高校學(xué)生的檔案可以使用人單位用最少的時(shí)間選拔出最適合的人才，有利于為用人單位提供最為高效的服務(wù)，滿足用人單位的需求。

當(dāng)前我國高校學(xué)生檔案管理存在的問題

從觀念層面上而言，社會(huì)對(duì)于學(xué)生檔案的不甚重視嚴(yán)重影響了高校學(xué)生的檔案管理

高校學(xué)生檔案管理工作的最大問題在于人們?cè)谟^念上對(duì)其的不甚重視，由于大多數(shù)教師與學(xué)生對(duì)于檔案管理的不重視，在高校檔案管理的過程中，許多人出于對(duì)自身日后競爭力的考慮，不惜選擇篡改檔案、檔案造假等手段，這使得高校學(xué)生檔案的可信度大打折扣，甚至使高校學(xué)生檔案的價(jià)值直線降低，長此以往并不利于高校學(xué)生檔案管理工作的進(jìn)行，也不利于學(xué)生日后的發(fā)展，因而務(wù)必要提升對(duì)于高校檔案管理重要性的宣傳工作，保障學(xué)生檔案的完整與真實(shí)。

從實(shí)踐層面上而言，高校對(duì)于學(xué)生檔案管理方式的不恰當(dāng)影響了高校學(xué)生的檔案管理效率

高校學(xué)生檔案管理制度不完善

高校學(xué)生檔案管理制度的不完善主要體現(xiàn)在對(duì)于學(xué)生檔案的接管、保存以及后續(xù)的管理過程中。從接管方面而言，許多高校在進(jìn)行學(xué)生檔案的接管時(shí)，并沒有采用嚴(yán)格的接管手續(xù)，僅僅是由部分高年級(jí)學(xué)生對(duì)檔案進(jìn)行接收，并沒有進(jìn)行系統(tǒng)性的整理；在學(xué)生檔案的保存方面，許多高校僅僅是將接收到的檔案統(tǒng)一存放于檔案室，之后便無任何的舉措，甚至在學(xué)生檔案的借閱方面都沒有設(shè)置任何的管理措施，檔案室內(nèi)部也沒有科學(xué)的保存手段，這樣便容易導(dǎo)致學(xué)生檔案丟失、損毀等。在學(xué)生檔案的后續(xù)管理方面，許多高校在對(duì)于畢業(yè)生的檔案進(jìn)行發(fā)放之后便沒有針對(duì)畢業(yè)生的后續(xù)發(fā)展進(jìn)行任何的關(guān)注，這也使得高校沒有真正了解用人單位的需求，只是遵循自己陳舊的檔案管理方法進(jìn)行保持，長此以往并不利于高校的長期發(fā)展。

高校學(xué)生檔案管理人員缺乏專業(yè)性

除高校的管理制度不甚完善外，當(dāng)前我國高校檔案管理存在問題的另一問題在于檔案管理人員的非專業(yè)性，多數(shù)高校的檔案管理人員均是由學(xué)生輔導(dǎo)員、團(tuán)委書記或者由黨委秘書來負(fù)責(zé)，整體而言，他們對(duì)于檔案管理方面的內(nèi)容并沒有經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)，且由于自身時(shí)間與經(jīng)歷的原因?qū)τ诟咝W(xué)生的檔案并沒有加以重視，由此所導(dǎo)致的是高校檔案管理工作的不完善，且專業(yè)性的缺失也使得高校檔案管理人員在進(jìn)行學(xué)生檔案的管理時(shí)并不具備專業(yè)的管理手段，將檔案的管理視為應(yīng)付性的工作，并沒有充分調(diào)動(dòng)積極性來對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行創(chuàng)新性、專業(yè)性的管理，這樣并不利于高效學(xué)生檔案的管理。

當(dāng)前我國高校學(xué)生檔案管理的改進(jìn)措施

加強(qiáng)宣傳，提升對(duì)于高校學(xué)生檔案的重視程度

正如上文所述，當(dāng)前我國檔案管理工作存在問題的一大原因在于社會(huì)公眾對(duì)于高校學(xué)生檔案的不甚重視，因而在對(duì)高校學(xué)生的檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)化管理時(shí)務(wù)必要加強(qiáng)宣傳，提升人們對(duì)于檔案重要性的認(rèn)知，以此來加強(qiáng)高校對(duì)于學(xué)生檔案的管理工作，推動(dòng)高校領(lǐng)導(dǎo)、教師以及廣大高校教職工提升檔案意識(shí)，采用科學(xué)化的方法來對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，將其納入專門的管理職能之中，并定期進(jìn)行檢查，對(duì)檔案管理中存在的問題進(jìn)行整理，定期進(jìn)行大規(guī)模整改，并在條件允許的情況下為學(xué)校聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理教師，對(duì)高校學(xué)生的檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)化的整改，推動(dòng)我國高校學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展與完善。

加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的制度性要求

要推動(dòng)我國高校檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展，除了加強(qiáng)宣傳之外，還必須加強(qiáng)其在制度化方面的要求，例如在學(xué)生檔案的接收方面，設(shè)定嚴(yán)格的規(guī)章制度，對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的接收，并做好記錄工作，選擇適當(dāng)?shù)臋n案管理方法對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化的保存，并對(duì)于檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的要求，例如字跡要統(tǒng)一、書寫要規(guī)范等；在學(xué)生檔案的保存方面，要嚴(yán)格遵循借閱制度，不經(jīng)允許不能動(dòng)用學(xué)生的檔案，同時(shí)借閱人員也必須要做好保密工作，不可私自拍照、記錄等；在學(xué)生檔案的后續(xù)管理過程中，也要對(duì)畢業(yè)生的狀況進(jìn)行了解，做好高校與社會(huì)的接軌，培養(yǎng)社會(huì)所需求的人才。

實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案的信息化進(jìn)程

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化進(jìn)程的不斷加快，當(dāng)前我國高校學(xué)生的檔案管理工作也要實(shí)現(xiàn)信息化。由于紙質(zhì)檔案自身的缺陷，難免會(huì)出現(xiàn)丟失、損毀等問題，且紙質(zhì)檔案容易為人所篡改，對(duì)于學(xué)生檔案的規(guī)范化管理也存在很大的問題。

而對(duì)高校學(xué)生檔案進(jìn)行信息化管理之后，便可有效避免這一系列問題，且如今大多數(shù)高校的招生、宣傳等工作都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化，檔案管理的信息化不僅有利于檔案的保存，還可減輕檔案管理人員的壓力，通過各種高科技手段對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，提升高校學(xué)生檔案管理的效率。此外，在高校學(xué)生檔案管理信息化的進(jìn)程中不可忽略對(duì)于學(xué)生檔案保密性的要求。

（作者單位：湖南工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

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