事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法的思考

李冰巖

【摘要】本文根據(jù)以往事業(yè)單位檔案歸檔工作總結(jié)，介紹了事業(yè)單位檔案歸檔文件整理所遵循的主要原則，并從文件資料整理方法、檔案的歸檔方法、信息檔案歸檔文件整理方法三方面，論述了事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的主要方法，希望對(duì)事業(yè)單位相關(guān)工作起到一定的幫助作用。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案歸檔；文件整理

當(dāng)文件資料收集到檔案室之后，相關(guān)工作人員需要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)整理歸檔以及編號(hào)上架，文件資料只有經(jīng)過科學(xué)歸檔之后才能稱之為檔案。在事業(yè)單位中，檔案管理部門需要對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行進(jìn)一步分析，對(duì)有價(jià)值的檔案進(jìn)行繼續(xù)保存，如果檔案失去價(jià)值，則進(jìn)行剔除，或者在得到審批之后對(duì)其進(jìn)行銷毀，以此來提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率。

一、事業(yè)單位檔案文件整理的主要原則

（一）檔案保存工作的基礎(chǔ)原則。在檔案管理中，不論是本單位產(chǎn)生的，還是上級(jí)單位下發(fā)的相關(guān)材料和指示，都與文件材料來源產(chǎn)生了不可分割的聯(lián)系。因此，保持文件的來源清晰，成為了檔案保存工作的重要基礎(chǔ)原則，包括文件的時(shí)間、內(nèi)容等方面的聯(lián)系，這樣，才能體現(xiàn)出檔案記錄歷史的特點(diǎn)。事業(yè)單位檔案在形成過程中包含著很多他人的勞動(dòng)成果，也能直接體現(xiàn)出檔案之前的整理情況。因此，在事業(yè)單位檔案保存工作中，應(yīng)該做到不拆卷整理。部門整理歸檔的檔案，應(yīng)對(duì)原卷進(jìn)行仔細(xì)研究和檢索，對(duì)之前整理中的錯(cuò)誤之處進(jìn)行糾正，確保檔案文件整理工作的有效進(jìn)行。

（二）檔案保管和利用的基本原則。在檔案有序化管理過程中，應(yīng)首先滿足檔案的安全性，其次要體現(xiàn)出檔案的作用。目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到檔案管理中，實(shí)現(xiàn)了將不同分類中同一事件的檔案信息快速檢索出來，成為迄今為止保持歸檔文件在檔案信息中的聯(lián)系的最有效方式，實(shí)現(xiàn)檔案的成套應(yīng)用。

二、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的主要方法

（一）文件資料整理的方法。首先，要實(shí)現(xiàn)文件保存價(jià)值的有效區(qū)分，對(duì)文件進(jìn)行分卷整理。根據(jù)相關(guān)法律條文規(guī)定，處于不同保管期限的文件材料，要根據(jù)保管時(shí)間的長(zhǎng)短來對(duì)其價(jià)值進(jìn)行區(qū)分。其次，本單位內(nèi)的黨委文件要和行政文件材料相區(qū)分，并分別立卷存檔。例如沈陽市于洪區(qū)人社局，在收到或者擬定相關(guān)黨委文件時(shí)，有指定工作人員對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行接手并處理，有效避免與行政事務(wù)文件混淆。再次，不同年份的檔案文件不能一起立卷。另外，很多事業(yè)單位中存在加密檔案，對(duì)于這種文件，工作人員應(yīng)該與普通文件區(qū)分開，秘密文件中的規(guī)范和要求與普通檔案要求不同，如果不進(jìn)行分開立卷，可能會(huì)造成文件內(nèi)容的泄露，為事業(yè)單位帶來巨大損失。最后，對(duì)特殊載體的文件要和文字文件一樣，進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔整理，這樣可以保證特殊文件不受破壞。

（二）檔案的歸檔方法。在事業(yè)單位檔案歸檔過程中，包含很多步驟和要求，其具體方式如下：第一，檔案整理工作的開展。檔案整理工作具有規(guī)范化、順序化等特點(diǎn)，將文件整理成檔案形式，可以方便以后檔案的查閱和應(yīng)用。例如，在文件批復(fù)過程中，必須要求擬稿、意見稿、定稿資料齊全，這樣才能進(jìn)行下一步工作。第二，檔案的編目。檔案編目代表著檔案的具體級(jí)別，在檔案的文件整理工作結(jié)束之后，要對(duì)檔案封面項(xiàng)目進(jìn)行仔細(xì)標(biāo)注。在編目工作中，主要包括責(zé)任者姓名、文號(hào)、標(biāo)號(hào)、日期和備注，還包括檔號(hào)的編制，如類目名稱、保管期限等。第三，檔案的分類。不同的事業(yè)單位，對(duì)檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)也有所不同，一般來說，都是按照檔案的來源、建立時(shí)間、內(nèi)容和形式特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行合理區(qū)分，構(gòu)成檔案管理體系。簡(jiǎn)單來說，是對(duì)整理好的檔案文件進(jìn)行分管、存放等工作，實(shí)現(xiàn)檔案的分層管理。這里所提到的檔案分層主要指檔案的實(shí)體分層，在檔案分層中，第一層往往代表著國(guó)家檔案的宏觀分類，包括歷史時(shí)期屬性、部門屬性以及級(jí)別屬性等，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案材料屬性的有效分類，也正是由于這種分類，為檔案室中的檔案合理存放提供了基礎(chǔ)。第二層是檔案室的合理劃分。第三層主要是針對(duì)全宗內(nèi)的檔案進(jìn)行分類，例如文件資料的來源、建立時(shí)間、主體內(nèi)容、檔案所建立的形式標(biāo)準(zhǔn)等等，實(shí)現(xiàn)了全宗內(nèi)檔案文件資料的系統(tǒng)化整理，保證檔案卷的有效建立。

（三）信息化檔案歸檔文件的整理方法。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的信息化管理，在管理效果上也得到很大提升。通過計(jì)算機(jī)，事業(yè)單位可以對(duì)相關(guān)檔案管理軟件進(jìn)行下載和使用，之后對(duì)檔案實(shí)施信息化電子管理。利用計(jì)算機(jī)，工作人員可以根據(jù)不同的時(shí)間、來源和部門等信息，將事業(yè)單位中的電子檔案信息進(jìn)行有效分類，并傳送到相關(guān)文件夾中進(jìn)行保存和管理，這樣，可以提高檔案的管理效率。通過這種管理方式，不僅有效縮短了管理時(shí)間，也實(shí)現(xiàn)了檔案實(shí)際儲(chǔ)存空間的節(jié)約。例如某事業(yè)單位通過使用信息化檔案管理，節(jié)省出一間工作室，相關(guān)工作人員將工作室改裝成了活動(dòng)室，有效改善了事業(yè)單位的工作氣氛，增加了職工之間的互相交流。

三、總結(jié)

綜上所述，在事業(yè)單位檔案文件整理過程中，應(yīng)遵循一定的基本原則，這其中包括檔案保存工作的基礎(chǔ)原則和檔案保管和利用的基本原則等。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)繼續(xù)對(duì)檔案管理領(lǐng)域進(jìn)行深入探索，與時(shí)代發(fā)展和進(jìn)步相呼應(yīng)，建立起符合新形勢(shì)的檔案管理模式，為事業(yè)單位發(fā)展作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

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