核能發(fā)電機(jī)項(xiàng)目溝通管理

王志堅(jiān)

摘要：該文結(jié)合核能發(fā)電機(jī)項(xiàng)目的執(zhí)行，闡述了項(xiàng)目溝通管理在核能發(fā)電機(jī)項(xiàng)目管理過(guò)程中的應(yīng)用。項(xiàng)目溝通管理以雙贏為原則，始于項(xiàng)目干系人的識(shí)別，通過(guò)對(duì)項(xiàng)目干系人的分析，制定相應(yīng)的溝通策略和溝通方法，以達(dá)到順利推進(jìn)項(xiàng)目的目的。

關(guān)鍵詞：核能汽輪發(fā)電機(jī);干系人管理;溝通管理

發(fā)電機(jī)研制項(xiàng)目的成功執(zhí)行，除了需要以公司強(qiáng)大的研發(fā)制造能力作為基礎(chǔ)，項(xiàng)目管理過(guò)程中的溝通管理也顯得尤其關(guān)鍵。在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，只有通過(guò)溝通才能充分了解和滿足客戶需求，提高客戶滿意度，從而為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值與財(cái)富;在公司內(nèi)部，只有通過(guò)溝通，才能更好解決項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)增加、進(jìn)度延誤及資源緊張的問(wèn)題，進(jìn)而確保項(xiàng)目在公司內(nèi)部高效推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的按期交付。

1 溝通管理規(guī)劃

溝通規(guī)劃是確定利害關(guān)系者的信息與溝通需求的過(guò)程，包括誰(shuí)需要何種信息，何時(shí)需要以及如何向他們傳遞。雖然項(xiàng)目所有干系人都有交流項(xiàng)目信息的需要，但是信息需求內(nèi)容及傳播方式卻不同，認(rèn)清利害關(guān)系者的信息需求，確定滿足這些需求的恰當(dāng)手段，是項(xiàng)目成功的重要因素。溝通管理的規(guī)劃既包括溝通策略的制定，也包含具體事項(xiàng)溝通方法的確定，是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理過(guò)程。

1.1 干系人規(guī)劃

項(xiàng)目的干系人總體來(lái)說(shuō)包括內(nèi)部干系人和外部干系人。外部干系人指公司以外與項(xiàng)目執(zhí)行相關(guān)的所有單位和個(gè)人;公司內(nèi)部的干系人主要指公司內(nèi)部參與該項(xiàng)目或者對(duì)該項(xiàng)目有影響的人員。干系人的識(shí)別就是分析各個(gè)干系人的重要性、對(duì)項(xiàng)目支持程度、項(xiàng)目關(guān)注點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)以及采取的溝通管理策略。

干系人規(guī)劃最主要的信息輸入就是合同。根據(jù)一般項(xiàng)目執(zhí)行情況，設(shè)備供應(yīng)商只與EPC總承包方有合同關(guān)系，總承包方應(yīng)該為最為重要的干系人，但因最終用戶和核電工程公司同屬于一個(gè)集團(tuán)，管理滲透較深，且業(yè)主人員很多是從集團(tuán)其他電站的運(yùn)行、維修崗位調(diào)至電廠的，具有相對(duì)強(qiáng)的技術(shù)背景，所以業(yè)主很多時(shí)候扮演著決策者的角色?？傮w來(lái)說(shuō)，核電工程公司、最終用戶、東方電氣股份公司均為項(xiàng)目最重要的干系人。除此之外，該項(xiàng)目的整體設(shè)計(jì)的設(shè)計(jì)院，現(xiàn)場(chǎng)安裝公司也屬于項(xiàng)目重要干系人。

在公司內(nèi)部，項(xiàng)目干系人除了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、各職能單位領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目管理部領(lǐng)導(dǎo)之外，公司領(lǐng)導(dǎo)也是最為重要的干系人。目前公司項(xiàng)目管理采用的是偏弱矩陣型的項(xiàng)目管理模式，項(xiàng)目經(jīng)理掌控的資源十分有限，資源的調(diào)配和平衡集中在職能部門領(lǐng)導(dǎo)及公司領(lǐng)導(dǎo)。只有詳細(xì)分析各個(gè)干系人在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的關(guān)注點(diǎn)、需求點(diǎn)，才能借助干系人的力量去推動(dòng)項(xiàng)目的順利執(zhí)行。執(zhí)行過(guò)程中，核電項(xiàng)目尤其關(guān)注項(xiàng)目干系人的規(guī)劃，在項(xiàng)目執(zhí)行中也形成了專門的干系人管理模板（表1） 。

1.2 溝通渠道規(guī)劃

項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中溝通的內(nèi)容一方面指客觀的項(xiàng)目信息，包括設(shè)計(jì)制造進(jìn)度信息、接口信息、工程文件信息、商務(wù)信息、質(zhì)檢質(zhì)保信息、發(fā)貨信息、一般函件、會(huì)議紀(jì)要等幾大類;另一方面，主觀方面項(xiàng)目情感溝通也是重要對(duì)象，特別是在公司層面已經(jīng)建立起長(zhǎng)期的戰(zhàn)略合作關(guān)系的背景下，通過(guò)情感的溝通在項(xiàng)目干系人之間建立起互相信任的良性循環(huán)，是項(xiàng)目順利推行最為有效的催化劑。

核電對(duì)外正式溝通主要采用核電的MIS系統(tǒng)，該系統(tǒng)的首要功能是對(duì)外進(jìn)行正式溝通，通過(guò)該系統(tǒng)發(fā)送的所有文件采用固定編碼規(guī)則進(jìn)行編碼。另外，該系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目管理過(guò)程中的所有文件進(jìn)行存檔發(fā)布以供查詢，其中包括信函管理、項(xiàng)目管理、文件資料管理三大文檔模塊，涉及項(xiàng)目管理的各個(gè)方面，真正做到“凡事有據(jù)可查”。

核電對(duì)內(nèi)正式溝通渠道主要采用業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)單和內(nèi)部專題會(huì)的形式，將來(lái)自企業(yè)外部的信息及項(xiàng)目執(zhí)行安排分發(fā)給各個(gè)相關(guān)單位配合執(zhí)行。此類文件的傳遞主要通過(guò)廠內(nèi)KOA的部門發(fā)文及業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)單進(jìn)行分發(fā)。

1.3 干系人溝通規(guī)劃

干系人溝通規(guī)劃主要是制定針對(duì)干系人采用的溝通策略，溝通策略的制定主要通過(guò)項(xiàng)目執(zhí)行背景、干系人需求分析等因素進(jìn)行綜合考慮。

溝通的總體策略分為兩種。第一種是“硬”溝通，此種溝通策略主要思路是以合同條款為主，通過(guò)對(duì)合同條款的充分理解和應(yīng)用以獲得項(xiàng)目推進(jìn)籌碼，通過(guò)協(xié)商談判推動(dòng)項(xiàng)目順利完成既定目標(biāo)。此類溝通策略主要是在市場(chǎng)環(huán)境相對(duì)規(guī)范環(huán)境下，由合同條款優(yōu)勢(shì)大且處于優(yōu)勢(shì)市場(chǎng)地位的一方采用。第二種是“軟”溝通，此種溝通思路主要以滿足業(yè)主方需求為主，同時(shí)策略性地兼顧合同約束的溝通策略。此種溝通策略更加適合雙方已經(jīng)建立起戰(zhàn)略互信的情況下采用，通過(guò)解決業(yè)主在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題來(lái)推動(dòng)項(xiàng)目執(zhí)行，滿足業(yè)主的需求來(lái)加深這種信任關(guān)系，從而更好地推行項(xiàng)目執(zhí)行。

2 管理溝通

項(xiàng)目溝通的目的是要保證項(xiàng)目信息及時(shí)正確地提取、收集、傳播、存儲(chǔ)和最終進(jìn)行處置，保證項(xiàng)目組內(nèi)部信息暢通。在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)無(wú)旁貸地成為信息傳輸?shù)闹行暮椭修D(zhuǎn)站，同時(shí)又要避免成為信息流通的瓶頸。

2.1 與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通

公司采用的是弱矩形型的項(xiàng)目管理模式，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員來(lái)自于各個(gè)專業(yè)部門，雖然在各個(gè)專業(yè)職能部門指定團(tuán)隊(duì)成員負(fù)責(zé)項(xiàng)目中相關(guān)的專業(yè)板塊，但團(tuán)隊(duì)成員的考核、績(jī)效均由職能部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，而且通常是團(tuán)隊(duì)成員承擔(dān)好幾個(gè)項(xiàng)目。因此，項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員的溝通主要是為了協(xié)調(diào)資源問(wèn)題或者疏導(dǎo)項(xiàng)目執(zhí)行流程。溝通過(guò)程中，首先應(yīng)當(dāng)傾聽(tīng)各個(gè)團(tuán)隊(duì)成員給出的信息，在收集到各方面的信息后，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)事情需要有一個(gè)整體認(rèn)識(shí)，找出事情的沖突點(diǎn)，才能在溝通中有的放矢。

2.2 與外聯(lián)公司的溝通

核電項(xiàng)目的執(zhí)行需要嚴(yán)格按照業(yè)主的程序文件以及合同規(guī)定的流程執(zhí)行，而項(xiàng)目中碰到的問(wèn)題都是各種各樣的，并不能完全按照文件的要求按部就班執(zhí)行，因此項(xiàng)目的順利推進(jìn)離不開工程公司和業(yè)主方的支持與配合，項(xiàng)目經(jīng)理作為公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)人員，對(duì)外聯(lián)單位的組織架構(gòu)、職能權(quán)限、業(yè)務(wù)流程等問(wèn)題必須要有一個(gè)全面清晰的了解，只有這樣，在遇到具體問(wèn)題時(shí)才能清理出問(wèn)題的癥結(jié)點(diǎn)，找準(zhǔn)關(guān)鍵的一個(gè)或數(shù)個(gè)干系人，針對(duì)關(guān)鍵的干系人進(jìn)行針對(duì)性的溝通。

2.3 與部門領(lǐng)導(dǎo)的溝通

與各職能部門領(lǐng)導(dǎo)和本部門領(lǐng)導(dǎo)的溝通在項(xiàng)目管理過(guò)程當(dāng)中是不可避免的，所以項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目管理中一定會(huì)不斷地和各職能部門領(lǐng)導(dǎo)打交道，同時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理還要定期向本部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)項(xiàng)目情況，尋求項(xiàng)目支持。與部門領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)，一定要簡(jiǎn)練描述清楚問(wèn)題的關(guān)鍵所在，需要領(lǐng)導(dǎo)哪方面的具體支持，最好根據(jù)具體問(wèn)題給領(lǐng)導(dǎo)1-3種選擇，并指出從項(xiàng)目上考慮傾向于哪個(gè)選擇，原因是什么，如此才能最大限度得到本部門和各職能部門領(lǐng)導(dǎo)支持。

3 溝通結(jié)果跟蹤反饋

項(xiàng)目執(zhí)行前期主要是配合電力設(shè)計(jì)院進(jìn)行設(shè)備資料的提交。接口等技術(shù)信息關(guān)閉情況直接關(guān)系到整個(gè)項(xiàng)目的工程設(shè)計(jì)進(jìn)展，在通過(guò)核電MIS系統(tǒng)進(jìn)行信息交換后，會(huì)定期公布接口關(guān)閉計(jì)劃完成情況、延誤情況等信息，并在系統(tǒng)中分發(fā)公布，以督促各相關(guān)專業(yè)完成接口文件的提交和關(guān)閉，確保項(xiàng)目的順利推進(jìn)。

核電項(xiàng)目的執(zhí)行要求的是“四個(gè)凡事”，在溝通后一定要形成紀(jì)要性文件作為下一步工作執(zhí)行的依據(jù)。所有核電紀(jì)要中，除了需要明確具體事項(xiàng)外，還需要確定行動(dòng)項(xiàng)關(guān)閉的責(zé)任人以及要求關(guān)閉的時(shí)間。內(nèi)外部的紀(jì)要行動(dòng)項(xiàng)均由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行，并定期發(fā)布會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)的完成情況進(jìn)行梳理和通報(bào)，對(duì)未按期完成的行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)行重點(diǎn)跟蹤。

項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，數(shù)量最大的是一般函件，此類函件是有授權(quán)簽字的文件，及時(shí)有效地處理相關(guān)函件對(duì)于提高客戶滿意度、有效推動(dòng)項(xiàng)目執(zhí)行具有重要意義;若遺漏相關(guān)函件的處理，則可能對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行帶來(lái)不必要的麻煩。因此，我們?cè)诤穗婍?xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，對(duì)該類型的文件采用專項(xiàng)跟蹤管理，并形成關(guān)閉記錄，形成閉環(huán)管理。

4 結(jié)語(yǔ)

核電項(xiàng)目發(fā)電機(jī)項(xiàng)目順利推進(jìn)，離不開各個(gè)干系人的支持。東方電機(jī)作為國(guó)內(nèi)核能發(fā)電機(jī)的戰(zhàn)略合作伙伴，通過(guò)規(guī)范高效的溝通管理，在核電工程項(xiàng)目的供應(yīng)鏈中與核電工程公司相互之間管理的滲透也越來(lái)越深，這種管理滲透進(jìn)一步加深了雙方的合作深度，增加了顧客的粘性。