文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用研究

鄭艷燕

摘 要：文章首先從系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)、系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)與應(yīng)用、系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)部署結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用、功能模塊詳細(xì)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用和數(shù)據(jù)庫(kù)連接技術(shù)這五點(diǎn)分析了文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用，然后從應(yīng)用原則、應(yīng)用注意事項(xiàng)和系統(tǒng)安全措施的應(yīng)用提出了文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用策略。希望給相關(guān)人員帶來(lái)幫助，促進(jìn)我國(guó)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用水平的提高。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；管理系統(tǒng)；系統(tǒng)技術(shù)

中圖分類(lèi)號(hào)：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：2095-2945（2018）34-0087-02

Abstract： At first， this paper analyzes the design and application of document archives management system from the following five aspects： the overall design of the system， the design and application of the system architecture， the design and application of the system network deployment structure， the detailed design and application of the functional modules， and the database connection technology. Then， from application principles， application notes and system security measures， the paper puts forward the application strategy of the document file management system， in the hope of bringing help to the relevant personnel and facilitating the improvement of design and application level of our country's document archives management system.

Keywords： document archives； management system； system technology

1 文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

1.1 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

1.1.1 設(shè)計(jì)目標(biāo)

在設(shè)計(jì)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，主要是依托于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行設(shè)計(jì)，首先設(shè)計(jì)人員要系統(tǒng)的總體進(jìn)行規(guī)劃與安排，要確定文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)，它的設(shè)計(jì)主要是為了簡(jiǎn)化程序，能夠輕簡(jiǎn)文書(shū)檔案，便于工作人員的管理。同時(shí)，也為了能夠更好的實(shí)現(xiàn)檔案的收集、歸檔、回收等方面的工作，實(shí)現(xiàn)工作的程序化與信息化。以上這些就是文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)目標(biāo)，一切的設(shè)計(jì)工作都要圍繞這一設(shè)計(jì)目標(biāo)去執(zhí)行。

1.1.2 總體設(shè)計(jì)方案

在確定了設(shè)計(jì)目標(biāo)之后，設(shè)計(jì)人員就要擬定總體設(shè)計(jì)方案。首先要確定系統(tǒng)內(nèi)容的基本設(shè)置，一般在設(shè)計(jì)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，要保證其實(shí)現(xiàn)一些功能，主要包括以下幾個(gè)方面。第一，就是可以將文書(shū)檔案快速的歸類(lèi)，要實(shí)現(xiàn)歸類(lèi)功能，讓工作人員按照等級(jí)重要程度以及文件機(jī)密程度進(jìn)行歸類(lèi)，之后完整的儲(chǔ)存起來(lái)。第二，系統(tǒng)要包含文書(shū)文檔借閱部分，這一部分主要應(yīng)該包括收發(fā)文檔和歸還文檔的登記功能，這樣可以便于工作人員在文檔借閱和歸還的時(shí)候，清楚準(zhǔn)確的進(jìn)行記錄，從而提高工作效率。另外，在文檔借閱的時(shí)候，系統(tǒng)也應(yīng)該出示一些信息記錄功能，例如，要具備人員信息借閱審批、人員歸還日期等方面的內(nèi)容。第三，系統(tǒng)要包含文書(shū)檔案查詢(xún)的功能，在進(jìn)行這方面的設(shè)計(jì)時(shí)，一定要注意提高查詢(xún)的便捷與方便程度，可以具體進(jìn)行分類(lèi)查詢(xún)?cè)O(shè)計(jì)。例如，實(shí)現(xiàn)收文與發(fā)文信息的分類(lèi)查詢(xún)，實(shí)現(xiàn)文檔的借閱與歸還信息的分類(lèi)查詢(xún)等。

1.2 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)與應(yīng)用

在設(shè)計(jì)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，要設(shè)計(jì)系統(tǒng)的架構(gòu)，系統(tǒng)架構(gòu)是整個(gè)系統(tǒng)的基礎(chǔ)部分，一個(gè)好的系統(tǒng)架構(gòu)可以促進(jìn)系統(tǒng)的安全運(yùn)行，也利于之后的升級(jí)與完善，開(kāi)發(fā)人員可以進(jìn)行如下的設(shè)計(jì)。例如，可以使用J2EE的框架，這種框架通常有四層。每個(gè)系統(tǒng)層之間都是獨(dú)立的，但是層與層之間也有一定的聯(lián)系。其中應(yīng)用表示層可以讓用戶(hù)與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)直接的聯(lián)系起來(lái)，使用戶(hù)可以接觸，工作人員可以把web瀏覽器當(dāng)作用戶(hù)與系統(tǒng)間的溝通界面，在設(shè)計(jì)好之后，用戶(hù)可以通過(guò)登錄瀏覽器來(lái)訪問(wèn)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的程序。應(yīng)用持久層主要是進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的鏈接，可以提高工作人員的工作效率，設(shè)計(jì)人員可以采用Hibernate和JDBC方式連接，這樣可以進(jìn)行文書(shū)相關(guān)數(shù)據(jù)的刪除、新增等操作[1]。應(yīng)用業(yè)務(wù)應(yīng)用層主要的功能是為系統(tǒng)提供各種模塊功能，例如，可以實(shí)現(xiàn)信息統(tǒng)計(jì)和檔案管理等等。在整個(gè)檔案系統(tǒng)中最重要的核心部分就是業(yè)務(wù)邏輯層，它是承載多種業(yè)務(wù)的重要部分，一旦業(yè)務(wù)邏輯層出現(xiàn)問(wèn)題，管理系統(tǒng)就會(huì)受到影響，出現(xiàn)各種問(wèn)題，所以一定要注意這部分的設(shè)計(jì)。

1.3 系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)部署結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

在對(duì)架構(gòu)設(shè)計(jì)之后，還要對(duì)網(wǎng)絡(luò)部署結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)，在這方面要求技術(shù)人員將信息安全角度作為重點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)與考慮，一定要提高系統(tǒng)及文書(shū)信息的安全性。在通常情況下，設(shè)計(jì)人員可以用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)來(lái)設(shè)計(jì)系統(tǒng)，一旦想要通過(guò)外部網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，要對(duì)其進(jìn)行授權(quán)操作，方可進(jìn)入系統(tǒng)訪問(wèn)。在具體布置內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)時(shí)，要做好結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，其中包括很多部分，比較重要的就是web客戶(hù)端、檔案數(shù)據(jù)服務(wù)器及應(yīng)用程序服務(wù)器等等。目前，時(shí)下最流行的就是B/S，它可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)、瀏覽器、服務(wù)器這三者的設(shè)計(jì)，可以提高系統(tǒng)的擴(kuò)展性，利于系統(tǒng)與用戶(hù)在瀏覽器頁(yè)面進(jìn)行交互與操作。一般最好的在Windows7環(huán)境下進(jìn)行開(kāi)發(fā)，可以使用NET或ASP開(kāi)發(fā)語(yǔ)言，服務(wù)器最好選用Windows2003或2008款，而客戶(hù)端，選用360、火狐、搜狗瀏覽器均可。如果使用IE瀏覽器的話，至少要將其升級(jí)到IE8.0以上[2]。

在具體應(yīng)用時(shí)，工作人員可以通過(guò)路由器來(lái)訪問(wèn)系統(tǒng)內(nèi)部資料，這方面可以通過(guò)web客戶(hù)端的設(shè)計(jì)達(dá)成，但是應(yīng)用時(shí)要注意建立相應(yīng)的鏈接，將路由器進(jìn)行防火墻檢測(cè)，進(jìn)行去除掉木馬及病毒，保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)以及文書(shū)檔案系統(tǒng)的安全性。其中服務(wù)器與客戶(hù)端是要連接在一起的，為了提高其安全性，技術(shù)人員還可以準(zhǔn)備一個(gè)備份服務(wù)器，這款服務(wù)器不需要進(jìn)行其他工作，只需要進(jìn)行同步更新功能即可，這樣一旦數(shù)據(jù)庫(kù)信息資料丟失和損壞，則備份服務(wù)器上的文書(shū)檔案信息也會(huì)完整的保留下來(lái)。

1.4 功能模塊詳細(xì)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

在文書(shū)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，還要細(xì)化每一部分的模塊的功能，整體設(shè)計(jì)主要分為四個(gè)模塊系統(tǒng)。第一是分類(lèi)管理模塊，它是比較基礎(chǔ)的模塊，在具體應(yīng)用時(shí)可以實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的分類(lèi)、調(diào)取以及歸還等工作，還可以通過(guò)收藏夾，實(shí)現(xiàn)文書(shū)資料的收藏，便于功能工作人員高效的將各種檔案進(jìn)行歸檔處理。其中在分類(lèi)管理中可以按照文書(shū)檔案的具體類(lèi)型進(jìn)行詳細(xì)的劃分。第二是系統(tǒng)管理模塊，其主要實(shí)現(xiàn)對(duì)于用戶(hù)的管理，當(dāng)用戶(hù)進(jìn)行文書(shū)檔案的借閱或歸檔的時(shí)候，工作人員就可以應(yīng)用到這一模塊，可以利用該模塊進(jìn)行文書(shū)檔案的新添以及刪除。第三是檢索管理模塊，這部分是對(duì)檢索的級(jí)別程度進(jìn)行設(shè)計(jì)。在應(yīng)用時(shí)，工作人員可以選擇是簡(jiǎn)單檢索還是跨庫(kù)檢索等，還可以在高級(jí)檢索中輸入日期、年份等相關(guān)信息，從而快速的檢索到想要找的文書(shū)文檔。第四是業(yè)務(wù)模塊，這部分是讓工作人員進(jìn)行具體的業(yè)務(wù)工作的，當(dāng)對(duì)進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)或文書(shū)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，都要應(yīng)用到這一模塊。

1.5 數(shù)據(jù)庫(kù)連接技術(shù)

在對(duì)整個(gè)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，其中有一項(xiàng)非常重要的環(huán)節(jié)必須引起設(shè)計(jì)人員的重視，就是數(shù)據(jù)庫(kù)連接技術(shù)。進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)主要是實(shí)現(xiàn)錄入文書(shū)檔案的功能。這種數(shù)據(jù)庫(kù)與系統(tǒng)程序并不是在同一系統(tǒng)中，其是獨(dú)立于系統(tǒng)之外的，這樣可以較大的提高存續(xù)功能，不僅便于在運(yùn)行過(guò)程中隨時(shí)調(diào)整和維護(hù)，也可以進(jìn)行相應(yīng)的系統(tǒng)調(diào)試與更新。一般的數(shù)據(jù)庫(kù)中要包含多個(gè)文檔，各個(gè)文檔之間是有聯(lián)系的，技術(shù)人員可以通過(guò)組織這些文檔實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的管理。在設(shè)計(jì)時(shí)，還要注意實(shí)現(xiàn)資源數(shù)據(jù)的共享性，做到統(tǒng)一控制，要標(biāo)注清系統(tǒng)各部分的作用、字段表、字段名稱(chēng)與類(lèi)型等相關(guān)內(nèi)容[3]。人們?cè)趹?yīng)用文書(shū)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入與存儲(chǔ)，這都是需要管理員進(jìn)行管理系統(tǒng)中進(jìn)行操作的。

2 文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用策略

2.1 應(yīng)用原則

在應(yīng)用文書(shū)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，一定要注意以下幾點(diǎn)原則，第一，要注意整體性的原則，在具體應(yīng)用時(shí)，工作人員最好通過(guò)與其他部門(mén)的協(xié)作配合進(jìn)行文書(shū)數(shù)據(jù)的收集工作，使得文書(shū)檔案管理具有整體性。第二，在應(yīng)用時(shí)要注意規(guī)范性的操作，要按照嚴(yán)格的流程方式使用管理系統(tǒng)。尤其是在收發(fā)過(guò)程中，應(yīng)該做好信息登記，并進(jìn)行規(guī)范性的處理，以便為檔案查詢(xún)者提供真實(shí)有效的信息。第三，要注意保密原則，工作人員可以在信息系統(tǒng)中設(shè)置密碼，將不同的文檔放置在不同的分類(lèi)系統(tǒng)中，將核心文檔重點(diǎn)保管。

2.2 應(yīng)用注意事項(xiàng)

在具體應(yīng)用文書(shū)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行工作時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)。第一，要提高應(yīng)用意識(shí)，相關(guān)單位最好要加大資金投入，加大文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)力度，具體結(jié)合實(shí)際情況，配置高端的軟件與硬件設(shè)備，提高檔案管理的效率。第二，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的應(yīng)用意識(shí)與管理意識(shí)，尤其是對(duì)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的使用進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的應(yīng)用水平。第三，要提高檔案管理的力度，相關(guān)單位應(yīng)該健全檔案管理制度，對(duì)系統(tǒng)的應(yīng)用建立相關(guān)制度，對(duì)檔案借閱與整理等工作的細(xì)則進(jìn)行規(guī)范，保證工作者的工作質(zhì)量。第四，要重視數(shù)字化的建設(shè)程度，要重視安全性，可以使用開(kāi)放級(jí)別分類(lèi)，使不同級(jí)別的用戶(hù)有不同的使用權(quán)限。第五，要對(duì)重要文件備份，可以采用圖像掃描等方式將最原始的信息內(nèi)容儲(chǔ)存起來(lái)。

2.3 系統(tǒng)安全措施的應(yīng)用

在應(yīng)用文書(shū)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，為了使文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的信息能夠更加安全，相關(guān)工作人員要應(yīng)用一些系統(tǒng)安全的措施。第一，可以應(yīng)用系統(tǒng)中的日志監(jiān)控軟件，其可以幫助管理員處理相關(guān)問(wèn)題，尤其是對(duì)用戶(hù)操作的信息進(jìn)行記錄，可以記錄下操作的時(shí)間及過(guò)程。一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，工作人員可以通過(guò)分析日志監(jiān)督系統(tǒng)的使用，找到問(wèn)題產(chǎn)生的原因，從而進(jìn)行針對(duì)性的處理。第二，可以應(yīng)用到用戶(hù)權(quán)限管理，對(duì)不同級(jí)別用戶(hù)設(shè)置權(quán)限。第三，在對(duì)文書(shū)文件管理的時(shí)候，可以借助其他軟件進(jìn)行進(jìn)一步防護(hù)，促進(jìn)系統(tǒng)的安全性，例如，防篡改技術(shù)以及文件電子簽名都是比較好的選擇，它們都可以對(duì)相關(guān)操作進(jìn)行審批管理。另外，系統(tǒng)中設(shè)計(jì)的自動(dòng)歸化功能也可以被應(yīng)用在日常管理中，當(dāng)借閱者逾期不還時(shí)，管理系統(tǒng)就可以啟用該功能，將文書(shū)自動(dòng)還回系統(tǒng)中。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著科技的發(fā)展，應(yīng)用文書(shū)檔案管理的工作者越來(lái)越多，因?yàn)槠渚哂蟹浅４蟮膬?yōu)勢(shì)特點(diǎn)，既可以保持檔案的完整，又可以提高工作效率。所以為了更好的服務(wù)于工作者以及用戶(hù)，開(kāi)發(fā)與設(shè)計(jì)人員更要完善設(shè)計(jì)技術(shù)。同時(shí)，工作人員也要提高自己的應(yīng)用能力，發(fā)揮設(shè)計(jì)中的各組件內(nèi)容，更好的進(jìn)行工作。

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