探究辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展策略

張麗巍

【摘 要】辦公室檔案管理工作是單位行政管理工作的一項(xiàng)重要工作，推進(jìn)辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展對(duì)推動(dòng)行政管理工作有重要意義，當(dāng)前辦公室檔案管理工作還存在一定的問(wèn)題，本文對(duì)辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展進(jìn)行了簡(jiǎn)單的論述。

【關(guān)鍵詞】辦公室檔案管理；可持續(xù)發(fā)展；策略

辦公室的檔案管理工作主要是對(duì)單位的各項(xiàng)工作進(jìn)行相應(yīng)的收集和整理，是對(duì)單位各項(xiàng)事務(wù)工作的記錄。檔案管理實(shí)現(xiàn)了工作的可追溯性，其保管保存和處理具有重要的作用。

一、辦公室檔案管理的重要性

辦公室檔案管理是單位行政管理的一項(xiàng)重要的工作，其提高工作效率，加強(qiáng)可持續(xù)發(fā)展，一是順時(shí)而為，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的表現(xiàn)。辦公室檔案是信息產(chǎn)業(yè)的重要組成部分，實(shí)施辦公室檔案管理工作，為單位信息查詢提供便利，辦公室檔案的查詢作用是其首要價(jià)值。信息化時(shí)代的發(fā)展，信息的獲取成為一項(xiàng)重要的工作，辦公室檔案要想更好地服務(wù)于員工、服務(wù)于單位，就要提高對(duì)辦公室檔案管理工作的重視，將實(shí)際工作與實(shí)際需求相結(jié)合。二是順勢(shì)而為，推動(dòng)單位檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。檔案因其特殊性具有一定的特點(diǎn)，如連貫性、持續(xù)性，其在發(fā)展過(guò)程中應(yīng)當(dāng)呈現(xiàn)不間斷的特點(diǎn)，正是由于其這樣的特點(diǎn)和要求，我們?cè)趯?shí)際工作中要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理工作。要根據(jù)實(shí)際情況，采取相應(yīng)的管理措施，推動(dòng)檔案的可持續(xù)發(fā)展，這一方面我們要做好檔案的收集工作，保持檔案管理的實(shí)踐性和歷史性，保持檔案管理的可持續(xù)性，做好檔案的收集和整理工作，另一方面要做好檔案的保存工作，紙質(zhì)檔案要加強(qiáng)系統(tǒng)管理，防止丟失和損壞，電子檔案也要做好信息技術(shù)管理，防止丟失和被盜，做好備份等工作。三是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。各行各業(yè)工作的開展，都離不開檔案記錄工作，辦公室檔案具有不可替代的重要作用，我們要做到檔案事業(yè)與社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展，將歷史的軌跡通過(guò)檔案記錄下來(lái)，為后續(xù)的工作和社會(huì)發(fā)展提供參考借鑒的作用。

二、當(dāng)前辦公室檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理現(xiàn)代化水平不高

在主抓經(jīng)濟(jì)建設(shè)的背景下，各單位都講重點(diǎn)放在了如何能夠推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理等工作，這種思想導(dǎo)致辦公室檔案管理工作未能跟隨單位的發(fā)展而發(fā)展，管理停滯不前，導(dǎo)致現(xiàn)代化水平不高。各單位對(duì)檔案管理人員缺乏重視，檔案管理人員未能接受到更為先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在硬件設(shè)施不支持、人員素質(zhì)待提高的現(xiàn)狀下，檔案管理工作呈現(xiàn)較為隨意的現(xiàn)狀，導(dǎo)致現(xiàn)代化水平較低。

（二）檔案管理規(guī)范化程度較差

主抓經(jīng)濟(jì)建設(shè)成為當(dāng)前發(fā)展的趨勢(shì)，辦公室檔案管理工作作為基礎(chǔ)管理工作受到了各單位的忽視，各單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員受觀念的影響，對(duì)檔案管理工作忽視，在檔案管理工作的開展過(guò)程中未能按照規(guī)章制度按流程進(jìn)行收集、整理以及歸檔的工作，導(dǎo)致檔案管理工作較為混亂，檔案管理規(guī)范化程度較低。

（三）檔案管理制度不夠健全

良好的工作秩序離不開規(guī)范化的管理制度，制度是工作規(guī)范化開展的前提，因此加強(qiáng)辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，首先要建立一個(gè)健全的制度，從而推動(dòng)檔案管理工作的更好開展。當(dāng)前辦公室檔案管理工作主要包括檔案分類、介質(zhì)區(qū)分、歸整規(guī)范、查閱借閱規(guī)定等。這些管理制度涵蓋了檔案從產(chǎn)生到銷毀整個(gè)生命周期的全過(guò)程。但當(dāng)前，辦公室檔案管理工作在實(shí)際工作過(guò)程中呈現(xiàn)出一系列的制度問(wèn)題，諸如缺乏重視，辦公室檔案缺乏專門的資料室進(jìn)行集中存放，管理制度的缺失也使得檔案管理各項(xiàng)工作的開展不規(guī)范，隨意性較高，檔案管理缺乏制度約束。

三、實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理可持續(xù)發(fā)展的策略

（一）實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化

隨著信息化的發(fā)展，辦公室檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)隨著時(shí)代的發(fā)展而發(fā)展，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，我們?cè)趯?shí)際工作的開展過(guò)程中要加強(qiáng)現(xiàn)代化管理方式的引進(jìn)，對(duì)傳統(tǒng)的老舊的管理方法進(jìn)行革新。一是從辦公室檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，制定一個(gè)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的檔案管理目標(biāo)，將檔案管理工作與新時(shí)期先進(jìn)的工作方法進(jìn)行集合，提高辦公室檔案管理工作的效率。二是加強(qiáng)現(xiàn)代化管理方式的過(guò)程中，要做到全面。辦公室檔案管理工作涉及的現(xiàn)代化內(nèi)容較多，我們一方面要加強(qiáng)檔案管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化，還要加強(qiáng)檔案管理工作現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用程度，要在檔案管理工作中積極引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，解決當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題。

（二）完善辦公室檔案管理制度

要想實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，離不開辦公室檔案管理制度的建立。完善辦公室檔案管理制度，我們一是要對(duì)當(dāng)前辦公室檔案管理制度進(jìn)行分析，探究其在實(shí)際工作中存在的問(wèn)題以及當(dāng)前管理中缺乏的不足，針對(duì)這些問(wèn)題再采取相應(yīng)的制度完善工作。二是要提高辦公室資料收集和管理的水平，從實(shí)際工作中切實(shí)提高辦公室檔案管理的工作效率和水平。三是要建立一個(gè)單獨(dú)的檔案室，對(duì)辦公室檔案進(jìn)行集中存放，同時(shí)配備專門的管理人員，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，方便后期的資料查找工作，其中要對(duì)重要資料進(jìn)行加密保存和管理，防止資料的丟失和損壞。四是要梳理辦公室檔案管理的流程，確保檔案管理流程的高效、有序，推動(dòng)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案使用過(guò)程的規(guī)范化

各單位在行政管理的過(guò)程中，辦公室檔案會(huì)呈現(xiàn)越來(lái)越多的情況，我們要積極將這些檔案信息利用起來(lái)，從而為單位的發(fā)展而服務(wù)。除了建立完善的辦公室檔案管理制度，我們還應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)，一、完善檔案制度管理體系，加強(qiáng)辦公室檔案管理，從管理層面推動(dòng)各項(xiàng)工作的落實(shí)，要明確各部門在檔案管理過(guò)程中的職責(zé)。二是加強(qiáng)檔案管理的流程化、規(guī)范化，確保檔案產(chǎn)生有依據(jù)、有背景，檔案借用有依據(jù)、可追溯，確保檔案管理各項(xiàng)工作的落實(shí)。三是落實(shí)績(jī)效考核制度，用獎(jiǎng)懲約束，加強(qiáng)檔案管理工作的提升。

（四）加強(qiáng)辦公室檔案管理的信息化

管理的信息化成為辦公室檔案管理的時(shí)代趨勢(shì)，在檔案管理的過(guò)程中要積極加強(qiáng)檔案的信息化管理，一是要完善基礎(chǔ)設(shè)置，為檔案管理提供有利的技術(shù)支撐，奠定信息化的基礎(chǔ)。二是要加強(qiáng)信息技術(shù)的推廣，完善檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)辦公室檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其對(duì)新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用，不斷提高檔案管理水平。

四、總結(jié)

辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，能夠?qū)挝桓黜?xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄和追溯，要積極加強(qiáng)辦公室檔案的可持續(xù)發(fā)展，加強(qiáng)現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，不斷推動(dòng)辦公室檔案管理工作的效率的提升，推動(dòng)辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

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