分析當(dāng)前檔案統(tǒng)計在檔案管理中的作用

郭紅

摘 要 檔案統(tǒng)計是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中最為基礎(chǔ)性的一項工作，是檔案事業(yè)不可或缺的一部分，更是認(rèn)識檔案工作的重要工具，同時還是提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)的重要途徑，在檔案事業(yè)的發(fā)展過程中意義重大。檔案統(tǒng)計基本的工作任務(wù)大致包含：統(tǒng)計調(diào)查檔案工作的現(xiàn)實狀況和發(fā)展現(xiàn)狀，提供檔案統(tǒng)計資料，進行檔案統(tǒng)計工作監(jiān)管。

關(guān)鍵詞 檔案統(tǒng)計；檔案管理；作用；意義

中圖分類號 G2 文獻標(biāo)識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）201-0162-02

經(jīng)過自身的多年實踐和工作經(jīng)驗的總結(jié)可以看出，檔案管理工作本身具有其特殊的發(fā)展規(guī)律。檔案工作的重要內(nèi)容就是展現(xiàn)檔案工作的進度以及檔案發(fā)展的現(xiàn)狀和規(guī)律。

一名檔案從業(yè)員如果要將檔案管理工作徹底做好，必須按照檔案管理工作的自身的發(fā)展規(guī)律和特點，檔案中記錄的歷史內(nèi)容都是客觀存在的，具有真實性特點。

那么這一特殊性質(zhì)就決定了檔案具有不可替代的重要價值。因此，將檔案統(tǒng)計制度引入到檔案管理工作中十分有必要。

1 檔案統(tǒng)計工作的內(nèi)涵

檔案，作為直接形成的歷史記錄，就是將社會生產(chǎn)生活中形成的具有重要價值的材料真實記錄并保存下來。

簡單來說，就是具有保存價值的原始記錄。政府在針對加強統(tǒng)計工作的決定中曾明確表明，統(tǒng)計被列為社會主義建設(shè)中的非常核心的一項基礎(chǔ)，檔案統(tǒng)計就是用數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤地呈現(xiàn)檔案工作中的真實情況，揭示出檔案管理發(fā)展和活動的特殊規(guī)律。

檔案的統(tǒng)計工作采用定量的方法，將檔案工作中存在的許多現(xiàn)象作為對象，并運用質(zhì)和量的聯(lián)系將這些現(xiàn)象進行仔細(xì)的觀察和分析，從而得出檔案工作發(fā)展中的很多現(xiàn)象產(chǎn)生的一般規(guī)律。

我國歷史上就留存有許多檔案，其中包含了許多具有極高歷史價值的文獻資料。其中，目前為止發(fā)現(xiàn)的我國最最古老的檔案，就是世界上廣為熟知的一種古老的文字即甲骨文。

甲骨文用文字的形式記錄了商周時期的一些事件，是最為簡易的檔案之一?，F(xiàn)今，許多檔案不僅具有文字為載體，還以圖片、磁帶、聲音、視頻等為載體。

2 檔案統(tǒng)計工作現(xiàn)實狀況

檔案統(tǒng)計都包含了什么？檔案統(tǒng)計工作如何進行？檔案統(tǒng)計大致就是將檔案工作和檔案的數(shù)量進行統(tǒng)計和歸納匯總，并將一系列數(shù)據(jù)進行分析。檔案的統(tǒng)計工作作為檔案工作的基礎(chǔ)，同時也是將檔案管理計量化、精確化的重要手段，存在于檔案工作的整個過程。它用數(shù)據(jù)的形式了解檔案的形成、管理和利用的實際情況，甚至是檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實狀況，在檔案事業(yè)的發(fā)展中具有至關(guān)重要的意義。

但是，目前我國大多數(shù)檔案管理工作是經(jīng)驗型的，重視對檔案工作中的現(xiàn)象進行定性分析和探析，沒有認(rèn)識到統(tǒng)計工作的重要性。如果檔案工作僅僅是填報數(shù)字，而在上報任務(wù)極端忽略對數(shù)據(jù)合理分析是不科學(xué)的。

由此可見，當(dāng)前我國大多數(shù)檔案統(tǒng)計工作并不科學(xué)，存在許多問題，難以滿足當(dāng)今社會的發(fā)展需要。

3 檔案統(tǒng)計應(yīng)用的措施和現(xiàn)實意義

3.1 重視檔案保管和調(diào)閱的重要價值

思想決定行動，所以，將統(tǒng)計檔案的管理工作執(zhí)行到位的前提就是必須讓管理人員認(rèn)識到統(tǒng)計檔案工作的重要價值。

想要提升管理工作人員的認(rèn)識就要將檔案管理工作放在適當(dāng)?shù)母叨炔⒓右灾匾暋Ｎ覈P(guān)于檔案的法律已經(jīng)明確規(guī)定，檔案留下了文字、圖形等重要的歷史印記，對于國家與社會來說具有重要的價值。

由此發(fā)現(xiàn)，必須在認(rèn)識到了檔案的重要性之后才能充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的作用，一旦檔案失去了自身的歷史保存價值，同時也就失去了對其進行保管的現(xiàn)實意義。

因此，如果要全面發(fā)揮出檔案管理工作的作用，首先要清楚地認(rèn)識到檔案保管的歷史價值和現(xiàn)實價值。

傳統(tǒng)檔案保存大都在一個相對封閉的大環(huán)境中，大多數(shù)人們沒有意識到檔案所具有的重要社會效益和經(jīng)濟效益，只是簡單地將其認(rèn)定為歷史記錄，這種傳統(tǒng)理念是錯誤的，檔案的價值不管大小，一旦利用都會具有社會效益。值得注意是，單位的管理層更應(yīng)該認(rèn)識到檔案的價值，重視檔案管理部門的工作狀況和發(fā)展。

3.2 檔案統(tǒng)計工作有利于提升工作效率

將檔案統(tǒng)計制度應(yīng)用與檔案管理工作中，有利于大幅度提高檔案管理工作的工作效率，進一步加快檔案整理工作的進度、簡化檔案的編排和檔案數(shù)據(jù)分析的步驟。檔案管理的工作看似操作簡單，其實需要許多設(shè)計的工作作為鋪墊，如果要充分開發(fā)單位的檔案資源，并加以運用，就要在檔案收集和管理這兩個層面上做工作，檔案的保存與管理的目的就是要讓檔案在必要時全面發(fā)揮其作用和價值，所以檔案工作進行的好與壞，最重要的就是看檔案信息資源是否被有效利用。

總之，檔案統(tǒng)計制度的應(yīng)用有利于提高整個檔案管理工作的工作效率，縮小檔案管理中的差錯率，使檔案更具真實性，統(tǒng)計結(jié)果的可信程度也越來越高。

3.3 創(chuàng)新檔案統(tǒng)計的規(guī)范制度

檔案管理工作的順利進行離不開一個具有完整性、系統(tǒng)性的檔案統(tǒng)計工作制度。

第一，統(tǒng)計部門根據(jù)自身實際情況，樹立“規(guī)范統(tǒng)計檔案管理，進一步推動統(tǒng)計發(fā)展”的意識，使統(tǒng)計檔案工作人員意識到自身的責(zé)任，并為檔案統(tǒng)計人員的相關(guān)工作提供基礎(chǔ)和保障，明析各部門的工作內(nèi)容與分工，有效避免某些人員和領(lǐng)導(dǎo)修改相關(guān)數(shù)據(jù)，影響檔案的真實性。

第二，建立健全人事任用和考核制度、完善相應(yīng)的鼓勵機制，提高檔案統(tǒng)計工作的人員的聘用要求，逐步提高人員業(yè)務(wù)能力，用適當(dāng)?shù)莫剟詈蛻土P機制促使工作人員的工作主動性的提升，進一步提升檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

第三，規(guī)范檔案調(diào)閱登記工作。檔案的查調(diào)工作也是檔案管理的重要組成部分，在需要進行查閱檔案時，檔案室管理人員務(wù)必一絲不茍地遵守相關(guān)規(guī)定，對查閱人員進行嚴(yán)格的檢查，進行實名登記，并仔細(xì)記錄時間、作用等；如果在必要情況下需要借出檔案，相關(guān)人員更要做好相關(guān)登記，標(biāo)注清楚工作項目，做到檔案查調(diào)工作的規(guī)范和有序。其中，借閱人員不能虛假填寫姓名和用途，防止檔案被不法人員盜用。

第四，提高檔案統(tǒng)計人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作的專業(yè)技能。用人單位在進行檔案統(tǒng)計人員招聘時必須要從多個方面著重考察應(yīng)聘人員，比如綜合素質(zhì)、道德水平以及工作專業(yè)技能，不定期統(tǒng)一組織檔案統(tǒng)計人員進行培訓(xùn)，使得工作人員具有較強的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力，并進行定期的考核，保證其專業(yè)技能過硬，可以勝任相關(guān)工作。

此外，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要對工作人員的生活和工作給予關(guān)心和關(guān)注，使工作人員感受到溫暖，創(chuàng)建一支凝聚力較強的檔案統(tǒng)計工作團隊。第五，相關(guān)單位要定期改善工作設(shè)備，保證工作環(huán)境的良好、舒適。只有這樣，工作人員才能提高工作效率和質(zhì)量。

檔案統(tǒng)計管理工作不但對檔案管理事業(yè)有重要的意義，還對我國的政治經(jīng)濟發(fā)展具有重要價值。將檔案統(tǒng)計制度引入檔案管理工作具有重大的歷史性作用，對于企業(yè)或政府單位工作的順利展開都非常有利。其中，企業(yè)必須將自己的檔案數(shù)據(jù)進行科學(xué)管理，將檔案統(tǒng)計工作重視起來，意識到了解、匯集和管理檔案的現(xiàn)實效益，加大力度進行檔案信息資源的開發(fā)和運用，為我國社會穩(wěn)定和經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)，促使我國經(jīng)濟朝著又快又好發(fā)展。

參考文獻

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