論企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)

楊煒

【摘 要】隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟，企業(yè)財務(wù)信息化在現(xiàn)代企業(yè)中扮演著越來越重要的角色。尤其在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，企業(yè)需要通過財務(wù)信息的正確完整真實，來增強(qiáng)企業(yè)的可信度，樹立企業(yè)正派的形象。本文通過對杭州韋德公司進(jìn)行調(diào)查和了解，通過案例分析，對財務(wù)信息化建設(shè)過程中的主要問題，提出相應(yīng)的解決方案。

【關(guān)鍵詞】業(yè)財務(wù)信息化問題；財務(wù)信息化建設(shè)

作為一個現(xiàn)代化的企業(yè)想在一個國際化，信息化和開放的社會中生存下來，取得更大的發(fā)展的關(guān)鍵取決于企業(yè)是否能及時準(zhǔn)確捕捉和合理利用各類信息資源。信息已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)日常管理生產(chǎn)和市場營銷的基礎(chǔ)和核心，密切聯(lián)系企業(yè)各個部門，協(xié)調(diào)生產(chǎn)和管理活動，是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要保障。財務(wù)信息是外界了解企業(yè)的主要途徑，也是企業(yè)自身決策的基本依據(jù)之一，所企業(yè)想隨時了解生產(chǎn)經(jīng)營成本和盈利以及財務(wù)狀況和現(xiàn)金流量等財務(wù)信息，就必需借助先進(jìn)的信息系統(tǒng)來提供科學(xué)合理及時的信息和依據(jù)。

一、文獻(xiàn)綜述

財務(wù)信息化的過程就是從收集信息，利用信息，并在此基礎(chǔ)上做出相應(yīng)的決策。建設(shè)方向從下面六點出發(fā)：一是確定企業(yè)財務(wù)信息化的程序。從企業(yè)自身的情況出發(fā)，合理的進(jìn)行規(guī)劃，然后由專門的技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行實施。二是建立管理模式的財務(wù)信息化。整合各個業(yè)務(wù)流程，提高決策和實施效率，減少企業(yè)的運營成本。三是培訓(xùn)不同層次的員工。對不同的工作崗位的員工進(jìn)行不同的財務(wù)信息化培訓(xùn)，使財務(wù)信息化過程能順利的在企業(yè)中進(jìn)行。四是做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，不僅對數(shù)據(jù)的網(wǎng)路穩(wěn)定性和可靠性進(jìn)行升級，更應(yīng)該對網(wǎng)絡(luò)的安全性進(jìn)行維護(hù)。五是配置相關(guān)的配套軟件。根據(jù)企業(yè)自身情況進(jìn)行軟件的購買或者自行研發(fā)。六是維護(hù)和升級好相應(yīng)的系統(tǒng)。

財務(wù)信息化建設(shè)主要經(jīng)歷了以下五個階段：第一階段是計算機(jī)的輔助設(shè)計與制造階段。這個階段主要從20世紀(jì)70年代末開始，我國開始出現(xiàn)CAD（輔助設(shè)計）與CAM（制造技術(shù)）。到20世紀(jì)80年代開始，逐步在電子計算機(jī)，制造行業(yè)以及其他行業(yè)等多個領(lǐng)域中開始得到運用。第二階段，就進(jìn)入了管理信息系統(tǒng)階段。從20世紀(jì)50年代中期，我國企業(yè)中就開始使用管理信息系統(tǒng)（MIS）。此后管理信息系統(tǒng)已經(jīng)得到了快速的發(fā)展。第三階是在20世紀(jì)80年代中期，我國開始進(jìn)入生產(chǎn)制造行業(yè)的歷程，制造資源計劃在我國開始盛行。采用MR PII的技術(shù)核心，做面向企業(yè)過程的軟件技術(shù)，在企業(yè)的生產(chǎn)和設(shè)計等過程中去實現(xiàn)財務(wù)信息化。我國很多大中型企業(yè)現(xiàn)在都建立了這種系統(tǒng)。到了第四階段后，就進(jìn)入了企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)階段。伴隨著我國企業(yè)財務(wù)信息化水平越來越高，企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)從局域網(wǎng)時代到Internet網(wǎng)時代，再到現(xiàn)在的Extranet網(wǎng)時代的過程。使企業(yè)資源從只能進(jìn)行內(nèi)部共享資源逐漸變成了企業(yè)信息的高度共享的過程。第五階段，電子商務(wù)階段。與西方發(fā)達(dá)國家相比較，我國電子商務(wù)雖然起步較晚，但是發(fā)展速度迅速，在我國生活，生產(chǎn)，消費，物流，金融等各個行業(yè)都產(chǎn)生了巨大的影響。各個企業(yè)都開始了電子商務(wù)。如今電子商務(wù)成為企業(yè)中必不可少的一部分。甚至超過以往各種平臺的銷售。

二、案例分析

（一）案例背景

韋德，工藝飾品生產(chǎn)企業(yè)。韋德的信息化系統(tǒng)中主要有：財務(wù)報表管理系統(tǒng)，采購管理系統(tǒng)，人力資源管理系統(tǒng)、設(shè)備管理系統(tǒng)，項目經(jīng)營管理系統(tǒng)，行政管理系統(tǒng)和其他相應(yīng)輔助的管理系統(tǒng)等等。其中財務(wù)管理系統(tǒng)中包含了一開始的財務(wù)預(yù)算，在業(yè)務(wù)發(fā)生時候的財務(wù)處理，項目開發(fā)成本的計算，控制報銷程序等等功能；而采購系統(tǒng)管理中包含了對采購合同的管理，在采購中投標(biāo)招標(biāo)管理等等；人力事務(wù)管理中包括了對組織機(jī)構(gòu)的管理，人事報表管理，檔案管理，薪酬管理等；資產(chǎn)管理中包含了軟件維護(hù)管理，硬件設(shè)備管理，固定資產(chǎn)管理，包含了折舊報廢等相應(yīng)的管理；項目管理系統(tǒng)中包含了團(tuán)隊管理，考勤管理，項目管理，日程管理等功能；行政管理包括座位管理，門禁卡管理，班車管理，機(jī)房管理等等，而其他的輔助系統(tǒng)主要是做補(bǔ)充說明的作用，包括審批系統(tǒng)管理，網(wǎng)絡(luò)資產(chǎn)管理這些等等。

（二）韋德財務(wù)信息化存在的問題

韋德的產(chǎn)品除國內(nèi)銷售外也銷往美國等國家，把國際貿(mào)易作為主營業(yè)務(wù)，然而在出具財務(wù)數(shù)據(jù)時，卻一直采用傳統(tǒng)的操作方法。認(rèn)為信息化只不過是一種提高管理效率，降低費用的輔助型工具。信息化水平仍舊停留在工業(yè)時代的狀態(tài)。在這個信息時代里，信息就是核心。信息化遠(yuǎn)遠(yuǎn)的超過了工具這個概念，財務(wù)信息化已經(jīng)成為企業(yè)生存的重要保障。主要有以下幾點問題：

1、基礎(chǔ)設(shè)施落后。雖然韋德具有一套完整的網(wǎng)路體系和相應(yīng)硬件設(shè)施，但是由于公司建立時間比較早，很大一部分設(shè)備已經(jīng)老化甚至被淘汰。公司一直忽略了信息資源研發(fā)與建設(shè)的重要性，一直使用原有的軟件進(jìn)行財務(wù)信息化的操作，財務(wù)的作用也僅僅是報賬記賬，不能參與到公司管理中去。公司停留在財務(wù)信息化最初最基礎(chǔ)的狀態(tài)，這和現(xiàn)代企業(yè)不斷創(chuàng)新的步伐是脫軌的。

2、財務(wù)信息化的制度和標(biāo)準(zhǔn)不完善。目前，韋德的財務(wù)信息化的管理工作還不夠完善，沒有相應(yīng)的權(quán)限和管理流程，信息資源不能有效的與其他信息進(jìn)行共享交流，同時缺乏一套完整的信息系統(tǒng)研發(fā)和發(fā)展的計劃，沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來開發(fā)，在績效考核系統(tǒng)和預(yù)算系統(tǒng)方面也需要更加完善。

3、財務(wù)信息化系統(tǒng)的崗位人才緊缺。在企業(yè)財務(wù)信息化管理的過程中人員素質(zhì)參差不齊，技術(shù)水平也跟不上，很大程度上導(dǎo)致了企業(yè)很難進(jìn)行財務(wù)信息化的維護(hù)和升級，難以來適應(yīng)市場的需求。信息模式下較高的人才門檻導(dǎo)致高級IT人才緊缺，同時在招聘人才的時候，只看重他們的學(xué)歷，并沒有進(jìn)行統(tǒng)一的技術(shù)考核，導(dǎo)致面對復(fù)雜的財務(wù)信息化工程的時候，難以得到有效的解決。另外，對財務(wù)信息化人才的重視程度比較低，對人才隊伍的培訓(xùn)程度也相對比較松散。

4、管理層對財務(wù)信息化意識淡薄。企業(yè)財務(wù)信息化過程中需要資金的投入，而管理層往往對企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)信息化過程不是很重視，甚至認(rèn)為這是一種浪費，認(rèn)為財務(wù)信息化的過程僅僅是利用計算機(jī)來進(jìn)行業(yè)務(wù)操作和實施管理的過程，對財務(wù)信息化還是停留在最原始的看法，領(lǐng)導(dǎo)層重視人員的應(yīng)用而輕視軟件，輕視了數(shù)據(jù)的重要性。由此當(dāng)需要改造企業(yè)財務(wù)信息化或者當(dāng)需要進(jìn)行財務(wù)信息化的升級和維護(hù)的時候，得不到相應(yīng)的資金需求。從而導(dǎo)致財務(wù)信息化過程緩慢，資金供應(yīng)不足的情況。endprint

5、信息安全問題。在信息安全方面，韋德不僅擔(dān)心商業(yè)秘密的泄漏，同時也擔(dān)心系統(tǒng)遭受病毒的攻擊和黑客的有意侵入。這不僅會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，甚至?xí)?dǎo)致整個網(wǎng)絡(luò)的癱瘓。同時韋德信息系統(tǒng)本身存在的監(jiān)控系統(tǒng)和保障方面也是十分脆弱。

三、財務(wù)信息化下韋德改進(jìn)建議

（一）完善配套設(shè)施

在配套設(shè)施的完善中，不僅僅針對的是硬件設(shè)施的更新，還包括對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的完善，系統(tǒng)數(shù)據(jù)的更新等，進(jìn)行必要的軟件硬件的采購和準(zhǔn)備，設(shè)置有關(guān)的網(wǎng)路防火墻，調(diào)整和設(shè)置網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，在系統(tǒng)數(shù)據(jù)方面，要設(shè)置相應(yīng)的數(shù)據(jù)設(shè)置，數(shù)據(jù)表設(shè)計，數(shù)據(jù)備份和在災(zāi)難中數(shù)據(jù)還原等相應(yīng)的數(shù)據(jù)工作。

（二）加強(qiáng)信息管理體制

建立財務(wù)信息化的組織體系，切實的實施財務(wù)信息化的三項職能：領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)和管理。第一，需要建立起一支財務(wù)信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，從而實現(xiàn)財務(wù)信息化管理中的管理和服務(wù)兩項內(nèi)容。提高領(lǐng)導(dǎo)小組的地位和權(quán)限，積極地調(diào)節(jié)各部門之間的利益沖突，調(diào)查分析和匯總各部門的需求。從而保證企業(yè)財務(wù)信息化能在企業(yè)中很好的進(jìn)行。第二，財務(wù)信息化的建設(shè)完善過程中需要從大局出發(fā)，從公司的實際情況出發(fā)，一方面要滿足公司的需求需要，另外一方面需要合理有效的運用公司的資源，盡可能的降低企業(yè)財務(wù)信息化改善的費用。企業(yè)財務(wù)信息化是一個慢慢發(fā)展的過程，需要一個循序漸進(jìn)的推進(jìn)，在組織中，需要總結(jié)在財務(wù)信息化道路上的經(jīng)驗和教訓(xùn)，不斷加深財務(wù)信息化對企業(yè)的戰(zhàn)術(shù)作用。到最后使財務(wù)信息化滲透進(jìn)企業(yè)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)，達(dá)到戰(zhàn)略性的影響。

（三）重視人才和加強(qiáng)培訓(xùn)

企業(yè)財務(wù)信息化的過程是一個技術(shù)的過程，需要優(yōu)秀的人才和具有復(fù)合型的人才，在運用和維護(hù)和升級系統(tǒng)過程中，需要相應(yīng)的技術(shù)人才。然而，財務(wù)信息化過程中不只是需要人才，更應(yīng)該合理的配置人才，各盡其職，

（四）加大溝通和完善ERP系統(tǒng)

充分利用ER P體系來削弱人為作用，減少人為因素。充分的發(fā)揮內(nèi)控。加快ER P業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展并且逐漸的擴(kuò)展到其他的應(yīng)用程序。促進(jìn)企業(yè)的管理人員從瑣碎的企業(yè)事務(wù)中解放出來，可以用更多的時間去研究業(yè)務(wù)中發(fā)生的問題，并且可以更好地學(xué)習(xí)現(xiàn)代的管理方法和手段。并且可以做到分工明確，適當(dāng)?shù)目刂?，必要的時候可以進(jìn)行績效評定。

（五）提高對財務(wù)信息的管理能力

領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)充分了解企業(yè)財務(wù)信息化的重要性，必要性和及時性。不僅需要在資金上最大的支持，在人和物上也要提供相應(yīng)的支持。企業(yè)財務(wù)信息化過程是一種革新，要積極的改進(jìn)組織結(jié)構(gòu)和做事流程，對各個部分職能做到全面的分析，優(yōu)化組合部門，及時的改進(jìn)和完善企業(yè)財務(wù)信息化。企業(yè)財務(wù)信息化的要求就是需要改變傳統(tǒng)觀念，現(xiàn)代企業(yè)不再是傳統(tǒng)繁瑣的企業(yè)，而是一個精簡化的，利用網(wǎng)絡(luò)化的高效率的企業(yè)。建立起高效的管理機(jī)構(gòu)從而減少管理層次和環(huán)節(jié)，縮短信息傳遞時間。還要有靈活的組織結(jié)構(gòu)，動態(tài)的調(diào)整各個業(yè)務(wù)部門的設(shè)置來保持企業(yè)的彈性從而降低人事上的成本

（六）通過技術(shù)手段和加強(qiáng)監(jiān)管來保障信息安全

第一，增加身份識別和權(quán)限控制，進(jìn)入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫后，每個人只能在自己的權(quán)限內(nèi)實施權(quán)利，做自己應(yīng)該做的任務(wù)，不僅僅是密碼口令那么簡單，更需要對每個人的權(quán)限嚴(yán)格的控制。做到每件事都能有對應(yīng)的責(zé)任人匹配。采用IBM的一系列不同產(chǎn)品組合來解決。建立起統(tǒng)一的門戶前臺，實現(xiàn)流程類業(yè)務(wù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)報表類業(yè)務(wù)，建立起統(tǒng)一的數(shù)據(jù)倉庫。檢測錄入數(shù)據(jù)的真實性，提前糾正預(yù)防錯誤，設(shè)置關(guān)鍵點預(yù)防手段。在人員上面，要加大懲罰力度，對提供虛假信息的要及時的處罰和改正，對不正當(dāng)使用信息人員進(jìn)行批評，對泄漏公司機(jī)密信息的人員依法進(jìn)行民事訴訟，對破壞企業(yè)信息系統(tǒng)的人進(jìn)行開除等等的處罰，同時建立起良好的監(jiān)管體制，防范因人員錯誤導(dǎo)致的信息泄漏信息造假信息錯傳等等現(xiàn)象。建立起完善的內(nèi)部審計制度，建設(shè)好有效的內(nèi)部控制，將風(fēng)險控制在較低的水平。不僅僅應(yīng)對風(fēng)險，更是要進(jìn)行預(yù)測分析和歸納，預(yù)測風(fēng)險和防范風(fēng)險。同時也要加大對員工的教育，確立員工的信息安全的行為準(zhǔn)則，樹立起信息安全的意識，遵守信息安全的規(guī)章制度，切切實實的循序安全行為的準(zhǔn)則，從而進(jìn)行必要的信息防控，讓員工自覺的去保障信息的安全。

（金卡智能集團(tuán)股份有限公司，浙江杭州 310000）

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