對檔案管理工作的幾點初步認識

代偉翔

摘要：檔案管理工作意義重大。大到國家機構，小到一個部門或者個人，能否重視檔案管理，是關乎其發(fā)展格局的一個重要標志。檔案記錄著家國的歷史，負載著個人的生命軌跡。它是人類延續(xù)發(fā)展、追求“天下大同”美好愿景的一面旗幟；“前事之不忘，后事之師”，它也是前行中少走彎路的一面鏡子。

關鍵詞：檔案管理；內涵；檔案防護

一、對檔案內涵的初步認識

我國檔案學界從20世紀50年代起就開始了對檔案的定義的研究。1988年1月1日實施的《中華人民共和國檔案法》中稱檔案是過去和現在的機關、組織和個人在社會活動中形成的，對社會和國家有保留、再查價值的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件?？梢院唵伪硎鰹椋簷n案是國家機構、社會團體組織和個人活動中形成的保存起來以備查考的文件，形式包括聲音、文字、圖像以及其他可查形式的原始記錄。

二、對檔案載體演變的初步了解

（一）甲骨檔案

甲骨檔案是以龜甲和獸骨作為材料，我國現今保存最早的，最為系統的官府文書是商代的甲骨檔案，是現存最早的中國古代檔案。其中占卜刻辭占了甲骨檔案的最大部分。周代出土的甲骨但數量較商代而言少之又少，這是因為周人不像殷人那么迷信嚴重，沒有濃重的占卜文化，因此甲骨檔案也逐漸退出了歷史舞臺。

（二）銘文檔案

中國古代以青銅器（鐘、鼎、盤等）為載體的書史銘文，盛行于殷商末期及兩周。銘文檔案又稱為金文檔案。中國古代商、周時期，青銅冶煉工藝達到了全盛時期，由于禮樂制度的發(fā)展，青銅器上的銘文也發(fā)展為記錄當時社會重大史實的歷史文獻，并成為象征統治者社會地位、政治權力的“重器”，每每遇有重大事件，都要作器勒銘，珍藏宗廟，以期“子子孫孫永寶用”。金文檔案是王和各級奴隸主貴族的記事檔案。青銅器則是西周重要文書和事件的記事材料。

（三）縑帛檔案

中國古代以絲織物為載體的公私文書。多用來繪制輿圖、畫像和抄寫經典文章。戰(zhàn)國時期開始經考古發(fā)現已經用縑帛作為書寫載體。秦漢時期已形成有大量輿圖和人物畫像，西漢初建時，蕭何曾盡收秦朝遺存的輿圖檔案。約形成于西漢文帝時期的《駐軍圖》，圖中所繪山河、陸地、營地等顯現的清晰明確，是國內現存最古老的縑帛（輿圖）檔案。唐宋時期，縑帛檔案考古發(fā)現不詳。明清時期以絲織品制成的各種檔案材料，數量居多，收藏在中國第一歷史檔案館。

（四）紙質檔案

以紙張作為載體，紙作為中國古代四大發(fā)明之一，所以紙質檔案最早產生于中國。早在東漢時期文件記錄已經開始用紙張，魏晉朝代以后紙質檔案逐漸增多，但主要的官府公文寫在竹簡上。到東晉末，朝廷下令公文全部采用紙來書寫。從此紙質檔案大量發(fā)現，至今紙質成為文字、圖畫等的書寫主流載體。

（五）聲像檔案

社會活動中對國家和社會和個人有保存價值的資料，以照片、影片、錄音帶、錄像帶等為載體，以聲像為主，是全宗檔案的重要形式。

（六）電子檔案

計算機信息時代的到來，以電子計算機磁盤、光盤為記載載體，在今天運用廣泛。

三、對檔案管理的進一步認識

在現行的檔案管理中，石刻、紙質、木雕、聲像、電子等檔案并存，加強對檔案防護知識的學習，是當務之急。由于從事的教育事業(yè)單位的檔案管理中，對檔案的防護工作停留在防盜、防火、防潮、防蛀等粗淺的認識上。通過學習領悟，談一下對檔案管理的一些認識。

（一）基本防護。防護檔案應包括保證外圍護結構的保溫、隔熱、溫濕度基本要求，做到防塵、防污染、防有害生物、防潮、防水、防日光及紫外線照射和安全防范等。

（二）溫濕度要求。根據檔案的不同載體和重要性等因素，進行不同方式的防護。

（三）聲像檔案、電子檔案等非紙質類型的檔案貯存庫的設計。設計應當做到符合檔案管理規(guī)范和符合使用保管的特殊要求。

（四）重視對非物質文化遺產檔案的保護。非物質文化遺產是活態(tài)、靈動的。對人類文明的傳承有重要意義，一旦遭到破壞將很難恢復。各地省市相繼出臺了保護非物質文化遺產的法律法規(guī)文件，為非遺的保護提供政治法律保護。中央財政也投入專項資金進行保護恢復。2005年國務院辦公廳發(fā)布《非物質文化遺產保護工作的意見》中，提出“要運用文字、錄音、錄像、數字化多媒體等各種方式，對非物質文化遺產進行真實、系統和全面的記錄，建立檔案和數據庫”。明確了對非遺保護的重視。四、對檔案管理問題的正視和積極應對

（一）檔案管理普遍存在的問題

1.對檔案進室、館工作重視不足。如認為屬于本部門，或工作使用起來方便，而不能無條件地移交，違背了檔案集中統一管理的原則。

2.對檔案移交進室、館缺乏專業(yè)知識。檔案管理工作重視不足，多為兼職，且調整、流動頻繁，缺乏專業(yè)、系統的知識。

3.對檔案記錄文件缺少規(guī)整，檔案分類單一。由于機要工作人員不能及時處理整理的原因，不能及時進行收集歸檔，導致記錄材料不能及時移交向檔案室存檔，重要檔案因此而缺失甚至損壞。

4.檔案室環(huán)境建設欠佳，檔案保管缺乏安全的保障。個別單位檔案室是閑置倉庫的改裝甚至單位沒有專用檔案室，檔案室的檔案多且雜亂，檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，這些不利的條件致使檔案材料遭受水、火、蟲蛀等風險，影響檔案的美觀整潔及完整。有的檔案室僅僅是檔案的堆積地，缺少專業(yè)系統的管理。

5.檔案整理不規(guī)范，如檔案保管體系不系統，保管目錄填寫不科學，保管所需工具不齊全，不能準確反映文件的內容等，給檔案檢索帶來不便。

（二）工作對策

1.認真學習相關文件，提高思想認識。認真學習《檔案法》、《山東省檔案條例》和魯檔發(fā)17號文件，認識到檔案進室、館工作的重要性。

2.積極參加知識培訓，提高業(yè)務水平。認真參加上級檔案管理部門組織的培訓學習，了解案卷保管質量標準、檔案科學分類編號和檢索檔案的工具等，明確檔案管理安全條例和檔案檢索、移交應注意事項，不斷提高管理和業(yè)務水平。

3.勤學好問，自覺提高工作能力。針對檔案進室、館的實際情況和進館檔案的質量問題，虛心請教省市區(qū)專家，并不斷與同行切磋學習，努力提升檔案管理技術水平。做到檔案分類有序，檔案保管安全，檔案編目科學規(guī)范，檢索工具高效全面，同時加強對聲像檔案、電子檔案等資料的接收和進館工作的規(guī)范。

4.積極為檔案管理的提升盡力，保證檔案管理工作人員的穩(wěn)定性。通過政策激勵、提供專業(yè)培訓機會、工作量考核等方式，提高其工作積極性，提高專業(yè)水平，樹立工匠精神，讓檔案管理工作成為學校工作的重要支點。