商務(wù)英語函電中禮貌原則的適用性研究

【摘要】近年來，隨著全球商務(wù)交往活動(dòng)的日益頻繁，使得商務(wù)英語函電在國(guó)際貿(mào)易業(yè)務(wù)往來交流中的應(yīng)用變得異常重要，不僅能進(jìn)行信息溝通和交流，而且還能維持和發(fā)展商務(wù)關(guān)系。但是在商務(wù)英語函電中，不可忽視的一個(gè)問題就是如何禮貌，所以本文就商務(wù)英語函電中，常見的四種類型中的兩種類型的（好消息類和壞消息類）禮貌原則的適用性進(jìn)行了研究。

【關(guān)鍵詞】商務(wù)英語函電；禮貌原則；適用性

【作者簡(jiǎn)介】苗蓉（1983-），女，吉林大學(xué)本科，廣東省民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院講師，研究方向：翻譯理論與實(shí)踐，商務(wù)英語寫作與函電。

商務(wù)英語函電中，與一般的函電存在較大的區(qū)別就在于語言特征。在具體的寫作中，只有確保禮貌原則得到有效的使用，才能給人一種舒暢的心情，從而建立良好的友誼，并且要做到客氣，這樣才能為貿(mào)易達(dá)成奠定基礎(chǔ)，即便是拒絕，也需要婉轉(zhuǎn)，不能傷害情面，才能確保友好貿(mào)易關(guān)系得到維持。商務(wù)信函中主要有四種類型，即好消息、壞消息和拒絕類以及說服類的英語函電，所以商務(wù)英語函電中，為避免出現(xiàn)信息傳遞模糊和句型、用詞以及語態(tài)等方面的問題，需要我們切實(shí)對(duì)禮貌原則在商務(wù)英語函電中的適用性進(jìn)行研究。

一、好消息類的商務(wù)英語函電中禮貌原則的適用性研究

好消息類的商務(wù)英語函電，主要是指?jìng)鬟f好消息的函電，或者是接受者樂于接受的函電。比如感謝類、邀請(qǐng)類和祝賀類的函電。禮貌原則的適用性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是在措辭方面，不管是信函還是致電，都需要在措辭中做到語言積極歡快，傳遞的信息要具體，這樣對(duì)方才能一目了然，從而更好地在函電中感受到對(duì)其的熱情和關(guān)系，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)函電之目的。例如：

①Congratulations on your plan being hired.

②Congratulations on your plan being selected by our company.

這兩個(gè)句子均出于同一話題中的兩封不同的祝賀函電，①雖然表達(dá)了祝賀，但是用詞模糊，并沒有具體的告知被誰錄用，這樣就可能給對(duì)方一種漠不關(guān)心的感覺，還可能認(rèn)為是惡作劇。而就根據(jù)禮貌原則來看，函電人需要夸大對(duì)對(duì)方的贊美，而要盡可能地減少對(duì)對(duì)方的貶損，所以只有被正式錄用才會(huì)祝賀，避免對(duì)方誤認(rèn)為是對(duì)其的諷刺。而②表達(dá)的則具體而又得當(dāng)，更多的是對(duì)對(duì)方的祝賀。

二是在句子方面要做到簡(jiǎn)潔大方，就是在用詞具體的基礎(chǔ)上，在好消息傳遞過程中，應(yīng)做到簡(jiǎn)潔有效，這樣對(duì)方才能更好地看到所要傳達(dá)的信息，從而促進(jìn)對(duì)方對(duì)函電內(nèi)容的理解。比如某商務(wù)人士在回應(yīng)外賓對(duì)參加某次商務(wù)活動(dòng)的邀請(qǐng)信回信中，若采用下列句子，從①來看，理解十分費(fèi)力，而②則是簡(jiǎn)單明了，所以在句子方面需要做到簡(jiǎn)潔大方。（①I am glad to accept your invitation.②I am more than willing to accept your invitation to me.）

三是加強(qiáng)肯定句的應(yīng)用。在商務(wù)英語函電中，對(duì)于好消息類的商務(wù)英語函電而言，除了做好以上兩點(diǎn)外，還要學(xué)會(huì)應(yīng)用肯定句，才能將好的積極的消息及時(shí)地表達(dá)出來，但是為了營(yíng)造出友好氣氛，可以在肯定句中適當(dāng)?shù)目浯髮?duì)對(duì)方的贊揚(yáng)和支持。例如在下列的案例中，案例①是抱怨對(duì)方提供的信息不全而導(dǎo)致無法向?qū)Ψ桨l(fā)貨，這樣就會(huì)導(dǎo)致對(duì)方的面子有損，與禮貌原則的面子理論相違背，所以不具備適用性。而②中則是通過應(yīng)用肯定句來強(qiáng)調(diào)對(duì)方?jīng)]有提供規(guī)則，在暗示和提醒中確保雙方的關(guān)系得到良好的維持。（①We cant fill your order unless you send us your specification；②We will fill your order quickly when we receive your specification.）

四是注意主語動(dòng)態(tài)。語態(tài)涉及了語法知識(shí)，所以主要彰顯的是主語與謂語以及動(dòng)詞之中的主動(dòng)關(guān)系和被動(dòng)關(guān)系的一種動(dòng)詞形式。一般而言，如果主語為施動(dòng)者，那么隨之而來的動(dòng)詞就需要采取主動(dòng)語態(tài)。而主語為受動(dòng)者時(shí)，那么隨之而來的動(dòng)詞就需要采取被動(dòng)語言。在好消息類的商務(wù)函電中，由于其信息是雙方均能直接接受，因此可以直接表達(dá)，不要拐彎抹角，不要給對(duì)方去費(fèi)力揣摩所要表達(dá)的信息，這樣對(duì)方在信息理解中也就不會(huì)變的那么費(fèi)力。例如在下列的回信中，②是采用的被動(dòng)語態(tài)，使得對(duì)方對(duì)其的理解難度較大，而①中則能很好的表達(dá)，②中沒有明確是誰的回信，也沒有告知是誰接受的這一邀請(qǐng)，同時(shí)對(duì)對(duì)方也是不尊重的表現(xiàn)，需要在函電中引起重視。（①Im glad to accept the invitation.②Your invitation is accepted.）

二、壞消息類的商務(wù)英語函電中禮貌原則的適用性研究

這類商務(wù)英語函電，剛好與好消息類的商務(wù)英語函電中所表達(dá)的內(nèi)容相反，主要表達(dá)的是消極的內(nèi)容，為對(duì)方不愿意接受和看見又不得不告知對(duì)方的消息，比如投訴、拒絕、吊唁類的函電。根據(jù)禮貌原則，此類商務(wù)英語函電，其在語言上需要做到更加委婉和間接，且句式往往較為復(fù)雜。比如在對(duì)對(duì)方提供經(jīng)的產(chǎn)品質(zhì)量存在質(zhì)疑時(shí)，若問題不嚴(yán)重，則需要這樣表達(dá)出來：“There are some problems about the quality of your products.”在這樣的表達(dá)中，雖然對(duì)質(zhì)量問題只是輕描淡寫的提出來，但是主要是為了表明存在質(zhì)量問題，雙方可以在協(xié)商下進(jìn)行解決，或者是下次需要注意對(duì)質(zhì)量問題的控制，這樣的表達(dá)方式，就顯得較為委婉，希望下次能確保質(zhì)量。而如果是存在的質(zhì)量問題較為嚴(yán)重，需要對(duì)對(duì)方提出指責(zé)或者表達(dá)自己的建議時(shí)，就可以采取這樣的方式表達(dá)出來：“We are sorry to have to complain of the quality of…，We regret to say that a part of the goods have lost a good deal of their quality by…”其中的sorry和regret在表達(dá)對(duì)對(duì)方不滿時(shí)變得更加委婉和見解，這樣既能達(dá)到表達(dá)自己的意見的同時(shí)，又能通過表達(dá)讓對(duì)方覺得的包容心、同情心和友善的感覺，這樣就能更好地促進(jìn)問題的處理，最終實(shí)現(xiàn)雙方良好的合作和發(fā)展。

三、禮貌原則在商務(wù)英語函電中應(yīng)用中的虛擬結(jié)構(gòu)用法分析

上述我們從兩個(gè)方面對(duì)商務(wù)英語函電中禮貌原則的適用性進(jìn)行了研究，得出的基本結(jié)論是禮貌對(duì)待、誠信表達(dá)、簡(jiǎn)潔大方、委婉含蓄。但是在具體的表達(dá)中，還要學(xué)會(huì)掌握其句法特征，才能更好地確保禮貌原則得到嚴(yán)格遵守，以下筆者以虛擬結(jié)構(gòu)用法為例，也是在實(shí)際應(yīng)用中的重難點(diǎn)。

一般而言，由于虛擬語氣這種動(dòng)詞形式較為特殊，主要是表示說話人所表達(dá)的并非事實(shí)，反而是一個(gè)愿景、架設(shè)、猜想、建議或者是回憶等。而在商務(wù)英語函電中采用虛擬結(jié)構(gòu)，旨在把對(duì)方態(tài)度作為請(qǐng)求或者是對(duì)某種觀點(diǎn)確認(rèn)之前的先決條件，暗示著對(duì)方不愿意也沒有關(guān)系，這里就涉及到禮貌原則中的寬容準(zhǔn)則，對(duì)方拒絕的余地較大，請(qǐng)求的強(qiáng)加性得到了削弱，在確保雙方面子得到維護(hù)的同時(shí)又能進(jìn)行很好地合作。例如在采用動(dòng)詞“suggest，propose，advice”時(shí)，其后面往往是接續(xù)賓語從句后得出的虛擬結(jié)構(gòu)。而當(dāng)采用“if”，或者是省略“if”的條件下，從句結(jié)構(gòu)也可以表達(dá)出虛擬的語氣。但是直接陳述的語氣和虛擬語氣在混合應(yīng)用時(shí)，主要是為了表達(dá)出某一種愿望。

但是需要注意的是，除了虛擬結(jié)構(gòu)用法外，還可以采用否定用法、引導(dǎo)用法等方面的句型，所以在實(shí)際商務(wù)英語函電中，為確保禮貌原則得到有效的遵循，需要我們切實(shí)掌握好其適用性，才能更好地把握禮貌的應(yīng)用尺度。

四、結(jié)語

綜上所述，在商務(wù)英語函電中，禮貌原則的應(yīng)用需要切實(shí)注意其適用性，并在實(shí)際應(yīng)用中掌握相關(guān)語法和語態(tài)知識(shí)，結(jié)合實(shí)際針對(duì)性的進(jìn)行優(yōu)化和完善，才能更好地達(dá)到函電的作用和目的，實(shí)現(xiàn)雙方友好的合作與發(fā)展。

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