事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析與對策思考

李智慧

摘 要 在中國特色社會主義現(xiàn)代化建設(shè)蓬勃發(fā)展的大好形勢下，我國的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展和進(jìn)步，現(xiàn)代化檔案管理工作的展開對原有的管理形式提出了挑戰(zhàn)。檔案管理工作的核心目的就是為社會的實(shí)踐服務(wù)，一切的管理目標(biāo)和系統(tǒng)都是為了這個(gè)目的而設(shè)定。盡管我國檔案事業(yè)在長期的改革中發(fā)展迅速，但是在發(fā)展過程中還是有諸多問題呈現(xiàn)出來，需要解決。本文首先論述了我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，提出了存在的主要問題，然后針對具體問題提出了相應(yīng)的改革建議。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 現(xiàn)狀 對策

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀中的問題研究

檔案管理工作包括檔案的收集、整理、價(jià)值鑒定、保管和檔案檢索、統(tǒng)計(jì)等方面。當(dāng)前，我國事業(yè)單位檔案管理存在的主要問題有檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，工作態(tài)度不端正；檔案管理硬件條件差，檢索效率不高；領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠等。具體論述如下：

（一）檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，工作態(tài)度不端正

檔案管理人員的工作態(tài)度仍然非常重要，積極的工作態(tài)度會促進(jìn)事業(yè)單位更好地發(fā)展。所以，檔案管理工作人員也需要有積極的工作態(tài)度。但在事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際過程中，很多的檔案管理人員都是抱著應(yīng)付的工作態(tài)度來完成相關(guān)檔案的管理工作，沒有及時(shí)更新檔案，也沒有做好檔案室的清理工作，沒有任何的責(zé)任心，也缺乏足夠的耐心去找出檔案管理存在的問題，這樣的工作態(tài)度勢必給事業(yè)單位的健康發(fā)展帶來負(fù)面影響。檔案管理工作人員因?yàn)橥蝗浑x職、生病、出國深造等離開了原來的工作崗位，都有可能給事業(yè)單位檔案管理工作帶來影響。因?yàn)橛性S多檔案管理工作人員在離職之后沒有做好相應(yīng)的交接工作，導(dǎo)致很多檔案成了棄檔或者死檔。這對于相關(guān)的事業(yè)單位來講無疑是一種很大的損失，并且這種損失是不可能用金錢來衡量的。

（二）檔案管理硬件條件差，檢索效率不高

在事業(yè)單位，檔案管理所需要的硬件根本達(dá)不到要求，沒有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化。少數(shù)單位的檔案室竟然堆滿雜物，一些單位的檔案室甚至連基本的打印機(jī)和電腦都沒有，因陋就簡、因地制宜的現(xiàn)象大量存在，防火、防潮、防盜措施更是沒有。檔案的調(diào)閱和查訪，仍然處于原始狀態(tài)，沒有現(xiàn)代化手段支撐，速度慢、效率低，甚至已經(jīng)影響到檔案的完整與安全。此外，一些單位收集歸檔工作制度不健全、不完善，執(zhí)行力也不夠，收集歸檔工作被動、不及時(shí)、不全面、不徹底、不完整，一些歸檔材料甚至不夠真實(shí)準(zhǔn)確。這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。檔案的檢索方式一般有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索，但實(shí)際上傳統(tǒng)的手工檢索占據(jù)很大比例，導(dǎo)致速度緩慢、準(zhǔn)確率低。很多檔案只記載盒編目錄，查閱檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力，大大增加了工作人員的工作量。沒有運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理的檔案主要依靠手工收集，檢索信息量小，不利于檔案的收集。

二、對事業(yè)單位檔案管理存在問題的對策

通過對我國事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的有效分析，我們需要針對檔案管理的人員和檔案管理的硬件條件提出有針對性的改革建議，這對于我國當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展具有重要作用。

（一）加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)

事業(yè)單位應(yīng)該設(shè)立固定的時(shí)間周期，對檔案管理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員對專業(yè)知識的理解程度，使檔案管理的工作人員能夠重視這份工作，認(rèn)識到檔案管理的重要性，引導(dǎo)檔案管理的工作人員在實(shí)際工作中樹立良好的工作態(tài)度。事業(yè)單位要對檔案管理的交接工作作出明確規(guī)定，只有這樣才能有效避免檔案管理出現(xiàn)較大紕漏。當(dāng)事業(yè)單位中檔案管理的工作人員因?yàn)槟承┰蛞岢鲭x職申請的時(shí)候，在這些檔案管理工作人員離開之前，必須做好檔案管理工作的交接；同時(shí)，還要留下具體的聯(lián)系方式，以便事業(yè)單位檔案管理后期的工作中出現(xiàn)問題，能夠及時(shí)聯(lián)系到工作人員，解決有關(guān)的問題。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)和硬件建設(shè)，推進(jìn)信息化管理

檔案管理部門要積極爭取本單位主要領(lǐng)導(dǎo)的支持與幫助，做好檔案管理設(shè)施特別是關(guān)鍵設(shè)備的更新與維護(hù)，尤其是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、OA辦公軟件等。要建立堅(jiān)固的防火、防潮、防盜等專用檔案庫房，要配置鐵質(zhì)檔案柜，同時(shí)抓好密碼使用和管理；檔案庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的配套設(shè)備，如空調(diào)，去濕、滅火、殺蟲等設(shè)備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查、定期維護(hù)；規(guī)避檔案、庫房界限不清的情況，不斷提高管理的科學(xué)性和管理效率。

隨著我國科技信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)越來越普遍。事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)該實(shí)行信息化、科技化和現(xiàn)代化，這是適應(yīng)當(dāng)代社會發(fā)展的客觀需求和必然要求?？梢哉f，事業(yè)單位把先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用到檔案管理工作中刻不容緩。首先，各個(gè)事業(yè)單位部門要準(zhǔn)確、及時(shí)、全面地傳遞和傳達(dá)信息，切實(shí)地保證檔案信息的時(shí)效性，提高檔案的實(shí)用性。其次，要加大資金投入，配備先進(jìn)計(jì)算機(jī)管理設(shè)備和相應(yīng)控制設(shè)備，利用現(xiàn)代化科技手段，提高檔案管理水平。有條件的事業(yè)單位檔案部門，要充分利用掃描儀、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、監(jiān)控設(shè)備等現(xiàn)代設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化、科學(xué)化，便于檢索、管理和應(yīng)用；要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，要利用網(wǎng)絡(luò)快速、準(zhǔn)確地向外界提供高效檔案信息服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的有效共享。

（三）端正態(tài)度，重視事業(yè)單位檔案管理工作

要提高重視程度必須加大對檔案管理工作的宣傳和了解，要讓單位職工和領(lǐng)導(dǎo)配合檔案資料收集和整理工作。另外，還要加大資金支持力度，加強(qiáng)對檔案管理工作環(huán)境的建設(shè)，確保管理工作能夠科學(xué)化、信息化和系統(tǒng)化。同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)必須提高對檔案管理工作的重視程度，在領(lǐng)導(dǎo)的重視與關(guān)懷下，檔案管理工作的各個(gè)方面都會得以加強(qiáng)和完善。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)監(jiān)督和考核管理工作，只有這樣才能確保檔案管理工作水平全面提高。事業(yè)單位要想做好檔案管理工作還應(yīng)注意檔案的保存，提高檔案管理人員的工作積極性，定期查看檔案，看其是否出現(xiàn)了破損，如果發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)對其進(jìn)行補(bǔ)救。

事業(yè)單位的檔案管理工作是既復(fù)雜又艱巨的一項(xiàng)工作，需要我們在新時(shí)期不斷發(fā)展與變革的背景下與時(shí)俱進(jìn)，積極應(yīng)對困難、解決問題，需要我們跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，提高事業(yè)單位檔案管理工作的時(shí)效性，為我國的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供強(qiáng)有力的、堅(jiān)實(shí)的后盾和保障。本文首先論述了我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，提出了存在的主要問題，然后針對具體問題提出了相應(yīng)的改革建議。

（作者單位為大安市人力資源和社會保障局）

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