為在職培訓(xùn)建立檔案管理的影響及機(jī)制分析

武娟

摘 要 本文研究了為在職教育培訓(xùn)建立全員化檔案管理的不足和影響因素，在此基礎(chǔ)上闡述了相關(guān)的策略和方法。

關(guān)鍵詞 全員化檔案 在職教育培訓(xùn) 影響因素

員工個(gè)人成長(zhǎng)檔案是企事業(yè)單位進(jìn)行人才考核和選拔、人才繼續(xù)教育培訓(xùn)的重要依據(jù)，將員工在職教育培訓(xùn)經(jīng)歷及時(shí)動(dòng)態(tài)地錄入員工個(gè)人檔案之中具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。員工檔案本身具有原始性、價(jià)值性和職能性特征，是反映員工職業(yè)發(fā)展?fàn)顩r、職業(yè)生涯軌跡和員工職業(yè)規(guī)劃方向的重要載體。企事業(yè)單位制度改革和發(fā)展方向變遷要建立在員工努力和協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，而只有建立在職教育培訓(xùn)全員化檔案管理系統(tǒng)才能讓企業(yè)了解到員工個(gè)人的專(zhuān)業(yè)特性、職業(yè)成長(zhǎng)狀況和在專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)體系中可能存在的不足，并使其在規(guī)劃個(gè)人職業(yè)發(fā)展上具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。實(shí)際工作中，一些企事業(yè)單位在職教育檔案管理系統(tǒng)建設(shè)已經(jīng)取得了一定的成就，但是在實(shí)際管理之中依然存在不同的問(wèn)題，值得我們研究和探討。

一、建立在職教育培訓(xùn)全員化檔案管理的缺陷分析

（一）檔案管理意識(shí)的薄弱

部分組織和企業(yè)依然在采取傳統(tǒng)手段進(jìn)行員工檔案管理，手工檔案管理方式和紙質(zhì)檔案管理媒介對(duì)于更新員工在職教育培訓(xùn)情況、及時(shí)地將其納入檔案會(huì)起到一定的阻礙和困擾作用。此外，很多企業(yè)并沒(méi)有意識(shí)到員工在職教育檔案錄入的重要性，認(rèn)為只要員工在職教育達(dá)到一定的教育目標(biāo)、增強(qiáng)了員工的崗位勝任能力即可，而對(duì)如何將其員工在職教育狀況錄入員工個(gè)人檔案則沒(méi)有規(guī)劃和概念。事實(shí)上，將員工在職教育情況及時(shí)計(jì)入檔案是一種便于員工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃、提升企業(yè)崗位安排合理性和科學(xué)性的重要管理模式。但是很多企事業(yè)單位顯然對(duì)其重要性并沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致員工入職多年，檔案中記錄的也僅僅是其入職時(shí)記載的學(xué)歷和政治面貌等相關(guān)基本信息，難以全面呈現(xiàn)員工在工作崗位上的表現(xiàn)以及接受在職培訓(xùn)的階段和情況，導(dǎo)致員工在職教育的盲目性和無(wú)規(guī)范性，使員工個(gè)人專(zhuān)業(yè)成長(zhǎng)受到阻礙。

（二）檔案管理效率低下

員工成長(zhǎng)檔案是評(píng)價(jià)員工個(gè)人工作能力的重要影響因素，但是受到其整理過(guò)程過(guò)于細(xì)致、費(fèi)時(shí)費(fèi)力等因素的影響，員工成長(zhǎng)檔案在企事業(yè)單位的應(yīng)用范圍還不是很廣，因此也難以對(duì)員工成長(zhǎng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)有效的分析。同時(shí)，員工成長(zhǎng)檔案的收集、整理還存在標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范性方面的缺陷，在實(shí)際操作中漏洞百出、錯(cuò)誤頻發(fā)，經(jīng)常出現(xiàn)格式混亂、工作鑒定內(nèi)容千篇一律、材料缺失等多種問(wèn)題，這些問(wèn)題嚴(yán)重地限制了企事業(yè)單位對(duì)員工個(gè)人能力的全面評(píng)估和為員工制定個(gè)人長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，使員工在企業(yè)內(nèi)部積累的工作經(jīng)驗(yàn)和理論知識(shí)難以得到彰顯并體現(xiàn)在薪酬和激勵(lì)機(jī)制之中，打擊了員工的工作積極性和主動(dòng)性，導(dǎo)致員工失去發(fā)揮自身最大潛能的主動(dòng)性。

（三）檔案管理方法陳舊

企事業(yè)單位檔案管理普遍存在方法陳舊和過(guò)時(shí)的傾向，缺乏完整科學(xué)的檔案管理流程，檔案管理制度也相對(duì)松散和無(wú)序，從而導(dǎo)致員工在職培訓(xùn)相關(guān)文件和資料難以從人事部門(mén)及時(shí)地進(jìn)行審核登記、調(diào)查核實(shí)和組織認(rèn)定，也難以有效地歸入編目調(diào)整和抽查督導(dǎo)之中，在職教育檔案動(dòng)態(tài)、及時(shí)更新的需求難以得到滿足。同時(shí)，檔案管理人員大多在專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和工作經(jīng)驗(yàn)上有所欠缺，并且存在身兼數(shù)職的情況，導(dǎo)致其缺乏相關(guān)技能和精力對(duì)個(gè)人在職教育檔案進(jìn)行價(jià)值開(kāi)發(fā)，進(jìn)一步加劇了檔案更新的遲緩和檔案利用的低效。

二、對(duì)在職教育培訓(xùn)進(jìn)行全員化檔案管理相關(guān)影響因素分析

第一，檔案價(jià)值開(kāi)發(fā)意識(shí)。檔案，尤其是員工在職教育檔案，絕不僅僅是歷史資料而已，更加是一種具有開(kāi)發(fā)價(jià)值的信息資源。在職教育檔案是企業(yè)了解員工個(gè)人能力發(fā)展?fàn)顩r、崗位技能掌握情況的有效途徑，同時(shí)也是將員工個(gè)人職業(yè)生涯目標(biāo)和企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)結(jié)合在一起的重要方法。精細(xì)化的員工在職教育培訓(xùn)檔案工作有利于推動(dòng)企事業(yè)單位發(fā)展，主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、編研和挖掘，能夠發(fā)現(xiàn)員工在目前工作崗位上可能存在的能力缺陷，有利于設(shè)計(jì)適合本單位特點(diǎn)的在職教育體系，以便更有針對(duì)性地為員工提供在職教育，使得員工能夠和企業(yè)共同發(fā)展、共同進(jìn)步。

第二，信息化和電子化手段在檔案管理中的應(yīng)用。傳統(tǒng)的手工方式具有低效、低質(zhì)量的特征，員工檔案在很多情況下只是需要的時(shí)候才進(jìn)行調(diào)閱，日常在職教育檔案更新更是難上加難。員工檔案管理陷入被動(dòng)、消極的局面，為在職教育建立檔案的作用和價(jià)值都得不到體現(xiàn)。近年來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，各行各業(yè)均已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了高度的信息化和電子化。在職教育檔案領(lǐng)域信息化建設(shè)的步伐雖然起步較晚，但是檔案價(jià)值開(kāi)發(fā)意識(shí)不斷增強(qiáng)，信息化和電子化手段在檔案管理工作中的應(yīng)用也將得到推廣。

三、為在職教育培訓(xùn)建立全員化檔案管理機(jī)制的建設(shè)策略

（一）注重員工個(gè)人成長(zhǎng)檔案管理，增強(qiáng)員工在職教育的積極性和主動(dòng)性

建立員工個(gè)人學(xué)習(xí)和成長(zhǎng)檔案，能夠在無(wú)形之中增強(qiáng)員工的職業(yè)生涯規(guī)劃意識(shí)，使其能夠自主地探索自己的工作方法和反思自己的工作失誤，增強(qiáng)在職教育的針對(duì)性和實(shí)效性。筆者認(rèn)為，在職教育檔案的載體可以是多元化的，既可以是書(shū)面材料，也可以是視頻材料和音頻資料。在更新在職教育檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)首先明確收集標(biāo)準(zhǔn)，讓員工了解可以收錄在在職教育檔案之中的內(nèi)容，從而使員工明確自身接受教育的范圍和職責(zé)并進(jìn)行規(guī)劃，使得教育檔案的收集和整理更加完整和詳盡；另外，要及時(shí)利用和挖掘在職教育檔案，對(duì)員工形成客觀的評(píng)價(jià)，并對(duì)員工接受在職教育的范圍進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄，使得員工未來(lái)在職教育培訓(xùn)能夠有序開(kāi)展。

（二）注重檔案數(shù)據(jù)挖掘，構(gòu)建員工管理依據(jù)

檔案數(shù)據(jù)挖掘是檔案管理工作的重要組成部分，從大量的在職教育檔案數(shù)據(jù)之中可以發(fā)現(xiàn)潛在規(guī)律，找到員工未來(lái)發(fā)展方向和趨勢(shì)。在電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和行政管理融合愈加深入的基礎(chǔ)上，員工個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、教育經(jīng)歷、進(jìn)修狀況等信息需要及時(shí)存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。企事業(yè)單位可以運(yùn)用在職教育檔案基本數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)性分析和演變分析，對(duì)員工成長(zhǎng)趨勢(shì)、心理狀態(tài)及各種活動(dòng)之間的內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行挖掘，加強(qiáng)對(duì)員工的微觀管理。同時(shí)，員工在職教育檔案數(shù)據(jù)繁多，可能存在重復(fù)和冗余的情況下，企事業(yè)單位要學(xué)會(huì)去粗取精、去偽存真，發(fā)揮數(shù)據(jù)溢出效應(yīng)，提升和增強(qiáng)員工根本能力和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，利用數(shù)據(jù)挖掘功能及時(shí)加工處理員工的檔案信息，及時(shí)分析員工心理及行為特征，掌握員工的工作狀態(tài)與人際關(guān)系；通過(guò)對(duì)員工特征分析結(jié)果和崗位職能、行為目標(biāo)的比較，幫助員工調(diào)整工作行為，提升人際關(guān)系交往水平，增強(qiáng)工作學(xué)習(xí)能力，以便更好地履行崗位職責(zé)，實(shí)現(xiàn)單位與員工的和諧發(fā)展。

（作者單位為江蘇省有色金屬華東地質(zhì)勘查局）

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