淺談物資采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部管理審計(jì)工作

王海峰

摘 要：企業(yè)采購的監(jiān)管必須要加強(qiáng)力度，強(qiáng)化企業(yè)采購相關(guān)聯(lián)的管理制度，節(jié)約資金，采購規(guī)范化。嚴(yán)格比質(zhì)比價采購，預(yù)防和杜絕簽訂、履行合同中發(fā)生的損失浪費(fèi)，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。所以就要加強(qiáng)企業(yè)采購管理的要求，這樣才能夠在一定程度上使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益最大化。

關(guān)鍵詞：物資采購 流程 內(nèi)部管理 審計(jì)

中圖分類號：F239.4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）11（a）-0131-02

采購產(chǎn)品的商品與商品的關(guān)系已經(jīng)不單單是非常簡單地按照采購的程序來確定產(chǎn)品的質(zhì)量好與壞、采購的價格等，還對按照合同完成產(chǎn)品的交貨時間節(jié)點(diǎn)，以及產(chǎn)品入庫后的售后服務(wù)、產(chǎn)品的客戶群等很多的因素，進(jìn)行了綜合和細(xì)致的評估，跟提供商進(jìn)行最后的價格確定。企業(yè)公司固定資產(chǎn)采購合同在制訂時，一定要經(jīng)過有關(guān)部門，如工程部、會計(jì)部、審核部、生產(chǎn)企業(yè)總經(jīng)理辦公室、設(shè)備的調(diào)試部等共同參加，集合各部門的意見。

1 采購的流程

（1）生產(chǎn)企業(yè)在證照齊全的基礎(chǔ)上，還要有企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)產(chǎn)品的證件及資格，對經(jīng)常使用的物品，企業(yè)的采購部門要仔細(xì)地了解它在市場的價格、具體材料的原材料價格等，都要了解。還有就是供應(yīng)商企業(yè)生產(chǎn)管理情況、生產(chǎn)的能力、質(zhì)量的把關(guān)、成本的控制、儲運(yùn)物流等方面的考察。還要咨詢產(chǎn)品的售后服務(wù)，要及時、準(zhǔn)確地保證采購單位能夠順利地進(jìn)行生產(chǎn)產(chǎn)品，建立完整有效的供應(yīng)檔案，檔案包換廠家的記錄、合同的簽訂留存等。企業(yè)的采購部門對供應(yīng)商進(jìn)行抽查式評估和審核。為保證產(chǎn)品質(zhì)量，供應(yīng)商也應(yīng)相對穩(wěn)定。

（2）材料的采購計(jì)劃及資金預(yù)算招商計(jì)劃→工程計(jì)劃→資金預(yù)算。

（3）企業(yè)少量物品的申請報告，每月或按季度的形式要求各個部門填寫需求單，一定要寫清楚具體材料的規(guī)格、數(shù)量、型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、材質(zhì)等要求，還有使用期限等要求，由各個部門負(fù)責(zé)人簽字上報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，交企業(yè)公司采購部門審核。

2 產(chǎn)品采購的原則

2.1 合同會簽制度

企業(yè)的采購合同，必須要經(jīng)過各個有關(guān)部門如工程部、審核部、會計(jì)部、設(shè)備維修部、生產(chǎn)企業(yè)總經(jīng)理辦公室等部門的審核和批準(zhǔn)。

2.2 降低成本

最低價搜尋原則是指企業(yè)的采購工作人員，不能參加產(chǎn)品的驗(yàn)收，應(yīng)該由采購部門根據(jù)合同要求及有關(guān)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)與提供商協(xié)商完成。社會上的競爭非常之激烈，各個企業(yè)之間生存的空間惡化，都會想盡辦法降低采購成本，來求得企業(yè)在市場的生存和發(fā)展。所以說采購成本是一個企業(yè)的有競爭力的非常重要的因素。這就要求企業(yè)的采購人員要及時地了解市場產(chǎn)品的價格、原材料的價格，自己建檔，這樣在以后的工作當(dāng)中，可以隨時查閱有關(guān)采購方面的數(shù)據(jù)，在以后的采購材料過程中，能夠把價格降到最低，使企業(yè)在采購環(huán)節(jié)能夠大大降低成本，使之資金能夠最大化，產(chǎn)生效率和效益。企業(yè)的采購人員，要隨時要搜集市場產(chǎn)品的價格信息，建立提供商的信息檔案庫，了解市場產(chǎn)品的最新動態(tài)和最低價格，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化產(chǎn)品的采購。

要做好采購工作，降低企業(yè)的采購成本，一定要有一批專業(yè)性強(qiáng)、懂得業(yè)務(wù)的采購人專。還有一些采購人員有吃材料回扣的現(xiàn)象。這就是有些企業(yè)對自己的采購人員不進(jìn)行管理的結(jié)果，要求不嚴(yán)格，這樣無形當(dāng)中就會提高采購成本，這是非常嚴(yán)重的事情，要加以控制。

2.3 廉潔制度

所有采購人員必須做到：

（1）以企業(yè)的利益為最高，注重產(chǎn)品的材料質(zhì)量，降低在采購中的成本。

（2）還是要加強(qiáng)業(yè)務(wù)方面的學(xué)習(xí)，這樣才能全方面地了解市場動態(tài)及材料方面的知識。

（3）工作要細(xì)致，不能馬虎大意，出現(xiàn)問題會給企業(yè)帶來不必要的損失。

3 采購的管控

企業(yè)在采購全過程當(dāng)中，要進(jìn)行會計(jì)監(jiān)督和審核，重新修訂完善各類采購規(guī)章制度。每個企業(yè)的采購部門是一個采購的整體機(jī)構(gòu)，它有自己創(chuàng)建初衷，就是要節(jié)約材料和資金，建立自己企業(yè)的規(guī)章制度，還要結(jié)合規(guī)章制度把它發(fā)揮到極致。采購部門的領(lǐng)導(dǎo)首先要做到業(yè)務(wù)方面的能手，這樣在出現(xiàn)問題的時候，才能夠把握大局。要從制度方面下手，做到本部門對制度都要清楚和熟悉，這樣才能不會出錯，對于合同的履行，還要根據(jù)各個企業(yè)而定，計(jì)劃下達(dá)后，每個部門都要有負(fù)責(zé)跟進(jìn)對接的人員跟蹤，按照程序走，如果出現(xiàn)問題，很快就會清楚是哪里出現(xiàn)問題，就會找到負(fù)責(zé)人進(jìn)行追責(zé)，這樣每個部門的負(fù)責(zé)人就會負(fù)責(zé)任，而且每次會議都要有記錄、存檔，然后裝訂成冊，這樣逐步就會走向正規(guī)。做好采購宣傳工作，讓每一個采購人員了解自己工作的重要性和必要性，每個人的工作都要做詳細(xì)明細(xì)表，使每個人的工作流程都清楚地體現(xiàn)出來，每季節(jié)、每個月都要上報庫存情況和完成情況。企業(yè)的利益為最高，注重產(chǎn)品的材料質(zhì)量，降低在采購中的成本。還是要加強(qiáng)業(yè)務(wù)方面的學(xué)習(xí)，這樣才能全方面地了解市場動態(tài)和材料方面的知識。工作要細(xì)致，不能馬虎大意，出現(xiàn)問題會給企業(yè)帶來不必要的損失。

4 采購的歸檔

自己建檔，這樣在以后的工作當(dāng)中，可以隨時查閱有關(guān)采購方面的數(shù)據(jù)，在以后的采購材料過程中，能夠把價格降到最低，使企業(yè)在采購環(huán)節(jié)能夠大大降低成本，使之資金能夠最大化，產(chǎn)生效率和效益。企業(yè)的采購人員，要隨時要搜集市場產(chǎn)品的價格信息，建立提供商的信息檔案庫，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化產(chǎn)品的采購。

5 采購的分析

企業(yè)少量物品的申請報告，每月或按季度的形式要求各個部門填寫需求單，一定要寫清楚具體材料的規(guī)格、數(shù)量、型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、材質(zhì)、使用期限等要求，由各個部門負(fù)責(zé)人簽字上報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，交企業(yè)公司采購部門審核。采購產(chǎn)品的商品與商品的關(guān)系已經(jīng)不單單是非常簡單地按照采購的程序來確定產(chǎn)品的質(zhì)量好與壞，采購的價格等，還對按照合同完成產(chǎn)品的交貨時間節(jié)點(diǎn)，以及產(chǎn)品入庫后的售后服務(wù)、產(chǎn)品的客戶群等很多的因素進(jìn)行了綜合細(xì)致的評估，跟提供商進(jìn)行最后的價格確定。企業(yè)公司固定資產(chǎn)采購合同在制訂時，一定要經(jīng)過有關(guān)部門，如工程部、會計(jì)部、審核部、生產(chǎn)企業(yè)總經(jīng)理辦公室、設(shè)備的調(diào)試部等共同參加，集合各部門的意見。成本分析的基本方法包括：比較法、因素分析法、差額計(jì)算法和比率法。這些分析方法要遵循對比分析原則：施工項(xiàng)目成本分析與一般問題分析的方法基本相同，應(yīng)該遵循對比分析的原則，遵循由宏觀到微觀、由全面到重點(diǎn)、由粗到細(xì)、由表及里的分析方法，對于有勞務(wù)分包的項(xiàng)目成本分析數(shù)據(jù)還需要協(xié)力隊(duì)伍的配合。成本分析的動因緣自“成本成因分析”的動議。項(xiàng)目上肯定要關(guān)心成本形成的原因以及帶來的影響程度，在集散式管理模式下這種關(guān)心尤其突出。因此，掌握合適的分析方法對成本管理至關(guān)重要，只有掌握合適的分析方法，才能及時發(fā)現(xiàn)成本管理問題，才能找出產(chǎn)生原因，才能對癥下藥解決問題。

6 結(jié)語

必須要依據(jù)項(xiàng)目所屬各部門的定期各種資源的消耗臺賬，結(jié)合項(xiàng)目具體情況從量和價兩個方面進(jìn)行分析，從中找出定額消耗指標(biāo)降低成本的措施及落實(shí)責(zé)任分工，形成分析對策實(shí)施結(jié)果的循環(huán)性的數(shù)據(jù)鏈閉合，這樣的成本分析結(jié)果才有價值，才能體現(xiàn)出一個項(xiàng)目的管理水平。做好項(xiàng)目上的成本分析指導(dǎo)工作，這對于預(yù)測項(xiàng)目合同盈虧、提前做好相關(guān)調(diào)概索賠工作有至關(guān)重要的指導(dǎo)作用。

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