新環(huán)境下高校人事檔案整理與利用探析

魯新明+黃宇飛

摘 要：高校人事檔案是高校人事服務(wù)與管理的核心內(nèi)容，它關(guān)系到教師的考核、職稱晉升、獎(jiǎng)懲情況等，甚至?xí)绊懙礁刹康穆殑?wù)晉升。本文結(jié)合當(dāng)下高校人事檔案管理具體模式，以及必要性，對(duì)現(xiàn)在高校人事檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，找到其中存在的不足之處。然后根據(jù)這些問(wèn)題提出針對(duì)性的解決方式，期望通過(guò)這些措施實(shí)行，可以給我國(guó)高校人事檔案管理提供一些理論參考，以便更進(jìn)一步管理高校人事檔案。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案；整理；利用

目前，隨著信息技術(shù)不斷的發(fā)展，人們對(duì)于高校人事檔案管理工作要求也越來(lái)越高，期望高校能夠根據(jù)當(dāng)下社會(huì)發(fā)展情況，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行管理工作良好進(jìn)行。但是在實(shí)際中，由于一個(gè)客觀因素存在，現(xiàn)在很多高校人事檔案管理存在如檔案管理制度不健全、整理不規(guī)范、歸檔不及時(shí)和管理人員技術(shù)水平問(wèn)題有限等諸多問(wèn)題，給高校實(shí)際人事檔案管理帶來(lái)了很大的限制。因此，為了實(shí)現(xiàn)高校人力資源良好管理，加強(qiáng)人事檔案管理是非常重要的。高校相關(guān)人員應(yīng)該重視這方面的問(wèn)題，加大資源投入，促進(jìn)高校人事檔案管理工作正常進(jìn)行。

一、高校人事檔案整理與利用概述

（一）高校人事檔案整理與利用模式

目前在高校中，對(duì)于人事檔案管理普遍采用集中管理的模式，集中管理模式主要是指檔案信息由一個(gè)部門進(jìn)行專門的管理，即檔案館（檔案室）或者人事部門。在平時(shí)工作中，采用這種方式進(jìn)行管理可以提高檔案信息聯(lián)系程度，實(shí)現(xiàn)專門化管理，避免管理混亂現(xiàn)象發(fā)生。也有部分學(xué)校采用分散管理模式進(jìn)行管理，分散管理模式一般是指人事檔案是由學(xué)校多個(gè)部門進(jìn)行共同管理的。相對(duì)集中管理模式，這種模式雖然有責(zé)條塊清晰，各部門平衡發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，但也存在著一定的不足，比如容易出現(xiàn)權(quán)責(zé)不明確現(xiàn)象，從而給實(shí)際管理工作帶來(lái)很大的阻礙。因此，對(duì)于這兩種管理模式應(yīng)用，高校應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行選擇，保證自身人事管理工作良好進(jìn)行[1]。

（二）高校人事檔案整理必要性

良好人事檔案管理對(duì)于高校管理具有重要的作用，其中具體的作用可以分為以下幾個(gè)方面。首先，人事檔案是人們一個(gè)身份重要的象征，因?yàn)樵跈n案里記錄著人們學(xué)歷水平、獲獎(jiǎng)或處罰情況等，這些也是一個(gè)人身份的重要標(biāo)志，因此加強(qiáng)這方面管理是非常重要的。其次，人事檔案管理也是高校人力資源管理的基礎(chǔ)，對(duì)于人才招聘、提升、處罰等都離不開(kāi)檔案管理和記錄，所以要想實(shí)現(xiàn)高校人力資源良好管理就先要做好人事檔案管理工作。最后，高校人事檔案管理對(duì)于社會(huì)其他部門也能起到一個(gè)信息反饋的作用，通過(guò)良好的記錄來(lái)了解人員具體情況，從而決定人員的培養(yǎng)或者去留。

二、高校人事檔案整理與利用現(xiàn)狀分析

（一）對(duì)人事檔案管理認(rèn)識(shí)不足

對(duì)于高校人事檔案管理，長(zhǎng)期以往，人們都存在很大的認(rèn)識(shí)誤差，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理重要性。在實(shí)際中，高校相關(guān)人員對(duì)于人事檔案管理認(rèn)識(shí)不足具體表現(xiàn)可以從以下幾個(gè)方面體現(xiàn)出來(lái)。首先，現(xiàn)在很多高校人事檔案管理人員對(duì)于這方面沒(méi)有形成一定的重視性，認(rèn)為檔案管理只是對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)，只要不出現(xiàn)相應(yīng)的丟失或者損壞情況就可以了。而且很多管理人員認(rèn)為人事檔案管理只是一個(gè)簡(jiǎn)單的輔助工作，沒(méi)有什么重要的，對(duì)于學(xué)校日常管理也沒(méi)有什么影響作用。在這種情況下，管理人員在進(jìn)行工作時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)應(yīng)付敷衍的態(tài)度，從而給實(shí)際檔案管理帶來(lái)不利影響。其次，現(xiàn)在高校在人事檔案管理方面的基礎(chǔ)設(shè)施也是非常薄弱的，很多高校沒(méi)有實(shí)現(xiàn)三室分開(kāi)，即沒(méi)有把庫(kù)房、辦公地點(diǎn)和查閱室分開(kāi)，也沒(méi)有配備專職的管理人員，甚至有時(shí)候都會(huì)出現(xiàn)無(wú)人管理情況，這些都充分表明了管理人員在人事檔案認(rèn)識(shí)方面存在一定欠缺[2]。

（二）缺乏完善的檔案管理制度

完善的檔案管理制度可以保證管理工作有序進(jìn)行，提高管理工作的效率。但是現(xiàn)在很多高校在這方面并沒(méi)有一套完善的管理制度，這也使得工作人員在管理時(shí)，出現(xiàn)了無(wú)章可循情況，從而給工作落實(shí)帶來(lái)了很大影響。在實(shí)際中，很多管理人員對(duì)于自身的責(zé)任和權(quán)力不能夠進(jìn)行明確的劃分，從而導(dǎo)致在平時(shí)工作中出現(xiàn)管理混亂現(xiàn)象，降低檔案管理效率。另一方面，現(xiàn)在很多高校在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，還是沿用傳統(tǒng)管理方式，即通過(guò)手工記錄方式進(jìn)行。相對(duì)于使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理來(lái)說(shuō)，這不僅會(huì)影響到工作效率，同時(shí)還很容易出現(xiàn)丟失情況，進(jìn)而影響實(shí)際的人事檔案管理工作。此外，對(duì)于人事檔案管理也缺乏相應(yīng)的復(fù)核制度，沒(méi)有對(duì)人事檔案進(jìn)行相應(yīng)的核實(shí)、鑒別，也沒(méi)有對(duì)已經(jīng)發(fā)生的事情進(jìn)行記錄，從而導(dǎo)致人事檔案失去客觀性。

（三）管理人員技術(shù)水平有待提高

除了以上兩種情況外，高校在人事檔案整理和利用方面還存在著技術(shù)人員水平低的情況。近年來(lái)，隨著高校教職人員數(shù)量不斷的增加，在人事檔案方面的工作量也相應(yīng)的增加了，給實(shí)際管理工作帶來(lái)了很大的障礙。同時(shí)很多高校由于學(xué)領(lǐng)導(dǎo)重視不足，使得學(xué)校人事檔案管理方面的人員比較不足，或者沒(méi)有配備專業(yè)的人事檔案管理人員，這也給高校檔案管理帶來(lái)了不利的影響。另一方面，很多學(xué)校也沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，也極少派出負(fù)責(zé)人事檔案的人員去學(xué)習(xí)、交流和培訓(xùn)，從而給管理人員技術(shù)水平提升帶來(lái)了很大的限制，不利于管理工作正常開(kāi)展。此外，在時(shí)間方面，很多兼職的檔案管理人員因?yàn)樯砑鏀?shù)職缺乏充足的時(shí)間和精力進(jìn)行管理工作開(kāi)展，從而導(dǎo)致工作落實(shí)不到位現(xiàn)象。

（四）人事檔案管理系統(tǒng)落后

近年來(lái)，隨著教職員工人數(shù)增多，人事檔案管理工作量也變得更加的繁重，但是現(xiàn)在很多高校在這方面卻沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)該改善，還是采用原先的管理方式，即書面記錄方式。在實(shí)際管理過(guò)程中，這種管理方式與人事檔案管理繁多的工作量存在著巨大的矛盾，無(wú)法保證工作正常進(jìn)行。同時(shí)現(xiàn)在學(xué)校人事檔案管理在信息化發(fā)展方面也比較落后，沒(méi)有相應(yīng)的信息化人才，以及相應(yīng)的信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施，如檔案管理系統(tǒng)等，這些也給日常檔案管理工作效率帶來(lái)了很大影響。另一方面，對(duì)于管理信息及時(shí)溝通、交流，以及信息的共享也無(wú)法得到充分滿足，使得管理工作出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，影響實(shí)際檔案工作管理。此外，在信息化管理發(fā)展過(guò)程中，也沒(méi)有制定有效的管理標(biāo)準(zhǔn)，這也使得管理人員在管理過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)無(wú)章可循情況，從而導(dǎo)致管理工作落實(shí)不到位[3]。

三、提高高校人事檔案整理與利用措施

（一）提高人事檔案管理重視程度

在實(shí)際中，為了保證高校人事檔案管理工作正常進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)該對(duì)這方面加以重視。在平時(shí)工作中，管理人員應(yīng)該提高自身對(duì)于這方面正確認(rèn)識(shí)，知道檔案管理工作在高校日常管理中是非常重要的，直接影響著高校人力資源管理情況。管理人員需要利用自身空余時(shí)間，加強(qiáng)這方面學(xué)習(xí)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)、圖書館等渠道來(lái)提高自身在這方面認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)自身在這方面良好工作。同時(shí)管理人員應(yīng)該提高自身的責(zé)任意識(shí)，對(duì)于自身的工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，對(duì)于現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行相應(yīng)的整理和利用，從而保證管理工作有效落實(shí)。

（二）建立完善的檔案管理制度

除了要提高對(duì)人事檔案管理重視程度外，高校管理人員還需要對(duì)自身檔案管理制度進(jìn)行完善，保證管理工作正常進(jìn)行。在實(shí)際中，檔案管理人員可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行相應(yīng)的完善。首先，管理人員需要建立崗位責(zé)任制度來(lái)明確員工的權(quán)力和責(zé)任。通過(guò)清晰的告訴員工平時(shí)工作范圍，以及需要承擔(dān)的責(zé)任，才能確保管理工作有效落實(shí)。同時(shí)制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于檔案管理良好的行為進(jìn)行物質(zhì)或者精神方面的獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于不按規(guī)章制度完成管理的人員要進(jìn)行相應(yīng)的處罰，從而確保檔案管理工作正常進(jìn)行。其次，高校應(yīng)該在檔案管理方面建立一個(gè)復(fù)核制度，對(duì)于人事檔案資源進(jìn)行多次整理和審核，確保人事檔案記錄真實(shí)性，從而實(shí)現(xiàn)校園人力資源良好管理。

（三）加強(qiáng)專業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)

人才作為人事檔案管理的核心，對(duì)于管理工作正常進(jìn)行，以及效率都具有非常大的影響，因此加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)是非常有必要的。在實(shí)際中，學(xué)校應(yīng)該對(duì)檔案管理人員加大培訓(xùn)力度。在具體操作過(guò)程中，學(xué)校負(fù)責(zé)人員可以對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中統(tǒng)一的培訓(xùn)，規(guī)定在一定時(shí)間內(nèi)來(lái)參加培訓(xùn)教育。同時(shí)學(xué)校也應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息化管理人才培養(yǎng)，結(jié)合當(dāng)下信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)專業(yè)管理人才培養(yǎng)。另一方面，學(xué)?？梢圆捎媒M織參觀學(xué)習(xí)方式，組織管理人員去人事檔案管理良好的學(xué)校或者機(jī)構(gòu)進(jìn)行學(xué)習(xí)，從觀察中發(fā)現(xiàn)自身的不足，然后再采取針對(duì)性的措施進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)自身管理水平提升。此外，學(xué)校應(yīng)該鼓勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行自我技能水平提升，可以制定定期考核方式，對(duì)檔案管理人員水平進(jìn)行考察，從而提高管理人員自主學(xué)習(xí)積極性[4]。

（四）建設(shè)人事檔案信息化管理系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)是非常重要的，可以充分提高管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息和資源有效利用。在實(shí)際中，要想建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，學(xué)校負(fù)責(zé)人員可以從以下幾個(gè)方面采取有效的措施。首先，加快信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，給學(xué)校配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、信息化人才等，通過(guò)這些方面良好建設(shè)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，提高管理工作效率。同時(shí)學(xué)校應(yīng)該建立自身數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)這方面建設(shè)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資源充分開(kāi)發(fā)和利用，避免檔案資源浪費(fèi)現(xiàn)象發(fā)生。其次，學(xué)校應(yīng)該加大資金投入，對(duì)信息化建設(shè)進(jìn)行專門的資金供應(yīng)和管理，充分保障人事檔案信息化建設(shè)資金充足性。

四、總結(jié)

在新環(huán)境下，加強(qiáng)高校人事檔案管理是非常重要的，每個(gè)高校的負(fù)責(zé)人都應(yīng)該重視這方面發(fā)展，對(duì)人事檔案管理和利用重要性進(jìn)行大力宣傳，對(duì)檔案管理制度存在不足進(jìn)行改善，加強(qiáng)崗位責(zé)任制和復(fù)核制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度完善性。另外，學(xué)校需要對(duì)管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，通過(guò)良好教育來(lái)提升管理人員技術(shù)水平。最后，學(xué)校員需要加大資金投入，對(duì)信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行建設(shè)，配備相應(yīng)的信息化管理準(zhǔn)備，從而提高檔案管理的信息化程度。

參考文獻(xiàn)：

[1]王敏芝.淺析大數(shù)據(jù)環(huán)境下高職院校人事檔案的管理與利用[J].人才資源開(kāi)發(fā)，2017（08）：27-28.

[2]任莉新，曲紹燕.社會(huì)化背景下高校后勤檔案管理創(chuàng)新研究[J].蘭臺(tái)世界，2017（10）：35-37.

[3]鄭秀梅.淺談人事檔案信息管理現(xiàn)狀和改進(jìn)措施[J].信息記錄材料，2017，18（04）：174-175.

[4]屈俊華.新形勢(shì)下高校人事檔案管理問(wèn)題與對(duì)策[J].山西檔案，2017（01）：58-60.