地方高校采購檔案管理研究

梁梅

[摘 要] 本文分析了地方高校采購檔案管理工作中存在的問題和對策，旨在更好地做好采購檔案的整理與歸檔，管理與利用，為采購工作留存第一手完整的依據(jù)資料。

[關(guān)鍵詞] 地方高校 采購檔案 研究

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

2017年下半年財政部頒布了新的《政府采購貨物和服務(wù)招投標管理辦法》（財政部87號令）取代了原來的18號令，其中第七十八條對采購人、采購代理機構(gòu)“未妥善保存采購文件的情形”明確了相應(yīng)法律責(zé)任，2018年財政部頒布了《政府采購質(zhì)疑和投訴辦法》（財政部94號令），要求我們對供應(yīng)商質(zhì)疑材料、處理過程記錄及答復(fù)、供應(yīng)商投訴書、投訴處理有關(guān)文書、投訴處理決定的存檔務(wù)必完整。高校采購工作歷來是一個易發(fā)腐敗的高風(fēng)險點，如何體現(xiàn)“公平、公正、公開、誠實信用”的采購原則，一套完整全面的檔案顯得尤其重要，所以構(gòu)建科學(xué)的地方高校采購檔案管理體系勢在必行。

一、地方高校采購檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏相應(yīng)的采購檔案管理制度

采購檔案是指在采購活動中形成的具有查考、利用和保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、磁盤、光盤等不同載體的歷史記錄。地方高校在采購過程中常用政府采購、學(xué)院自行采購兩種方式，這兩種方式歸檔方式是不一樣的，在制度上要理清，對政府采購，本著“誰組織采購，誰負責(zé)歸檔”的原則進行。代理機構(gòu)組織采購的檔案由代理機構(gòu)負責(zé)歸檔，其中采購文件、評審報告及供應(yīng)商的采購響應(yīng)文件（副本）等相關(guān)資料應(yīng)同時報送采購單位存檔備查；地方高校自行組織采購的檔案由采購單位負責(zé)歸檔。我們在工作中沒有一套完整的采購管理制度，界定采購檔案的歸檔范圍、收集與管理、使用與銷毀、監(jiān)督檢查及法律責(zé)任[2]。

（二）檔案管理人員學(xué)習(xí)不夠，專業(yè)性較差

隨著國家放、管、服采購政策的進一步深入，財政部陸續(xù)出臺多項政策，旨在加強采購人的自主權(quán)，而地方高校承載著培養(yǎng)地方高素質(zhì)應(yīng)用型人才的重任，為構(gòu)建科學(xué)合理的教學(xué)、管理、服務(wù)設(shè)施設(shè)備，采購量大，采購形式多，所以作為檔案人員應(yīng)加強學(xué)習(xí)，了解采購過程歸檔的重要性，資料利用的廣泛性。如了解我們政府采購分為招標采購與非招標模式采購，都應(yīng)將哪些資料歸檔，自主采購的歸檔范圍和組卷順序。往往我們許多檔案管理人員學(xué)習(xí)不夠，沒有明確采購檔案管理的重要性，對歸檔范圍不明確不清楚，對重要文件收集不齊，原始資料缺失，而檔案歸檔期為15年，一旦缺失或差錯，責(zé)任重大。

（三）檔案保管不規(guī)范

一些地方高校采購檔案分散保存，沒有相應(yīng)的硬件設(shè)施，如采購過程中錄制的錄音、錄像資料保管期限從采購結(jié)束之日起不少于五年。磁介質(zhì)（錄音、錄像）必須放入防磁柜中保管。而檔案人員在履約完成幾年后對資料不組卷歸檔，由于不及時造成資料的遺漏與缺失現(xiàn)象嚴重。

（四）隊伍建設(shè)不足，檔案管理人員積極性不高

許多地方高校檔案管理人員為兼職人員，流動性大，人員變化頻繁，沒有相應(yīng)的交接手續(xù)導(dǎo)致資料流失。檔案存放環(huán)境應(yīng)當具有防盜、防火、防光、防塵、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全條件和設(shè)施，不得在危房和不安全的環(huán)境中保管檔案。對破損、霉變、散失的檔案，應(yīng)當及時采取修補、復(fù)制、收集等補救措施，確保檔案的安全與完整。

二、加強地方高校檔案管理的對策

（一）提高對采購檔案管理工作重視

只要思想不滑坡，辦法總比困難多。加強對采購檔案工作的重視是關(guān)鍵，各級管理人員自上而下形成對采購檔案工作重視的氛圍，所有從事采購工作的人員均應(yīng)重視采購過程的痕跡管理，注重資料的第一手收集，利用資料充分反映采購過程中嚴格遵循授權(quán)審批制度與不相容職務(wù)相分離的原則。讓大家明白采購檔案的歸檔是采購工作中相關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)。

（二）建立完善的采購檔案管理制度

制度是我們約束和規(guī)范我們管理行為的關(guān)鍵。采購檔案管理制度應(yīng)當包括：

1.明確歸檔范圍。（1）政府采購檔案的歸檔范圍包括：項目立項審批單、政府采購預(yù)算指標核定單、政府采購計劃申報表、政府采購預(yù)算審核意見、計劃審批表、采購文件、評標報告、供應(yīng)商響應(yīng)文件副本、合同、履約驗收報告、供應(yīng)商質(zhì)疑材料、處理過程記錄及答復(fù)、供應(yīng)商投訴書、投訴處理有關(guān)文書、投訴處理決定等其他文件。（2）地方高校自行采購檔案歸檔范圍包括：項目立項審批單、采購文件及采購人確認記錄（包括評標辦法、評標細則、評標紀律等有關(guān)文件、資料、樣本、圖紙）、采購公告、購買采購文件的供應(yīng)商名單、已發(fā)出采購文件的澄清或修改說明、評審專家名單及抽取記錄、采購響應(yīng)文件正本、在采購響應(yīng)截止時間前，供應(yīng)商對遞交的采購響應(yīng)文件進行補充、修改或撤回的記錄、接受供應(yīng)商投標（談判、報價）的記錄、開標一覽表、開標（談判、詢價）過程有關(guān)記錄，包括采購項目樣品送達記錄、評審全過程資料、中標（成交）通知書、采購結(jié)果公告（公示）、采購合同文件、采購合同依法補充、修改、中止或終止等相關(guān)記錄、項目驗收報告或其他驗收文件資料、采購項目質(zhì)量驗收單或抽查報告和有關(guān)資料、發(fā)票復(fù)印件及附件、供應(yīng)商質(zhì)疑材料、處理過程記錄及答復(fù)等。

2.確定檔案的收集與整理規(guī)范。一是要明確專人負責(zé)檔案的收集與整理，建立明晰的崗位責(zé)任制；二是明確歸檔時間，如履約驗收結(jié)束多久就將項目歸檔保存；三是要明確歸檔要求，如內(nèi)容要整齊完整、應(yīng)使用原件、簽字處應(yīng)清晰可辯認， 按照歸檔內(nèi)容要求，負責(zé)收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄，并保證采購檔案的標識清晰有效，確保采購檔案安全保管、存放有序、查閱方便。光盤、磁盤等無法裝訂成冊的應(yīng)在檔案中統(tǒng)一編號索引，單獨保存[1]。

3.明確采購檔案的使用與銷毀管理辦法。一是應(yīng)當建立健全政府采購檔案查閱、復(fù)印和出借制度，除法律另有規(guī)定外，未經(jīng)檔案管理人員審核并經(jīng)批準，不得擅自查閱、復(fù)印或出借政府采購檔案；二是檔案使用者應(yīng)對檔案的保密、安全和完整負責(zé)，不得傳播、污損、涂改、轉(zhuǎn)借、拆封、抽換；三是采購項目檔案管理人員工作變動，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，并簽字確認。四是保管期滿的政府采購檔案，應(yīng)按以下程序銷毀。

（三）加強采購檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，提高專業(yè)能力

組織采購檔案管理人員學(xué)習(xí)政府采購法、政府采購法實施條例、招投標法、招投標法實施條例、財政部87號令、74號令、94號令等法律法規(guī)， 讓他們知道政府采購流程和操作程序、知道處理質(zhì)疑與投訴對項目采購的重要性，明確知道標書制作時資質(zhì)條件設(shè)置和重要技術(shù)參數(shù)設(shè)置的重要性。同時在歸檔范圍的關(guān)鍵項應(yīng)進行要點講解和明確，讓檔案管理人員有著較強的歸檔意識和采購相關(guān)專業(yè)知識，更好地為學(xué)校采購檔案管理服務(wù)。

（四）強化檔案規(guī)范保管

一是要加強日常性保管與保護工作，如庫房的溫濕度監(jiān)測、庫房的清潔及上架整理等；二是加強預(yù)防性保管與保護，如防火、防盜、防潮、防高溫等工作；三是硬件的增設(shè)，如電子檔案的收集與檢索，防磁柜的增設(shè)等；四是維護性保管工作，如毀損、變質(zhì)檔案的修復(fù)與復(fù)制等。只有保管好采好購檔案，才能利用好檔案[2]。

（五）抓好隊伍建設(shè)

首先應(yīng)合格配置專職人員，特別是采購檔案應(yīng)有專人負責(zé)管理，明確其崗位職責(zé)；二是在檔案專業(yè)知識及采購專業(yè)知識上加強培訓(xùn)力度，讓他們可在了解采購業(yè)務(wù)的情況下熟悉采購資料收集歸檔；三是應(yīng)有詳盡的檔案人員培訓(xùn)制度，定期進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)與實訓(xùn)操作；四是加強相關(guān)單位業(yè)務(wù)交流，一方面加強與同行高校業(yè)務(wù)溝通，學(xué)習(xí)采購檔案管理的先進經(jīng)驗，二是加強和政府交易中心及其他采購代理機構(gòu)檔案業(yè)務(wù)方面的溝通，學(xué)習(xí)其優(yōu)點，特別是音像、視頻等資料的收集與歸檔；五是注重隊伍的梯隊建設(shè)，注重培養(yǎng)采購檔案管理人員的團隊建設(shè)。

三、結(jié)語

總之，采購檔案管理工作是采購管理工作重要的一環(huán)，我們應(yīng)嚴格收齊歸檔范圍內(nèi)的所有資料，做好檔案的整理、利用和保管，做好采購檔案管理工作。

參考文獻：

[1]湯紅霞.高校政府采購檔案管理實踐與探索[J].蘭臺世界， 2012（11）：48.

[2]楊曉兵.87號令背景下高校儀器設(shè)備采購檔案管理研究， 2018（06）.