TFD圖元繪制技術的基本能力的構成及訓練方法

潘恩林 周衛(wèi)標

摘 要：分析TFD圖元繪制技術的基本能力的構成，有助于業(yè)務流程的分析。研究給出了這些基本能力，從繪制和識別兩方面分析和總結這些能力的具體內涵，并一一對應的提出訓練方法和建議。

關鍵詞：TFD；圖元繪制；圖元識別；管理信息系統(tǒng)；業(yè)務流程圖；能力

中圖分類號：TB 文獻標識碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.35.093

TFD（Transaction Flow Diagram）是在管理信息系統(tǒng)建設過程中，在系統(tǒng)分析階段的業(yè)務流程分析的一種工具。理想的狀態(tài)是： MIS（Management Information System）某個應用領域的專業(yè)技術人員負責設計TFD，能精準地表達需求，該類人員大多是管理人才，而高級IT技術人員在此基礎上融入IT的優(yōu)點，輔助優(yōu)化TFD，兩相配合，更能讓傳統(tǒng)行業(yè)+信息技術變得實用。因此搞清楚設計TFD的基本能力要求、對這些能力進行分類以及尋找培養(yǎng)這些能力的方法對培養(yǎng)管理人才的TFD繪制能力很有意義，對于IT技術人員也有借鑒意義。

一般地，TFD由高級IT技術人才（系統(tǒng)分析師）優(yōu)化，由其它IT技術人員實現(xiàn)，因此TFD地位處于前端和高位，非常重要，是一種運用廣泛的工具，但初學者往往會無從下手，或強行嘗試，往往得到錯誤的結果，如表1所示，往往會把表1左列的“TFD調查文本”設計成右列 “常見錯誤TFD實例”的樣子。究其原因，是因為缺乏通俗易懂的TFD繪制技術的基本能力及訓練方法的文獻參考，系統(tǒng)研究這種能力的構成及訓練方法就是為解決此問題而來的。

1 TFD圖元繪制技術的基本能力歸納

近年有學者提出了業(yè)務流程圖相關軟件的設計方案和實現(xiàn)方法，有學者對圖元編輯器進行了研究，有學者進行了對繪制的圖元進行軟件識別的研究，這些研究成果為針對管理人才視角的TFD繪制技術的研究提供了基礎和參考，經過研究，可將TFD圖元繪制技術的基本能力歸納為表2所示的內容。

2 圖元繪制能力

TFD的五個圖元分別如圖1的（a）所示，有些文獻的數(shù)據(jù)存儲圖元如圖1的（b）所示，它在左邊增加了一個矩形封閉區(qū)域，可用于放置編號方便引用。

2.1 基于紙質媒介的繪制能力

首次學習TFD圖元或實例繪制，建議在紙上繪制，以免受電腦繪制實例的硬件、軟件不熟悉因素的干擾，使注意力更集中于TFD圖元本身。正確分析TFD圖元的抽象性有助于進一步理解為什么要這么做。TFD圖元具有抽象性，與實際表示的客觀業(yè)務各元素之間沒有象形關系，每個TFD圖元的外輪廓把客觀業(yè)務各元素抽象成簡筆畫一般的、基本上用一筆畫就能完成的形狀。其優(yōu)點是能在紙上快速繪制，不需要有任何繪畫功底就能上手，使得設計者的注意力更集中于業(yè)務本身。繪制時的一個注意點是：各圖元的名稱必須寫在圖元內部，以免指示不明。通過在紙上繪制，能快速建立TFD圖元的感性認識，在腦海中建立形狀和名稱之間的關聯(lián)，為下一步進行電腦繪制做鋪墊。

2.2 基于軟件的繪制能力

在紙上練習的基礎上已經建立了對TFD基本的感性認識，但為了方便修改和傳輸并適應現(xiàn)實的工作要求，還應具備用電腦軟件繪制的能力。從繪圖軟件到辦公軟件都能實現(xiàn)TFD的繪制，該如何選擇呢？從IT技術人員的角度出發(fā)，傾向于使用有專業(yè)的流程圖設計功能的軟件，但從管理技術人員的角度出發(fā)，更習慣于使用辦公軟件，如果為了配合一次MIS的開發(fā)而重新學習一個新的軟件（如有專業(yè)的流程圖設計能力的軟件）會大大增加額外的時間成本。建議管理技術人員應該增強辦公軟件的繪制能力，TFD圖元是一個圖文混編體，一般地，僅用一個詞或短語就概括出某圖元所代表的業(yè)務元素，而WPS、WORD等辦公軟件非常擅長圖文混編的應用情景。

基于WPS、WORD等繪制TFD，進行“外部實體”、“業(yè)務處理”兩種圖元的繪制建議：直接使用基本的形狀，然后添加文字完成繪制；“數(shù)據(jù)存儲”圖元的繪制建議：直接使用流程圖組重的基本形狀，然后組合透明的文本框完成繪制，如圖2的（a）所示；對于圖1的（b）所示的“數(shù)據(jù)存儲”圖元的繪制建議：其中一種快捷的繪制方法是在第一種“數(shù)據(jù)存儲”圖元的左邊增加一個矩形框，然后添加文字，如圖2的（b）所示。

2.3 圖元繪制能力的實驗類型選擇

圖元繪制能力訓練的目的是讓初學者獲得感性認識，因此應該選用驗證性實驗。用軟件把紙上或位圖上的TFD繪制成電子版TFD，整個過程不需要增加創(chuàng)造性的部分，恰恰要避免，以排除干擾。通過變換不同情景領域的TFD，可消除練習者的重復感，體會TFD如何表達不同領域的業(yè)務流程，感受它的準確性、便捷性從而形成習慣：一說到業(yè)務流程就想到TFD，有助于TFD的推廣。

此外，只要滿足驗證性實驗的特點，根據(jù)初學者的專業(yè)領域設計實驗內容，更容易上手，如上面表1的實例。

3 圖元識別能力

一般地，進行業(yè)務流程調查會首先形成調查的文字材料，經過上述繪制圖元能力的訓練，初學者已經建立了五種圖元的感性認識，但從文字材料中識別圖元的能力還沒有開發(fā)，因此兩者要結合才能實用。

3.1 基于調查文本的圖元識別能力

外部實體的識別：找出調查文本的部門、職位或個人，這些名詞是識別外部實體的重要考察對象，傳統(tǒng)的外部實體不出其左右，但是，隨著信息技術發(fā)展到網(wǎng)絡時代，外部實體也變得更加豐富：外部系統(tǒng)或程序也可能是所分析業(yè)務流程的外部實體，如企業(yè)收支業(yè)務可能涉及到銀聯(lián)支付系統(tǒng)或微信、支付寶等其它網(wǎng)絡支付系統(tǒng)，又如企業(yè)報關業(yè)務涉及到電子口岸的報關系統(tǒng)等，這些都是已經存在的、不屬于本企業(yè)的但與企業(yè)的業(yè)務關聯(lián)的系統(tǒng)，也應該識別為外部實體。

“數(shù)據(jù)存儲”和“單據(jù)/表格”兩者有很大區(qū)別，但初學者卻容易混淆。一般地，“數(shù)據(jù)存儲”的數(shù)據(jù)來自“單據(jù)/表格”，經過積累而形成，可不斷積累，能在多次同類業(yè)務中公用，可依此將它識別為“數(shù)據(jù)存儲”?！皢螕?jù)/表格”往往更傾向于“一次性”的性質或者是某次收集的原始數(shù)據(jù)，多次同類業(yè)務中，往往使用格式一樣但數(shù)據(jù)和時間等內容不一樣的“單據(jù)/表格”，或者在多次同類業(yè)務中產生格式一樣但數(shù)據(jù)和時間等內容不一樣的“單據(jù)/表格”，可以依此將它識別為“單據(jù)/表格”。

“物流/信息流”一般沒有名字，起到連接其余四元形成流程圖的作用，單獨存在沒有意義，因此在圖元識別中不需要單獨識別“物流/信息流”圖元。

3.2 圖元識別的訓練方法

圖元識別任務屬于抽象和分類相結合的任務，熟悉分類的基礎上做圖元識別更容易，所以前面先論述了圖元繪制能力，從中也熟悉了圖元的分類。在電腦中使用WPS、WORD等辦公軟件進行圖元識別練習，可以更低成本 、高效率地修改。

一般可采用三步驟進行訓練：閱讀TFD調查文本、在文本中做標記、識別圖元類屬。所以要事先準備好調查文本，如表3所示，閱讀第一列的TFD調查文本，然后標記出圖元文本，如第二列所示的圖元文本，最后識別圖元類屬，表現(xiàn)出來的結果就是繪制出來，如圖3所示。

4 總結與展望

上述內容較系統(tǒng)的提出和分析了TFD圖元繪制技術的基本能力的構成，并提出了相應的訓練方法、建議和實例，有助于開展業(yè)務流程的分析，有利于在管理人才中推廣，間接有利于系統(tǒng)分析人員優(yōu)化業(yè)務流程，助力MIS建設。

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