計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高職院校檔案管理工作中的應(yīng)用

趙長莉

摘 要：在當(dāng)前的信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)的不同領(lǐng)域中得到了廣泛的應(yīng)用。高職院校檔案管理作為日常管理工作的重要組成，促進(jìn)其自動(dòng)化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展顯得意義重大，因此引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能夠促進(jìn)高職院校教學(xué)與科研工作的順利開展?；诖耍恼聦⑨槍?duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高職院校檔案管理工作中的應(yīng)用展開探討。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī) 網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 高職院校 檔案管理

引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平與科技水平的不斷提升，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得到了高速發(fā)展，隨著在高職院校檔案管理工作得到應(yīng)用，也助推其向信息化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。在當(dāng)前我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展時(shí)期，眾多高職院校的辦學(xué)規(guī)模也不斷擴(kuò)張，隨著生源數(shù)量的增加，高職院校的基礎(chǔ)設(shè)施都逐步完善，因此其檔案的數(shù)量與類型也隨之豐富且復(fù)雜化，導(dǎo)致其檔案管理工作的難度不斷攀升[1]。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，能夠有效解決這一難題，進(jìn)而助推了高職院校檔案管理工作的開展。

一、當(dāng)前高職院校檔案管理工作存在的問題

1.管理觀念不完善

當(dāng)前眾多高職院校的檔案信息仍然以紙質(zhì)化為主，不僅數(shù)量大，而且種類繁多，也即導(dǎo)致檔案管理工作變得極為繁瑣。許多高職院校對(duì)于檔案管理工作的重視度并不高，在檔案管理方面投入的人力、財(cái)力等資源相當(dāng)有限，再加上極為薄弱的檔案管理意識(shí)，也導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)數(shù)量眾多的檔案僅僅進(jìn)行潦草的收集整理，更談不上對(duì)檔案信息的利用價(jià)值進(jìn)行深挖，也即導(dǎo)致檔案資源的價(jià)值被浪費(fèi)。即便是引入了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)管理，許多管理人員的管理觀念仍沒有明顯改變，同時(shí)也缺乏完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理意識(shí)，也就導(dǎo)致計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)難以凸顯。

2.檔案管理手段落后

隨著現(xiàn)代社會(huì)的信息化水平不斷提升，檔案管理工作也迎來了重大挑戰(zhàn)，過去傳統(tǒng)的檔案管理模式與當(dāng)前的信息化社會(huì)格格不入，也嚴(yán)重影響了檔案事業(yè)的向前發(fā)展，所以有必要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理理念與手段進(jìn)行革新，力求與當(dāng)前的信息化社會(huì)相接軌。當(dāng)前，眾多高職院校雖配備了現(xiàn)代化的管理設(shè)備為檔案管理的工作，并推進(jìn)檔案管理工作的建設(shè)的信息化 ，不過檔案數(shù)據(jù)信息庫建設(shè)不足的弊端在實(shí)際工作中還存在著，尤其是全文數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫、等好多都缺乏完善，并且實(shí)物、音像等資料更是少之又少。在現(xiàn)代化的信息世界里，傳統(tǒng)檔案管理手段所呈現(xiàn)的落后態(tài)勢(shì)，明顯無法為高職院校提供有效的服務(wù)。

3.檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升

在當(dāng)前的信息時(shí)代，高職院校的檔案管理工作作為一項(xiàng)專業(yè)屬性的工作，不僅對(duì)管理人員的專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)能力有一定要求，同時(shí)還需要其具備一定的信息開發(fā)能力。檔案管理工作并不局限于簡單的資料收集整理，更重要的是對(duì)檔案資源的利用價(jià)值進(jìn)行開發(fā)，這才是檔案事業(yè)的核心所在。因此，高職院校的檔案管理工作人員一定要懂得應(yīng)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息資源中的價(jià)值進(jìn)行深度挖掘，進(jìn)而為高職院校的發(fā)展提供服務(wù)。然而，高職院校檔案管理人員結(jié)構(gòu)存在不合理之處，學(xué)校也并沒有針對(duì)性的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)提升的培訓(xùn)計(jì)劃，管理人員的水平有限而導(dǎo)致計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無法充分發(fā)揮實(shí)效，進(jìn)而阻礙了高職院校檔案價(jià)值的發(fā)揮，難以助推高職院校的良性發(fā)展。

二、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高職院校檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

1.實(shí)現(xiàn)檔案分類歸檔

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高職院校檔案管理工作中的應(yīng)用，憑借信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，極大程度上提升了檔案信息的收集與核對(duì)工作效率。此外，由于高職院校中有眾多部門，每個(gè)部門產(chǎn)生的檔案信息眾多且管理混亂，而通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，能夠突破時(shí)間與地點(diǎn)的局限，借助網(wǎng)絡(luò)傳輸優(yōu)勢(shì)能夠?qū)崟r(shí)將檔案資料歸總，進(jìn)行集中管理。借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的眾多功能的實(shí)現(xiàn)，不斷優(yōu)化檔案管理工作，不僅能夠節(jié)省時(shí)間與精力，同時(shí)也促進(jìn)檔案信息資源的規(guī)范化管理。從檔案管理室的角度來看，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠及時(shí)獲取檔案信息資源，保證了檔案的時(shí)效性與實(shí)效性。

2.實(shí)現(xiàn)資源共享

在高職院校的檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能夠保證檔案管理的高效完成，同時(shí)促進(jìn)了資源共享的實(shí)現(xiàn)，如目錄、數(shù)據(jù)庫、檔案卷等，同時(shí)通過信息檢索功能能夠快速定位到相關(guān)檔案明細(xì)，使得檔案查詢效率得以大幅提升，而且數(shù)據(jù)庫的信息提取與存儲(chǔ)速度也有顯著提升，比以往更為科學(xué)便捷[2]。此外，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不但能夠確保檔案數(shù)據(jù)的快速傳送，還能準(zhǔn)確達(dá)到檔案管理部門，省去了中間環(huán)節(jié)，進(jìn)一步提升了高職院校的檔案管理工作效率。

3.打破檔案管理單一化需求

由于傳統(tǒng)的高職院校檔案管理模式受到時(shí)間與空間的限制，也即導(dǎo)致檔案管理需求過于單一化，有一小部分檔案信息只能夠滿足極個(gè)別用戶的使用需求，而無法滿足所有用戶，極大程度上降低了高職院校檔案信息的利用效率。而隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，以安全保密作為基礎(chǔ)，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，使得檔案信息檢索變得更為便捷，不僅不會(huì)受到時(shí)間和空間的限制，同時(shí)也促進(jìn)了各大院校之間以及高職院校與社會(huì)之間的交流。

三、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高職院校檔案管理工作中的具體應(yīng)用

1.更新檔案管理觀念

通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效應(yīng)用，能夠提升高職院校檔案服務(wù)工作的快捷性與便利性，同時(shí)高職院校的檔案管理工作要堅(jiān)持“以利用為本”的服務(wù)理念，通過改變傳統(tǒng)的管理觀念與模式，樹立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理觀念，正確認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理工作的重要性，進(jìn)而共同推動(dòng)高職院校檔案管理工作向網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化發(fā)展[3]。

2.完善檔案管理機(jī)制

對(duì)于高職院校的檔案管理而言，要實(shí)現(xiàn)信息化管理則需要充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，而這一切都需建立的完善的檔案管理機(jī)制基礎(chǔ)上，唯有具備完善的管理機(jī)制，才能夠促進(jìn)檔案信息化管理的科學(xué)合理性。此外，僅僅制定完善的管理機(jī)制還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要確保其能夠得到有效執(zhí)行，因此配套的監(jiān)督管理制度不可缺失，并且配以針對(duì)性的激勵(lì)措施去激發(fā)檔案管理工作人員的積極性，凸顯出檔案信息化管理的科學(xué)合理性。可見，高職院校的檔案管理工作一定要制定完善的管理機(jī)制，以此去保證檔案管理工作能夠得到良性驅(qū)動(dòng)，不管是檔案的收集整理，還是保管儲(chǔ)存，都需要照顧到工作的方方面面，進(jìn)而有效提升高職院校的檔案管理工作效率。

3.提高管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理服務(wù)

將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到高職院校的檔案管理工作中，要想發(fā)揮其最大效用，離不開相關(guān)工作人員的有效配合，所以高職院校檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與技術(shù)水平提升同樣十分重要，只有他們能夠掌握檔案的信息化管理技術(shù)，并且擁有良好的服務(wù)意識(shí)與服務(wù)能力，才能夠進(jìn)一步提升高職院校的檔案管理質(zhì)量與水平[4]。從某種角度來看，檔案管理工作質(zhì)量的好壞與管理人員素質(zhì)有著直接的關(guān)系，因此高職院校要想切實(shí)提升檔案管理工作質(zhì)量，則需要組建業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)較高的檔案管理隊(duì)伍，不僅要求管理人員擁有基礎(chǔ)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還需掌握一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理技術(shù)，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)開展檔案信息的收集、整理、歸類與存儲(chǔ)等工作，同時(shí)高職院校還應(yīng)強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的能力培養(yǎng)，確保檔案管理人員的能力更新與時(shí)代接軌。整體來講，只有擁有高素質(zhì)的工作團(tuán)隊(duì)才能夠?qū)崿F(xiàn)工作的高效完成，必要培訓(xùn)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用都是高職院校檔案管理工作的發(fā)展必然，只有這樣才能保證管理人員的能力提升，能夠自如應(yīng)對(duì)信息化的檔案管理工作，并且不斷強(qiáng)化其檔案管理意識(shí)，清楚地認(rèn)識(shí)到高職院校檔案管理工作的重要性，這樣才能夠有效助推高職院校檔案管理工作的順利開展。

4.建立檔案管理信息庫

高職院校的檔案管理工作無法一蹴而就，需要堅(jiān)持不懈的努力累積，而隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作也朝著信息化的方向發(fā)展，不過由于高職院校的檔案信息相對(duì)較多，所以有必要建立檔案管理信息庫，將所有的檔案信息進(jìn)行整理存儲(chǔ)，為今后的查詢利用提供更為便捷的服務(wù)。同時(shí)，檔案信息庫也在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用中不斷進(jìn)步趨于完善，在進(jìn)行規(guī)范的歸納整理與分類歸檔之后，也進(jìn)一步提升了檔案信息庫的提取有效性。此外，針對(duì)檔案信息庫還應(yīng)做好針對(duì)性的維護(hù)工作，通過定期檢查與及時(shí)更新，去保證檔案信息的安全性，使得檔案信息內(nèi)容能夠真正服務(wù)于高職院校[5]?？偠灾?，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高職院校檔案管理工作中的應(yīng)用收效良好，促進(jìn)了高職院校檔案管理的不斷完善與優(yōu)化，尤其是在信息收集、分類、處理與利用等方面，能夠保證檔案信息發(fā)揮其最大價(jià)值。也正是憑借計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)越性，助推了高職院校檔案管理向智能化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，通過資源共享的實(shí)現(xiàn)，大大提升了高職院校檔案管理工作的實(shí)效性。

結(jié)語

綜上所述，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展以及高職院校檔案信息的急劇增加，在高職院校檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。當(dāng)前的高職院校檔案管理工作應(yīng)將重點(diǎn)放在完善檔案信息庫的建設(shè)、提升檔案管理人員的管理能力與信息技術(shù)水平以及充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理等方面?？梢?，高職院校檔案管理人員的工作理念也應(yīng)作出相應(yīng)革新，提高服務(wù)意識(shí)是必然，同時(shí)要確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)得以全面發(fā)揮，促進(jìn)高職院校檔案管理的信息化建設(shè)，使其能夠更好的為高等教育的發(fā)展提供服務(wù)。

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