文書檔案在辦公室工作中的收集與歸檔管理

◎朱乃觀

文書檔案在辦公室工作中的收集與歸檔管理

◎朱乃觀

對于辦公室工作人員，文書檔案的收集以及歸檔工作屬于基礎(chǔ)性的工作內(nèi)容，但是在實(shí)際的工作中卻又有著十分重要的作用。而在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展過程中，文書檔案工作變得較為復(fù)雜，同時(shí)其重要性也越來越突出。因此，對于工作人員而言，需要在如何提升工作效率上拓展思路，進(jìn)而更好地收集和歸檔。本文結(jié)合文書檔案收集和歸檔的作用分析當(dāng)前工作中所出現(xiàn)的問題，提出對應(yīng)的解決對策，希望能夠?yàn)檗k公室工作人員提供一定的參考價(jià)值。

在工作中，文書檔案作為記載各種事件發(fā)生的過程、處理問題的方式以及規(guī)范管理的重要工作，它在辦公室中具有不可替代的價(jià)值。在日常工作中，文書檔案將收集和歸檔管理的工作結(jié)合在一起，使得這項(xiàng)工作具備服務(wù)性和技術(shù)性的雙重性質(zhì)。隨著時(shí)代不斷發(fā)展，各個(gè)單位對文書檔案的工作有較為清晰的認(rèn)識(shí)，并且也在通過一定的方式不斷提升文書檔案工作的工作效率，進(jìn)而使得文書檔案在工作中能夠收集更具真實(shí)性與完整性的檔案資料，并能夠?yàn)殚_發(fā)檔案資料以及利用檔案資料提供幫助。由此可知，文書檔案工作在辦公室的日常工作中需要給予高度重視。

文書檔案在辦公室工作中的收集與歸檔管理的主要作用

在我國多數(shù)的企事業(yè)單位中，文書檔案的工作集中在收集與歸檔各種檔案資料方面，這也是文書檔案工作人員的重要工作內(nèi)容之一，通過科學(xué)的方式收集以及歸檔各種檔案資料，可以為企事業(yè)單位實(shí)施檔案管理工作提供幫助，同時(shí)也是便于人們開發(fā)和利用檔案資料的重要基礎(chǔ)。（胡玲,溫瑜.清代蘇州文書檔案管理人員與現(xiàn)代蘇州文書檔案管理人員的對比分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2017,152(05):185-186.）由此可知，在辦公室日常工作中，文書檔案的工作具有重要作用，即通過收集、整理和歸檔之后，能夠?qū)⑵笫聵I(yè)單位的工作情況進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計(jì)以及記載，同時(shí)也便于企事業(yè)單位在發(fā)展中能夠不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而為企事業(yè)單位發(fā)展、做出決策等提供參考價(jià)值。此外，在我國的企事業(yè)單位中，檔案資料主要包括：決議、會(huì)議紀(jì)要、請示、談話內(nèi)容、批復(fù)以及報(bào)表等文件材料，在收集過程中要保障其真實(shí)性以及完整性，對今后發(fā)展以及戰(zhàn)略調(diào)整提供支持。

文書檔案在辦公室工作中的收集與歸檔管理存在的問題

收集與歸檔的觀念落后。長期以來，我國傳統(tǒng)檔案管理的工作沒有受到高度重視，進(jìn)而使得文書檔案工作在辦公室中沒有科學(xué)指導(dǎo)，這就導(dǎo)致工作人員對檔案資料的收集、管理以及歸檔工作的觀念不強(qiáng)，導(dǎo)致在實(shí)際工作中出現(xiàn)許多問題，例如只是重視一些紅頭文件，對于一般性的文件沒有及時(shí)進(jìn)行編號(hào)和處理，從而導(dǎo)致歸檔的檔案和資料出現(xiàn)質(zhì)量不高的問題，正是在這一落后的管理觀念指導(dǎo)下，文書檔案工作沒有發(fā)揮出重要的價(jià)值，需要及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)。

文書檔案在辦公室工作中的收集力度不強(qiáng)。正是由于管理人員對檔案的收集以及歸檔工作的觀念較為滯后，導(dǎo)致辦公室中的工作人員沒有提升收集資料的能力，進(jìn)而使得許多資源出現(xiàn)丟失的情況。例如在檔案管理中出現(xiàn)不規(guī)范的情況，許多資料呈現(xiàn)出混亂的局面，此外，還有的檔案資源沒有得到就及時(shí)歸檔，（李月娥,周曉林,賈玲等.數(shù)字校園背景下高校文書檔案在線歸檔模式與實(shí)踐探索——以中國礦業(yè)大學(xué)檔案館為例[J].檔案與建設(shè),2016,09(04):28-31.）或者出現(xiàn)檔案資料缺失或雜亂無章。再者，運(yùn)用傳統(tǒng)檔案的歸檔方式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前的復(fù)雜和多樣化的資料收集工作，因此，工作人員在日常工作中就會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，而且檔案資料還會(huì)出現(xiàn)缺頁或者是斷章等不完整的問題，進(jìn)而會(huì)影響單位的其他工作，例如做出重要的發(fā)展戰(zhàn)略時(shí)，缺乏對應(yīng)的可靠資料進(jìn)行參考等。

文書檔案歸檔資料收集不夠全面。從日常的辦公室工作中可知，在檔案管理過程中經(jīng)常發(fā)生的事情就是檔案資料出現(xiàn)不全面的情況，主要是收集過程中并沒有全面展開工作，因此，當(dāng)人們在使用過程中就發(fā)現(xiàn)許多重要的資料不全面。此外，由于檔案資料所涉及的內(nèi)容較為廣泛，而在較為落后的收集和歸檔方式下，直接導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)不全面的情況，這就使得文書檔案的資料沒有較高的參考價(jià)值，在今后的工作中需要采取有效措施進(jìn)行處理。

文書檔案在辦公室工作中的收集與歸檔管理的強(qiáng)化對策

加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)力度。第一，對于檔案管理人員而言，需要不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化、科學(xué)化的管理方式來提升文書檔案收集與歸檔的成效。檔案管理人員需要定期接受專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，進(jìn)從而更好地提升管理能力；第二，建立現(xiàn)代化的檔案管理模式，例如借助于先進(jìn)技術(shù)而提升檔案收集和歸檔的效率，同時(shí)也可以提升檔案資料的完整性以及真實(shí)性；第三，提升工作人員的工作責(zé)任心，并能夠充分運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式優(yōu)化檔案資料的收集以及歸檔，保障文書檔案工作有序進(jìn)行，進(jìn)而更好地發(fā)揮出文書檔案資料對單位工作的積極作用。

構(gòu)建健全的檔案收集和歸檔管理制度。對于檔案管理工作而言，需要一套良好的制度給予保障。因此，企事業(yè)單位在實(shí)踐工作中要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，從而建立科學(xué)的制度，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率。例如在收集資料時(shí)，工作人員要做到及時(shí)性，而歸檔工作中則需要結(jié)合資料內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類和整理，便于人們在查詢資料以及開發(fā)中能夠順利找到對應(yīng)的資料，更好促進(jìn)文書檔案工作在實(shí)踐工作中發(fā)揮積極作用。此外，通過制度化的方式進(jìn)行管理，能夠提升文書檔案的規(guī)范化水平。

保證檔案資料收集全面。這主要針對當(dāng)前檔案資料收集方面所出現(xiàn)不全面的情況，因此，需要專門的機(jī)構(gòu)對收集人員進(jìn)行指導(dǎo)，例如從收集資料的過程給予幫助，同時(shí)還可以定期對工作人員所收集的資料進(jìn)行分類處理。此外，還需要不斷更新收集資料的方式，即由“坐等上門”變?yōu)椤爸鲃?dòng)上門”方式，促使檔案資料收集完整性，并且在預(yù)防文書資料出現(xiàn)失真和不全面的情況也起到重要作用。

由于文書檔案工作在辦公室的日常工作中有重要作用，所以在收集與歸檔資料方面應(yīng)予以高度重視，特別是面對當(dāng)前所出現(xiàn)的問題時(shí)，要想方設(shè)法找出對應(yīng)的解決方式，從而使檔案資料的收集以及歸檔工作能夠得到進(jìn)一步優(yōu)化，使文書檔案管理工作能夠獲得質(zhì)的飛躍，進(jìn)而能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展以及做出戰(zhàn)略決策等提供最真實(shí)以及最完整的參考資料。

（作者單位：福建省柘榮縣人民政府經(jīng)濟(jì)研究中心）