檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)措施分析

王曉林 煙臺(tái)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)工委辦公室檔案館

檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)措施分析

王曉林 煙臺(tái)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)工委辦公室檔案館

我國(guó)目前正面臨資源轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，信息技術(shù)成為推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要力量，同時(shí)它也是我國(guó)社會(huì)不斷進(jìn)步中重要的戰(zhàn)略資源。接下來(lái)本文將以檔案管理作為此次研究的主題，重點(diǎn)對(duì)檔案管理中信息化建設(shè)發(fā)展的現(xiàn)狀以及改進(jìn)措施進(jìn)行研究。

檔案管理 現(xiàn)狀分析 專業(yè)水平 應(yīng)對(duì)措施

由于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的帶來(lái)，使得計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了蓬勃的發(fā)展，在計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用的情況下，我國(guó)的檔案管理工作取得了很大的進(jìn)步，目前正處于信息化建設(shè)的重要時(shí)期。針對(duì)目前在檔案管理過程中存在的一些問題，有關(guān)的工作人員要提高對(duì)自身工作的高度重視，并在日常工作中端正自己的態(tài)度，盡職盡責(zé)，從而提高工作效率，減少問題的發(fā)生。

1 檔案管理中信息化建設(shè)現(xiàn)狀的分析

1.1 相關(guān)管理制度不完善

某一人員對(duì)自身的工作不重視，在日常工作中表現(xiàn)的很被動(dòng)，工作無(wú)上進(jìn)心，本來(lái)一個(gè)小時(shí)可以完成的任務(wù)現(xiàn)在卻要兩個(gè)多小時(shí)，不僅自身工作效率低，還不利于檔案管理工作的有序進(jìn)行，之所以發(fā)生這樣的情況，主要是因?yàn)橄嚓P(guān)制度不夠完善，例如缺乏獎(jiǎng)罰機(jī)制，當(dāng)人員不遵守相關(guān)制度的時(shí)候，缺乏相應(yīng)的制度來(lái)對(duì)他們的行為進(jìn)行約束，所以造成了人員工作不積極現(xiàn)象的出現(xiàn)。

1.2 相關(guān)人員專業(yè)水平缺乏

目前在我國(guó)某些地區(qū)的信息化檔案管理工作中存在工作人員專業(yè)水平不足的情況，某些人員對(duì)檔案工作的流程不熟悉，在日常工作中未進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的操作，因?yàn)椴僮鞑划?dāng)，從而導(dǎo)致了問題的出現(xiàn)，給部門的管理工作帶來(lái)不便。

2 提升檔案管理中信息化建設(shè)水平的有效措施

2.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理相關(guān)制度的完善

在21世紀(jì)初期，有關(guān)部門的管理人員已經(jīng)強(qiáng)調(diào)了檔案管理中信息化建設(shè)工作的必要性，同時(shí)還頒布了《檔案管理工作信息化建設(shè)工作實(shí)施綱要》，并要求有關(guān)的管理人員積極落實(shí)信息化建設(shè)工作。這一措施的出臺(tái)不僅明確了檔案工作未來(lái)的發(fā)展方向，還及時(shí)為檔案管理相關(guān)工作提供了可靠的政策支持，從而為推動(dòng)檔案管理中信息化建設(shè)活動(dòng)的順利進(jìn)行注入了動(dòng)力。

例如我國(guó)某一檔案管理人員在信息化建設(shè)的過程中，為了確保其建設(shè)工作能夠得到很好的落實(shí)，根據(jù)檔案管理工作目前的實(shí)際情況以及自身專業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，積極制定了《檔案管理工作規(guī)范》和《檔案工作人員操作準(zhǔn)則》，并對(duì)某些內(nèi)容不全面的制度進(jìn)行了完善，針對(duì)新問題，提出新的解決措施，像這位管理人員一樣，通過制定新制度，完善舊制度，使管理制度的指導(dǎo)作用得到了很好的體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了信息時(shí)代，檔案相關(guān)工作的制度化和規(guī)范化管理，從而使工作人員可以從思想上提高對(duì)信息化建設(shè)工作的重視，讓員工可以自覺、主動(dòng)的遵守相關(guān)的規(guī)章制度，從而在提高工作效率的同時(shí)，促進(jìn)我國(guó)檔案管理中信息化建設(shè)活動(dòng)的有序進(jìn)行。

2.2 提高人員的專業(yè)水平

有關(guān)的管理人員要重視高素質(zhì)、專業(yè)型人才的培養(yǎng)，讓高素質(zhì)人員積極發(fā)揮好自身的引導(dǎo)作用，給其它員工起到模范帶頭的積極作用，從而提高企業(yè)所有人員的素質(zhì)和專業(yè)水平。例如某一檔案管理高層將專業(yè)型、應(yīng)用型人才培養(yǎng)作為檔案管理工作的關(guān)鍵任務(wù)，同時(shí)他還采用定期組織人員培訓(xùn)的方式，要求人員在培訓(xùn)活動(dòng)中加強(qiáng)互動(dòng)，多進(jìn)行溝通，并在培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后，對(duì)所有參與培訓(xùn)的人員進(jìn)行考核，對(duì)某些成績(jī)不及格的人員，比如說(shuō)張某和賈某的成績(jī)不及格，管理人員先對(duì)他們進(jìn)行了思想教育，然后要求他們進(jìn)行補(bǔ)考，并對(duì)成績(jī)優(yōu)異的人員進(jìn)行表?yè)P(yáng)和鼓勵(lì)，在此次培訓(xùn)中，管理人員看出某些平時(shí)不愛交流的人員表現(xiàn)的也很積極，而且小組討論的氣氛很熱烈，通過對(duì)工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，不僅提高了員工的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，還促進(jìn)了相關(guān)人員管理水平的進(jìn)一步提升。

2.3 加大對(duì)檔案管理工作的投資力度

目前我國(guó)的檔案管理工作正處于信息化建設(shè)的關(guān)鍵時(shí)期，在社會(huì)不斷發(fā)展的情況下，傳統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)無(wú)法滿足人們對(duì)相關(guān)工作人員提出的要求，因此這個(gè)問題必須要引起有關(guān)部門管理高層的重視。例如有關(guān)部門積極加大對(duì)檔案管理的投入力度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督，并根據(jù)檔案管理工作的相關(guān)要求，積極購(gòu)買新設(shè)備，從而為信息化建設(shè)工作提供可靠的技術(shù)支持以及設(shè)備保障，從而體現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)性和嚴(yán)禁性，有效避免傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)問題的重點(diǎn)分析，使檔案管理工作真正服務(wù)于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的信息化建設(shè)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，由于時(shí)代的不斷進(jìn)步，檔案管理中的信息化建設(shè)工作已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的核心內(nèi)容，因此有關(guān)的管理人員先要提高自身的管理意識(shí)，以身作則，并鼓勵(lì)人員積極遵守檔案管理相關(guān)制度，加大對(duì)員工的管理、監(jiān)督力度，同時(shí)基層人員也要在管理高層的正確領(lǐng)導(dǎo)下，嚴(yán)格按照制度進(jìn)行相關(guān)操作，有效提高綜合素質(zhì)和專業(yè)水平。

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