發(fā)票電子化：報銷三部曲

文/陳虎

不管是開票系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)，還是其他的財務(wù)系統(tǒng)，發(fā)票的開具以及員工接收發(fā)票后的報銷都不是以系統(tǒng)為核心，也不是以發(fā)票為核心，而是以員工為核心。

1816年9月13日，Rene Laennec發(fā)明了聽診器，就這么一個小小的器件，是現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的開始，促進了臨床醫(yī)學(xué)的巨大進步。200年過去了，電子發(fā)票對于財務(wù)，就像聽診器一樣的發(fā)明，極大地幫助財務(wù)走向未來，大踏步的進步。

報銷的過去和現(xiàn)在

回顧報銷的歷史，對于普通員工來說，報銷非常困難，要把所有的票據(jù)一張張粘貼好，填好報銷單據(jù)，找到相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽字，拿給財務(wù)，等著記賬、付款，等著回答財務(wù)的諸多問題。而這一切，都是基于紙面的傳遞，基于桌面的處理。

二十多年來，中興通訊一直在解決財務(wù)這種重復(fù)、冗繁的流程。1999年，提出“看不見的財務(wù)、無處不在的財務(wù)”的理念，用互聯(lián)網(wǎng)的方式把中興通訊所有的報銷搬到網(wǎng)上，讓財務(wù)成為企業(yè)的數(shù)字神經(jīng)，深入企業(yè)經(jīng)營的所有環(huán)節(jié)，成就了中國的第一個網(wǎng)上報銷系統(tǒng)。而如今越來越多的企業(yè)上線了網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)，越來越多的社會化網(wǎng)絡(luò)報銷正在實現(xiàn)。

2005年，中興通訊又成立了中國第一家財務(wù)共享服務(wù)中心，并進一步實現(xiàn)了許多管理創(chuàng)新，比如從紙面的傳遞轉(zhuǎn)向影像掃描，生成電子化單據(jù)；實現(xiàn)了雙屏審核，提高處理效率；實現(xiàn)了條形碼實時跟蹤單據(jù)狀態(tài)……這些創(chuàng)新，讓我們的財務(wù)流程更加無紙化，更加高效。

成立財務(wù)共享服務(wù)中心的初衷就是解放財務(wù)，不希望所有的財務(wù)人員的眼睛都僅僅盯在“票賬表錢稅”這五件事上，不希望長時間停留在報銷、記賬、審核、對賬、出表中。讓財務(wù)不再沉浸于把資產(chǎn)負債表的最后一分錢對平的成就感之中。

我們每年有200萬份憑證，要打印兩百萬份白紙，每2500張白紙是一棵15年的楊樹，這只是一個企業(yè)對環(huán)境的影響，中國有2000萬家企業(yè)，這些企業(yè)所有的憑證打印加在一起，會造成多少的環(huán)境負擔(dān)。

2013年，財政部《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》第34條“大型企業(yè)集團應(yīng)當(dāng)探索利用信息技術(shù)逐步建立財務(wù)共享服務(wù)中心”，第40條“企業(yè)內(nèi)部生成的會計憑證、賬簿和輔助性會計資料，同時滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料”，第41條“企業(yè)獲得的需要外部單位或者個人證明的原始憑證和其他會計資料，同時滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料”。這些前瞻性的國家政策的推出，為財務(wù)的無紙化、數(shù)字化掃清了阻礙，指明了方向。同年，國家稅務(wù)總局啟動電子發(fā)票試點項目，為財務(wù)開啟了未來。

報銷的未來

企業(yè)是什么？企業(yè)是利益相關(guān)者的價值連接，企業(yè)為所有的利益相關(guān)者創(chuàng)造價值，客戶、供應(yīng)商、員工、政府、投資者、債權(quán)人、媒體和社區(qū)等，這些都是企業(yè)利益相關(guān)者，企業(yè)是為他們創(chuàng)造價值的。

財務(wù)是什么？財務(wù)是利益相關(guān)者的信息連接，財務(wù)要建立數(shù)字神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)，為所有的利益相關(guān)者提供信息。

報銷是什么？報銷是企業(yè)和員工的重要連接，財務(wù)部門在員工連接中提供的服務(wù)，就是報銷。

我們需要評價財務(wù)部門的效率和成本：

效率的評價是為利益相關(guān)者建立有效而快速的連接。財務(wù)有兩類基本業(yè)務(wù)，第一類業(yè)務(wù)如開發(fā)票、采購審核付款、員工費用報銷等，需要實時的效率，如果財務(wù)不能實時開出票，企業(yè)的銷售行為就會延遲；如果財務(wù)不能和供應(yīng)商建立及時的數(shù)據(jù)交換，企業(yè)的采購行為就會延遲；如果財務(wù)不能為員工提供更好的報銷體驗，企業(yè)的員工就會受到影響。這些實時的效率，是企業(yè)價值的重要組成部分，是企業(yè)的核心連接，是財務(wù)首先應(yīng)該關(guān)注的。第二類業(yè)務(wù)就是財務(wù)的記賬、算賬、報表，以及內(nèi)部財務(wù)管理工作，這些工作不追求實時效率，信息處理與經(jīng)營流程是可以異步處理的。

成本的評價，不僅僅關(guān)注財務(wù)自身發(fā)生了多少成本，而且還需要關(guān)注員工在報銷中花費了多少成本。企業(yè)有很多的資產(chǎn)，但是只有一項資產(chǎn)是能動的，那就是員工。員工是企業(yè)最重要和唯一有創(chuàng)造力的資產(chǎn)。財務(wù)不能以報銷為手段來考慮如何管控員工，而是應(yīng)該讓員工在報銷中間有更好的體驗。我們需要關(guān)注員工在報銷中間花費了多少時間，如員工貼票需要花多少時間、提交需要花多少時間、審批需要花多少時間、跟財務(wù)交流需要花多少時間，全體員工加在一起為報銷花費的時間，其中的每一秒，都是企業(yè)最寶貴的資產(chǎn)。

同時，報銷中獲取的信息，是企業(yè)經(jīng)營的數(shù)字密碼，蘊含著經(jīng)營過程中的巨大信息價值。以差旅報銷為例，航線、航空公司、出差地點、常住酒店等數(shù)據(jù)，是企業(yè)進行差旅管理政策設(shè)計和差旅供應(yīng)商談判的重要依據(jù)，是公司差旅成本管理的重要基礎(chǔ)，也可以展示出企業(yè)一段時期的業(yè)務(wù)發(fā)展態(tài)勢。

怎么辦？用最簡潔、最有效、最先進的流程和技術(shù)去改造這個連接。員工的報銷更簡單、更便捷。

報銷三部曲

電子發(fā)票的出現(xiàn)，將會使財務(wù)報銷的未來更加美好。

報銷三部曲：

第一，各種路徑開具的電子發(fā)票，通過手機掃描二維碼接收，存入微信卡包；

第二，將電子發(fā)票從微信卡包取出，導(dǎo)入企業(yè)報銷APP，以電子數(shù)據(jù)的形式存在報銷系統(tǒng)里；

第三，勾選電子發(fā)票，提交報銷單。

通過簡單的1掃、2連、3提，三步完成所有的報銷行為，讓員工從過去的小時，現(xiàn)在的分鐘，未來用秒來完成這個連接。

未來的沖擊

不管是開票系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)，還是其他的財務(wù)系統(tǒng)，發(fā)票的開具以及員工接收發(fā)票后的報銷都不是以系統(tǒng)為核心，也不是以發(fā)票為核心，而是以員工為核心。因為發(fā)票不管是紙面還是電子，它都只是企業(yè)和客戶、供應(yīng)商、員工連接的一個載體。

可以說，未來的報銷，是以員工為主體，發(fā)起的所有電子發(fā)票的連接行為。這會對未來產(chǎn)生巨大影響和沖擊：

第一，員工的報銷會更加便捷，會壓縮到秒級。對企業(yè)來說，員工的每一分鐘都是企業(yè)最寶貴的資產(chǎn)、巨大的財富，絕不能耗費在漫長冗繁的財務(wù)流程中；

第二，對財務(wù)帶來巨大的沖擊，財務(wù)很多時間在做兩件事，第一件事是跟所有的利益相關(guān)者交換信息，驗證它們的真假，第二件事是財務(wù)部門要完成數(shù)據(jù)的合并、匯總、計算，當(dāng)全部數(shù)據(jù)電子化以后，這兩項工作都可以通過計算機自動完成，基礎(chǔ)財務(wù)人員的人數(shù)會大大下降，財務(wù)人員能夠真正解放自己，做更重要的事情；

第三，企業(yè)業(yè)務(wù)的巨大空間，如果微信能夠把所有的電子發(fā)票都交換到微信卡包里，幫助企業(yè)完成員工和企業(yè)之間的連接，這其中蘊含著巨大的企業(yè)業(yè)務(wù)想象空間。