淺談社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的重要性

淺談社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的重要性

文/張藝，中國烏魯木齊石化公司人事處

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是過去和現(xiàn)在社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在從事社會(huì)保險(xiǎn)工作活動(dòng)中，直接形成的對(duì)企業(yè)、勞動(dòng)者個(gè)人和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄。社會(huì)保險(xiǎn)檔案隨著社會(huì)保障體系的建立與逐步完善，社會(huì)保險(xiǎn)檔案顯得越來越重要。

記錄一生；管理一生；保障一生；服務(wù)一生

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理作為社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦管理及服務(wù)工作的重要基礎(chǔ)內(nèi)容之一，是社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)參保對(duì)象“記錄一生”的基礎(chǔ)資料、“管理一生”的根本依據(jù)、“保障一生”和“服務(wù)一生”的重要保證，也是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)發(fā)展的歷史記載。

1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理工作中的重要作用。

1.1 檔案管理是社會(huì)保險(xiǎn)工作中的基礎(chǔ)

檔案管理是社會(huì)保險(xiǎn)基礎(chǔ)管理的重要組成部分，檔案資料的收集、鑒別、整理、歸檔、查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞，直接關(guān)系到社會(huì)保險(xiǎn)工作做得好壞與否。如果在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中，檔案中資料被篡改或丟失而沒有被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，該職工的檔案將會(huì)被勞動(dòng)部門視為廢棄檔案，在社會(huì)保險(xiǎn)辦理過程中就無法辦理需要以檔案為基礎(chǔ)的相關(guān)業(yè)務(wù)，職工享受的待遇無法落實(shí)，企業(yè)的合法權(quán)益受到侵害。

1.2 檔案是社會(huì)保險(xiǎn)工作的依據(jù)

2009年7月，人力資源社會(huì)保障部和國家檔案局制定了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，自2009年9月1日起施行。此規(guī)定中明確社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是指社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中形成的這些歷史記錄，通過檔案管理，對(duì)已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理，形成相關(guān)資料信息數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)的社會(huì)保險(xiǎn)工作開展提供依據(jù)，體現(xiàn)了社會(huì)保險(xiǎn)檔案在社會(huì)保險(xiǎn)工作中的重要地位。

1.3 檔案是社會(huì)保險(xiǎn)管理的需要

社會(huì)保險(xiǎn)是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、涉及繁雜的業(yè)務(wù)，要正確進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)管理，離不開檔案管理這個(gè)基礎(chǔ)。檔案資料形成后，把檔案的價(jià)值體現(xiàn)在為社會(huì)、企業(yè)和勞動(dòng)者的服務(wù)上，維護(hù)他們的合法權(quán)益。如建立相關(guān)檔案資料數(shù)據(jù)庫，有健全完善的檔案資料，在接受職工當(dāng)面咨詢時(shí)，通過查閱資料數(shù)據(jù)，回答職工提出的社會(huì)保險(xiǎn)現(xiàn)狀及業(yè)務(wù)辦理問題；若有健全完善的退休人員檔案資料，就可使職工清楚檔案中自己的工齡是怎么認(rèn)定的，退休工資是怎么算出來的；若為退休人員建立一個(gè)健康檔案，就可以對(duì)職工進(jìn)行跟蹤了解，能有效地防止冒領(lǐng)相關(guān)退休補(bǔ)貼的行為。

2 當(dāng)前企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在的問題

2.1 對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作重視程度不夠

社會(huì)保險(xiǎn)檔案在企業(yè)中容易讓人忽視，認(rèn)為社會(huì)保險(xiǎn)檔案可有可無，只要能把當(dāng)前對(duì)付過去就行。業(yè)務(wù)人員變動(dòng)大也導(dǎo)致了歷史欠賬較多，管理存在漏洞，新增材料缺乏連續(xù)性，甚至部分業(yè)務(wù)人員概念不清、認(rèn)識(shí)不高的問題，認(rèn)為工作都忙不過來，哪有時(shí)間去整理社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料。

2.2 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理比較混亂

企業(yè)內(nèi)部沒有專門的保險(xiǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案統(tǒng)一管理，社保業(yè)務(wù)檔案和計(jì)算機(jī)信息檔案分散在各業(yè)務(wù)人員手中，沒有經(jīng)過專業(yè)整理和歸檔管理；有些資料存放后就無人過問，致使原始記錄、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等寶貴資料丟失損毀。當(dāng)需要時(shí)，又無從查證，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作十分被動(dòng)。

2.3 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)章制度不健全

部分企業(yè)沒有建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理制度和管理秩序，缺乏良好的運(yùn)行機(jī)制和工作秩序。社會(huì)保險(xiǎn)檔案中哪些資料需要收集歸檔，如何收集歸檔；哪些資料需要分類管理，如何分類管理；哪些資料需要集中統(tǒng)一管理，如何集中統(tǒng)一管理；檔案如何查（借）閱；檔案的轉(zhuǎn)遞制度；檔案材料的銷毀制度；檔案管理人員的職責(zé)等都不明確，造成社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理處于混亂繁雜、舉步維艱的狀態(tài)。

3 加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策

3.1 提高對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，依法管理

加強(qiáng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，社會(huì)保險(xiǎn)管理部門負(fù)擔(dān)著整個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)的各種資料留存、查詢、轉(zhuǎn)遞、管理、使用的重要部門，要把《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》、《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》等列入社會(huì)保險(xiǎn)工作人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)的重要內(nèi)容，組織學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，提高檔案意識(shí)、樹立依照法律管理檔案的觀念，推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的順利開展。

3.2 建立管理機(jī)構(gòu)，健全規(guī)章制度

企業(yè)內(nèi)部建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的檔案材料及時(shí)進(jìn)行檢查、分類、整理、編號(hào)、入庫保管，并及時(shí)編制索引目錄，統(tǒng)一管理各類檔案。其次，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)當(dāng)按照社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點(diǎn)，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”或“年度—險(xiǎn)種—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”的方法對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類、整理，并及時(shí)編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等。同時(shí)，對(duì)檔案都制定出相應(yīng)的管理制度，構(gòu)建一個(gè)完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依章建檔。

3.3 規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)管理程序，做到良好運(yùn)行

對(duì)各類檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞等要有一個(gè)明確的程序，這個(gè)程序應(yīng)由檔案管理部門和具體辦事部門共同制訂，做到既符合工作流程，又符合檔案管理要求。平時(shí)工作中形成的資料、報(bào)表、臺(tái)賬等，都要書寫工整文字清楚，頁面整潔干凈，日期印章齊全。對(duì)各類資料及時(shí)做好經(jīng)常性的檔案材料的整理工作，做到認(rèn)真鑒別，分類準(zhǔn)確，編排有序、目錄清楚，裝訂整齊，使每份檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。

總而言之，社會(huì)保險(xiǎn)檔案隨著社會(huì)保障體系的建立與逐步完善，社會(huì)保險(xiǎn)檔案顯得越來越重要。它是一個(gè)蘊(yùn)藏十分豐富的社會(huì)保障管理信息寶庫，社會(huì)保障管理沒有社會(huì)保險(xiǎn)檔案作依據(jù)，社會(huì)保障事業(yè)將是無源之水、無本之木。實(shí)行社會(huì)保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理，提高社會(huì)保障的社會(huì)化管理程度是人類社會(huì)進(jìn)步必然結(jié)果，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理，使社會(huì)保障管理工作正規(guī)化、科學(xué)化、制度化是大勢(shì)所趨，勢(shì)在必行。