論人事檔案管理流程

文/張杰,滄州市黃驊港務局

論人事檔案管理流程

文/張杰,滄州市黃驊港務局

人事檔案記錄著相關人員的重要信息，是企業(yè)對人才進行選拔和管理的重要依據(jù)，尤其是在信息社會的背景下，需要不斷地促進人事檔案的現(xiàn)代化管理，才能夠提高管理的效率?，F(xiàn)代人事檔案管理流程非常重要，但也存在一些問題，針對這些問題產(chǎn)生的原因提出了相應的解決策略。

現(xiàn)代化管理；人事檔案；檔案管理流程

1 紙質化人事檔案管理流程

1.1 檔案的及時收集。收集檔案是檔案管理的第一步，不管是從畢業(yè)生中新引進的人才，還是從其他單位調入過來的工作人員或領導干部，都需要對其檔案進行認真及時的收集。但在實際工作中，收集檔案也存在一定的困難，畢業(yè)生的檔案相對而言收集齊全較為容易，而對于已有多年工作經(jīng)驗的領導干部，其檔案中可能存在信息填寫不全，證書存在遺失或失效的現(xiàn)象，而領導干部往往因為工作繁忙，沒有時間處理檔案補遺的事情，給檔案管理人員造成檔案收集困擾，對于這種情況，一方面要求單位制定個人晉升與檔案相掛鉤的制度，檔案的遺失和失效直接影響個人的職業(yè)升遷，另一方面檔案管理人員在個人職責范圍內，輔助工作繁忙的領導將檔案及時補齊。確保單位內每一位人員的檔案都齊全有效。

1.2 檔案的真?zhèn)舞b定。檔案的真?zhèn)舞b定是檔案管理中最重要的環(huán)節(jié)之一。真假難辨的檔案會影響單位內部干部的提拔與單位的健康發(fā)展。檔案的真?zhèn)舞b定需要檔案管理部門成立專案小組，將單位內部的檔案從干部級別大小進行排序，按照優(yōu)先順序，對檔案內的信息進行真實性檢驗。長期以來，檔案的信息多傾向于只寫優(yōu)點，不寫缺點，只寫功績，不寫過失，這樣的檔案真實性和有效性都有待驗證。檔案管理專案小組，應先對檔案內容進行實地調查，從檔案相對人工作和學習過的地方進行走訪，辨別真實情況，做好相關記錄和采證，對檔案中假的部分和多余的部分進行剔除，對重要的信息進行添加，確保單位每一份人事檔案的真實性和有效性。

1.3 檔案的分類整理。根據(jù)單位對檔案的利用情況來看，一般檔案的分類主要按照履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，學歷和評聘專業(yè)技術職務材料，政治和歷史情況審查材料，入黨入團材料，獎勵材料，處分材料，工資、任免、離退休材料和其他材料等來進行分類。這種分類屬于較為原始和保守的分類標準，各單位可以根據(jù)實際情況，可以對分類側重點有所不同。同時，根據(jù)現(xiàn)今時代的發(fā)展，可以在里面添加信用評級材料等，保障分類完整、清晰，調閱者一目了然。

1.4 檔案的存儲與保管。紙質化檔案的存儲與保管最重要的兩個因素在于，一保存環(huán)境，二保存制度。保存環(huán)境主要為干凈、干燥、溫度適宜、背光等環(huán)境。保存制度主要為材料歸檔制度，即新產(chǎn)生的材料應在規(guī)定工作日內及時歸檔；檢查核對制度，即定期檢查核對一次檔案，確保檔號與檔案名冊編號相一致，檔案內資料齊全；傳遞制度，即紙質化檔案在何種情況下采用何種程序才能進行調閱與傳遞；保密制度，即根據(jù)崗位內容和性質對各崗位的保密程度進行定級，根據(jù)保密級別，采用對應的保管措施。

1.5 檔案的調閱與遷徙。檔案的調閱與遷徙一般是跟隨檔案相對人的工作動態(tài)來進行的。由于紙質化檔案存在不耐長期被調閱的弊端，因此，檔案的調閱可以用數(shù)字化檔案來代替。但工作人員由于工作需要調動工作單位，則其紙質化人事檔案需跟隨其本人的調動而調動。但在實際的紙質化檔案調動過程中，出現(xiàn)檔案轉交不及時、檔案接收單位無回執(zhí)、檔案轉交地址不詳?shù)?，給檔案造成丟失和失真的現(xiàn)象屢見不鮮。對于紙質化檔案的遷徙過程，各單位需協(xié)商一致，對于檔案在轉出過程中，需提供充分的轉交證據(jù)，包括快遞單號和郵遞地址等，根據(jù)這些證據(jù)，將檔案轉移過程中出現(xiàn)的地址不詳、轉交時間不及時和接收單位無回執(zhí)等問題，將責任直接落實到個人，增強檔案轉交人員的責任心，確保檔案在轉交過程中無遺失無失真。

2 數(shù)字化人事檔案管理流程

2.1 紙質化檔案與數(shù)字化檔案的轉換流程。

2.1.1 紙質化檔案的調卷與拆卷。紙質化檔案在進行數(shù)字化檔案轉換之前，需按檔案的分類號或專業(yè)號進行調卷，再對調卷進行仔細清點，確保內容順序無誤，檔案不存在缺頁、漏頁或編寫錯誤等問題，同時還要保證各檔案的排列順序相互銜接。在拆卷過程中，要小心謹慎，避免檔案被無意撕裂或損壞等。

2.1.2 對紙質化檔案進行掃描。在對紙質化檔案進行掃描過程中，掃描所保持文件格式類型要與各讀取設備相兼容，掃描的內容要清晰和相互銜接，所有檔案的掃描順序和內容需保持一致，在掃描完畢后與拆卷人核對檔案總頁數(shù)，保障紙質化檔案的完好無損。

2.1.3 數(shù)字化檔案的修圖。數(shù)字化檔案的修圖需要專業(yè)的技術人員對檔案的清晰度進行調整，對數(shù)字化檔案上的雜質進行剔除，在修圖過程中，技術人員可以對數(shù)字化檔案進行原貌還原，盡量保證數(shù)字化檔案內容完整、清晰可見，便于后期使用。

2.1.4 檔案的上傳、備份與裝訂。數(shù)字化檔案在經(jīng)過掃描、修圖等過程后，檔案管理人員應對數(shù)字化檔案進行上傳，將檔案信息存儲進單位檔案管理數(shù)據(jù)庫中，再對檔案的讀取權限根據(jù)規(guī)定進行設置，同時對上傳進計算機內的數(shù)字化檔案，用光盤或U盤或其他存儲設備進行電子檔案備份。最后對利用完畢的紙質化檔案進行重新裝訂和歸檔。

2.2 數(shù)字化檔案的存儲與保管。數(shù)字化檔案的存儲與保管主要是根據(jù)計算機數(shù)據(jù)庫及其存儲的光盤和U盤設備的性質來進行的。計算機數(shù)據(jù)庫要做好防毒防盜準備，定期對計算機進行病毒查殺，更新殺毒軟件等。而光盤和U盤的存儲，則以干凈、防磁、溫度與濕度適宜等環(huán)境為主，且這種數(shù)字化檔案的儲備設備還需定期連入互聯(lián)網(wǎng)進行軟件升級，以備設備能夠跟隨信息技術發(fā)展而發(fā)展。

3 結束語

人事檔案具有真實性、動態(tài)性、機密性的特點，因此企業(yè)在對人事檔案進行管理的過程中，需要更好地維持人事檔案的這些特點，充分履行相關的管理職責。相信，隨著企業(yè)對人事檔案管理工作的進一步重視，更好地利用現(xiàn)代化的管理手段進行人事檔案的管理工作，能夠提高人事檔案管理工作的效率。

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