淺論加強檔案編研管理的若干思考

文/魏景山 閆冰 劉建峰,東營市河口區(qū)檔案局

淺論加強檔案編研管理的若干思考

文/魏景山 閆冰 劉建峰,東營市河口區(qū)檔案局

對于單位而言，檔案是單位經(jīng)營發(fā)展過程中留下的真實資料，對研究單位發(fā)展歷史、提煉總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、服務(wù)生產(chǎn)運行等具有重要意義。就檔案管理而言是多層面的，涵蓋檔案收集、整理、匯總、編研等全過程，其中檔案編研作為檔案信息資源開發(fā)利用的一種主要形式，正在產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，特別是隨著信息技術(shù)、云計算、大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)的發(fā)展興起，對單位檔案信息資源開發(fā)利用提供了更大便利，也提出了更高的要求。本文結(jié)合單位檔案工作編研的實踐經(jīng)歷，就如何做好單位檔案編研工作談幾點粗淺見解。

單位；檔案編研；生存環(huán)境；發(fā)展新常態(tài)；創(chuàng)新服務(wù)

單位檔案編研工作是根據(jù)館藏資源進(jìn)行研究和選編成為系統(tǒng)性、專業(yè)性的參考資料，為單位的科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理提供服務(wù)。本文從論述檔案編研工作在單位發(fā)展中的重要地位和作用出發(fā)，在指明當(dāng)前檔案編研不足的基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位的具體實際情況，提出檔案編研工作應(yīng)從創(chuàng)新服務(wù)方式、加強人才隊伍建設(shè)和檔案資源建設(shè)等方面進(jìn)行完善，從而推進(jìn)檔案編研工作更好地服務(wù)于單位發(fā)展。

在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會進(jìn)入發(fā)展新常態(tài)的大背景下，單位的生存發(fā)展環(huán)境發(fā)生了深刻變化，靠規(guī)模擴張和投資拉動已經(jīng)沒有競爭力，必須要更加注重存量資源，通過深刻研究單位發(fā)展路程，逐步找出一條發(fā)展的新路子。所以，這就對單位編研工作提出了更高要求。

1 轉(zhuǎn)變意識觀念，改變服務(wù)方式

在傳統(tǒng)意義上，檔案工作屬于比較“冷門”的工作，因為它不同于純粹的生產(chǎn)經(jīng)營活動，可以直接產(chǎn)生利潤，這也導(dǎo)致檔案編研工作在單位中重視程度普遍較低。但是隨著社會發(fā)展及技術(shù)革命的變革，給單位檔案編研工作提出了更高要求。根據(jù)《單位檔案信息資源開發(fā)與數(shù)字化建設(shè)方案》，我們開始對紙質(zhì)檔案有計劃的進(jìn)行數(shù)字化提取，一方面方便了資料保存，另一方面也是為了遠(yuǎn)程查閱開始做準(zhǔn)備，提高了檔案的使用效率。但是這只是一個開端，后續(xù)依然有大量的工作可以做。如，可以開發(fā)檔案編研軟件，對一些數(shù)據(jù)性資料進(jìn)行分析對比，為管理者帶來便捷、高效的檔案應(yīng)用體驗和檔案在線服務(wù)。同時，單位還應(yīng)該積極開啟檔案編研的數(shù)據(jù)庫開發(fā)工作，打造檔案開發(fā)利用平臺，實現(xiàn)對原始檔案資源的二次、甚至三次開發(fā)，不斷挖背后的生產(chǎn)力?？傊?，探索方便、快捷、深加工的檔案編研方式，將是未來檔案編研工作的一個發(fā)展趨勢。

2 堅持創(chuàng)意選題，注重服務(wù)單位

檔案編研工作不能異想天開，而應(yīng)該緊緊圍繞單位中心工作，只有在編研選提上狠下功夫，不斷提升編研成果對單位經(jīng)營的指導(dǎo)作用，才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。拿前面提到的《大有五載明德行遠(yuǎn)》改制五周年畫冊為例，我們起草編研策劃時經(jīng)過了反復(fù)修改，甚至釋義上開始溯本求源，在基本定位上就是想把畫冊做成一部有內(nèi)涵、有文化、有追求、有深度的編研資料。在完成基本的策劃后，我們開始著手相關(guān)資料的收集、整理、加工工作，一方面我們對已經(jīng)保存整理的大事記、圖片精選等資料進(jìn)行了重新的編輯，確保其在內(nèi)容、表現(xiàn)形式等方面與畫冊定位相吻合；一方面我們也對前期相關(guān)資料進(jìn)行了地毯式的再搜集、在整理，特別是對子公司保管的圖片等資料進(jìn)行了補充，并對領(lǐng)導(dǎo)講話等資料進(jìn)行了分類、提煉，在最大程度還原、展現(xiàn)發(fā)展歷程的同時，還實現(xiàn)了對單位發(fā)展經(jīng)驗的升華，取得了不錯的效果。最終，《大有五載明德行遠(yuǎn)》畫冊憑借優(yōu)美生動的文字、豐富精美的圖片、別出心裁的設(shè)計裝幀、客觀詳實的數(shù)據(jù)統(tǒng)計贏得了廣泛的認(rèn)同。

3 加強隊伍建設(shè)，提升編研水平

只有培養(yǎng)出優(yōu)秀的檔案編研隊伍，才可能呈現(xiàn)出高質(zhì)量的編研成果。為此，我認(rèn)為可以從以下幾個方面進(jìn)行實施。一是細(xì)化完善檔案編研人員的選拔使用。二是有計劃性的加大檔案編研人員的培養(yǎng)。三是建立完善檔案編研人員考核機制。通過探索建立固定考核項目（如，年度述職、年度主要成果展示等）及創(chuàng)造性自選項目（圍繞單位經(jīng)營實際的一些檔案編研成果）考核機制，促使檔案編研工作常態(tài)化、專業(yè)化發(fā)展。

4 強化信息反饋，挖潛價值內(nèi)涵

每一次編研過程都是一次學(xué)習(xí)再提高的經(jīng)歷，所以要及時總結(jié)編研過程中的經(jīng)驗得失，編研結(jié)束后要重視各類反饋信息的搜集和處理，適時掌握單位管理者、編研利用者、單位員工及社會人員等對編研成果的具體評價，積極關(guān)注編研成果傳播后產(chǎn)生的實際效益，確保今后的編研工作更符合相關(guān)人員的需求，促使編研成果更具實用性、更有價值。比如，在各類畫冊的編研過程中，我們意識到許多照片資料在拍攝技巧、鏡頭角度等方面有待提升，為此，我們組織相關(guān)人員到勝利報社等學(xué)習(xí)新聞跟拍技巧等，為今后檔案編研工作的更好開展做好了準(zhǔn)備。另外，在畫冊傳播的過程中，我們深入公司各個層面進(jìn)行了廣泛的調(diào)研，并對其使用情況進(jìn)行了跟蹤，這些工作讓我們更好的摸清了員工的需求，感受到了檔案工作的另一面，對檔案工作有了全新認(rèn)識和理解。

5 擴大收集范圍，豐富內(nèi)容形式

一是要合理規(guī)劃檔案的收集范圍，確定詳細(xì)的搜集要求及時間節(jié)點，確保各類檔案資料的詳實、完備。例如，對于稍縱即逝的、容易失散的重要會議、重大活動等資料，要爭取在第一時間搜集完畢；對于可以進(jìn)行后期補充的資料，可以靈活安排相關(guān)時間。二是要提升收集信息的主動性。檔案信息總是層出不窮，要提升主動性及敏感性。就像我們的公司辦公室人員，在跟隨集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)外出視察等過程中，都會有目的的用手機及時拍攝記錄當(dāng)前的情景，既方便在內(nèi)部刊物《單位信息》上進(jìn)行刊載，又進(jìn)一步豐富了檔案資料的內(nèi)容。三是要善于發(fā)動全員力量。檔案收集并不是單純是檔案管理人員的責(zé)任，其實每位員工都是單位檔案信息的記錄者和收集者。我們的《單位信息》、單位網(wǎng)站等平臺載體，為收集檔案資料開辟了另外一個窗口，員工記錄技能比賽的場景、業(yè)余活動的寫照等等，這些為我們收集檔案資料提供了便利條件。

總之，檔案編研工作是一項體系化工程，累計于平時，應(yīng)用在日常，對輔助、服務(wù)單位經(jīng)營生產(chǎn)具有重要意義。只有積極開發(fā)利用檔案信息資源的新方法、新途徑，不斷增強工作的能動性和創(chuàng)造性，著力解決好各類問題和不足，才能促進(jìn)檔案編研工作向前、向深推進(jìn)，才能更好的為單位持續(xù)健康發(fā)展助力。

[1]李國榮，《檔案編研論稿》，廣西師范大學(xué)出版社

[2]宮曉東、賀真、張越，《科技檔案編研》，中國人民大學(xué)出版社