企業(yè)基建檔案歸檔難的原因及對(duì)策

楊秀芬

企業(yè)基建檔案歸檔難的原因及對(duì)策

楊秀芬

隨著現(xiàn)代企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)的工程建設(shè)活動(dòng)逐漸增加，基建檔案資料逐漸成為企業(yè)檔案中的重要組成內(nèi)容，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)。但是就當(dāng)前的企業(yè)基建檔案管理而言，歸檔難的問(wèn)題普遍存在。本文簡(jiǎn)要的就當(dāng)前企業(yè)基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題以及原因進(jìn)行分析，并在這基礎(chǔ)上就實(shí)現(xiàn)基建檔案管理水平提升的相關(guān)措施進(jìn)行探討，以期為我國(guó)企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)化提供參考。

基建檔案資料主要是就企業(yè)發(fā)展過(guò)程中開(kāi)展的廠方、辦公樓擴(kuò)建、維修以及新建等工程建設(shè)活動(dòng)的詳細(xì)記錄，是企業(yè)的建設(shè)歷史的全面歸納，同時(shí)還是實(shí)現(xiàn)未來(lái)發(fā)展規(guī)劃的重要基礎(chǔ)文件。其在企業(yè)檔案管理工作中屬于較為獨(dú)立的檔案門(mén)類(lèi)，具有重要的資料應(yīng)用價(jià)值，在企業(yè)的不斷發(fā)展過(guò)程受到更多的重視。相關(guān)企業(yè)還應(yīng)當(dāng)在實(shí)現(xiàn)基建檔案管理的過(guò)程中不斷的就當(dāng)前存在著的歸檔難問(wèn)題進(jìn)行解決，切實(shí)提高基建檔案管理工作的水平。

企業(yè)基建檔案管理歸檔難問(wèn)題的具體表現(xiàn)

基建檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中往往會(huì)面臨多種問(wèn)題，其中歸檔難問(wèn)題是當(dāng)前最為主要的問(wèn)題之一，為基建檔案管理工作質(zhì)量的提升造成嚴(yán)重的阻礙。而其中所面臨的歸檔難問(wèn)題則主要包括幾下幾方面內(nèi)容。其一，當(dāng)前的基建檔案管理歸檔的完整性有待提升。大多數(shù)的企業(yè)在進(jìn)行基建檔案管理時(shí)都將資料歸檔的重點(diǎn)放在圖紙管理工作上，缺乏對(duì)文字材料管理的意識(shí)，其主要是指在基建工程中的房地產(chǎn)證、糾紛文件以及工程驗(yàn)收與維修文件等多種文字資料，這對(duì)于管理工作是十分重要的。其二，基建檔案管理存在著不規(guī)范性，其主要是指收集的多種文件、圖紙被弄臟或涂改，其也包括在進(jìn)行文件材料書(shū)寫(xiě)時(shí)存在著不規(guī)范，導(dǎo)致材料價(jià)值下降。其三，管理人員由于疏忽或?yàn)榱斯ぷ鞣奖?，僅僅就基建過(guò)程中存在的較大規(guī)模的基建活動(dòng)材料進(jìn)行記錄，對(duì)較小的工程文件漏收或漏歸，導(dǎo)致相關(guān)工程的歷史文件難以查詢。這樣的做法往往會(huì)造成較大的企業(yè)損失。

造成基建檔案歸檔難問(wèn)題發(fā)展的主要原因

檔案管理部分的歸檔意識(shí)欠缺?；n案管理過(guò)程中所收集到的基建檔案材料往往是來(lái)源于實(shí)際的基建工程活動(dòng)，檔案歸檔工作主要是就基建活動(dòng)材料進(jìn)行收集，從而創(chuàng)建相應(yīng)的資料庫(kù)，方便后期的資料查詢與利用。但是在實(shí)際基建檔案管理工作中，大多數(shù)的基建人員都沒(méi)有在進(jìn)行資料收集工作后及時(shí)進(jìn)行檔案移交，歸檔意識(shí)不足。這主要由于當(dāng)前的基建檔案查詢往往需要經(jīng)過(guò)復(fù)雜的流程，即使是基建部門(mén)在進(jìn)行檔案查詢時(shí)也需要通過(guò)層層審批。所以，基建部門(mén)為方便資料查詢，缺乏檔案上交的主動(dòng)性。

還沒(méi)有建立科學(xué)完善的歸檔制度。檔案部門(mén)是直接管理企業(yè)所有檔案的中樞環(huán)節(jié)，在實(shí)際工作中還承擔(dān)著對(duì)基建部門(mén)自身的檔案管理工作的監(jiān)督與指導(dǎo)責(zé)任。但是當(dāng)前的企業(yè)基建部門(mén)中的檔案管理工作大多選用的是檔案管理意識(shí)較為薄弱的兼職工作人員進(jìn)行，并且，檔案管理部門(mén)也沒(méi)有進(jìn)行完善的歸檔制度的制定，對(duì)基建施工過(guò)程中的檔案收集與歸檔都沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的約束與規(guī)范。導(dǎo)致檔案收集與歸檔的時(shí)間、范圍不清晰，造成歸檔工作難以開(kāi)展。

實(shí)現(xiàn)企業(yè)基建檔案歸檔難問(wèn)題解決的相關(guān)策略

建立基建檔案管理組織?；n案管理工作的開(kāi)展往往需要組織保證來(lái)實(shí)現(xiàn)，企業(yè)管理人員在進(jìn)行基建檔案管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)積極建立管理委員會(huì)，并明確該組織的管理職責(zé)與管理標(biāo)準(zhǔn)。即該組織在實(shí)際工作中主要是就企業(yè)檔案管理的目標(biāo)、規(guī)劃以及制度等方面進(jìn)行審查，并定期開(kāi)展相應(yīng)的管理研討會(huì)議，切實(shí)就管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行解決，并就基建檔案管理的資金投入進(jìn)行劃定。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)監(jiān)督相關(guān)的基建檔案管理人員將管理工作深入到基建活動(dòng)開(kāi)展的布置、檢查以及總結(jié)驗(yàn)收等多個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中。其次，管理部門(mén)也應(yīng)當(dāng)積極建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并注重兼職檔案管理人員的選擇，對(duì)員工的素質(zhì)、工作責(zé)任心進(jìn)行考察。同時(shí)在進(jìn)行基建檔案移交工作時(shí)應(yīng)當(dāng)切實(shí)提高一把手的工作職能實(shí)行移交簽名制度，將檔案管理的職責(zé)落實(shí)到具體的人頭上。

要求基建檔案管理部門(mén)參與到工程驗(yàn)收工作當(dāng)中。在企業(yè)基建工程活動(dòng)的竣工階段，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極參與到工程驗(yàn)收工作當(dāng)中，這主要是為了督促相關(guān)部門(mén)及時(shí)的進(jìn)行基建檔案的移交工作。同時(shí)在基建部門(mén)的管理人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循相關(guān)制度進(jìn)行正確的移交工作的開(kāi)展，避免出現(xiàn)基建檔案私自留存的情況。同時(shí)注重對(duì)基建工程資料的監(jiān)控，避免在移交或使用過(guò)程中出現(xiàn)丟失與損壞。并制定完善的基建檔案管理制度，就管理人員的管理行為進(jìn)行約束。必要時(shí)還應(yīng)當(dāng)注重懲罰制度的應(yīng)用，切實(shí)為企業(yè)的基建檔案管理提供穩(wěn)定運(yùn)行的軌道。

注重對(duì)基建檔案管理人員的培訓(xùn)工作的開(kāi)展。檔案管理人員是基建檔案管理工作的直接執(zhí)行人，要保證管理工作質(zhì)量就應(yīng)當(dāng)切實(shí)提高管理工作者的工作素質(zhì)。所以，相關(guān)企業(yè)注重對(duì)管理人員的培訓(xùn)工作的開(kāi)展是十分重要的，這需要展開(kāi)相應(yīng)的培訓(xùn)與交流活動(dòng)，就檔案管理理論與技術(shù)進(jìn)行教育，切實(shí)提高管理人員的管理水平。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化管理人員的法律意識(shí)，要求規(guī)范性管理工作的開(kāi)展。此外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)積極就兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行培訓(xùn)，這主要是從職業(yè)道德規(guī)范與管理規(guī)定學(xué)習(xí)等方面展開(kāi)。

加強(qiáng)檔案部門(mén)與基建部門(mén)的共同合作。為實(shí)現(xiàn)檔案收集工作的優(yōu)化，檔案部門(mén)還應(yīng)當(dāng)注重與基建部門(mén)的共同合作，明確就基建活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中重要的資料收集環(huán)節(jié)進(jìn)行明確，加強(qiáng)與基建人員的交流，改變被動(dòng)資料收集的狀態(tài)。同時(shí)，針對(duì)未完整記錄的小型基建工程，管理人員還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與參與基建施工人員的交流，以此來(lái)對(duì)相關(guān)工程資料進(jìn)行補(bǔ)全，盡可能地彌補(bǔ)檔案管理缺陷。

完善的企業(yè)基建檔案能在實(shí)際應(yīng)用中發(fā)揮重要的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益，其是檔案管理工作開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，為企業(yè)的發(fā)展提供了重要的歷史依據(jù)。所以，加強(qiáng)對(duì)基建檔案管理的重視是十分重要的。相關(guān)企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確基建檔案管理工作的重要性，并就當(dāng)前實(shí)際管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，明確造成歸檔難問(wèn)題出現(xiàn)的相關(guān)原因。并在這基礎(chǔ)上就實(shí)現(xiàn)歸檔難問(wèn)題解決的相關(guān)措施進(jìn)行探討，切實(shí)提高基層檔案管理工作質(zhì)量。

（工作單位：湖北中煙工業(yè)有限責(zé)任公司恩施卷煙廠）